中小企业实施电子采购的策略分析

江苏商论 2009. 12中小企业实施电子采购的策略分析 王绍军 , 管莉军(济南铁道职业技术学院 , 山东 济南 电子商务 一 、 我国中小企业难以实施电子采购的主要原因 1、 电子商务水平低 , 观念落后 。 目前我国电子商务总体水平处于发展阶段 , 与发达国家相比还有一 定的差距 , 特别是我国中小型企业电子商务的应用 水平更低 , 基本处于起步阶段 。 许多中小企业对于 使用电子方式实施采购还没有做好思想准备 。 例如 有些中小企业因管理层对电子采购认识不深 , 怀疑 电子采购可能给企业带来的效益 , 对实施电子采购 没有信心 , 从而阻碍了企业电子采购的引入 ; 另有一 些中小企业 , 虽然管理层为了加强采购管理而有意 引进电子采购系统 , 但在实施过程中常常会遭遇底 层工作人员的抵触 , 抵触的原因主要有两种情况 , 一 种是人们对脱离所熟悉的工作流程 和环境有恐 惧 感 , 另一种情况是害怕因采购模式的改变而失去原 来的供应商 。2、 缺乏复合型专业人才 。 电子采购系统是应用软件系统 , 通常具备一点计算机基础知识的人员经 培训后即可掌握软件的操作 , 但是系统维护和系统 数据处理则需要专业人员 。 此外 , 中小企业在电子 采购软件开发阶段 , 需要既懂企业生产管理又懂计 算机技术的复合型专业人才配合软件商 , 才可能开 发出符合企业实际需要的软件系统 。 而大多数中小 企业经营规模小 , 品种数较单一 , 企业员工的学识和 能力与大企业相比普遍偏低 。 同时由于企业环境和 待遇等原因 , 中小企业对人才的吸引力有限 , 企业内 部很少能够找到既懂得计算机专业技术又懂得管理 的复合型人才 。3、 资金短缺 。 实施电子采购系统初期在硬件和软件方面都需要较大投入 , 并且每年的维护费用还 要占整个系统建设费用的 10%-20%。 中小企业由 于存在实力弱 、 管理水平低 、 信誉差等问题 , 在融资 方面一般比较困难 , 以至于许多中小企业根本负担 不起建设费用 , 或者有些企业由于后续资金不足间 接造成了初期投入的浪费 。 由于中小企业资金不 足 , 所以在信息技术上投入资金较少 , 信息技术人 员比较缺乏 , 电子商务发展缓慢 。 多数中小企业的 电子商务仅限于信息发布和网上交流等较为单一 的功能 , 合同签定 、 支付及订单管理等活动基本上 还是在网下进行 。4、 缺乏供应商的有效配合 。 有些中小企业有能力实施电子采购 , 但由于得不到供应商们的支持而 只能放弃 。 一般供应商对泛泛的电子采购方案不感 兴趣而且也不愿意参与合作 , 主要原因是供应商们 害怕泄露敏感信息 。 另外 , 供应商必须在信息技术 设备和人员培训上进行必要的投资 , 然而收益却不 是很直接明了 , 这使得供应商们对采购方企业实施 电子采购往往持冷漠的态度 。二 、 中小企业实施电子采购的基础1、 硬件设备情况 。 在调查中发现几乎所有中小企业都配备了电脑 , 其中拥有 10台以上电脑的中 小企业占 47.9%, 有 6.2%的中小企业甚至已经拥有100台以上的规模 。 有 18.7%的中小企业还拥有 5台以上的笔记本 , 71.9%的中小企业配备了专用的服务器 。2、 网络设备情况 。 调查结果显示 , 所有受调查企业都拥有至少一台网络设备 。 26.2%的企业拥有 5作者简介 王绍军 , 济南铁道职业技术学院管理系 , 副教授 , 研究方向 :电子商务 。关键词 中小企业 ; 电子采购 ; 信息化 摘要 21世纪是电子商务的时代 , 对中小企业来说 , 电子商务为他们提供了一个新的发展契机 , 但也存在诸多困难 。 本文围绕中小型企业实施电子采购的可行性展开论述 , 分 析了我国中小企业实施电子采购存在的困难 , 探讨了存在这些问题的原因 。 并根据企业采购 物资的特点提出了中小企业实施电子采购的模式 。文献标识码 A文章编号 1009-0061(2009 12-0056-03江苏商论 2009. 12台以上网络设备 。 所有受调查企业都拥有至少一台 专业存储设备 。3、 网络平台建设情况 。 企业内部网的建设为实现企业信息资源共享提供了基础网络 。 多数企业都 利用已有的 IT 资源 , 建成了完善程度不同的内部网 络 。 在被调查企业中 , 82.7%的企业拥有局域网 , 而 且有 50.6%的企业局域网已覆盖了全单位的所有部 门 。4、 主干网带宽 。 调查中发现企业上网需求正在迅速上升 , 80%的中小企业具有接入互联网的能力 。 12.7%的 企 业 通 过 100M 以 上 宽 带 接 入 互 联 网 , 48.3%的企业通过 100M 以下 、 10M 以上宽带接入互联网 , 通过 10M 以下带宽接人互联网的企业仅占39%。三 、 中小企业电子采购应用模式分析1、 实施电子采购的主要模式以第三方主 。 电子采购模式主要有卖方一对多 、 买方一对多 、 第三方系 统门户三种模式 , 中小企业电子采购以第三方为主 。第三方系统门户模式是指采购方利用第三方服 务商建立的网站实现电子采购 。 这种模式第三方以 自身的专业化技能 , 通过建立一个网上交易市场 , 为 客户提供网上交易平台 , 买卖双方通过这一平台完 成交易过程 。 由于交易平台将不同的供应商 、 采购商 集中到一个市场中 , 很大程度上方便了买方对产品 查找和对供应商的挑选 , 而系统维护和目录更新由 第三方服务商负责 。 这种模式需要采购方向第三方 服务商交纳一定的服务费用 。许多专家认为中小企业在实施电子采购时宜采 用第三方模式 , 主要原因是这种模式可解决中小企 业专业人才缺乏和资金不足的问题 。 但第三方模式 对采购方企业来说 , 也存在一些问题 , 如第三方服务 商为了收取更多的服务费用 , 往往对注册企业审核 不严 , 因此容易出现注册供应商企业良莠不齐的现 象 , 这样可能会给采购方企业筛选优秀供应商带来 一定的困难 。 由于每种模式都有其优缺点 , 因此中小 企业在实施电子采购时 , 应视具体情况选择适合企 业的电子采购模式 。2、 中小企业实施电子采购的模式选择(1 中小企业具备资金和人才实力 , 且生产性物质资料的采购比例较大 。 有些中小企业虽然规模不 大 、 员工数量少 , 但企业在资金和人才方面都具有一 定的实力 , 如技术含量高的制造型中小企业 。 这类企 业对于生产性物质资料 (原材料 、 零部件 、 设备等 的 采购宜采用买方模式 。 主要原因在于以下几点 : 便于企业提高采购效益 , 降低成本 。 制造类企业对生产性物质资料的采购金额占总采购额的比 重较大 , 约占 60%左右 , 这类物资的供应情况往往 影响企业的竞争力 。 由于生产性物质资料的采购往 往是长期且多次采购 , 传统采购方式中以纸面文件 为基础的订货过程 , 要耗费大量的人力 、 物力 、 财力 和时间成本 。 而通过买方模式的电子采购系统 , 可 实现自动化系统替代订单登记员 、 应付账部门等人 员阅读 、 输入数据 、 计算 、 统计等人工劳动 , 消除了 纸面文件传递的时间 , 减少了订单因重复登记的错 误 , 从而简化了采购业务流程 , 节省了采购时间 , 提 高了采购效益 。 便于与企业内部的管理信息系统进行整合 。这类中小企业由于资金充足 , 人才层次较高 , 往往 比较注重信息化建设 , 因此这类企业会较早在企业 内部运用一些软件系统 , 如财务管理系统 、 库存管 理系统 、 制造资源计划系统或企业资源计划系统 (ERP 系统 。 在这种情况下 , 企业采用买方模式的 电子采购系统 , 可便于将电子采购系统与企业内部 运行的各种管理系统进行整合 。 例如若企业已有运 行成熟的 ERP 系统 , 则通过 ERP 系统的运行可输 出生产所需的物料采购清单 , 这一清单可直接转换 成电子采购系统的请购单 , 这样既可以节省输入请 购单的时间 , 同时也可以避免请购单输入错误的情 况发生 。 同样 , 在电子采购系统中对供应商已完成 送货的订单信息可自动转入 ERP 系统 , 并对 ERP 系统的库存信息和财务信息进行自动更新 。 便于采购方企业控制整个采购过程 。 由于买方模式的电子采购系统由买方进行维护 , 其拟采购 物品信息 、 交易规则和订单内容都由买方确定 , 这 样可便于采购方企业控制整个采购活动 , 同时也便 于采购方企业对采购订单的跟踪 。 便于采购方企业在更大范围内优选供应商 。采购方以买方模式建立起自己的电子采购系统 , 可 将拟采购的商品信息发布到电子采购网站 , 这使得 距离较远的供应商也可以借助于网络进行报价 、 洽 谈 、 签订采购合同等作业 , 从而使采购方企业的供 应商选择范围有所扩大 。此外 , 大多数生产企业所需的生产性物质资料 都具有一定的特殊性 , 往往供应商也相应固定 , 在 这种情况下采购方采用买方模式的电子采购系统 比较容易得到供应商的配合 。(2 中小企业不具备资金和 人才实力 , 且 生产 性物质资料的采购比例较大对于不具备资金和人才 实力的中小 企业对生 产性物质资料的采购宜采用第三方模式 , 即企业与电子商务 57第三方电子采购服务商合作 , 借助于服务商的电子 采购平台实施采购 。 原因如下 : 可节省初期的软硬件投入成本和电子采购系 统维护成本 。 采用这种模式 , 采购方企业与第三方电 子采购服务商通过签订服务协议的方式 , 由第三方 服务商给采购方企业提供供应商资讯 、 采购管理平 台等服务 , 因此采用这种模式采购方企业不需要购 买自己的服务器和电子采购系统软件 , 只需按协议 规定支付给第三方服务商一定的服务费用即可 。 此 外 , 这种情况下 , 电子采购系统是由第三方服务商自 己来维护 , 因此采购方企业也可节省系统维护成本 。 通过这种模式采购方企业可避免因资金问题和人才 问题而无法实施电子采购 , 而通过借用第三方服务 商的电子采购平台同样可以达到节约采购成本 、 节 省采购时间和提高采购效益的目的 。 便于采购方企业收集供应商信息 , 有利于保 证生产性物质资料的采购实施 。 由于这种模式中的 第三方服务商不但为采购方提供服务 , 同时也为供 应商提供销售服务平台 , 因此在这一平台上 , 可汇集 大量供应商信息 。 采购方可通过第三方服务商快速 获取大量供应商信息 , 从而为评选供应商做准备 。 由于这种电子采购模式是由第三方服务商提供 的一种通用模式 , 因此对采购方企业而言 , 在功能上 可能缺乏一定的针对性 。 同时采用这种模式 , 采购方 企业无法实现采购信息与内部管理信息系统的相互 转换 。(3 中小企业不具备资金和人才实力 , 且非生产 性物质资料的采购比例较大 。 非生产性物质资料主 要是指办公用品和生产所需的维修保养用品 , 这类 物品属于通用品 , 一般企业在采购这类物品时不会 有特殊要求 。 若中小企业对这类物资采购金额较大 , 且受资金和人才所限 , 可考虑采用卖方模式实施电 子采购 。 主要原因在于目前规模较大的办公用品和 维修保养用品销售企业都已开始利 用网络进行 销 售 , 采购方企业只要登录其网站 , 查询自己所需的物 品 , 并与对方在线进行洽谈 , 谈成后 , 在线创建订单 并提交给对方 , 即可完成采购活动的前期工作 。 这种 模式操作简单 , 而且既不需要前期投入 , 也不需要支 付服务费用 , 只要有台能上网的计算机即可进行电 子采购 。 与传统采购模式相比 , 中小企业采用这种 模式也可以节约一定的采购成本 、 节省一些采购时 间 。 但是与买方模式和第三方模式的电子采购相 比 , 卖方模式的电子采购对采购方来说 , 明显存在 以下两个缺点 : 不便于供应商评选 。 由于这种模式需要采购 方登录各供应商网站来了解供应商的相关信息 , 因 此往往需要花费较长时间和较大精力 。 同时因这些 信息没有固定格式 , 而造成采购方对供应商评价的 困难 。 不适合与多家供应商发生采购业务 。 如果采 购方企业与多家供应商发生采购业务 , 采用这种模 式则需要登录不同的网站 , 这样就需要多次重复输 入信息 , 发生多次询价 , 从而无法实现电子采购的 自动化 。综上所述 , 中小企业实施电子采购时应视采购 物资的种类和性质以及企业自身的实力来做决策 。 现阶段我国大部分企业都建立了自己的网站 , 可以 在网站上发布企业信息和产品信息 , 宣传企业文化 和理念 , 树立企业形象 , 同时利用电子邮件与客户 和供应商进行沟通 , 随着信息化的快速发展 , 我国 中小企业应进一步完善电子商务功能 , 尽快建立电 子采购系统 , 为提高企业的经济效益做贡献 。 参考文献 1高延鹏 , 刘林林 . 中小企业实施电子采购的相关问题的研 究 J . 潍坊学院学报 , 2008,(5 .2曹巧艳 . 中小企业电子采购应用模式研究 J . 合作经济与 科技 , 2007,(5 .3严伟 . 中小企业电子商务的模式选择 J . 情报杂志 , 2008, (3 .4Arjan V