会展相关活动策划.ppt

第六章会展相关活动策划,hpeter78,第六章会展相关活动策划,一、会展相关活动策划的作用与原则二、会议策划三、表演、比赛及其他相关活动,一、会展相关活动策划的作用与原则,1、会展相关活动的种类（1）会议是展览期间最常见的相关活动邀请著名学者、专家、企业和政府官员参加加强行业信息交流，提升展会档次和水平专业研讨会、技术交流会、产品发布会和产品推介会等种类,一、会展相关活动策划的作用与原则,1、会展相关活动的种类（2）表演是展览期间常见的活动文艺性表演活动，活跃展会气氛和扩大展会影响而举办营销性表演活动，帮助产品营销和提升企业形象而举办，举办者多为参展企业程序性表演活动，依照行业惯例而按行业程序举办，如开幕时的小演出等办展机构和参展企业均可举办相关的演出活动,一、会展相关活动策划的作用与原则,1、会展相关活动的种类（3）比赛有助于吸引企业参加展会有助于活跃会场气氛和吸引潜在观众以大众观赏性为主要目的的比赛活动，如体育用品展中的球类比赛，服装展会中的时装表演比赛等，需开辟专门的场所和举办专门的活动以行业为特征的专业性的比赛活动，如展位设计比赛，优质产品比赛等，基本在展会现场举办,一、会展相关活动策划的作用与原则,1、会展相关活动的种类（4）其他相关活动群众性参与活动投资项目招商洽谈活动项目招标活动明星及公众人物与大众见面活动等,一、会展相关活动策划的作用与原则,2、举办会展相关活动的作用（1）丰富展会信息展会是行业和市场信息的重要集散地，相关活动可进一步丰富原有的信息专业研讨会能将最先进的学术研究成果、先进的理念带给会场听众（2）强化展会发布通过研讨会、讲座、产品发布会、表演、比赛等活动形式，以动态的形式强化了静态的展品陈列,一、会展相关活动策划的作用与原则,2、举办会展相关活动的作用（3）扩展展会展示“搭台”、“唱戏”、“配乐、配器”（4）延伸展会贸易购销合同、投资、转让及合资意向书的签订有赖于产品订货会、产品推介会等相关活动（5）活跃展会现场气氛可调动观众的积极性尽可能选择参与性强、互动效果好的项目,一、会展相关活动策划的作用与原则,3、举办会展相关活动的原则（1）要切合展会的主题与展会主题的一致性，锦上添花而非画蛇添足（2）有助于吸引目标受众受众包括参展商、专业观众和普通观众甚至是媒体（3）有助于提高展会效果效果体现在人气、经济效益、社会效益等方面,二、会议策划,1、会议活动策划要点（1）确定会议目标和诉求“为什么开会”？寻找答案的三个阶段：明确召开会议的主要原因根据原因确定会议目标再度审核会议的原因和目的,会议策划相关要素分析,二、会议策划,1、会议活动策划要点（2）选择召开会议的形式两方会议：适用于共同筹备的活动，或双方就彼此间的关系或利益进行谈判，或利用某种偶然的机会讨论业务非正式会议：某一高层人士提出问题，由几方“聚在一起研讨解决问题的办法”集思广益会议：临时非正式会议，可产生创造性、改革性的思想正式会议：准备充分，议程严密，参考者众多,二、会议策划,1、会议活动策划要点（2）选择召开会议的形式紧急委员会：解决坚决发展的问题，临时性但讨论的内容深入细致，涉及具体的实施细则常设委员会：有特定的组成名目，事先准备充分，议程固定，成员任期较长，如董事会等展示会议：向与会者传递某些直观的信息，展示研究报告或工作成绩时使用公开会议：准备充分，设计严密，不需要与会者交流讨论，如新闻发布会，商业展示会等,二、会议策划,1、会议活动策划要点（3）会议的流程与设计主席的开场白：必要的与会者介绍，会议所要解决的问题，有关背景，会议的目标等介绍基本情况：若干与会者对会议主题的论述，发言者对会议有一定的理解，发言简明扼要自由发言，讨论问题整合意见，得出结论会议结束：会后工作安排与部署,二、会议策划,1、会议活动策划要点（4）组织与主持会议会议时间的确定：例会及临时性会议选择在周二至周四上午8：0011:00或下午2：004:00会议地点的选择：会议中心、图书馆、纪念馆、人民大会堂、度假村、茶馆、高等院校、旅游景区会议规模的确定：互动讨论以57人为宜，其他视具体情况确定与会者人员筛选：多余的参与者就是多余的时间会议主持与设计：头脑风暴法、德尔菲法,二、会议策划,2、会议活动策划方案（1）会议议程设计要点在一个对大部分目标听众来说比较方便的时间开始预留充足的登记时间会议主席作简要介绍或致词，以正式开始一天的活动会议时间应长短适中会议间歇休息时间应充分确保充足的茶点供应安排一次总结性的全体会议避免以混乱收场,二、会议策划,2、会议活动策划方案（2）一日会议的策划方案与会规模约在50人左右与会人员在附近工作或学习会场内有较多的小型会议室一顿午餐两次休息（晚餐）案例教材P8287北京大学2005年度景观设计高峰论坛暨第六届土人景观学术研讨会,二、会议策划,2、会议活动策划方案（3）二日以上会议的策划方案与会规模较大，如三日会议可达600人以上与会人员来自不同的地域会场内外有良好的服务设施午餐、休息、晚餐、晚会、旅游等相关活动案例教材P87902005年福建省旅游工作会议,二、会议策划,3、专题会议策划（1）专业研讨会以研究行业发展动态为主要内容的会议会前简明扼要地向主要发言人和主持人介绍相关情况事先设计好会议议程邀请知名人士主持讨论会使主要发言人明白你希望他们做什么明确讨论会的性质与主讲人讨论议程要求,二、会议策划,3、专题会议策划（1）专业研讨会请演讲者告诉你他们演讲的大致内容，并为你提供适当细节计划最多的互动人数，准备分会场预计要用到的演示设备关于分发材料，要让他们知道你能做到什么，以及什么无法做到如果可能，为专业研讨会安排一位会议主席,注意事项,在整个会议中最恰当的时候安排讨论确保这个议程的时间长度合适考虑多少人参加合适明确会议目标提供必需的设备安排一位会议主席或是总结发言人来掌控全程用一些刺激手段来引发议论，如一小段录像等房间布置要保证能够进行最大规模的讨论使讨论的结果有机会得到反馈要做好会议的文字记录、照片记录、影像记录,几种会议记录格式,专用性会议记录格式首页,专用性会议记录格式末页,二、会议策划,3、专题会议策划（2）技术交流会以技术的交流和传播为主要内容的会议考虑合理安排会议的时间不要强挤时间来安排活动事前当众宣布会议，有利于会议登记考虑设立“交流会”布告牌与会议主席或主持人一起为会议构建框架考虑提供茶点不要强迫人们参加讨论交流会要考虑那些也许不属于交流范围内的人群,二、会议策划,3、专题会议策划（3）听证会立法或行政主体在职权范围内就特定问题听取有关人士或组织代表意见或作证的会议确定听证内容：法案或决策的听证向社会告知听证内容听证的目的提案人和提案的内容，必要时公布提案文本听证会的规模、参加听证人的范围、名额分配和条件参加听证人的报名方法、截止日期、遴选程序听证会举行的时间和地点,二、会议策划,3、专题会议策划（3）听证会遴选听证参加人接受报名，分类登记确定参加听证人名单以及旁听人名单发出通知，必要时将参加听证人名单向社会分布可邀请听证人的上级机关代表参加布置会场全围式或半围式，突出听证人的中心位置发言人在前排就座，周转可设旁听席和记者席考虑配备扩音设备会场正面设会标,二、会议策划,3、专题会议策划（3）听证会举行听证会掌握好听证会程序（主持人宣布听证会开始提案人介绍法案或决策方案听证人宣读对法案或决策方案的初审意见参加听证代表发言提案人最后陈述意见主持人作听证会总结）控制好会议进程做好会议记录请发言代表确认会议记录,二、会议策划,3、专题会议策划（3）听证会形成听证报告标题：听证会名称和报告组成开头：听证会的目的、内容、听证人、参加听证人的范围和人数、时间、地点、发言人数等主体：按发言者的观点进行分类，分若干层次表述，每观点内容要说明发言人姓名小结：提出意见，供决策参考,听证会实例,会议名称：2002年广东省春运公路客车价格听证会听证机关：广东省物价局会议时间：200l年12月8日上午9时30分主持人：广东合物价局局长席卡式样：证件颜色：正式代表(红)，旁听代表(蓝)，记者(粉红)，工作人员（黄）会场布置：见下图,会议程序：主持人宣布：2002年广东省春运公路客车价格听证会开始。主持人说明会议的法律依据和本次会义的目的。主持人宣布听证会注意事项(代表发言不超过5分钟，保持安静)。主持人介绍会议代表的组成(33人)。申请人代表广东省交通厅副厅长介绍申请方案（2002年广东省春运公路价格上浮建议方案。广东省物价局副局长宣读初审意见。咨询机构代表宣读调查情况。(稍作休息，准备发言),会议程序：听证代表发言(会场内大型电脑显示屏显示每位发言者的证件及照片)先后发言的有：消费者协会代表、消费者代表经营者代表、省总工会代表、省人大代表、省经贸委代表律师代表、深圳市劳动局代表、省交通厅代表、专家学者代表、学生代表等。申请人代表省交通厅副厅长陈述意见。主持人作听证会小结。主持人请发言的代表留下在会议记录上签字主持人宣布会议结束。,三、表演、比赛及其他相关活动策划,1、表演（1）办展机构的表演与展览题材无关的表演，如演唱会和其他娱乐性演出活动等。时间上可在展会开幕式、开幕晚宴或展会闭幕时；地点上，大型表演可安排在展会现场外，小型的可在会场内。与展览题材有关的表演，如甘苦展品的制作演示和操作演示等。时间上安排在展会期间，地点上在展会现场举行。（2）参展商的表演展示现场演示；时长7分钟并不断重复；名人效应,三、表演、比赛及其他相关活动策划,2、比赛（1）事先邀请一个专家评审团（2）评审团成员要有代表性，并且要向所有参赛者公开（3）要先制定比赛范围和一个公平合理的规则，并且要向所有参赛者公开