办公自动化系统.ppt

第四章办公自动化系统，4.1办公自动化系统概述，4.1.1办公与办公系统1，办公与办公系统概念办公自动化是指办公人员利用现代科学技术的最新成果，利用先进的办公设备实现科学、自动化的办公活动。其目的是最大限度地提高办公效率，提高办公质量，改善办公环境和条件，并协助决策。减少或避免各种错误和弊端，缩短办公处理周期，运用科学的管理方法，借助各种先进技术，提高管理和决策的科学化水平。(1)办公室工作是指处理集体事务的一种人类活动。按照通常的理解，办公室已经成为完成各种事务的总称，如行政事务、商务、治安和法律事务等。简而言之，所有从事非物质生产的活动都可以统称为“办公室工作”。办公室活动主要有三项基本任务：制定计划(安排)，组织实施(实施)监督和控制(检查)。无论哪一级办公室人员，无论是行政领导还是普通职员，都在完成或协助完成这三项任务。办公的基本条件是：办公地点。即办公室的特殊房间、场所或环境(通常称为办公室或办公系统)。(2)办公室的目的。指从属于整个组织的工作目标，包括具体工作项目的目的、资产的使用、使用办公设备如电话、传真机、打字机等的目的。(3)民事工作。包括写作、文件分类、接待来访、打字和复印、统计等。(2)办公系统办公系统是办公组织或办公场所的总称。多年来，人们一直试图给办公系统下一个定义，特别是在办公自动化的研究中，人们希望对自动化的对象有一个清晰的概念，但实际上有各种各样的办公系统。办公系统大致有以下三种类型：事务性办公系统事务工作是整个办公活动的基础，也是研究办公活动的出发点。(2)行政办公系统(3)决策办公系统(2)办公系统的基本功能(1)文件阅读、文件指导、文件处理、文件归档和其他事务(2)文件起草、计划制定、报告起草、报告准备、数据整理、记录、拍照、文件打印和其他事务(3)文件发送和接收、保存、复制、检索、电报、电传、传真和其他事务(4)会议、报告、报告、讨论、命令、指示、谈话和其他事务。第三，办公系统及其管理控制的信息流接收和生成信息记录和保存信息处理信息使用信息打印和传输信息破坏信息 4.1.2办公自动化和办公自动化系统。第一，传统办公方法的缺点(1)办公活动的基础是脑力劳动。脑力劳动也是基于手工操作。办公效率低下已经不能适应现代社会生产力的发展。(2)今天的时代已经进入信息时代。大量信息的产生给办公室和办公系统带来了巨大的压力。低效的办公室工作和激增的信息导致了办公室人员和费用的增加。不仅如此，办公室人员和办公室的增加无疑将导致管理和监督工作的增加、内部摩擦的增加以及人员和部门之间的争吵。(3)办公系统原则上是一个信息系统。该系统不仅要包含和处理大量的信息，还要成为一个快速反应系统。然而，原有的人工处理方法既不能处理大量的信息，也不能获得快速响应的能力。(4)科学决策是办公室现代化的主要特征。为了实现科学决策，必须快速准确地获取大量的信息和参考模型。然而，在传统的办公系统中，很难快速准确地获取大量的信息和参考模型。办公自动化的概念和办公自动化系统(1)办公自动化的概念办公自动化这个词是由哈特于1956年首次提出的在接下来的十年左右的时间里，办公自动化专家们对此进行了热烈的讨论，并形成了几个办公自动化流派。在我国，一般认为办公自动化是指办公人员利用现代科学技术的最新成果，使用先进的办公设备，并由这些设备和办公人员组成，为一定的目标服务，从而实现办公活动科学化和自动化的人机信息处理系统。(2)办公自动化系统的概念典型的办公自动化系统由六个要素组成：人员、组织、办公系统、技术工具、办公信息和办公环境。其中，办公人员可分为三类，即信息用户、系统用户和系统服务人员。该系统的特点是：(1)办公自动化系统是一个机系统；(2)办公自动化系统是先进科学技术和设备的结合体；(3)办公自动化系统的发展现状自动化技术、计算机技术和通信技术的迅速发展为80年代初的办公自动化奠定了必要的物质和技术基础。(1)国外办公自动化系统的发展20世纪70年代末，美国、英国和日本等发达资本主义国家开始研究办公自动化的理论和技术。美国是最早实施办公自动化的国家，其发展大致经历了四个阶段。(1)单一设备阶段(1975年以前)，(2)局域网阶段(1975-1982)，(3)主体阶段(1983-1990)和(4)多媒体信息传输阶段(20世纪90年代以后)，日本的办公自动化开始略晚于美国。但是，根据国情，已经制定了一系列发展国内办公自动化的计划，并建立了相应的执行机构，以及一个办公自动化教育和培训中心。随后竣工的日本东京都政府办公楼已成为一座综合利用各种先进技术的智能建筑，代表了当代办公自动化的先进水平。(2)中国办公自动化系统的发展中国办公自动化的发展始于20世纪80年代初，在过去的20年里已经初具规模。它的发展大致可以分为三个阶段：启蒙和准备阶段(1981-1985)；初步成就阶段(1986-1990)；稳定发展阶段(1992年以后)。(3)办公自动化及系统的发展趋势在现代技术和设备的支持下，办公自动化及其系统呈现小型化、集成化、网络化、智能化和多媒体化五大趋势：小型化网络化集成化智能化。(5)多媒体，4.1.3办公自动化系统的组成和类型，(1)办公自动化系统的硬件，(1)信息发送设备，(2)信息处理设备，(3)信息存储设备，(4)输出设备，(5)复制设备，(6)信息通信设备，(7)其他设备，(2)办公自动化系统的软件，(1)系统软件层，(2)支持软件层，(3)应用软件层，(3)办公自动化系统的网络平台随着办公自动化服务的发展，可以在单台机器上自动处理单个服务。然而，由于办公设备、办公信息和办公人员的地理分散，重复输入、处理和建立数据库是不可避免的。由于信息传输时延长、可靠性差，网络和通信已经成为办公自动化进一步发展的重要条件。4.1.4办公自动化系统的类型，(1)基于事务的办公自动化系统，(2)基于信息管理的办公自动化系统，4.2智能建筑中的办公自动化系统，4.2.1办公自动化系统与综合布线系统的关系综合布线系统是实现建筑或建筑物之间综合数据传输的网络系统。它是智能建筑中办公自动化系统的基础设施或平台。它可以将建筑物内的语音、数据处理设备和其他通用数据通信设施相互连接起来。也可以采用相应的其他设备与大楼外的数据网络或电话线连接。4.2.2办公自动化系统和通信网络系统之间的关系通信网络系统提供该系统的功能实质上是为楼宇设备自动化系统和办公自动化系统提供通信网络和通信服务，使智能建筑整体上能够高效快捷地开展商业活动，提高物业管理和办公自动化的效率。4.2.3办公自动化系统与楼宇管理系统的关系楼宇设备管理系统的主要功能是实现对楼宇设备的实时监控和管理。建筑设备管理系统除了具有监控信号处理和快速响应两大特点外，还具有参数统计、汇总、排序和图像处理等办公自动化功能。因此，建筑设备管理系统的设备管理功能是智能建筑办公自动化系统的重要组成部分。4.2.4办公自动化系统与IBMS楼宇综合管理系统(IBMS)的关系是一个智能综合管理系统。该系统可以将收集到的建筑信息进行分析和组织，形成高附加值的信息，并采用