合同管理系统-总体介绍.ppt

合同管理系统,合同管理系统项目组2007年3月,提纲,1、项目综述2、系统特点3、系统简介4、功能介绍5、系统演示6、Q&A,1项目综述,1.1项目概况1.2项目远景1.3业务目标1.4业务范围1.5项目计划,1.1项目概况,2006年4月初，根据法律事务部及信息管理部的指示，启动“中国石油天然气集团公司合同管理系统”项目，具体内容如下深入了解需求，确定系统主要业务在股份公司合同管理系统的基础上，进一步完善扩充提升，满足集团合同管理的要求系统实施采用先试点、再推广统一设计开发，集中部署,1.2项目远景,利用现代信息技术手段和网络经营思想，在中国石油天然气集团公司内实现合同管理的规范化、制度化、标准化、系统化和信息化通过合同网上管理，最大限度地缩短各单位或部门之间的距离，提高工作效率，降低运作成本，规避法律风险通过对动态的信息汇总分析，服务管理，提升管理,1.3业务目标,通过信息化手段，规范集团公司合同管理，完善和落实相关规章制度，优化或再造现有工作流程，提高工作效率，推动整个集团公司合同管理水平的进一步提升全过程：覆盖合同管理的各个环节统一化与个性化：统一开发，体现公司合同管理的统一要求，同时考虑地区企业管理个性与差异，强化统一规则下的灵活定制功能，满足不同单位和用户的不同需求创新高效：根据管理需求，对现有工作流程和管理体系进行改进完善和提升。在确保规范运行的前提下，最大限度地简化工作流程，提高工作效率,1.4业务范围,系统主要实现合同的立项、选商、申报、审查、签订、履行、查询统计等全过程网上管理系统使用的范围涵盖总部机关、控股、全资公司、直属企业及下属各二级、三级等以下单位系统运行后，将为集团公司、地区企业及其各下属单位实现合同的一体化管理提供网上工作平台及管理平台,1.5项目安排,系统开发与完善：06年4月-8月集团公司试点：06年9月-07年2月地区企业推广培训：07年3月底-4月初地区企业试运行：07年4月-07年7月地区企业正式运行：07年8月-07年12月,2系统特点,2.1系统实现的业务模块2.2合同管理规范化与差异化2.3合同文本管理2.4合同履行管理2.5合同查询分析功能2.6统一的域认证,2.1系统实现的业务模块,合同管理系统包括：合同立项、合同选商、合同相对人管理、合同申报、合同审查审批、合同签订、合同履行、合同归档、签约授权管理九个主要业务模块。,2.2合同管理规范化与差异化,系统提供方便、灵活的设置功能，实现集团地区企业及对下属单位的规范化与差异化管理应用字典设置、系统设置（开关）流程定义（个性化本单位审查审批流程）,2.3合同文本管理,加强合同文本管理，提供合同标准文本库、合同在线编辑及版本对照，实现安全打印,2.4合同履行管理,实现合同履行全面管理，通过信息静态填报与动态审批管理，加强监督、跟踪、提示功能提供产品（服务）/收款验收/付款申请付款提示合同变更合同解除违约情况申报合同终止,2.5合同查询分析功能,通过查询功能，系统使用者可以迅速查出所需的合同各模块查选基础查询通过统计功能，系统使用者可以方便快捷地得到所需的统计报表、数字图形报表Excel报表自定义报表（仅对地区）,2.6统一的域认证,用户帐号基于中国石油的AD(活动目录)中的用户管理，本系统不再另行开发用户认证模块。用户在本系统中的权限，必须由本系统的管理员来委派和控制注：中石油集团公司（CNPC）目前的AD用户帐号即为中国石油电子邮件的用户名,3、系统简介,系统的使用范围系统覆盖的主要业务系统的业务流程系统的主要功能模块操作说明界面说明,3.1系统的使用范围,集团公司合同管理系统适用于集团公司及其所属企事业单位，只要有权限处理本单位合同业务的人员及其所在单位（部门），都有可能成为合同管理系统的用户。具体范围包括：集团公司总部机关及其附属单位、直属企事业单位、全资企业（含国有独资公司和合并全资企业）、控股公司，以及上述单位的各下级单位。参股企业原则上不在系统的适用范围之内，但不排除参股企业自愿将本系统作为其合同业务的管理平台。,3.2系统覆盖的主要业务,1、合同签订前的管理（包括立项确认、选商方式管理、合同相对人管理、长期授权）2、合同签订中的管理（包括合同申报、审查审批、单项授权、签订记载）3、合同签订后（履行）的管理（包括支出合同的验收、付款审查；收入合同的收款、提供产品或服务审查、合同变更、解除及违约审查）4、合同综合管理（电子归档、信息统计、信息分析）,3.3合同系统的业务流程,3.4系统的主要功能模块,（1）合同立项（2）合同选商（3）合同申报（4）合同审查审批（5）合同签订（6）合同履行（7）合同归档（8）签约授权（9）相对人管理（10）查询统计（11）个人工作助理（12）应用管理（13）系统管理,13个主要的功能模块完成合同管理的主要业务,3.5操作界面,3.6界面说明,区域说明区域1：显示合同管理系统的标题区域2：用户登录前显示用户登录信息；用户登录后显示系统菜单区域3：用户登录前显示系统公告及公开信息；用户登录后为用户的工作区区域4：显示系统的版权信息隐藏/显示菜单用户登录后是默认隐藏的，单击页面左方的“Applications”图标可以显示菜单再次单击菜单上方的”左箭头”图标可以隐藏菜单,4、功能介绍,4.1合同立项4.2合同选商4.3合同申报4.4合同审查审批4.5合同签订4.6合同履行4.7合同归档4.8合同相对人管理4.9签约授权管理,4.1合同立项,为合同管理提供立项相关的项目及其它背景信息选商方式审查审批，如果本单位选择使用选商方式的审查，则对选商方式进行审查审批,4.2合同选商,招标、谈判子模块的启用，均可根据各单位的实际情况进行选择。对相关选商方式进行管理，重点是招标。根据各单位对招标业务工作需求，将招标信息填报分为简版和完全版。选商的审查审批选商结果信息填报,4.3合同申报,根据立项信息或选商结果起草合同文本，完善合同信息后，进入审查审批阶段,4.4合同审查审批,根据合同相关信息，定义合同审查审批的流程。支持退回、抄送以及流程重设。记录合同审查审批过程信息，对合同的每一次修改保留版本，并支持文本对照。,4.5合同签订,打印合同并记录相关信息根据合同相关信息选择授权签约人签订合同并记录签订、生效和成立信息盖章并记录相关信息支持电子盖章和水印功能,4.6合同履行,主要功能包括付款、合同变更、合同解除、合同违约情况申报、合同终止、收款信息、验收、提供产品或服务。提供付款、合同变更、合同解除、合同违约情况申报、合同终止、提供产品或服务相关业务的审查审批。收款信息和验收情况能够准确录入。,4.6.1验收,静态记录验收时间、验收部门及参与人员和验收意见等信息。,4.6.2付款,合同生效后就进入了履行状态，有关合同实际履行的情况，由履行承办人向系统提出的相应的申请来确定付款申请都可从本人的代办工作中进入承办人起草了一份申请可进行临时保存，若发现申请有误还允许删除该申请若合同标的金额确定,则系统将给出总金额和已付金额提交的付款申请必须走履行付款审批流程付款审批通过后,必须由财务人员填写实际付款金额后方算本环节结束,4.6.3提供产品或服务,申请的步骤与付款申请类似，只缺少了财务部门填写付款信息一步申报提交后也都要经过审批确认,4.6.4收款,静态记录收款性质、应收金额、实收金额、对方付款单位和我方收款单位等信息。,4.6.5合同变更,申请的步骤与付款申请类似，只缺少了财务部门填写付款信息一步申报提交后也都要经过审批确认,4.6.6合同解除,申请的步骤与付款申请类似，只缺少了财务部门填写付款信息一步申报提交后也都要经过审批确认,4.6.7违约情况申报,申请的步骤与付款申请类似，只缺少了财务部门填写付款信息一步申报提交后也都要经过审批确认,4.6.8合同终止,承办人在填写履行结果信息时，有一个选项“是否合同终止”，系统默认为否，即合同还没有履行完，若选择是，当单击“确定”按钮后，这份合同将标记为履行终止对于标记为履行终止的合同在填写合同终止时间及终止说明提交后，合同将转到归档,4.7合同归档,合同临时存档：合同在系统的某个环节（非合同终止）需要临时存档，可以在这里进行删除或者回转将合同归到合同管理系统档案库与档案管理系统接口，进入档案管理系统的预归档,4.8合同相对人管理,实现合同相对人的网上管理4.8.1市场准