电子档案归档与管理PPT课件

电子文件的归档和管理，2、电子文件的归档和管理，数码照片的归档和管理，纸质文件的数字化，3、第一部分档案和数码照片的管理，5、保管，3、整理，描述，4、存储，2、收集，归档，1、概述，4、1、概述，数码照片文件，首先是电子文件的一个类别，同时它们是照片文件的一种特殊形式，所以国家制定的关于电子文件和照片文件管理的管理标准适用于数码照片文件的管理首先，数码照片档案的管理应执行2003年5月1日实施的国家标准电子文件归档与管理规范 (GB/T 18894-2002)。本标准不仅规定了电子文件管理的原则和实践，还推荐了图像文件的通用归档标准，强调了各种电子文件(包括数码照片文件)元数据管理的重要性及其管理方法。第一部分是数码照片档案的管理，第二部分是概述。数字照片档案的管理还应参照和执行国家、地方和行业的照片档案管理标准、规范和细则。最重要的规范之一是国家标准照片档案管理规范 (GB/T 11821-2002)，它规定了照片文件管理的模式和方法。数码照片文件管理的许多方面都可以通过参考来实现。1.1数码照片是指由数码相机拍摄并以数字形式存储在磁带、磁盘和光盘等载体上的静态图像文件，由计算机等数字设备读取和处理，并可通过通信网络传输。1.2数码照片档案是指国家机关、社会团体和个人在社会活动中形成的有价值的数码照片。数码照片文件由两部分组成：数码照片和元数据。元数据通常包括照片的文本描述和EXIF信息(ExchangeableImageFile)，这是数码照片档案管理的第一部分。9、EXIF信息，即ExchangeableImageFile，10、数码照片档案管理的第一部分1、概述与传统照片相比，数码照片有很多优点：1)成像快、处理快、编辑快、参考快、连接快；2)广泛使用。数码照片可以在数码相机和电脑上显示、浏览和处理，也可以连接各种输出设备如打印机、录像机、投影仪、电视机等进行传输，还可以在局域网中的多台电脑或各种网站之间传输，并在互联网上发布，扩大了其应用范围。(从而创造数码照片的独特性)，第一部分数码照片归档管理一，概述，12、1.4数码照片的特点，对软件和硬件的依赖；信息的简单修改；信息和载体的可分离性。第一部分数码照片归档管理第一部分概述，13、1.5类数码照片，根据数码照片采集渠道，可分为：1)数码部分：指用数码相机设备拍摄直接形成的静止图像文件。2)扫描仪：指用扫描仪扫描纸质照片和底片形成的静态图像文件。扫描文件形成过程中的具体要求和标准见纸质档案数字化技术规范 DA/T31-2005。第一部分数码照片归档管理一、概述、14、2、收集和归档、2.1收集范围、2.2归档方法、2.3归档时间、2.4归档要求、2.5签收交接、第一部分数码照片归档管理二、收集和归档、15、2.1收集范围，所有反映本单位工作活动并具有参考价值的数码照片均在归档范围内。主要内容有：a)反映本单位主要职能活动、工作成果和荣誉的数码照片；b)参与本单位重大公务活动的上级领导和知名人士的数码照片；c)本单位组织或参加的重大活动、重要招待会和重大活动的数码照片；d)本单位召开的重要会议的数码照片；e)反映本单位工程奠基仪式和竣工仪式的数码照片。数码照片归档管理第一部分二、收集和归档16、2.2归档方法数码照片归档可分两步进行，实时归档应先进行逻辑归档，然后定期完成物理归档。归档时，技术环境、相关软件、版本、数据类型、格式、运行数据、测试数据等技术因素。应充分考虑数码照片。第一部分数码照片归档管理二、收集和归档。17、2.2.1逻辑归档是指在不改变原存储方式和位置的情况下，将数码照片的管理权限移交给档案部门的过程。2.2.2物理归档是指将数码照片下载到可离线存储的载体上，并将其传送到档案部门的过程。2.2、归档方法，数码照片归档管理第一部分ii、收集和归档。18、归档相应的数码照片机读目录、相关软件、其他说明等。连同归档电子文件登记表(见附录a中的表A.4)。(2)特殊格式的数码照片应在存储载体中存储相应的浏览软件。(3)光盘是推荐的存储载体，标签(3.6.2数码照片光盘盖)应贴在载体或配件上。2.2归档方法，第1部分数码照片归档管理，第2部分收集和归档，第19部分逻辑归档可实时完成，物理归档应按纸质文件的规定定期完成。形成部门负责收集需要归档的数码照片，并按规范要求书写书面说明。一般情况下，数码照片将在一年或一项任务完成后归档，或在一个阶段后的一段时间内归档，具体取决于具体情况。由于涉及数码照片的技术环境条件、存储介质的质量和使用寿命，一般不宜超过2-3个月。2.3归档时间，第一部分数码照片归档管理2、收集和归档，20、2.4归档要求，2.4.1归档的数码照片，文字说明应完整。对于存档的数码照片，每组和每张照片都应有简明扼要的文字说明，准确反映照片的基本内容。文字描述应包括六个要素，如原因，时间，地点，人，背景和摄影师，以准确反映照片的内容。照片中涉及的主要人物应该有清晰的标记，如从左到右的第一行* * *，人物描述必须是全名和标题。一组紧密链接的照片不能简单地写一个组合的照片描述和简化一个单一的照片描述。第一部分数码照片归档管理二、收集和归档。21、2.4归档要求，2.4.3归档的数码照片必须是原件，不得对归档的数码照片进行技术修改。剪切和修改的版本不能保存为文件。2.4.4存档的数码照片应采用TIFF和JPEG格式。对于非通用文件格式的数码照片，应在分辨率不变的前提下统一转换为通用格式的JPEG和TIFF，并记录在备注栏中。如果无法转换，应一起收集相关软件。确保数码照片的真实性、完整性和有效性。第一部分数码照片档案管理第二部分收集和档案真实性：数码照片的内容、结构和背景信息经识别后，确认与形成时的原始情况一致。(2)完整性：指数码照片的内容、结构、背景信息和元数据无缺陷。(3)有效性：指数码照片的可理解性和可利用性，包括信息的可识别性、存储系统的可靠性、载体的完整性和兼容性等。注：第一部分数码照片档案管理第二部分，收集和归档，23 . 2 . 4 . 4对于归档的数码照片，拍摄时数码图像的大小应“大而不小”，拍摄数码照片的像素数应大于300万，扫描照片的分辨率应不小于600dpi，用负片扫描仪扫描照相胶片时，扫描照相胶片的分辨率应达到1200 2400 dpi。2.4归档要求，第一部分数码照片归档管理2、收集和归档、24 . 2 . 4 . 5对于具有永久保存价值(或重要参考号的格式为：fonds编号(-目录编号-光盘编号)-年份-储存期-照片编号(在纸质照片的文字说明中标注)或fonds编号-目录编号-文件编号-照片编号(在数码照片的文字说明中标注)，2.4归档要求，第一部分数码照片归档管理2，收集和归档，25，2.5交接和接收，2.5.1数码照片形成部门接收数码照片前的交接和接收检查。 档案保管部门应对归档载体及其技术环境进行检查，合格率达到100%。数码照片归档管理第一部分二、收集归档、26、2.5移交接收。 检查项目包括：硬件环境的有效性；软件环境的有效性及其记录格式，有无病毒感染；载体是否干净、有划痕；数码照片的真实性、完整性和有效性；登记表、软件和说明材料的完整性。检验结果由交接单位和接收单位分别填写在照片档案管理规范的相关项目中。一、数码照片归档管理第一部分二、收集与归档。27、2.5移交接收、2.5.2移交程序接收单位应按要求和检查项目逐一检查存档的数码照片。双方验收合格后，填写归档电子文件移交、接收检验登记表(见附录A表A.3)，并签字盖章。登记表一式两份，一份交数码照片形成单位，一份交档案保管部门。第一部分数码照片归档管理第二部分，收集和归档第二部分，28，3，数码照片整理第一部分数码照片归档管理第三部分，整理和描述第三部分，3.1识别第三部分，3.2分类第三部分，3.3排列第三部分，3.4描述第三部分，3.5编号第三部分，29第三部分，3.1识别第三部分，验证第三部分，验证第三部分，验证第三部分，验证第三部分，验证第三部分，验证第四部分，验证第三部分， 验证第三部分、验证第四部分、验证第三部分、验证第四部分、验证第三部分、验证第四部分、验证第三部分、验证第四部分、验证第三部分、验证第三部分、验证第四部分。 照片图像和载体是可分离的，可以从一个载体转移到另一个载体，特别是照片数字图像易于修改和复制。而且，修改后不留痕迹，其原创性、真实性和可靠性难以保证。因此，如果不控制数码照片文件的早期阶段，在归档时很难判断数码照片的原创性和真实性。第一部分：数码照片归档管理第三部分：分类和描述第三部分：30，3.1标识第三部分：数码照片归档管理第三部分：分类和描述第三部分：30，3.1标识第三部分：数码照片归档管理第三部分：数码照片归档管理第三部分：数码照片归档管理第三部分：数码照片归档管理第三部分：数码照片归档管理第三部分：数码照片归档管理第三部分：反映同一场景的数码照片可以保存得更重要，通常只保存一张照片。照片应该有鲜明的主题，清晰的图像，完整的图片，没有修改和剪辑等。第一部分数码照片档案管理第三部分，整理和描述，31，3.1识别，可拒绝的照片可以选择和一定程度的管理。首先，删除那些拍摄错误的照片。曝光不准确、聚焦不准确和严重模糊的照片可以删除，除非有不准确聚焦和模糊的故意要求。其次，淘汰构图不理想、画面混乱、拍摄无意义的照片。有些照片刚拍摄时可能有用，但后来发现没有实际意义，可以删除。第三，如果拍摄了主题，则可以移除与主题无关的照片。如果两个或两个以上的主题被同时拍摄，它们可以被分开分类以便于将来的搜索。第一部分数码照片归档管理3。分类和描述3。分类32。3.2。数码照片按件分类。同一家族的数码照片按年份分类，即数码照片按其形成年份分类，即年存储期分类法。不同年份的数码照片建设项目、科研项目等特殊数码照片档案应按分部分项进行分类。不同项目的照片应分别整理。第一部分数码照片档案管理第三部分，分类和描述，34、3.3，并将一组紧密相关的数码照片排列在一起。每年创建一个文件夹。每个文件夹都分配有一个文件名。数码照片文件按时间顺序排列，一组紧密相关的数码照片应排列在一起。在排列组合照片时，可以先排列各组之间形成的时间顺序，然后再排列各组中的照片。第一部分数码照片档案管理第三部分，整理和说明第三部分，35，3.3排列，文件夹名称每个文件夹都有一个文件名文件夹名称必须是唯一的年份或项目代码用作文件夹名称，第一部分数码照片档案管理第三部分，整理和说明第三部分，说明第36，3.4部分，说明第3.4.1部分数码照片档案概述在文件夹中添加“文本文档”，在“文本文档”中填写照片档案概述，文本文档的名称为：家庭txt。数码照片归档管理的第一部分3、排序和描述，37、3.4说明，3.4.2文本说明为每张照片(或每组照片)添加“文本文档”到文件夹中。“文本文档”的内容包括诸如原因、时间、地点、人、背景、摄影师等因素。每张照片的标题不应太长，应简明地反映照片的基本信息，而相关的背景信息不能完全反映在照片的标题中。在整理数码照片时，每张照片都会生成一个文本文件，解释由照片内容生成的相关背景信息。文本文件的命名方式与每张照片相同，即：完整文件编号-年份-存储期-零件号。txt。第一部分数码照片档案管理第三部分，安排和说明第三部分，编号38，编号3.5，名称3.5.1数码照片档案文件夹首先，创建一个新的通用文件夹，文件名为“数码照片档案”；其次，在“数码照片文件”文件夹中，按照不同的年份和不同的存储期分别建立了层次文件夹，并以年份和存储期命名。这些文件夹被称为“芳达数年”和“芳达数年储存期”；同年，在同一个存储期文件夹下，根据不同的问题分别建立文件夹，文件夹以“全家福-年-存储期-问题”命名。在最后一个文件夹下，存储数码照片。第一部分数字照片存档管理第三部分，整理和描述，编号39，3.5，文件夹结构如下：第1级文件夹：数字照片存档第2级文件夹：总编号-年第3级文件夹：总编号-年-保存期限第4级文件夹：(总编号-年-保存期限-问题)示例描述：文件夹层次结构和命名实例命名实例副本。第一部分数码照片档案管理三、整理与描述。40、文件夹层次和命名，第一部分数码照片档案管理三、整理和描述。41、命名实例，第一部分数码照片档案管理三、整理与描述。42、命名实例，第一部分数码照片档案管理三、整理与描述。43、3.5个数字、3.5.2个数码照片编号，并且命名文件夹中的每张数码照片都按照排列顺序进行编号。这些数码照片被命名为：芳达号码-年份-保管期限代码-照片号码。jpg或fonds编号-年份-保管期限代码-问题-照片编号。jpg例如：F:数码照片文件 64-2007 64-2007-permanent 64-2007-permanent-1 . jpg，第一部分数码照片归档管理iii，整理和描述，编目44，3.6，(1)光盘文件级目录(2)数码照片光盘封面(3)数码照片光盘目录，(