计算机基础第4章办公自动化基础1word.ppt

第四章办公自动化基础(10学时+10学时上机),4.1办公自动化概述4.2文字处理基础(4)4.3电子表格基础(4)4.4演示文稿制作基础(2),4.1办公自动化概述一.办公自动化软件Office套件简介,(1)字处理软件Word。可制作图文并茂的文档，用于书写公文、信函、报告、论文、合同等文字工作。(2)电子表格软件Excel。制作各种表格、图表，可计算、分析与统计。(3)文稿演示软件PowerPoint。用于制作和演示投影片、幻灯片等工作。(4)电子邮件传输及个人信息管理软件Outlook。统一管理邮件、日程安排、联系人等个人信息。(5)数据库管理软件Access。管理数据，为办公自动化提供数据服务和支持。(6)网页制作软件FrontPage。用于制作网页并将其发布。,二、Office的启动与退出,（1）通过快捷方式启动应用程序（2）从现有的Office文档启动应用程序（3）退出Office系统,三、Office2003组件的共有工作环境1任务窗格,Office2003创新设计的任务窗格将当前操作下可执行的后续操作（或选项）集中列出来供用户选择，可以部分替代传统的对话框、工具栏和快捷键。,切换到其它任务窗格,2帮助系统,Office2003为用户提供非常友好的帮助功能。在使用Office的过程中如果遇到困难，可以通过多种方式获得帮助。下面以Word为例说明如何使用帮助。,（1）通过“帮助”任务窗格单击“帮助”菜单的“MicrosoftOfficeWord帮助”命令或按功能键“F1”打开“帮助”任务窗格。（2）通过菜单栏在菜单栏的右侧有一个“键入需要帮助的问题”文本框，只要在该框中输入帮助主题然后按回车键即可。,(3)联机帮助,单击“帮助”菜单上的“与我们联系”，在微软Office联机网站获得更多帮助。,(4)通过Office助手获取帮助,在工作过程中,Office助手可以自动提供与所执行任务有关的帮助主题和提示,提示用户如何更有效地使用Office功能。如果屏幕上没有显示“Office助手”，可在“帮助”菜单中选择下拉菜单中的“显示Office助手”选项激活“Office助手”。,3Office剪贴板,Office剪贴板的容量比Windows剪贴板要大，最多可以容纳24项内容（Windows剪贴板的内容为其最后剪切或复制的一项），所有内容显示在剪贴板任务窗格中。利用Office剪贴板可以在Office的各个组件之间进行复制、移动、删除操作。清空“Office剪贴板”中的所有内容，“Windows剪贴板”中的项目也将被清除。“Office剪贴板”上的内容可以一直保持到关闭所有Office程序为止。当用户剪切或复制的项目数超过Office剪贴板的容量（24项）时，新的项目会取代Office剪贴板中最早的内容。,4.2WORD2003文字处理一、Word2003基础1文档的格式与属性,文件格式是文件中信息的存储方式，由扩展名来标识，不同的文件格式表示了不同的文档类型。Word文档类型（扩展名为doc）；文档模板类型（扩展名为dot）；Web页类型（扩展名为html或htm）；文本文件类型（扩展名为txt）等。文件属性是一些有助于识别文件的细节信息，如用于标明文件主题或其他重要信息的说明性标题、作者姓名、主题和关键词等。文件大小、创建日期和最后一次修改日期等属性会随着用户对文件的编辑修改而自动更新。(注：在第三章讲过文件的操作属性:只读、隐藏、存档),2模板与向导,模板是关于文档的基本结构和文档格式设置的一套方案，是构造最终文档的基本工具。其中包括菜单和快捷键分配方案、工具栏、文档中可使用的字体、宏、菜单、在同类型的所有文档中都相同的文字或格式设置、页面布局等。模板分为共用模板和文档模板两种基本类型。共用模板是所有文档共同使用的设置，而文档模板所含设置仅适用于以该模板为基础的文档。向导是一种特殊的模板，对于某些具有特殊格式和特殊内容的文档，可由计算机提出问题，然后根据用户的回答设置文档内容和文档格式。使用向导和模板可以节约创建文档的时间。Word提供的向导包括司法诉状、备忘录、信函、传真、报告、论文、目录、新闻稿、手册、小册子、日历、Web页、时间表、议事日程、简历、订单和发票。,3.创建新文档,单击“文件”菜单中的“新建”命令可创建一个新文档。此时在窗口中会出现“新建文档”任务窗格，首先要根据文档类型选择相应的模板或向导，然后按照提示进行操作即可。,4Word2003的工作环境,2.插入点,4.视图切换按钮,5.定位按钮,6.分隔框,7.菜单栏和工具栏,8.滚动条,9.状态栏,10.标尺,3.文本选定区,5查看文档（1）文档视图,1)普通视图在普通视图中，不显示页边距、页眉和页脚、背景、图形对象以及某些图片，页与页之间的分界被显示为一条虚线。普通视图简化了页面的布局，所以可便捷地进行键入和编辑。2)页面视图页面视图以打印纸张页的方式显示文档的所有内容。可用于编辑页眉和页脚、调整页边距、处理图片等。“所见即所得”！3)大纲视图按章节等层次方式显示文档内容。4)Web版式视图。用于创建屏幕显示的Web页或文档。5)阅读版式视图阅读版式视图以最适合屏幕阅读的方式显示文档内容。在阅读版式视图中，只保留“阅读版式”和“审阅”工具栏，隐藏其他所有工具栏。,(2)显示方式,1）全屏显示在屏幕上尽可能多地显示文档内容。单击“视图”/“全屏显示”命令，可以切换为全屏显示。单击“全屏显示”工具栏上的“关闭全屏显示”按钮，或者按键盘上的“Esc”键，关闭全屏显示并切换到以前的视图。2）比例显示缩放比例可在10%到500%之间,6保存文档,（1）直接保存单击“文件”/“保存”命令，或者单击“常用”工具栏上的“保存”()按钮，或者按快捷键“Ctrl+S”即可保存文档。（2）另存文档单击“文件”/“另存为”，打开“另存为”对话框，在对话框中定位置、定文件名、定类型，然后单击“保存”按钮。（3）自动保存单击“工具”/“选项”命令，可打开“选项”对话框中“保存”选项卡，设置“自动保存时间间隔”。（4）保存文档的多个版本单击“文件”/“版本”/“现在保存”。在“版本备注”框中，键入关于正在保存的版本的说明，单击“确定”按钮。,文档自动命名：创建普通文档时，“文档1”、“文档2”另存文档时；由“文档x”文档的首行文字。,7管理文档,(1)打开文档(2)文件搜索(3)关闭文档(4)设置文件属性(5)设置文档安全性,“文件”菜单尾部有MRU(最近使用过的文件)列表,(1)打印预览(2)打印输出单击“文件”/“打印”命令，打开“打印”对话框。可设置打印机属性、打印内容、页面范围、打印份数、缩放打印功能。,8打印文档,9.中文Word2003的退出,(1)单击“关闭”按钮；(2)Word菜单方式在Word窗口中，打开“文件”菜单，选择“退出”命令。(3)控制菜单方式双击控制菜单图标或单击后在控制菜单中选择“关闭”命令。(4)快捷键方式直接按“Alt+F4”关闭Word的文档窗口。,退出Word前要保存正在处理的文档，若文档已做过修改但还未保存，Word系统会先提示用户保存对文档的修改，然后根据用户的选择退出或继续。,二、编辑文本1Word文本编辑模式与特点,(1)移动插入点,用户可以在文本区中插入文字、图形、表格等对象，这些对象将出现在插入点所在的位置，供用户进行编辑、修改。,(2)设置文本编辑模式,文本编辑模式有两种：插入模式和改写模式。插入模式:新键入的文本直接插入到原有文本之间，插入点后面的文本向后移动。改写模式:新文本会覆盖插入点后面的原有文本。Insert键是设置文本编辑模式的开关键。另外，双击WORD状态栏中的“改写”标识也能达到更改文本编辑模式的效果。,(3)记忆式输入功能,记忆式输入功能使用户在键入日期和“自动图文集”词条中的单词或短语的一部分内容时可以获得余下部分内容的提示。,(4)智能标记,智能标记是Word2003的一种方便用户输入的新工具，它能够自动识别文档中特定类型的数据。例如：中文日期、时间、英文人名或Outlook通讯簿中的人名、地址、度量单位等。单击“工具”“选项”命令，在“选项”对话框中的“视图”选项卡的“显示”区域中，选中或清除“智能标记”复选框可设置显示或隐藏智能标记。,(4)即点即输,文本输入(1)字符的插入与删除,插入字符确定插入点后，根据需要选择文本编辑模式后直接从键盘上键入即可。删除字符按“Backspace”键,删除插入点左侧的一个字符；按“Ctrl+Backspace”键，删除一个单词；按“Delete”键，删除插入点右侧的一个字符；按“Ctrl+Delete”键，删除一个单词。,(2)换行与空格的处理,Word能自动地按版面大小调整每行的长度，并能在文本到达页面右边距时自动换行。只有在一个段落结束时才需人为地键入一个“Enter”符号，这时Word在每一段的后面加上一个段落标记，并产生一个与前一段格式相同的新段落。单击“视图”菜单的“显示段落标记”复选项，可显示或隐藏段落标记。单击“显示/隐藏编辑标记”按钮，可显示或隐藏编辑标记。删除或插入文字后，Word能够自动调整该文字前后的空格。例如，Word能删除句号之前多余空格，或在两个单词之间添加空格。此外，标题和每一个段落前的空格在排版时Word将自动进行调整，勿需人为地输入空格。,(3)特殊符号的输入,1)用组合键输入特殊符号的方法。“Ctrl+Enter”：分页符、“Ctrl+Shift+Enter”：列分隔符等。2)单击“插入”/“符号”命令。打开“符号”对话框。3)单击“插入”/“特殊符号”命令。打开“插入特殊符号”对话框。4)利用某汉字输入法的软键盘也可以输入特殊符号。,(4)插入自动图文集词条,要将自动图文集词条插入文档，先将插入点移到要插入的位置，然后单击“插入”“自动图文集”命令，指向其中某一个分类，单击所需的词条即可。,创建和删除自动图文集词条,(5)断字功能,Word的断字功能可自动消除两端对齐文字中的多余“缺口”或“空白”，保持较窄的分栏中各行的长度相等，使得文档的外观更加美观、专业。,(6)撤消误操作,“常用”工具栏上“撤消”与“恢复”按钮。,3文本选定,(1)用鼠标选定文本要选定任何数量的文本，只要按住鼠标左键拖过这些文本；要选定一大块文本，则单击要选定内容的起始处，然后滚动到要选定内容的结尾处，在按住“Shift”键的同时单击。(2)用文本选定区选定文本将鼠标指针移动到文本选定区，指针变为指向右上的箭头，此时单击鼠标左键可选定鼠标所在行的一行文本；双击可选定所在段落；三击可选定整篇文档。在文本选定区将鼠标向上或向下拖动鼠标可选定多行文本；在文本选定区双击并向上或向下拖动鼠标可选定多个段落。(3)选定垂直文本选定文本中的某一矩形块内的文本（称为垂直文本）。要选定垂直文本，只需按住“Alt”键，然后按住鼠标左键拖过要选定的文本。(4)键盘来选定文本：按住“Shift”不放并同时按能够移动插入点的其它键。,4文本校对或修订(1)拼写和语法检查,红色波浪线：有拼写错误嫌疑；绿色波浪线：有语法错误嫌疑。,(2)使用自动更正,“自动更正”功能可自动检测并更正键入错误、误拼的单词、语法错误和错误的大小写。例如，如果键入“teh”及空格，则“自动更正”会将键入内容替换为“the”。用户可以方便地添加自己的“自动更正”词条或删除不需要的词条。,(3)批注,批注是作者或审阅者给文档添加的注释或注解。每次给文档添加批注时，Word都在文档中以隐藏文字的格式插入批注标记（批注者的缩写和编号）。打开批注窗格时将显示批注标记。如果关闭了批注窗格，可以通过单击“常用”工具栏上的“显示/隐藏”按钮来显示批注标记。,“审阅”工具栏,5文本复制、移动和删除,（1）删除选定文本“剪切”或“Ctrl+X”。剪切内容被放到剪贴板中。按“Delete”或“Backspace”键删除，直接删除。（2）复制选定文本（可从其它文档或网页复制内容）先“复制”或“Ctrl+C”），后“粘贴”或“Ctrl+V”。（3）移动选定文本先“剪切”，后“粘贴”。（4）拖放式正文编辑直接拖动选定内容，移动；在拖动时按住“Ctrl”键，复制。,(5)选择性粘贴,直接单击剪贴板任务窗格中各图标即可将其内容粘贴到插入点处，但有时粘贴过来的格式不符合要求。使用“编辑”菜单中的“选择性粘贴”命令对于在不同类型的文件中进行复制和移动非常方便。,6文本的查找、替换和定位(1)简单的查找和替换,(2)设置搜索选项,在扩展的“查找和替换”对话框中可设置各种搜索选项（包括搜索范围、搜索方式等）及查找和替换格式、特殊字符、标记，实现更复杂的查找与替换。,(3)快速定位,三、文档排版,1、字符格式设置所谓字符格式设置就是对文档中字符的形状、大小、颜色等字符外观及字符之间的关系进行设置。,(1)字符外观字符外观包括中文字体和英文字体、字号（即字的大小）、颜色及对字符的各种修饰。(2)字符之间的关系字符之间的关系包括字符间距、字符的横向缩放比例、字符位置（即相对其他文字提升或下降）。(3)动态效果,(5)格式工具栏(“视图”/“工具栏”),(4)字体对话框(“格式”/“字体”),(6)字符格式设置快捷键字符格式设置还可以通过快捷键进行。,2、段落格式设置,段落格式设置就是对段落的布局进行设计。在Word中，段落是独立的信息单位，具有自身的格式特征。每个段落的结尾处都有段落标记。段落标记不仅标志该段落的结束，而且包括了该段落的全部格式信息。段落格式主要包括文字缩进与对齐、行间距与段落间距、项目符号和编号、文字方向、段落样式等。中文排版系统中，用户不仅可以以厘米、磅为单位，还可以以字符为单位设置缩进、页边距、行距、字符间距等段落格式。,(1)段落样式,样式是应用于文本段落的一系列格式方案，Word新建空白文档的默认样式为“正文”样式。除此以外还包括各种标题样式、适合于中文处理的正文（首行缩进两字）样式、列表项目符号样式和用于表格的网格型样式等。,先选中段落，后单击“格式”工具栏左端“样式”框中的所需的样式，就可以快速实现对文档的段落和字符格式设置。单击“格式”“样式和格式”命令，或将任务窗格切换到“样式和格式”，可预览并选用其他样式。,(2)段落缩进,(3)对齐方式,左对齐、右对齐、居中、两端对齐、分散对齐,(4)间距设置,行间距和段落间距,(5)项目符号与编号,“项目符号与编号”功能具有自动调节编号的能力；可单击“格式”工具栏上的“增加缩进量”按钮或“减少缩进量”按钮或在大纲视图下通过“大纲”工具栏中的“提升”和“降低”按钮更改项目级别。,(6)字符与段落的特殊效果,首字下沉控制段落的断开在“段落”对话框的“换行和分页”选项卡上设置，可以避免在另一个新页上出现单独的一行（称为控制孤行）。中文版式单击“格式”/“中文版式”，可设置汉语拼音注解、带圈字符等。,3设置页面格式(1)页面设置,页面设置就是设计文档在打印纸张上的布局效果，包括指定纸张大小和方向、页边距。,(2)分页与分节,Word文档的页面设置是以节为单位进行的。用户可以用节在一页之内或页与页之间改变文档的布局，在其中设置某些页面格式设置选项。例如，可将报告内容提要一节的格式设置为一栏，而将后面报告正文部分的一节设置成两栏。一般文档只有一节。,(3)插入页码,单击“插入”菜单中的“页码”命令,(4)分栏,单击“视图”/“页眉和页脚”命令创建页眉和页脚。“页面设置”对话框的“版式”选项卡“奇偶页不同”。(6)主题主题是一套设计风格统一的元素和配色方案，包括背景颜色或图形、正文和标题样式、项目符号、水平线、超级链接的颜色和表格边框的颜色。可以使用“格式”菜单中的“主题”命令，来应用新的主题、更改为其他主题或取消应用主题。,注意:若要所分的每栏具有同样高度，应该在所选文字后至少留有一个段落标记。,(5)页眉与页脚,(7)格式复制将已有文本的格式复制到另一段文本。,1)边框,选择要加边框的段落,表格和边框工具栏的对应按钮,格式边框和底纹,进行边框线型、位置、颜色等设置,2)底纹,选择要加底纹的段落,格式边框和底纹,进行底纹灰度、前景、背景等设置,(8)添加边框和底纹,四、表格制作,Word中的表格由排列成行列的单元格组成，表格中所有单元格都初始化成段落格式，用户可以在单元格中填写文字和插入图片等对象。Word中的表格可以操作的部分主要有：边框、单元格和行的结束标记、单元格间距和边距、表格移动控点和尺寸控点。表格的边框可以是虚的，但虚框和结束标记都只能显示而不能打印。,1.创建表格,(1)插入表格,插入点定位,插入表格,“表格”/“插入表格”,向右下拖曳到所需的行、列数,输入行、列数,(3)表格与文本的转换(4)绘制斜线表头(“表格”菜单的“绘制斜线表头”)(5)填写表格数据,Tab在各单元格之间向下移动，Shift+Tab向前,上一行,下一行,(2)绘制表格工具,右单元格,左单元格,(1)选定编辑对象单元格：单击单元格行：单击左边选定区列：单击上边界区域块：拖曳(2)插入单元格、行、列和表格先选定单元格、行或列“表格”/“插入”(3)删除单元格、行、列和表格,注意:表格编辑也可用表格菜单的相应命令实现。,(4)移动(复制)行或列,2.编辑表格,(5)单元格的合并与拆分,1)拖动表格尺寸控点“表格”“自动调整”“根据窗口调整表格”命令表格分页,设置表格格式(1)设置表格尺寸与表格分页,行高,有两种方式,最小值：指定最小值,当内容超过,转为自动方式。,固定值：高度不变,当内容超过，超过部分不显示。,3)自动调整列宽和均匀分布行、列“表格|自动调整”子菜单;可根据不同命令调整列宽;均匀分布行、列。,1）用鼠标调整行高和列宽鼠标移到表格的框线或标尺处的行、列标志,直接拖曳,2）用“表格|表格属性”命令改变行高、列宽(见上页图),(2)改变行高和列宽,(3)设置表格框线和底纹,单击“格式”菜单中的“边框和底纹”命令,“格式”“文字方向”菜单命令,(4)表格的对齐和环绕,(5)自动套用格式,“表格”“表格自动套用格式”菜单命令,表格行列号表示：列号A,B,C.，行号1,2,3.单元格地址：列行号如B4、F7表格区域：左上角列行号:右下列行号如A4:C9,定位在存放计算结果的单元格,“表格”/“公式”,选择函数及输入计算的区域,4.排序与计算(1)计算,如果数据源更改了，可以选定该域，然后按F9键，更新计算结果。,将插入点移动到要排序的表格中,表格排序,设置排序的优先次序和方式,(3)由表生成图,选定表格中作图的数据,插入/图片/图表,插入对象,选择Graph,生成默认的三维柱型图,注意：排序可按数字、笔画、拼音等方式以递增或递减排列当主关键字有大小相同项时，还可按次关键字排序“表格和边框”工具栏的“”、“”可对选定单列内容的排序。,将表格中的数据生成各种统计图,(2)表格的排序,五、图形对象,在Word中可以使用两种类型的图形来增强文档的效果：图形对象和图片。图形对象包括自选图形、艺术字等；图片是指由其他文件创建的图形，包括位图、扫描的图片和照片以及剪贴画。图形对象被选中后，对象四周会出现尺寸控点、旋转控点和样式控点，与对象相关的工具栏一般也会同时出现。,1.对象的链接与嵌入,(1)链接与嵌入的基本概念(2)链接与嵌入操作“插入”/“图片”命令，打开“插入图片”对话框。,(3)链接或嵌入对象的编辑双击嵌入对象即可打开该对象；单击“编辑”/“链接”命令，再单击链接对象，单击“打开源”按钮。(4)断开与链接对象的连接单击“编辑”/“链接”命令。在“源文件”框中单击要断开的链接对象。,2.图片的插入,(2)插入屏幕抓图(桌面、窗体、桌面局部),(1)“插入”“图片”菜单命令,(3)插入数学公式,绘图画布是一种容纳图形对象的容器，也是一种图形对象，主要用于绘图或使用简单图形组合复杂图形时帮助安排图形的大小和位置。可以清除“选项”对话框的“插入自选图形时自动创建绘图画布”复选框。,3.绘制图形(1)画布与基本图形,(2)绘制自选图形,(3)组合图形对象,各个图形对象是分层叠放的，必要时需组合在一起。,文本框是将文字、表格、图形精确定位的有力工具，在框内纳入的图形必须是“嵌入式”。(1)创建文本框“插入”/“文本框”或单击绘图工具栏的文本框按钮(2)创建带引出线的标注或标签单击“绘图”工具栏的“自选图形”，指向“标注”，选择所需的标注样式。(3)文本框的链接与断开在页面视图中单击第一个文本框后，单击“文本框”工具栏