行政机关公文写作规范演示稿

行政机关公文写作规范,主讲：刘杏花2010年5月19日,主讲内容,公文基础知识公文制作规范报请类公文及领导讲话稿的写作,第一章公文基础知识,一、公文的概念公文，即公务文书的简称，是国家机关、企事业单位、社会团体等法定社会组织为发挥行政管理效能而在行使职权和实施管理的过程中，依据特定的程序、规则、格式撰写的，用以传达政令、指导布置和商洽工作、请示和答复问题、报告和交流情况、联系公务及记载工作活动的文书。,第一章公文基础知识,二、公文的种类（即：文种）中国共产党机关公文处理条例规定党的各级领导机关正式文件常用的有14种：公报、决议、决定、指示、意见、条例、规定、通知、通报、报告、请示、批复、会议纪要、函。国家行政机关公文处理办法中规定也有13种：命令(令)、议案、决定、意见、公告、通告、通知、通报、报告、请示、批复、会议纪要、函。,第一章公文基础知识,一定要注意，“规定”不是行政机关使用的文种。,第一章公文基础知识,三、公文的分类1.纸质公文:纸质公文是以纸张为物质载体的公文2.光介质公文:光介质公文是使用胶片等感光材料为物质载体的公文，如照片公文、影片公文、缩微胶片公文、光盘公文等。3.磁介质公文：磁介质公文是以磁带、磁盘、磁鼓等磁性材料作为物质载体的公文，如录音文件、录像文件、机读文件、计算机文件等。,第一章公文基础知识,四、公文的行文规则（一）行文主体资格,第一章公文基础知识,行文主体，是指依照法律、法规成立，能够独立地行使职权，在法律上具有独立法律行为能力的组织或个人。包括党组织、国家机关(各级人民代表大会及其常委会、政府及其职能部门、检察院法院组织等)、公司、工厂等经济组织、文化教育等事业单位、其他各类人民团体以及被授权或合法的个人。一个合法的组织或组织的负责人可以作为一个行文主体，而一个组织的内设机构一般不具备对外行文的独立主体资格。,第一章公文基础知识,（二）行文依据1.确有行文的必要,第一章公文基础知识,可发可不发的公文坚决不发;与国家法律法规、方针政策相抵触的公文，或者联合行文而未能协商一致的公文，坚决不发;上级公文已有执行措施本级只是原文转发的公文应尽量少发;领导机关对属于职能部门管辖权限的公文应尽量少转发（上级尽量少转发下级的公文）;已在报纸、电视或网络等媒体公开发布的公文，除制作供归档使用的存本外，应不再制作普发公文（如公告）;在各项公务管理中能够采用现场办公、电话、电报等方式解决实际问题的情况下就不应重复制发公文;职能部门能够通过直接对口行文完成业务活动的，就不必凡事以机关名义、用“红头文件”的形式制发公文（能发便函的发便函，能以处室名义行文的不以局名义行文）。,第一章公文基础知识,2.依照职责权限规定合法行文,第一章公文基础知识,一个组织的内设机构，除了办公厅(室)外不得对外正式行文。例如:上级政府的职能部门(除政府办公厅室外)一般不得向下一级政府正式行文，如确需行文，应报请本级政府批转或由本级政府办公厅(室)转发。因特殊情况确需向下一级政府正式行文的，应当报经本级政府批准，并在文中注明经政府同意。一般来说，除非特殊情况，下级组织不得直接向上级领导个人行文。,第一章公文基础知识,3.按照组织之间的工作关系正确行文,第一章公文基础知识,(1)处于同一组织系统的上级组织与下级组织之间，存在领导与被领导的工作关系。(2)处于同一专业系统的上级业务主管部门与下级业务主管部门之间，存在指导与被指导的工作关系。(3)处于同一组织系统之下或同一专业系统之下的同级组织之间，属于平行的工作关系。(4)处于非同一组织系统和非同一专业系统的组织之间，存在着不相隶属的工作关系。,第一章公文基础知识,（三）文种的选用(1)行文目的的需要。(2)发文者的职权范围。只有国家主席、国务院及其各部委、县以上地方各级人民政府有权发布“命令”;“条例”仅限中共中央和国务院才有权使用。(3)行文关系的要求。(4)各种公文处理法规依据。,第一章公文基础知识,（四）受文对象公文的受文对象可以分为主送机关和抄送机关。,第一章公文基础知识,1.主送机关(l)公文应主送给机关或组织。(2)除上级组织的负责人直接交办并要求直接报送的情况外，一般不应将“请示”、“报告”、“意见”等公文主送给机关或组织的负责人。,第一章公文基础知识,(3)在选择主送机关时，应避免出现上行公文的“多头主送”。(4)在选择主送机关时，还应避免以行政组织的名义向党的组织发布指示、命令或请示、报告工作。党的组织一般也不向上级行政组织直接行文报告和请示工作。,第一章公文基础知识,2.抄送机关应根据公文发送的范围和实际需要来确定，不得随意扩大抄送对象的范围。以下情况不得实施抄送:请示上报的同时不得抄送下级机关，因为未决之事抄送下级机关毫无实际意义;公文的抄送机关不得再次将公文转抄转送其他机关;凡与公文办理无关的机关不予抄送。,第一章公文基础知识,（五）行文方式1.逐级行文即按组织结构层次逐级上传下达公文。,第一章公文基础知识,2.多级行文即指将公文同时发送给下几级机关,甚至直达基层与人民群众直接见面。,第一章公文基础知识,3.越级行文即指越过自己的直接上一级或直接下一级机关径向其他上级或下级机关行文。越级行文的条件如下:情况特殊紧急，逐级上报下达会延误时机造成损失;经多次请示直接上级，问题长期未得到解决;上级交办并指定越级上报某些事项;检举控告直接上级;直接上下级之间存在有异议且无法解决的问题;需直接询间、答复、联系的个别一般性事项;反映或处理不涉及直接上下级职权范围的个别随机偶发事仵或问题等。,第一章公文基础知识,4.联合行文即处于同等地位的两个或两个以上的机关共同发布公文。联合行文的组织必须是“同级”组织。,第一章公文基础知识,5、直接行文即平级或不相隶属机关之间直接传递公文的方式。,第一章公文基础知识,6、对口行文即上下级业务部门之间相互直接传递公文的方式。,第一章公文基础知识,7、公开行文即通过报纸、电台、电视、网络等各种媒体公开向社会发布公文的方式。如公告。凡是经批准在报刊等媒体上公开发布的公文应视为正式公文，各收文单位应认真执行，发文单位不再行文，只需由发文单位印制少量文本，以供存档备查,第二章公文制作规范,一、公文制作的基本要求（一）内容必须合法（二）结构严谨完整，条文明确具体（三）格式符合标准要求（四）语言表达准确、缜密、简明如：屡战屡败屡败屡战（曾国藩）,第二章公文制作规范,二、掌握公文特殊的表达（一）时间的表达1、除了需要保密的需要之外，必须有确切语意的词语表达时间，日期要标明完整的年、月、日，特殊情况下还需标明确切的时、分。,第二章公文制作规范,2、要尽量避免使用“今年”、“明天”、“上月”、“下月”等需借助其他时间概念才能准确理解其含义的时间代词。,第二章公文制作规范,3、年份一律使用公历年份的全称，如2009年不能略为09年。如需用有关历史年份时，要先标出公历年份，如1935年（民国24年）。,第二章公文制作规范,（二）空间的表达1、表示地方的专有名词中，城市地区县乡等名称第一次出现在公文中时，如属于国外的应冠以国别，属于国内的应冠以所属省、自治区、直辖市的名称。,第二章公文制作规范,2、所有的国名地名都应使用国家公布的标准名称（包括标准译名），一般不使用别称，国内地名不用简称。,第二章公文制作规范,3、除出于特殊需要（如保密）之外，公文中的空间概念大都需要精确表达。,第二章公文制作规范,（三）职务、姓名的表达1、各种职务、姓名需用全称。2、当一个领导担任多种职务时，只列出与文件内容有关的职务。3、列出一个领导的两个或两个以上的职务时，国内的应按先党内后党外，由大至小排序，国外的应尊重对方习惯或双方需要。,第二章公文制作规范,4、若干人物的姓名需要并列出现在文件中时，应按一定标准排序：职务高低姓氏笔画数姓氏字母的规定顺序,第二章公文制作规范,（四）数字的表达1、结构层次序数，第一层为“一、”，第二层为“（一）”，第三层为“1.”，第四层为“(1)”。,第二章公文制作规范,2.公文中的成文时间、部分结构层次序数、词、词组、惯用语、缩略语，具有修辞色彩语句中作为词素的数字必须使用汉字，其余应当使用阿拉伯数字。,第二章公文制作规范,三、公文格式（一）眉首眉首，又称公文的“红头”部分，其位置是相对固定的，它相当于公文的“头”。,第二章公文制作规范,1.公文份数序号要求用阿拉伯数字顶格标识在版心左上角。,第二章公文制作规范,2.秘密等级和保密期限公文的秘密等级分为秘密、机密、绝密。应将其顶格标识于版心右上角第1行;秘密等级和保密期限之间加“”隔开，如“机密一年”。,第二章公文制作规范,3.紧急程度紧急公文应当根据紧急程度分别标明“特急”、“急件”。其中电报应当分别标明“特提”、“特急”、“加急”、“平急”。其位置是顶格标识于版心右上角第2行，与秘密等级和保密期限对齐，如无秘密等级和保密期限，可以标识于第1行。,第二章公文制作规范,4.发文机关标识,第二章公文制作规范,5.发文字号发文字号由发文机关代字、年份和发文序号组成。年份要用四位阿拉伯数字准确表达，并用六角号“”括起，不得用两位数简写，如“00”。,第二章公文制作规范,发文顺序号是按公文的发文顺序统一编制的流水号，每年年初从“1”开始，序数字前面不加“0”和“第”字。如“国办发200145号”。,第二章公文制作规范,单一行文，公文字号“一”字排开;如是联合行文，标注主办机关的发文字号;与其他机关联合行文时原则上应当使用排列在前的机关的发文字号，也可以协商确定，但只能标注一个机关的发文字号。发文字号的位置，在发文机关标识下空2行居中标识。,第二章公文制作规范,6.签发人签发人只用于上行文。在发文字号右侧标注签发人，签发人后加全角冒号。如有多个签发人，主办单位签发人姓名位于第1行，协办单位签发人姓名按照发文机关顺序依次排列，其发文字号与最后一个签发人姓名处在同一行。,第二章公文制作规范,（二）主体主体是公文的重心部分，其位置经常变动，以公文内容长短而定，它相当于公文的“身体”。,第二章公文制作规范,1.标题标题结构由发文机关、事由、公文名称三要素组成。其中“发文机关”要求使用经有关部门核准的全称或规范化简称;公文“事由”应概括、简洁;“公文名称”应准确、恰当。,第二章公文制作规范,公文标题三要素通常应表达完整，但如果已有发文机关标志表达发文机关名称时，可以省略“作者”要素，如直接表达为“关于的通知”的格式;命令、公告、通告等令知性公文，其标题中可以省略“事由”要素，如“中华人民共和国主席令”、“中华人民共和国国务院公告”、“中国人民银行通告”;但是在任何情况下都不能省略“公文名称”要素。,第二章公文制作规范,标题中标点符号的使用原则:标题末不加标点;标题中一般不用标点，如是转发法规性公文可以使用书名号“”，并列内容之间可以使用顿号“、”。标题的字数一般不超过50字。标题应在红色反线下空2行标识，居中排布。,第二章公文制作规范,2.主送机关主送机关是对公文负主办或答复责任的机关。标注主送机关有三种情况:一是直接使用机关的全称，如“中华人民共和国财政部”;二是使用机关的通用的规范化简称，如“国务院”;三是标注同类型机关的统称，如“部属各高等院校”等。其位置应在标题下空1行顶格标明，其后加全角冒号“:”。,第二章公文制作规范,3.正文,第二章公文制作规范,4、附件附件应在正文下空1行左空2字标识，后标全角冒号和名称，例:“附件:1.”。附件应与正文一起装订，以方便查阅，如不能与正义一起装订，应在附件左上角第1行顶格标识公文的发文字号并在其后标识附件，以防止附件散乱、丢失。,第二章公文制作规范,5.成文时间确定公文成文日期的原则是:一般公文，以领导人签发日期为准;经会议讨论通过的公文，以通过日期为准;法规性公文以批准日期为准;两个以上机关(部门)的联合发文，以最后签发机关(部门)领导人签发日期为准。,第二章公文制作规范,拟写成文时问要求:用汉字标全“年”、“月”、“日”，年度、月份、日期不能遗漏，不得以小圆点“”代替汉字表述年月日，“零”规定一律写为“”，不能够用阿拉伯数宇“0”。例:“二一年五月二十日”。成文时间的位置根据印章的位置而定。,第二章公文制作规范,6.公文生效标识公文生效标识是指发文机关印章或签署人姓名。加盖印章有两种情况:单一发文印章和联合行文发文印章。单一机关制发公文的情况:单一发文在落款处不署机关名称，只标识成文时间，在正文下右空4字加盖印章，印章应端正居中下压成文时间(下套方式)。,第二章公文制作规范,两个或两个以上机关联合行文的情况:成文时间左右各空7字居中排布，主办单位印章在前，两个单位的印章均压成文时间，两印章间互不相交或相切，相距不超过3mm。,第二章公文制作规范,如是三个以上单位联合行文时，应将各发文机关名称(可用简称)排在发文时间和正文之间，主办单位印章在前，每排最多只能排3个印章，两端不得超过版心，最后一排如余l个或2个印章，应居中排布。印章之间不得相交或相切，在最后一排印章之下右空2字标注成文时间。联合行文需加盖三个以上的印章时，应将各发文机关名称(可用简称)排在发文时间和正文之间，以防止出现空白印章。,第二章公文制作规范,当公文正文后的空白处不能容下印章的位置时，应采取调整行距、字距的措施加以解决，必须使印章与公文正文同处一面，不得采取标识“此页无正文”的办法解决。,第二章公文制作规范,7.附注其格式如下:(此文发至县、团级)或(联系人:，联系电话:)。附注的位置在成文日期和印章之下空1行、左空2字加圆括号标识。,第二章公文制作规范,（三）版记1、主题词主题标引时应有效把握主题词标引的深度，除类别词和类属词外一般标注3个-5个，最多不超过5个。一份公文主题词的排列顺序应先标注类别词，再标类属词，最后标注表明公文种类的类型词。主题词居左顶格标识，后标全角冒号，词目之间空1字，最末一词后无标点。,第二章公文制作规范,2、抄送机关主题词下一行，左空1字标识，后用全角冒号;抄送机关之间用顿号隔开，回行后与冒号后的抄送机关对齐，句后标注句号。,第二章公文制作规范,3、印发机关和印发时间其位置在抄送机关下一行，印发机关左空1字，印发时间右空1字，印发时间以公文付印日期为准，用阿拉伯数字标识。,第二章公文制作规范,4、页码页码用阿拉伯数字标识，在版心下边缘之下一行，页码左右各放一条4号一字线;单页码居右空l字，双页码居左空字。空白页和空白页以后的页不标识页码。,第三章报请类公文及领导讲话稿的写作,一、报请类公文的写作报请类公文包括报告、请示、批复和议案等文种。前三种是行政机关汇报工作、反映意见、请示和答复问题的一种重要工具。从行文方向看，报告、请示属于上行文，批复属于下行文。,第三章报请类公文及领导讲话稿的写作,（一）报告1.报告的适用范围报告，适用于向上级机关汇报工作，反映情况，答复上级机关的询问，具体包括反映工作进展，对某项工作或某方面工作提出意见和建议，汇报工作中的经验、教训以及困难和不足等。报告是下情上达、沟通和反馈信息的主要方式，是维护上下级机关之间工作关系的重要手段，适用范围广泛。非紧急情况一般不得越级报告，不得向平行机关或不相隶属机关发送“报告”。,第三章报请类公文及领导讲话稿的写作,2.报告的结构:标题：由发文机关、事由和文种组成，如“湖南省质监局关于2O00年财政预算执行情况和其他财政收支情况的审计工作报告”。在事由部分避免使用“关于汇报的”或“关于对工作的”等结构，以符合语法规则。主送机关:一般主送一个上级主管机关;向上级报送的，应写明报送机关名称，如是在大会上宣读的，可以写出称呼语，如“各位代表”、“各位领导、同志们”等。,第三章报请类公文及领导讲话稿的写作,正文:工作报告的正文主要包括:首先，简要交代行文根据。其次，陈述具体工作情况和问题。最后，用公文结尾词或短语结尾，强调行文目的，如“以上意见，如无不当，请批转(单位)执行”、“如有不当，请指正(示)”、“以上报告，请审阅”、“特此报告”等。成文时间:以书面形式向上级报送的，成文时间应在正文右下方;如是在大会上宣读的，可以将成文时间或宣读时间与报告人姓名一起标注在标题之下。,第三章报请类公文及领导讲话稿的写作,（二）请示1.请示的适用范围请示，适用于向上级机关请求指示、批准。“请示”属于上行文种，不得向平行机关或不相隶属机关发送“请示”，非紧急情况不得越级请示。,第三章报请类公文及领导讲话稿的写作,2.请示和报告的区别(1)目的要求不同。(2)内容不同。(3)写作时间上要求不同。(4)作用范围不同。(5)对于文中所陈述的事项及意见，请示的发文机关没有认定，尚需上级指示;报告的发文机关一般已经认定，只需上级机关知晓或批转有关部门。,第三章报请类公文及领导讲话稿的写作,3.请示的结构(1)标题。由发文机关、事由和文种构成，如“湖南省质监局关于解决监督抽查经费的请示”。由于文种已包含“请求”的含义，因此在表达事由部分时就不应再出现“请求”、“申请”、“要求”等词语，以避免语义重复。文种不得错用为“请示报告”或“报告”，如“关于允许个体开业行医问题的请示报告”的文种使用错误。,第三章报请类公文及领导讲话稿的写作,(2)主送机关。选择一个主管机关，规范标注主管机关的全称或规范化简称，不得写成“上级局”、“局办公室”等不规范形式。(3)正文。与一般上呈公文工样，正文也是请示的主体，它一般包括三个内容，即请示缘由、请示事项和请示要求。,第三章报请类公文及领导讲话稿的写作,4.撰写请示要求:第一，坚持“一文一事”的原则。第二，公文只主送一个主管机关，不得多头主送。第三，在一般情况下不得越级请示工作。第四，请示在未获正式批复前，不能抄送给下级机关和同级机关。第五，两个或两个以上单位联合行文时，必须在事前取得统一认识后，方可会签发出公文。第六，请示的理由要客观、充分，请示事项要明确、清楚。语言尊重、谦敬，不得使用命令词语。,第三章报请类公文及领导讲话稿的写作,请示的结束语，有一些常用的规范语，如“以上当否，请批复”、“特此请示、请批复”,“妥否，请批示”等。,第三章报请类公文及领导讲话稿的写作,（三）批复1.批复的适用范围批复，是上级机关答复下级机关请示事项的公文，是具有指示性和针对性的下行公文。批复主要适用于针对下级机关的请示事项作出答复。批复和指示的区别在于发文机关处于主动还是被动地位。对于指示来说，其发文机关是根据工作要求或工作中存在的某些问题主动