销售与收款内控制度

XXXXXX有限公司文件编号：XXXXX标题销售与收款内控制度版本：A/0发文日期：20XX-XX-XX页码：5 / 51 目的为加强规范公司销售与收款业务流程，加速资金的回收，落实应收账款责任，保证公司资产的安全，特制定本制度。2 范围适用于所有的销售与收款业务，包括但不限于销产成品、原材料等实物。3 定义 本制度所称销售与收款是指商品销售和劳务供应及其收款行为，包括接受客户订单，核准客户信用，签订合同，发运商品，开具销售发票，收取款项等内容。4 职责4.1 建立销售与收款业务的岗位责任制、明确相关部门和岗位的职责、权限，确保办理销售与收款业务的不相容岗位相互分离，制约和监督。4.2 公司办理销售、发货、收款三项业务的部门或人员应分别设立，不得由同一部门或个人办理销售与收款业务的全过程。4.2.1销售部主要负责处理订单、签订合同、执行销售政策和信用政策、催收货款。4.2.2物流计划部主要负责审核销售发货单据是否齐全并办理发货的具体事宜。4.2.3财务部主要负责销售款项的结算和记录、监督管理货款回收。5 程序5.1 销售订单管理5.1.1 销售订单签订前，由业务员就销售价格、信用政策、发货及收款方式等具体事项进行沟通确定。5.1.2 建立健全销售订单审批制度，客户销售订单下达后由业务员发起订单评审，审批人员应对销售价格信用政策、发货及收款方式等严格把关。销售订单评审流程执行XX订单评审控制程序。5.2 销售价格管理 5.2.1 产品销售价格管理统一由销售部负责，财务部监督执行；5.2.2 产品销售价格实行区域标准价格管理；并将价格维护于ERP系统内进行接单管制。5.2.3 区域标准价格调整，由销售部提申请，财务部会签，销售总监、总经理审批通过后方可执行；5.2.4 个别特殊情况低于公司标准价格的销售业务，按以下流程审批后执行：低于标准价格5%以内：业务员区域主管销售经理财务经理销售总监；低于标准价格5%以上：业务员区域主管销售经理财务经理销售总监总经理5.3 发货管理5.3.1 由销售部业务员向物流计划部下达发货通知单，物流计划部严格按照销售部发出的发货通知单所列的发货品种和规格、发货数量、发货时间、发货方式组织发货，并开具发货单，由仓管员按实现发货数量进行审核过帐，发货单一式四联，一联仓库留存，二联交客户签收，一联交业务员申请开票。5.4 开票管理5.4.1 产品销售的开票由销售部业务员根据发货清单，提出开票申请，财务部负责开具。5.4.2 专用发票严格遵循增值税专用发票的相关规定，依据合同、调拔单、销货单开具专用发票；禁止跳开、刻意分开、阴阳虚开、混开不同批次与交叉。5.4.3 各业务员收到发票后，应在第一时间送达客户，并取得对方签字盖章的“发票签收单”（签名盖章要清晰），于三十日内寄回或传真回财务部。严禁将销售发票滞留在业务员手中，若造成发票遗失或过期，由直接责任人、区域主管分别承担全部税额（责任人80%，区域主管20%）。5.4.4 前次发票签收单未寄回的后期不得续开。5.4.5 开票后，财务部应详细记录应收账款的发生日期、合同号/销货单、应收客户名称。5.5 退、换货管理5.5.1 凡销售产品非质量问题原则上不允许退换货。5.5.2 运输途中破损，在运输方提供有效证明的前提下可以退、换货；公司品质管理部认定有质量问题的可以退、换货。5.5.3 产品退回后由仓管员根据“退货单”验收数量，按退货处理流程处理。5.6 客户信用风险管理5.6.1 为了减少客户应收帐款的风险，需建立和完善客户信用风险管理办法，明确确定客户信用期限、信用限额的订立原则、程序和计算方法，并将额度维护于ERP系统内进行接单管制。5.6.2 将销售业务与信用检查、信用额度确定相分离。销售部门认真填写授信额度申请书，进行客户授信额度申请，由财务部门对客户的财务状况和信用状况进行复核。 5.7 应收帐款监督管理5.7.1 财务部负责监督应收账款的回收情况。5.7.2 财务部每月3日出具逾期未收款明细表交业务员和销售部经理。销售部应将逾期未收款明细表进行确认，未能收回的原因及对策、拟定收款计划于2日内回复财务部，同时应据实际情况审核是否向该客户提供销售。财务部根据销售部承诺的收款计划跟踪及于每月底检查执行情况。5.7.3 若账款超过约定的日期仍没有收回，业务员向客户发出“催款通知单”，并附上发票及销货单复印件，填写后交财务审核确认，盖财务章后发与客户。5.7.4 财务部每月20日出具未及时开票明细表交业务员和销售部经理。销售部应将未及时开票明细表之未能开票的原因及对策、开票计划于2日内回复财务部，财务部根据销售部承诺的开票计划跟踪及于每月底检查执行情况。5.7.5 以确保客户应收帐款的准确性，每年11月份由财务部发出“客户对帐单”加盖公章后交由业务员发出对帐函至客户进行帐款核对，客户对帐并加盖公章或财务专用章后予以回传。5.8 应帐帐款坏帐管理5.8.1 应帐帐款坏帐是指应帐帐款立帐后超过12个月经确认无法收回，有可能造成公司损失的应收帐款。5.8.2 财务部每年1月10日前对应收帐款进行检查，出具附合坏帐认定条件的坏帐明细表交业务员和销售部经理。销售部应将坏帐明细表进行确认，是否确认为坏帐、发生坏帐的原因、对策及收款计划于5日内回复财务部。5.8.3 财务部填写“坏帐申请表”列明客户编号、客户名称、坏帐金额、发生坏帐原因报请部门负责人、销售部经理、销售总监批准，经批准为坏账的货款提交至人力资源部，对该相关业务员进行相应考核。5.8.4 财务部根据经批准后的“坏帐申请表”，作坏帐损失帐务处理。6 相关文件6.1 订单控制程序6.2 退货处理程序6.3 客户