金蝶智慧记2.0使用说明.doc

金蝶智慧记：金蝶首款免费进销存软件 “智慧记”最新使用说明本文档详解介绍“智慧记”每个功能的具体使用与操作，若还有疑问，可以咨询智慧记客服（企业QQ）：4008800898。2011年6月16日目 录一、快速入门51.1、关于智慧记51.2、下载与安装61.3、安装智慧记61.4、登录智慧记91.5、快速浏览智慧记141.6、新手三分钟掌握智慧记15二、店铺管理162.1、销售单162.1.1新增销售单162.1.2查询/修改/删除/打印销售单172.2、进货单192.2.1、新增进货单192.2.2、查询/修改/删除/打印进货单202.3、货品库存212.3.1、新增货品212.3.2、查询/修改/删除/打印货品库存222.4、大客户批发价222.4.1、新增客户批发价222.4.2、查询/修改/删除客户批发价242.5、客户欠款252.5.1、新增客户资料252.5.2、查询/修改/删除客户资料262.5.3、收客户欠款272.6、供应商欠款282.6.1、新增供应商282.6.2、查询/修改/删除打印供应商资料292.6.3、付供应商欠款302.7、资金流水312.7.1、收支流水312.7.2、记收入322.7.3、记支出332.7.4、收支项目34三、经营报告343.1、库存统计报告343.2、应收欠款报告373.3、应付欠款报告393.4、资金统计报告413.5、利润统计报告42四、常用工具454.1、打印模板设置454.2、淘宝数据同步514.2.1、开通淘宝同步服务 （共五步）514.2.2、使用“淘宝数据同步”服务534.3、备忘录604.4、查快递604.5、其他工具61五、其他设置615.1、店铺信息615.2、修改用户名/密码635.3、数据备份635.4、数据恢复655.5、在线升级6767一、快速入门1.1、关于智慧记国内首款定位于个体工商户单体店管理的进销存软件，基础应用永久免费，请放心使用！核心功能管报价 管库存 管欠款 管资金产品特点：基础资料无初始化货品、客户、供应商等资料无需初始化即可录入销售单与进货单，保存时会自动创建新基础资料。单据录入智能定位销售开单或进货开单时，货品、客户、供应商均可按名称关键字或关键字拼音首字母快速定位。往来欠款轻松打理销售开单时本次收款小于折后应收金额，差额自动填到应收账本；预收定金或收回欠款进行“收款登记”。进货开单时本次付款小于折后应付金额，差额自动填到应付账本；预付定金或付还欠款进行“付款登记”。打印机与打印格式支持各式打印机：针式票据打印机、小票打印机、激光及喷墨打印机等等；打印格式可以自定义，可按自己的要求调整系统默认的打印模板。支持条码扫描功能启用“使用货品代码”，货品的条码填在货品代码中，销售单与进货单中货品代码列即可扫描条码。库存数据自动核算销售出货录销售单，数量填正数；销售退货录销售单，数量填负数；采购进货录进货单，数量填正数；采购退货录进货单，数量填负数；库存成本采用“移动加权平均法”自动核算，举例如下：3.1日货品A进货10件，进货价10元，金额100元；此时库存成本:金额100元，数量10件，成本价10元。3.8日货品A进货10件，进货价8元， 金额80元；此时库存成本:金额100+80180元，数量10+1020件，成本价180/209元。感谢您支持智慧记！同时希望您把智慧记推荐给开店(含网店)的亲戚朋友！软件大小：4.14MB系统要求：Win2K / XP / Vista / Win71.2、下载与安装请打开网页 ，在出现的如下界面中点击“立即下载”按钮即可。1.3、安装智慧记双击下载的安装文件，弹出如下画面：点选“下一步”，显示如下画面：您可以使用默认安装路径，也可以改变路径（为避免数据丢失，建议您不要安装在C盘下）。点选“下一步”，显示如下画面：点选“下一步”，显示如下画面：点选“下一步”，显示如下画面：点选“安装”开始安装，显示如下画面：完成安装之后，出现如下界面：点击“完成”按钮即完成了智慧记的安装。1.4、登录智慧记在桌面上双击“智慧记”快捷图标，显示如下画面：该界面为登录界面，则操作员默认“老板”，初始密码为空；如果您需要修改操作员，请点击“修改名称”；如果您需要修改密码，请点击“修改密码”；点击“登录”按钮，如果非首次登录即可进行智慧记主界面。如果您首次登录，则会出现配置界面，界面如下：选择经营的方式，然后点点击“下一步”，界面如下：根据您店铺的类型，选择经营范围，选好范围后，界面显示如下：选择商品类别（可多选），然后点“下一步”，界面如下：选择记账的模式，如果您没有使用过相关软件的经验，推荐您使用流水记账模式，当您使用熟练后再切换得到标准模式使用。如果选择标准记账模式，界面显示如下：点击下一步，界面如下：填写您店铺的基本信息，店铺名称，联系方式，店铺地址，这些信息在打印单据是可以显示在单据上；填写您的邮箱地址，邮箱地址用户帮助您在丢失密码的情况下找回密码。以上信息填写完后，点击确定，界面如下：如果您在选择记账模式的时候选择标准记账模式，则界面显示如下1.5、快速浏览智慧记登录后，主界面如下：界面上方是帮助及辅助区：店铺头像、设置心情、论坛、应用、提问、帮助、锁定、设置；设置功能介绍：店铺信息：可修改店铺名称，经营方式等；系统设置可设置单据应用，以便使用条码扫描。店铺管理：处理日常业务，销售、进货、库存、客户价格资料、客户资料、供应商资料、资金流水。经营报告：查看库存、应收欠款、应付欠款、资金、利润统计报告。常用工具：打印模板设置、淘宝数据同步、备忘录、计算器、万年历、查快递、测网速1.6、新手三分钟掌握智慧记新手初用智慧记，建议按如下三步即可掌握智慧记要点。详细操作参考/forum.php?mod=viewthread&tid=117009&extra=page%3D1第一步 盘点基础数据，只整理有结余数据的资料：1、盘点货品，把有库存的建立一张进货单，供应商可空且货品直接输入，货品库存 会自动创建货品资料：2、盘点客户，把有欠款的建立客户欠款，并把欠款金额填到当前应收款, 当前没欠款的客户不需要建资料；3、盘点供应商，把有欠款的建立供应商欠款，并欠款金额到当前应付款 当前没欠款的供应商不需要建资料；第二步 录入日常数据，且基础数据可直接创建：1、购进货品时录进货单，直接输供应商名称、货品名称与单位，保存时如下处理: A、若供应商名称不存在则创建新供应商资料； 若本次付款小于折后应付金额，则差额自动累加供应商欠款。 B、若货品名称不存在则创建新货品资料； 进货价回写货品资料，数量累加到货品资料。 C、采购退货录进货单，数量填负数。2、销售出货时录销售单，直接输客户名称、货品名称与单位，保存时如下处理： A、若客户名称还不存在则创建新客户资料； 若本次收款小于折后应收金额，则差额自动累加客户欠款。 B、销售开单价格带出规则： a、客户名称为空，带出货品的零售价； b、客户名称非空，带出货品的大客户批发价， 没有大客户批发价带出货品的批发价； C、销售价回填规则： a、客户名称为空且货品零售价为0，回填零售价； b、客户名称非空且货品批发价为0，回填批发价； c、客户名称非空，回填大客户批发价。 3、发生其它收支（如利息收入、运费、水电费、税费等）时在资金流水登记：第三步 查看经营报告 1、库存统计报告：统计一段时间内货品库存成本变化过程； 2、应收欠款报告：统计一段时间内应收账款变化过程； 3、应付欠款报告：统计一段时间内应付账款变化过程； 4、资金统计报告：统计一段时间内收支项目资金状况； 5、利润统计报告：统计一段时间内利润情况；二、店铺管理2.1、销售单2.1.1新增销售单1、 新建销售单主要步骤：录入客户-录入货品-录入数量-录入单价-保存并新增；2、 销售单分“批发”与“零售”两种类型，不同类型，单据中的“单价”字段取数会不同；销售单货品价格怎么带出？A、如果客户名称空则带出货品库存的零售价；B、如果客户名称非空则优先带出大客户批发价；C、大客户批发价不存在则带出货品库存的批发价；3、 在“客户”后面的空白字段中录入客户名称，对已存在的客户，系统自动过滤出来供选择，不存在的客户，保存单据会自动创建一条客户资料，即客户资料无需初始化；4、 在“品名规格”下面的空白字段中录入输入货品的品名规格，对已存在货品，系统自动过滤供选择，不存在货品，保存单据会自动创建一条货品资料，即货品资料无需初始化；5、 “品名规格”中如果是货品资料已存在的货品，则计量单位自动带出，且不可再修改；“品名规格”中如果是货品资料不存在的货品，则计量单位可直接填写；6、 单据中的数量及单价字段分以下几种情况处理：A、 编辑单据时如果品名规格为新增的货品，则数量默认为1、单价默认为0，都可手工修改，如果数量修改为负数，则表示销售退货；B、 保存单据时进行价格回填规则：如果客户名称空且货品库存的零售价为空或零，则回填零售价；如果客户名称非空且货品的批发价为空或零，则回填批发价； 如果客户名称非空，按客户与货品回填大客户批发价；进货单保存时会自动回填货品库存的进货价；7、 系统默认金额自动等于数量乘以单价，金额合计自动等于金额之和；如果修改金额，则系统会自动计算本次销售货品单价。8、单据类型为“零售”的销售单，本次收款自动等于金额合计；单据类型为“批发”的销售单，本次收款默认0；可以修改；单据保存时，如果（金额合计-本次收款）绝对值大于0，保存时差额自动增加客户的应收账款。9、打印时，系统会自动保存当前数据再打印单据；2.1.2查询/修改/删除/打印销售单点击“店铺管理”中的“销售单”进入销售单界面，点击“销售单”左下角“查看历史单据”，用于查看已保存的销售单，一张单显示一行数据；销售金额即是单据的金额合计、折后金额即是本次交易的应收款金额，收款金额即是单据的本次收款；如果收款金额等于折后金额，则表示本次交易款结清，如果收款金额小于折后金额，则折后金额与收款金额的差价自动记入应收账款。1、查找：按照客户和日期范围进行单据查找，可输入客户名字的关键字进行快速查询客户；2、修改、删除：选中一笔单据可以修改、删除；3、导出明细：把列表中的进货单明细导出到Excel，包括单据信息和货品明细；4、预览：点击预览可查看打印的效果图；5、打印：打印当前界面中列出的销售单数据；2.2、进货单2.2.1、新增进货单1、 新建进货单主要步骤：录入供应商-录入货品-录入数量-录入单价-保存并新增；2、 在“供应商”后面的空白字段中录入供应商名称，对已存在的供应商，系统自动过滤出来供选择不存在的供应商，保存单据会自动创建一条供应商资料，即供应商资料无需初始化；3、 在“品名规格”下面的空白字段中录入输入货品的品名规格，对已存在的货品，系统自动过滤供选择，不存在货品，保存单据会自动创建一条货品资料，即货品资料无需初始化；4、 “品名规格”中如果是货品资料已存在的货品，则计量单位自动带出，且不可再修改；“品名规格”中如果是货品资料不存在的货品，则计量单位可直接填写；5、 单据中的数量及单价字段分以下几种情况处理：A 编辑单据时如果品名规格为新增的货品，则数量默认为1、单价默认为0，都可手工修改，如果数量修改为负数，则表示退货；B 编辑单据时如果品名规格为选择的已存在货品，数量默认为1，单价会自动带出货品资料中的“进货价”：C 保存单据时，货品资料中的“进货价”如果为空或零，将单据中的单价回填到货品资料的“进货价”中；6、 系统默认金额自动等于数量乘以单价，金额合计自动等于金额之和；如果修改金额，则系统会自动计算本次进货货品单价。7、本次付款默认0，可以修改；单据保存时，如果（金额合计-本次付款）绝对值大于0，保存时将差额自动增加供应商的应付账款。8、打印时，系统会自动保存当前数据再打印单据；2.2.2、查询/修改/删除/打印进货单“查看以往单据”用于查看已保存的进货单，一张单显示一行数据；进货金额即是单据的金额合计、付款金额即是单据的本次付款；1、查找：按照供应商和日期范围进行单据查找；2、修改、删除：选中一笔单据可以修改、删除；3、导出明细：把列表中的进货单明细导出到Excel，包括单据信息和货品明细；4、打印：打印当前界面中列出的销售单数据；2.3、货品库存2.3.1、新增货品1、 新增货品库存：点击新增货品，输入货品规格名称、货品代码、价格、数量，选择货品类别并保存。2、 新增货品类别：点击“新增类别”设定新的货品类别并保存。智慧记默认通过销售单与进货单新建的货品资料默认归“其它类别”中，如需修改，可以把“其它类别”所有货品导出，批量修改货品类别后再导入即可。2.3.2、查询/修改/删除/打印货品库存1、 查找：“货品”一栏如果空则表示查找全部货品，如需快速查找，可输入货品代码或品名规格的关键字，点击“查找”。2、 修改：查找相应的单据，点击“修改”，可对货品资料进行修改。如需修改初始库存数，直接修改“当前库存数”，会自动回推“初始库存数”3、 删除：删除货品库存资料，如果该货品已发生业务（进货或销售），则应先到进货单或是销售单中删除相应的单据后再返回货品库存中删除该单据。4、 打印：打印是指把查找出来的数据清单打印出来，打印之前，请先设置打印模板的格式。2.4、大客户批发价2.4.1、新增客户批发价新增大客户批发价编辑界面如下：1、 大客户批发价是指设定某货品销售给某客户批发价格；新增客户价指建立新的客户货品价格资料；2、 当某客户新建批发类型销售单时，所选货品及价格自动更新到客户价格资料中。3、 按客户新增：选择客户必须是已经存在的客户，如果该客户不存在，新增大客户批发价前须到客户资料新增该客户的资料。4、 按货品新增：选择已存在的货品，如果该货品不存在，新增大客户批发价前须到货品库存新增货品资料。5、 当某客户新建批发类型销售单时，所选货品及价格自动更新到客户价格资料中。2.4.2、查询/修改/删除客户批发价1、 查询是从客户名称、品名规格或拼音首字母中包含查找条件的所有客户价，如果客户名称和货品名称为空，则表示查找所有的大客户批发价。2、 修改大客户批发价是指对已有的客户货品价格资料进行修改，只能修改大客户批发价。3、 删除客户批发价是指把已经建立的某笔客户货品价格资料删除。4、 点击客户名称，系统会根据客户名字自动排序，便于查找。5、2.5、客户欠款2.5.1、新增客户资料1、 新增客户指建立新的客户资料，客户名称不能为空且不能重复。2、 新增客户时，录入客户当前应收款，客户联系方式等信息，点击保存。2.5.2、查询/修改/删除客户资料1、 查询是从客户名称或客户名称首字母或联系电话中包含查找条件的所有客户，如果条件为空，则显示全部。2、 修改客户指对已有的客户资料进行修改，包括修改客户名称、当前应收款（如果修改客户当前应收款，则系统会自动反推到初始应收款。）联系人、联系电话等。3、 删除客户时，如果该客户已经发生业务，则不能直接删除，应先到销售单删除相应的单据后再进行操作。2.5.3、收客户欠款收款登记是指受到货款，登记并冲减应收款。操作：点击收款-填写日期-登记收款金额-填写摘要（可不填）-点击保存关闭。2.6、供应商欠款2.6.1、新增供应商1、 新增供应商指建立新的供应商资料，供应商名称不能为空且不能重复。2、 新增客户时，录入客户当前应收款，客户联系方式等信息，点击保存。2.6.2、查询/修改/删除打印供应商资料1、 查询是从供应商名称或供应商名称首字母或联系电话中包含查找条件的所有供应商，如果条件为空，则显示全部。2、 修改供应商指对已有的供应商资料进行修改，包括修改供应商名称、当前应付款（如果修改供应商当前应付款，则系统会自动反推到初始应付款）联系人、联系电话等。3、 删除供应商时，如果该供应商已经发生业务，则不能直接删除，应先到进货单删除相应的单据后再进行操作。2.6.3、付供应商欠款付款登记是指付货款，登记并冲减应付款。操作：点击收付款-填写日期-登记付款金额-填写摘要（可不填）-点击保存关闭。2.7、资金流水2.7.1、收支流水1、 设置查找条件：日期范围可以选今日、本月、本年和自定义；2、查找条件设置后，点“统计”按条件把查找结果显示在下面列表中；3、查找结果按日期顺序并且先收入后支出的排序方式显示；4、打印是指把查找出的数据清单打印出来；5、修改指根据业务编号调出相应的销售单或进货单或收款单或付款单；6、删除指根据业务编号删除相应的销售单或进货单或收款单或付款单；7、图表模式指查询出的数据除了通过表格查看，也可以通过图表查看所有支出项目结余总额，界面如下：2.7.2、记收入收支登记记收入指除正常业务生成数据以外的其它收入，例如利息、定金的收入。点击“记收入”，选择收入项目，不存在的项目可直接输入，系统会自动记忆，输入登记收入金额、日期，点击保存。2.7.3、记支出收支登记记支出指除正常业务生成数据以外的其它支出，例如水电费、运费等支出。点击“记收入”选择收入项目，不存在的项目可直接输入，系统会自动记忆，输入登记支出金额、日期，点击保存。2.7.4、收支项目1、项目分类只分收入、支出，不能变更；2、新增收支项目指建立新的收支项目资料，项目名称、项目类型不能为空；3、修改收支项目指对已有的收支项目进行修改，包括修改收支项目名称、项目类型；4、删除收支项目时，如果此收支项目已经发生收支业务则不能删除；三、经营报告3.1、库存统计报告库存统计报告：统计一段时间内货品库存成本变化过程，通过进货单与销售单，库存统计报告数据自动生成。界面如下：1、 设置查找条件：A 货品类别与品名规格如果空表示查找全部货品，若非空则对货品类别与品名规格模糊查询； B 查找条件中，查找日期范围可以选今日、本周、本月、本年和自定义；2、查找条件设置后，点“统计”按条件把查找结果显示在上面列表中；3、每一货品显示一行数据，数据来源：A期初结存数量、金额表示起始日期之前结余的货品数量和成本金额；B日常进货数量、金额表示查询日期范围的进货数量和成本金额总和；C日常出货数量、金额表示查询日期范围的销售数量和成本金额总和；D期末结存期初结存+日常进货-日常出货；4、打印是指把查找出的数据清单打印出来；5、图表模式指查询出的期末结存金额除了通过表格查看，也可以通过图表查看，界面如下：库存明细账在“库存汇总表”选中一行货品双击或点击“明细账”即能查看此货品的明细数据，界面如下：1、查找：可以改变查找的日期范围对此货品重新进行查找明细账；2、显示单据：根据选中数据行切换对应的销售单或进货单；3、上一货品、下一货品：查看上一货品或下一货品的库存明细表； 4、打印：打印列表数据；库存统计报告中的成本价：库存统计报告中所有单价均是成本价，非销售价。库存成本是根据每次进货价格采用“移动加权平均成本”计算的，举例如下：A货品第一次进货10件，单价10元，金额100元A货品第二次进货10件，单价8元，金额80元此时，库存显示如下：A货品数量20件（10+10），金额180元（100+80），成本单价9元=（100+80）/（10+10）3.2、应收欠款报告应收欠款报告：统计一段时间内应收账款变化过程，界面如下：1、 设置查找条件：A 如果空表示查找所有客户，若非空则对客户名称模糊查询； B 查找条件中，日期范围可以选今日、本周、本月、本年和自定义；2、查找条件设置后，点“统计”按条件把查找结果显示在上面列表中；3、每一客户显示一行数据，数据来源：A期初应收款表示起始日期之前结余的应收欠款总和；B增加应收款表示查询日期范围的应收欠款总和；C收回应收款表示查询日期范围的收欠款总和；D期末应收款期初应收款+增加应收款-收回应收款；4、打印是指把查找出的数据清单打印出来；5、图表模式指查询出的期末应收款除了通过表格查看，也可以通过图表查看，界面如下：应收明细表选中一行客户双击或点击“明细账”即能查看此客户的欠款明细数据，界面如下：1、上一客户、下一客户：查看上一个客户或下一个客户的应收明细表；2、打印：打印列表数据；3、修改删除应收欠款单据请到销售单中删除。 3.3、应付欠款报告应付欠款报告：统计一段时间内应付账款变化过程，即是欠供应商货款统计报表，界面如下：1、 设置查找条件：A 如果空表示查找所有供应商，若非空对供应商名称模糊查询； B 查找条件中，日期范围可以选今日、本周、本月、本年和自定义；2、查找条件设置后，点“统计”按条件把查找结果显示在下面列表中；3、每一供应商显示一行数据，数据来源：A期初应付款表示起始日期之前结余的应付欠款总和；B增加应付款表示查询日期范围的应付欠款总和；C收回应付款表示查询日期范围的付欠款总和；D期末应付款期初应付款+增加应付款-收回应付款；4、打印是指把查找出的数据清单打印出来；5、图表模式指查询出的期末应付款除了通过表格查看，也可以通过图表查看，界面如下：应付明细账1、上一供应商、下一供应商指查看上一供应商或下一供应商的应付欠款明细数据；2、打印指把查找出的数据清单打印出来；3、修改删除供应商单据请到进货单中删除。3.4、资金统计报告资金统计报告：统计一段时间内收支项目资金状况；1、 设置查询条件：日期范围可以选今日、本月、本年和自定义；2、 查找条件设置后，点“统计”，查找条件为空，则查找所有的收支项目；3、 打印是指把查找出的数据清单打印出来；4、 点击明细，可查看收支项目的明细数据，界面如下：3.5、利润统计报告利润统计报告：统计一段时间内利润情况；按客户查看利润统计报告：1、 设置查找条件：A 如果空表示查找所有客户，若非空则对客户名称模糊查询； B 查找条件中，日期范围可以选今日、本周、本月、本年和自定义； 2、查找条件设置后，点“统计”按条件把查找结果显示在下面列表中；3、查找结果按客户统计，每个客户显示一行；4、打印是指把查找出的数据清单打印出来；5、显示单据指根据业务编号调出相应的销售单；6、图表模式指查询出的数据除了通过表格查看，界面如下：客户利润明细表统计表中，如果选中某一个客户双击，则只查看此客户的利润明细；统计表中，如果不选中某个客户双击，则查看统计表中所有客户的利润明细；四、常用工具4.1、打印模板设置所有打印模板设置均可以自定义，步骤：（1）进入打印模板设置登录智慧记，常用工具-打印模板设置，选择你要设置的打印模板。（2）进入编辑模板界面活动文本框：显示内容会随店铺信息改变而改变，例如：店铺名称为“小林铺子”，打印时，则“店铺名称”会自动替换成“小林铺子”。固定文本框：显示固定内容。（3）文本框属性设置A、文本内容设置选中文本框右键点“对象属性”，或点击：编辑-对象属性，设置文本框：B、文本属性设置（4）自定义纸张设置WINDOWS-开始-设置-打印机和传真-文件-服务器属性，打开以下界面：（5）其他设置（6）页眉页脚设置（7）恢复初始模板（8）预览保存4.2、淘宝数据同步 4.2.1、开通淘宝同步服务 （共五步）第一步：打开服务页面点击订购链接/fuwu/service.htm?service_id=9843第二步：立即订购（免费试用一个月）登录淘宝会员，进入选择服务界面，显示如下：第三步：订购成功成功订购的界面显示如下：第四步：立即使用订购成功后，点“我的服务”进入服务页面：第五步：安装智慧记（已安装智慧记无需执行此步骤）点击“立即使用”，进入以下界面（已安装智慧记的客户不需要再下载安装）：4.2.2、使用“淘宝数据同步”服务已经订购成功的客户，登录智慧记-智慧记首页-常用工具-淘宝数据同步，进入以下界面：点击同步按钮，打开如下窗口：打开淘宝网，请填写淘宝账户名和密码登录，界面如下：淘宝网登录成功后，返回智慧记点 “确认”按钮：1、同步店铺信息点击“同步店铺信息”，进入以下界面：2、同步商品信息点击同步商品信息，弹出读取网店商品信息窗口，界面如下：点击智慧记货品库存，可看到货品库存中新增的货品资料如下：3、同步订单信息点击同步订单信息，弹出读取网店订单信息窗口，界面如下：点击发货，填写发货信息，界面如下：点击确定，自动生成销售单，同时回填网上订单为“卖家已发