基建图纸档案管理办法刍议

1/6基建图纸档案管理办法刍议摘要高校基建档案是基本建设工作的真实记录和历史凭证，也是维护、管理、改建、扩建和资产评估的依据。图纸更是基建档案中利用率最高、查考价值最大、利用范围最广的核心部分，是基建档案的“重中之重”。如何对其进行有效管理，笔者在工作过程中进行深刻思考，提出了相应的办法关键词基建；图纸档案；管理办法ABSTRACTUNIVERSITIESINFRASTRUCTUREDRAWINGSFILESARETHETRUERECORDSANDHISTORICALDOCUMENTSOFTHEBASECONSTRUCTIONWORK,ITISALSOBASISOFTHEMAINTENANCE,MANAGEMENT,ALTERATION,EXPANSIONCONSTRUCTIONANDASSETARECOREOFTHEINFRASTRUCTUREFILES,WHICHISTHEMAXIMUMUTILIZATION,THELARGESTREFERENCEVALUE,OFINFRASTRUCTUREFILES,ANDTHEMOSTEXTENSIVE,ANDISTHE“MOSTIMPORTANT“HOWTOMANAGEEFFECTIVELYTHEINFRASTRUCTUREFILES,THEPROFOUNDTHINKINGWASCARRIEDOUTTHEAUTHORDURINGTHECOURSEOFWORK,ANDTHECORRESPONDINGSOLUTIONWASADVANCEDINTHISPAPERKEYWORDSINFRASTRUCTUREDRAWING2/6FILESMANAGEMENTMEASURES高校扩招，带来了高校大规模的基本建设。LOCALHOST高校基本建设规模的不断扩大和因改善办学条件而出现的旧房改造翻新，对基建工程档案管理尤其是图纸档案的管理提出了前所未有的挑战。如何对图纸这一特殊的基建档案进行有效管理，是档案工作的重要研究内容，应该引起高度重视一、由于图纸不同于一般的档案资料，加强基建图纸档案管理，应做好以下几方面工作把好质量验收关。图纸的编制规范、编制方法、归档要求、纸张质量等一一规定下来，使施工单位明确基建档案的归档要求，及时发现和解决工作中存在的具体问题。图纸不准确、不完整、不符合归档要求的不得验收二、选择正确的保管方法由于图纸的制成材料比较特殊，且幅度较大，易磨损破碎，因此不同于一般档案材料保管要求。目前在工作中被广泛采用的管理方法有以下几种1折叠保管。图纸以其纸质的特殊性、图幅大小不一而区别于其它的纸质档案。相关人员在进行图纸档案归档时，将图纸折叠起来，保存在相应的卷宗内，实行盒装式管理。这种保管方法比较美观方便，但弊病较多，由于图纸档案是蓝图，折叠起来的图纸经过频繁使用，反复折叠，在折过的地方引起墨迹脱落，甚至会断裂破损，且损3/6毁后修复比较困难导致无法利用摊开平放。即把图纸展平后按顺序存放在多层抽屉的框架里。这种方法能够保护图纸的平整，取放也较方便，是一种较好的保管方法，缺点是占用面积较大卷起保管。就是将图纸卷成圆筒状，用绳子捆好保存在抽屉或柜子里。对于那些幅面大的图纸，采用这种方法比较适合。但这种方法也有相应的弊端，因为每次查阅图纸都要打开、卷起，不仅工作效率低，也会使图纸由于经常开、卷受到一定的磨损这三种管理方法还需要注意一个共同的问题，那就是创造良好的保管环境。要最大限度地延长基建图纸档案的寿命，必须注意档案保管室的管理条件，为图纸档案创造适宜的保管环境。需要做好以下几方面工作基建图纸档案由于它的特殊性，对酸和碱的稳定性差，应注意防潮、防火，有条件的档案库房应安装空调设备；存放基建图纸档案的库房应清洁卫生，控制适宜的温度和湿度，通风、防火、防晒、防灰尘、防虫，特别是应采取相应的防光措施，避免光线直接照射图纸数字化管理。由于基建图纸档案管理存在方方面面的问题，如频繁使用上述方式保管的图纸档案容易损毁图纸；手工式传统管理以致无法形成资源共享；多套制重复管理两至三套以致图物不一致；工程建设过程中图纸管4/6理无法到位以致图纸归档不准确、不完整；蓝图和底图都保管，以致人力、物力、财力浪费。这些问题的存在，导致图纸档案得不到有效地管理和利用。要解决这些问题，有必要提出一个以数字化管理为手段，纸质图通过扫描转发或收集、有效管理其他方式形成的电子图纸，建立数据库，对其进行数字化管理1建立电子图纸管理系统。所有工程图纸从设计方案到施工蓝图的发放至现场开始，就全方位纳入计算机系统管理，每个项目都由档案馆派出人员管理，及以下图纸可下载到本机上处理打印。由施工管理部门负责，档案部门提供指导，并协助做好图纸更改通知单的管理，并及时将更改通知单和被修改图在系统中建立标识关系，以备编制竣工图时进行参考。竣工图阶段，由档案部门会同工程管理等部门进行竣工图会审，只有通过会审合格的图纸才能提供竣工验收2电子图纸的移交归档。可以采用两种方案一是要求设计单位提供电子版竣工图纸，把设计变更完整地在图纸上进行反映，经有关人员审核后转入数据库，以后供查询使用；二是由施工单位配合，按照我们先前利用系统录入的图纸信息，在原来施工图上编制竣工图，同时采取在目录上签名盖章竣工图章再扫描。这一步工作的实施，确保了图纸的准确性和纸质图纸向电子图纸的顺利转5/6化尤其值得重视的是基建档案中的竣工图纸，要优先对其进行数字化。将竣工图纸档案扫入计算机制成图形文本，刻录在光盘上，建成数据库，为自动化检索、提高档案信息利用率和实现档案资派共享服务。同时在刻录光盘前对扫描等形成的数字化图形文本文件进行检查，保证最终的刻录光盘无病毒、无自生文件等“杂质”最终刻录光盘一式多套，分别用于校园网络传输、档案部门日常使用及留存备查等对以前大量的有保存价值的图纸档案，可通过扫描转化为电子档案。高校档案部门若专为基建图纸扫描而购置大型、高效扫描仪，经费投入过高，且在将现有竣工图纸材料集中扫描完成后，后期每年的工作量相对有限。为此，可采用社会化服务方式，由建筑设计专业图文公司负责将基建图纸进行扫描、制成图形文本及光盘刻录工作；随着高校基本建设事业的发展，基建档案的地位和作用日趋重要。因此，必须充分认识基建档案的价值，加强基建档案的归档和管理，做到制度化、规范化、程序化，并充分利用现代化的技术手段，实现基建档案数字化，加强信息开发以充分利用基建档案价值。要加大硬件投入，引进现代化管理技术，为档案管理现代化、电子化提供物质基础。我们必须提高业务素质，加强高校基建档案的现代化6/6管理，以适应形势的发展，满足高校发展的需要参考文献1王艳琴加强基建图纸档案的管理J档案,XX554552赵玉华改进学校基建档案管理的五点做法J档案杂志,2005623文金平高校基建档案的归档管理及信息开发J邵阳学院学报社会科