关于合同报件审批及盖章的流程管理规定

青岛XXXX有限公司合同和报告审批和盖章过程管理规定1.目的：为进一步规范我公司经济合同及外部报告审批和盖章的流程管理，加强监督和约束，防范风险，特制定以下流程管理规定：2.适用范围：青岛XXXX有限公司各部门3.流程管理的类型：3.1公司级经济合同3.2房屋租赁合同3.3项目施工合同3.4外国报纸4.合同和报告的批准和密封的程序和要求4.1公司级经济合同4.1.1公司总经理负责公司级经济合同的初步谈判和确定。4.1.2正式合同的起草应由总经理指定的人员进行。合同内容应如实反映此前的谈判协议，包括业务内容、双方要求、完成时间、收付款时间、违约责任及其他约定事项。4.1.3合同起草完毕后，承包商应填写合同（协议）审批表(见附件1)并签字，提交总经理审核。4.1.4总经理对合同内容进行审核确认，合同（协议）审批表签字后，形成正式的合同文本(如无特殊要求，合同文本一般一式三份)，并提交专职律师审核。4.1.5律师审核确认合同内容后，于合同（协议）审批表签字，并在合同每页背面加盖“法律部合同审批章”。4.1.6合同文本经律师审核后，必须先加盖对方单位公章，然后返回公司盖章。4.1.7在另一方返还合同密封文本后，承包商应将合同和合同（协议）审批单提交各级领导审批并依次盖章。4.1.8本合同经公司主管领导盖章后立即生效。合同副本由主管领导部门存档，一份由财务部存档，一份由其他单位存档。4.2房屋租赁合同4.2.1公司招商部经理负责房屋租赁合同的初步谈判和确定。4.2.2正式合同的起草由招商部指定的人员进行。合同应以指定的格式打印。认真填写关键内容，核实价格、付款时间、违约责任等约定事项。4.2.3合同完成后，承包商应填写合同（协议）审批表并签字，提交专职律师审查。4.2.4律师核实合同文本，并在合同（协议）审批表签字后提交财务部审核。4.2.5财务部审核确认合同相关资料，于合同（协议）审批表签订合同，形成正式合同文本(一式三份)，填写合同编号，交合同客户盖章。4.2.6签约委托人将密封的合同文本退回后，承包人应将合同和合同（协议）审批单依次提交各级领导审批和密封。4.2.7按合同约定的时间和金额填写付款单，经财务确认后办理付款手续。4.2.8合同盖章后，一份交主管领导部门存档，一份交财务部(置换资金部分财务登记)，一份交客户存档，招商部保留一份或电子版。4.2.9合同签订后，承包商将客户信息传递至物业部建立档案。4.2.10合同到期或客户退出租赁后，签订的合同将作为下一次续约和新客户进入的依据。应当妥善保管，不得擅自销毁。4.3项目施工合同4.3.1公司物业部经理负责项目施工合同的初步谈判和确定。4.3.2正式合同的起草由物业部指定的人员进行。合同应以指定的格式打印。关键内容4.3.9合同签订后，双方应按合同约定进行施工、验收和付款。履行合同。4.3.10合同履行完毕后，签订的合同应作为今后类似工程施工的参考依据，并应妥善保管，不得擅自销毁。4.4外国报纸4.4.1报刊资料的编辑：公司所有外部报刊资料(包括文字和图片)均由公司行政部编辑。4.4.2对报告材料的要求：报告的组织应按照上级的指示进行。文字书写应流畅、层次清晰、合理、主题清晰。图片的选择要形象清晰，主题明确，图文并茂，具有鲜明的时代感，能体现企业的良好形象。4.4.3报告审核：总经理负责审核并确认报告所需的所有材料，行政部根据公司对外报告的标准格式统一打印制作。4.4.4报告数量：除了准备上级要求的报告数量外，还需打印两份，一份由总经理存档，一份由行政部存档，并保留电子版。4.4.5申请需要封存的，承办人应填写合同（协议）审批表，并逐级上报各级领导审批封存。4.4.6文件封存后，承办人应按上级要求的日期按时办理提交，并在后期跟进，及时获得信息反馈。4.5合同盖章流程的例外(即我们公司先盖章流程)如需我公司先盖章，申请部门在履行合同报批审批手续的同时，应单独执行合同先盖章流程：4.5.1填写合同（协议）审批表(见附件2)，说明首印原因，报主管副总经理和总经理特别批准，并注明首印合同份数和首印合同的归档日期(自合同盖章之日起不超过7天)，方可加盖公章。4.5.2有下列情形之一的，经副总经理和主管总经理特别批准后，可先将合同盖章：4.5.2.1合同的另一方是政府机构。4.5.2.2合同的另一方是一家具有强大合同地位的大型企业，另一方要求我公司先盖章。出于其他原因，4.5.2.3需要我们公司先盖章。4.5.3承包人向合同对方单位交付密封合同时，应填写合同（协议）审批表(见附件3)，并要求对方单位经办人签署合同（协议）审批单，作为密封合同已交付给对方单位的证据。4.5.4承办人负责我公司密封合同的跟踪和回收。合同必须在盖章之日起7天内返还给公司。5.未能收回第一份密封合同的经济处罚5.1如果第一份密封合同未能在7天内返回公司，则以合同密封之日起第8天为起始日期，并按每逾期一天50元的标准对承包商进行经济处罚。5.2如果承包商因工作疏忽而无法收回第一份密封合同，并给公司造成经济损失(包括但不限于律师费、诉讼费、持有第一份密封合同的另一方追究公司违约责任等)。)，对公司的损失承担全部赔偿责任。6.离职员工不收回合同的审查制度6.1当员工离开公司时，各管理部门应根据现有的印章申请表、合同先盖章审批表和签收单向公司提供对员工所承担合同的跟踪和恢复。6.2如果离职员工所承担的合同尚未收回，公司应在该员工退出其所处理的合同或公司对该员工进行相应的经济处罚后，为该员工办理离职手续。一年中的月日附件一：合同(协议)批准承包商部门：年月日合同名称合同金额合同号合同数量对方公司的名称发起人陈述函一年中的月日预计提交日期(最长期限为自盖章之日起7天)我承诺并保证本合同将在我公司盖章后的天内退还给我公司。如果合同不能在期限内归还，我愿意承担法律责任(包括但不限于接受对我公司的经济处罚和赔偿给我公司造成的经济损失等。)。承包商签字：月、年分管副主任签字一年中的月日总经理签字一年中的月日附件三：签署