合同审核部门工作指引

合同审核部门工作指引本工作指引适用对象为合同审批过程中的职能审核部门，包括集团工程部、集团成控部、集团法务部、集团营销部、集团财务部及分店物业部、财务部等职能部门。一、工作职责（详见合同管理办法和建设工程合同管理办法）二、合同审批一般要求1、合同签订前应经过严格有效的审批，合同审批权限必须明确，以避免因未经审批或越权审批导致可能出现重大差错、舞弊等，损害公司的利益。根据公司规定的相关管理权限需报总经理、董事会、股东大会审议批准的，还需进行报批。2、合同会签审核流程的各个结点的审批人员应当认真审核合同的内容，并根据自己所属部门职责和岗位职责提供审核意见，以保证合同主要条款及内容的合法性、严密性、可行性，有效控制合同的商务风险、法律风险及其他风险。3、会签审核意见应明确、具体，禁止使用“原则同意”、“基本可行”等模糊性语言，一旦使用，将被视为对合同的不同意。经办部门在合同会签审核前，必须完整的填写合同条款，并在会签表中详细说明合同订立的背景及合同主要条款内容，严禁在上报的合同条款中留有空白。4、各会签审核部门在会签审核合同时，如对相关条款内容不清楚或需了解更多信息时，会签审核人员须及时与经办部门沟通，经办部门应及时说明有关情况并提供有关补充证明材料，经办部门应对其说明的情况及提供材料的真实性负责。5、各会签审核部门在会签审核合同时，发现重大错误、遗漏、不妥时，应在会签审核意见中予以明示并提出修改意见；需要退改时，注明退办意见连同全部文件按照会签审批流程逐步退回经办部门。6、根据合同的实际情况，前一节点的审批人员可以加签给其他相关职能部门审批。7、报公司副总裁以上领导审批前，经办人应书面说明是否按各级会签审批部门意见对进行合同修改，未按意见修改的需提交书面依据和相关意见。三、合同审查1、对合同一般审查内容包括以下几个方面：对合同相对方进行资信审查：审查营业执照、税务登记证、组织机构代码证、经营许可证（若存在）、特种经营许可证（若存在）原件或经核实的复印件，复印件要加盖法人的公章；且合同标的应当符合合同相对方的营业执照所记载的经营范围；合同文本的填写是否规范、准备、完整，如合同的标的、数量、规格、质量要求、期限、交付条件、运输方式、付款条件、付款期限、双方权利义务以及违约条款等是否明确；同时，有特殊要求的合同，必须在合同条款中详细注明；对金额较大或合同对方资信情况不明的合同，是否要求对方提供有效的担保，对方要求公司提供担保的，必须根据公司章程或相关授权体系讨论决定后方可签署。合同争议解决的管辖地，是否约定在公司所在地；合同相对方签章是否使用公章或合同专用章，不得使用财务章或业务章等不合格印章；违约责任对于我司是否公平合理，是否有约定合同的变更及解除条款；对技术类合同和其他涉及经营信息、技术信息的合同应约定保密承诺与违反保密承诺时的违约责任。 2、针对不同类型的合同，还应特别注意的事项：合作合同应重点审查 商品质检报告； 若为自营品牌，应提供商标注册证明； 若为代理商应提供有效的商标授权书及委托生产或销售的授权书； 若为进品商品应提供商品报关单。采购合同应重点审查 如经过招投标，合同内容应符合中标结果； 对付款方式、风险承担、退换货、保修等条款应约定明确。租赁合同应重点审查 承租方主体资格证明和营业许可证明，包括营业执照、卫生许可证（经营餐饮）、特许经营许可证（如涉及特许经营）等； 租赁房屋是否具有合法产权，是否存在其它影响合同效力的因素； 租赁合同期限是否超过20年的，超过部分无效； 房屋租赁用途与政府批准的规划用途是否一致； 房屋的位置、面积、结构、装修状况、附属设施设备状况； 租赁物抵押、修缮、转租、保险、合同解除后财产处置等其他条款。物业合同应重点审查 物业主体是否按相关法律法规履行物业公司选聘程序； 物业收费名目及标准是否符合规定。建设工程合同应重点审查 工程承包范围，招投标文件、发包图纸、工程量清单内容是否一致； 合同价款的确定及工程监督款支付方式； 安全文明施工的约定； 对于隐蔽工程和中间验收和的条件和程序，及关于竣工验收和结算的约定； 设计变更及现场签证：合同中应规定设计变更及现场签证的认定依据、结算核价办法，对于承包单位，可依据公司工程建设造价管理办法（待发）的相关规定执行。四、在加盖印章前，应做好签约细节审查工作，包括：1、当事人主体名称和印章是否一致；2、授权代理人是否有授权文件；3、合同内容是否完整、是否有空白条款；4、附件是否完整。五、合同的退办1、若合同发起不符合合同发起部门一般要求、合同审批部门出具的审批意见未达到一般要求或经合同审批部门确认存在较大风险且没有协商一致需退回重新谈判的，集团法务部将予以退办处理。2、合同被退办的，应按退办意见办理。合同重新谈判并落实相关审批意见后，重新发起审批流程并书面明确是否已按各会签审核部门意见办理，同时应将调整后的合同及相关附