医药企业营销管理解决方案

医药企业营销管理解决方案一、整体设想： 以往药企使用的ERP、CRM等管理软件大都偏重于财务管理、物流管理（进、销、存）和客户信息管理，对营销行为管理涉及不够或没有涉及，有些则单纯是为了帮助企业通过GMP、GSP验收。而医药营销管理主要是营销人员日常行为的过程管理。因此，它们对营销管理的实际帮助不大。本系统旨在按照实际营销过程的管理建立有效的计算机管理系统，使营销人员的日常工作行为得到正确的引导、监督和塑造。通过信息的收集和统计分析，用“规范化、标准化、系统化”的方法，对工作流程实施精准、有效的量化管理，制定精确、具体的行动方案，引导员工按照标准和规范的方法处理日常工作。有效地与人才聘用和岗位培训相衔接，使员工整体行为表现不断提升，从而实现营销管理意图。二、为什么选择Excel服务器？在工作实践中我们经常遇到由于企业管理手段的落后，使得管理设想难以实现。于是开始尝试与企业一起共同搭建计算机管理系统，以提高企业的核心竞争力”.经过较长一段时间的选择，我们选定了用Excel服务器搭建医药企业营销管理系统。Excel服务器巧妙地把Excel的易用性、普及性、计算能力以及大型数据库的数据管理能力有机结合起来，不仅使得各种统计、汇总工作能够自动完成，而且提供了一个Excel电子表格的网络化应用模式。这种模式下，每一个客户机从服务器上的数据库中获取信息，进行各种操作，最终的结果再保存到数据库中去。这样就为许多原来很难解决的营销管理问题提供了可能的途径，比如：流程的透明使营销行为的监控和引导成为可能；信息共享和及时、准确的传递使各项工作的安排有了方便的量化依据；数据的集中统一管理、严格的权限和大量耗时耗力汇总统计工作的自动化又极大地解放了人员的操作；原来熟悉的Excel工作簿依然熟悉却再也不是分散孤立的了，而变成了开放、互动和规范的知识积累平台。最重要的是：在这个平台之上人们以现有的“最佳实践”为基线，可以不断地自主改进却不再需要依赖软件开发技术人员，这种管理精确性的无限递增以及对业务发展束缚的突破，是任何定制模块软件都无法与之相比的！也是我们选择应用Excel服务器的一个较大的优势。三、实现途径：根据以上营销管理系统设计思路，我们利用Excel服务器设计了营销“行为管理”的三个维度，分别是T：时间维度、L：地点维度、H：质控维度 （如图1所示）T：时间维度：对营销行为发生的时间进行管理。引导和监督营销人员，使他们工作流程的各种操作行为发生在正确的时刻、选择正确的频率和控制正确的用时；解决时间合理高效运用的问题。L：地点维度：对营销行为的地点和方式进行管理，如：去哪个医院、科室？见哪个医生？在哪里组织什么样的推广活动？等，使营销行为得到合理安排；解决空间和形式分配的问题。H：质控维度：解决了什么时间？什么地点？哪位员工？去见谁？做什么事？等问题之后，要使工作更为有效，就必须对如何推广产品（即怎么说？怎么做？）进行管理。质控维度就是引导和督促营销人员按照公司规定好的市场策略和推广方向，通过专业的方法把产品的定位、卖点、核心推广信息传递给客户，并记录结果。质控维度是提高推广有效性的重要保障。通过以上三个维度的管理，可以对营销过程的任何一项活动实施精准的管理。管理者不仅可以随时了解到什么时间？什么地点？哪位员工（要）去见谁或做什么？他们说了、做了什么？为什么做这些？（希望）怎么做？结果怎么样？图1：营销“行为管理”的三个维度而且，更重要的是：（如图2所示）原来随意的、孤立的信息和数据（基础的和即时的）通过系统的引导以规范的行为收集回来并被系统集中管理了，通过计算机的统计分析可以很方便地随时看到销售过程中哪里做得好？哪里做得不好？无需逐级汇总上报就能迅速、准确地获得统计数据，为下一步工作提供有效的帮助。长此循环下去，企业的知识积累了，营销人员的“行为”规范了，能力提高了，业务将必然得到持续的增长。图2: “员工行为”、“信息管理”、“统计分析”的良性循环四、典型模块举例 医药代表的日常管理由于篇幅所限，不能把系统所有的管理模块详细介绍。在此仅选择医药代表日常管理模块中的三张常用报表即：“辖区医生信息管理表”、“月工作计划/实施索引”和“日拜访计划/实施索引”来举例讨论用Excel服务器搭建本系统的相关管理功能。本系统的搭建主要希望能帮助解决三个方面的医药代表日常管理难题。其一：协助代表养成规范的工作习惯;其二:从规范的“行为”出发能够准确、及时地收集、管理一线的真实信息；其三：这些不断更新的信息通过系统提供的工作索引能够方便地指导各项日常工作，使绩效得到持续提高。 4.1 辖区医生信息管理表 客户信息收集与管理是做销售的基础。填写客户表并不难，也不是最终目的。难的是客户表上的信息可以随时、方便、有效地用于日常工作。同时，日常工作的相关信息又能马上记录回客户表。不是我们以往没想到这样做，是因为这个过程需要大量的翻阅、填写、记录和统计工作。靠手工基本上是无法执行的。这本来就应该是机器做的事情。利用Excel服务器可以很好地解决了这个问题：大量的翻阅、抄写、记录、汇总和统计工作由计算机来做,人只负责原始数据的收集和选择最终数据的调用。信息利用、更新、互换变得轻松、流畅。而传统的方法则是把大量计算机可以完成的工作让人来做，结果使人变成了最差的“机器”，很难实际执行更难有高效可言。如图3所示,本系统辖区医生信息管理表包括的信息，归纳起来有以下四种类型：第一，固定数据：这些信息在短时间内不会有太大变化，只需要收集后，一次性输入备用。 包括：姓名、医院、科室、职务、职称、专业、出诊时间、日相关门诊量、 最佳拜访时间、联系电话、影响力等。第二，变动数据：这些信息随拜访和其他推广活动的进行而发生变化，甚至是每天变动的。利用Excel服务器“表间公式”的功能，将代表每日报表的信息回写上来，从而可以轻松地实现即时变动、即时统计。这些信息主要包括：月累计拜访/协访次、月累计拜访/协访用时、支持度、参加推广活动频度、总量等。第三， 关系维护数据：关系维护是指客情关系维护和专业关系维护两个方面。包括：客户的相关重要日期、爱好或特长、晋升职称情况和研究课题进展、方向等。第四， 统计数据：一张辖区医生信息管理表填完后，系统会对表上的信息马上作出统计，并列出统计表来，变动数据部分的统计随时自动更新，可以动态观察拜访和所有推广活动的变动。能随时了解到所想要知道的数据，帮助使用者不断完善客户管理、提供计划和决策依据。这些数据包括：医院总数、医生总数、各医院各级医生数及比例、月处方量及比例、月拜访次数等。 图3: 辖区医生信息管理表的数据类型更新报表时固定数据部分不需要重新填写，只需要在前面的基础上更改或填写有变动或增加的信息保存为新报表即可。变动数据和统计数据部分则完全不需要手工填写。这样就极大地方便了辖区医生信息管理表在日常工作中的应用。可以按照我们销售管理的实际需要规定这张表格需要更新的周期（如：每月底），而不会因为工作量太大影响执行的情况。由于这是一张基础信息报表，许多进一步的销售统计、预测、分析和计划都离不开它。所以，这张表格信息的准确、及时填报将为整个销售管理系统的构建打下良好的基础。4.2 月工作计划/实施索引 一般一个代表会同时管理几家医院，除安排拜访工作外，还有各种医生推广会议、患者教育会、内部会议、培训等等。我们知道，20：80法则可以帮助我们合理安排每个月各项工作的时间分配。但是，每个月的法定工作时间不同、各个医院和各种推广方式的权重不同、一年中有很多法定的、公司的、客户的特殊日期都要在做工作计划时考虑。所以，当我们真正把20：80法则应用到月工作计划，考虑和分配时间权重的时候，首先，一定是一件十分繁琐的查看和计算工作，其次，计划完成后如何方便地指引日常工作而不会留于形式？最后，计划实施情况怎样才能方便地与计划对照，找出需要改进之处？这些在贯彻时遇到的困难，都可以利用Excel服务器的功能，把繁琐的工作交给计算机来处理，让计划和实施紧密地结合在一起变得更容易。下面我们简要总结一下利用Excel服务器在月工作计划/实施索引中实现的主要功能:第一、智能动态表格生成：表格本身设计有万年历功能，使用者只需要输入年月，表格自动完成日期与星期匹配、计算出本月法定的工作天数和工作小时、列出本月法定节假日、特殊日期、作为本月日期指引，并根据登陆者身份列出需要安排拜访的医院名称、数量以及登陆者的其他身份信息。实施情况和实施统计数据则根据日拜访计划实施索引每天刷新，根据这些动态数据可以方便地了解计划执行的进度和完成的质量。第二、提供参考值和建议值：如图4所示，在月工作计划/实施索引统计明细右侧单元格，点击其下拉菜单“查询”，系统将提供过去90天内各医院的相关数据作为工作时间安排的参考值。包括：月均销量、月均份额、客户总数及A、B、C各级医生分布。根据这些资料系统提出各医院所需“最低拜访小时”的建议值供计划时参考。图4：根据过去90天内各医院的相关数据提供参考值和建议值第三、日常工作指引和执行不符显示：如图5-6所示，这张索引把计划与实施紧密地结合在了同一张表格上。保存后，一方面计划内容会自动显示在每天的工作报表上，避免拜访的随意性和做每日计划时再回过头来翻阅月计划情况的繁琐（图5）。另一方面，计划的实际执行情况通过每日工作报表每天自动回填到这张表格计划栏的右侧的执行栏内，如果执行情况与计划情况相符，两个格子显示相同的背景颜色（均为白色），否则，计划为白色背景，执行则为黄色背景（图6）。哪里执行好？哪里有问题？一目了然！图5 日常工作指引-月计划安排自动显示在日拜访计划/实施索引上图6 执行情况显示-日实施记录自动回填到月工作计划/实施所引上第四、特殊日期编辑与日常工作指引：月计划是一个月工作的统筹安排。系统除了在“本月日期指引“一栏已经列出法定特殊日期和公司层面需要注意的日期，提示你做月计划时注意之外，使用者还可以根据自己辖区的具体情况对这一栏内容进行编辑，增加一些对自己辖区管理有实际意义的“特殊日期和内容”。这样，等到这些日期邻近时，系统会提前两天将这里所编辑的内容自动显示到你的日工作计划表上（图7），提醒你关注，防止遗忘图7：特殊日期编辑与日常工作指引第五、数据统计：一张月工作计划表填完后，系统会对表上的信息马上作出统计，列出月工作计划/实施索引统计明细，使用者能立即检查各医院的计划拜访频率、拜访用时、会议用时等是否合适，马上调整，使计划从一开始就可以方便地按照20：80法则合理制定。同时，随着拜访和其他推广活动的进行，日报表上的拜访/协访次数、用时及各种会议次数、用时等实际实施数据自动回填、自动累加到统计表中，可以随时对照计划察看实际执行的完成情况。图8：检查计划安排的合理性/关注实际执行的完成情况如果辖区医院和工作内容没有太大更改，每月更新报表时不需要重新填写，可以在前面月的报表基础上进行更改，填报十分简便。4.3 日拜访计划/实施索引 4.3.1销售管理的主要环节专业拜访是销量的重要来源，曾有家外企药厂提出过一个口号，叫做“没有拜访，就没有销量”，恰恰说明了重视和研究专业拜访管理的意义。在利用Excel服务器设计日拜访计划/实施索引的过程中，必须对专业拜访管理本身有较深入的认识和了解，才有可能设计出更好的医药销售管理软件。国内管理软件产品之所以大部分以物流、商流为主，很少涉及医药销售人员“行为管理“，其原因正式由于国内已形成的几个主流提供商，其前身几乎毫不例外地来自财务软件商，由于在设计理念上带有根深蒂固的通用性指向，不可能（也不认为有必要）专到某一个具体领域。这也是我们为什么选择用Excel服务器自己搭建营销管理系统的原因。下面我们就按照专业拜访管理的过程具体地分析一下专业拜访管理。专业拜访管理可以归纳为4个环节FPDCA，见图9。图9：专业拜访管理的4个环节FPDCA第一环节F- Focus确定拜访客户：就是要选定辖区目标医院和医院内的目标医生即，从潜力、投入产出和时机等方面综合考虑选择哪些医院和医生是我们要拜访的。这一环节我们已经在前面的辖区医生信息管理表和月工作计划/实施索引里完成了大部分工作, 日拜访计划/实施索引里还需要再具体即，确定某个工作日将要拜访哪些医院及哪些目标医生。我们把F- Focus叫做“做正确的事情（Do the right things ）”；第二环节P-Plan 拜访前准备：针对每一个客户做好认真的访前准备将取得更好的效果，这是大家的共识。因为只有这样我们才能把握访谈方向，树立专业形象，提高拜访的成功率，增加销售代表的信心，拜访有目的?销售才有成绩!有些公司把这个环节概括为：HOPE（希望）- Have Objective Prepared Every time就是说，有计划，有目的，才有希望！所有的医生都会欣赏医院代表为拜访所作的完善的准备。也只有当代表“准备好”拿承诺的时候，医生才会给他“真正的”承诺！日拜访计划/实施索引必须引导代表，通过考虑客户目前的状况?可采取的推广信息/策略?可能碰到困难及解决方法、需要准备哪些资料和礼品、需要特别注意的事宜等方面，系统地做出专业的拜访计划。这一环节实际上是怎么样帮助代表把要做的事情做对，所以，我们把P-Plan叫做“把事情做正确”（Do the things right）；第三环节DCDo & Check 拜访中满足需求：确定了拜访对象，制定了专业拜访计划，下一环节当然就是执行和检查。也就是代表所学习的专业沟通技巧里拜访过程中的5个步骤即，围绕客户需求、了解客户观点、推广产品、解除顾虑、拿取承诺。我们一边这样做（Do），还要一边对照我们访前计划进行检查（Check）。看看计划的哪些语言、策略、信息是行之有效的，哪些经常会受到医生“挑战”。这样我们就能把“行之有效的”继续用到下一次拜访，把受到医生“挑战”的进行反思。看看我们是否是在聆听、解答或肢体语言方面有明显的不妥，或是亲和力不够、或是需要增加更有力的证据、或是改变语言措辞、策略等等，使之能在下一次拜访“行之有效”。所以，简单地说这一环节就是：执行计划并找到正确的方法（Carry out & find the way）；第四环节Action 改善处理：一天的拜访下来，经常需要整理和调整一下拜访思路，这样才好确定下一步做什么？怎么做？。主要包括：我做了什么？我怎么做的？对方的反馈是什么？下一次我应该做什么？需要跟进哪些已达成的决定？需要解决哪些遗留的问题？怎样继续下一步的方案？因此，这一环节主要是实施情况的总结提高即，改掉缺点，保持成功之处（ & Keep）。最后，回到专业拜访管理的开始环节并为下一次销售拜访做准备。试想，如果我们的日常拜访是一遍遍地以这样相同方式执行相同的任务和职能，但每一次都努力将它做得更好、更熟练、更经济，并且不断总结，结果会是怎样？我们不但有了系统的工作方法，而且这个系统终将带来产能的提高。也就是说，通过以上环节的多次循环，拜访质量会越来越高，有效拜访越来越多，最重要的是拜访者越来越知道应该怎样去拜访才能拿到稳定增长的销量！这就是我们所期望的-销售人员的核心竞争力。利用Excel服务器设计的日拜访计划/实施索引就是通过三个重要的管理维度：（T：时间维度、L：地点维度、H：质控维度）进行工作指引，用系统的方式引导销售人员按照上述循环使专业行为不断强化，最终养成专业的、规范的“行为习惯”而获得核心竞争力！4.3.2 日拜访计划/实施索引的内容和填写流程 内容主要包括三部分(见图10)：专业拜访计划/实施、会议明细计划/实施和资源明细计划/实施。索引最上面是主表，右侧则可显示填报时参考的数据。索引分三个流程填报，第一个流程，初始填报人为代表，填写计划部分；第二个流程仍然由初始填报人本人填写，填报实施部分；第三个流程由初始填报人的直接主管（或经理）填写，填写审阅日期和协访内容（如果有）等。具体哪个流程需要填写哪些单元格，Excel服务器可以预先设置好并锁定，不需要填报者记忆。可以看出,这张索引的内容已基本上涵盖了代表日常的活动,这些信息的准确、及时的收集，将为下一步的销售管理提供最直接的帮助。图10：日拜访计划/实施索引的内容4.3.3“时间维度”管理功能：包括最佳计划时间、最佳实施结果纪录时间和最佳审阅时间。最佳计划时间：即，提前多长时间做计划？时间太早了会忘掉或者变化会太大；太晚了如，每个拜访前做，又难免匆忙以致不容易想清楚，而且从时间利用的角度，挤占了有效拜访时间也不是好的选择。因此，如果把医生通常早上8：00上班，下午5：00下班的时间视为代表的工作时间，那么，完成访前计划的最佳时间应该在前一天的下午5：00以后至当天的早上8：00之前，这大概不会有太大的争议。然而，在普通的销售管理环境下，究竟有多少代表是每天在这个时段坚持做这件本应该做的事呢？以前我们无法确切地知道这一点。那么，既然大家都知道应该在这个时间做计划，甚至许多公司已将其列入销售管理制度的工作规范要求。那么，为什么会有人不去做或不是在这一时段做呢? 原因或许有多种，但从管理的角度最主要的原因只有一个，那就是：“时间维度”管理并没有管理到这一行为发生的时间点，每个人是不是按照规范要求的时间去做了，管理系统并没有任何引导和监督，以至按不按规范的时间去做甚至做不做都一样，规范也就形同虚设起不到任何作用。本索引在打开进入初始填报后，Excel服务器会首先将此次登陆的实际日期时间填写到“计划”栏上，作为本报表计划填报部分的时间，并且不能更改。日计划前的日期是被此登陆日期锁定的即:如果打开表格填报的时间是早上8：00到24：00之间，那么所填写的日工作计划就一定是登陆日期第二天的，如果打开表格填报的时间在24：00到早上8：00之间，则所填写的日工作计划则一定是登陆日期当天的。它保证了计划填报时间的真实性和合理性。把规章制度渗透到了软件管理中显示出来,从而有效地引导代表在正确的时间做应该做的工作。最佳实施结果纪录时间：即，计划实施后，什么时间把结果纪录回这张表上？正确的做法一定是要求在当天工作结束后马上填报实施部分。最佳填报时间是当天下午5：00以后至第二天的早上8：00之前。也就是说代表在这个时间段里应该有两项工作要做，一是前一次完成的拜访要填报实施部分，一是要做下一个拜访日的计划部分。因为每天回忆和填报实施情况本身就非常有助于提高第二天的工作质量，这一点我们在前面专业拜访管理第四环节Action 改善处理中已经讲过，持续这样做下去将逐渐形成良好的职业行为习惯，提高工作技能。同时，日拜访计划/实施索引上的信息都是日常工作的原始数据，是本人辖区乃至整个公司最基础的资料。做任何销售管理的统计、分析和预测没有这些数据都是完不成的。再有，当天做的工作会记得比较准确、清楚，这样积累的数据才会更可靠，所以一定要及时填报不能拖延。仅仅明白这些道理还不够，系统作为管理工具还必须切实能够引导和管理到这些环节才行。本索引在打开进入第二流程（实施结果）填报后，Excel服务器会首先将此次登陆的实际日期时间填写到“实施”栏上，作为本报表填报实施部分的时间，并且不能更改。这样，从“计划”和“实施”两栏的时间，我们可以真实、清楚地了解到填报者时间管理的两个重要时间点（即，何时做的计划？何时填写的实施结果？），有效地引导代表按规范的时间完成工作，杜绝违规。最佳审阅时间: 主管的主要作用就是协助代表在“正确的时间，做正确的事并把事情做正确”。因此，在代表完成日拜访计划/实施索引第二流程（实施结果）填报后，主管要在24小时之内尽快审阅，帮助代表从中总结经验、发现和解决问题。日拜访计划/实施索引在主管打开进入第三流程（审阅）后，系统会首先将此次登陆的实际日期时间填写到“审阅日期”栏上，作为本报表审阅的时间，并且不能更改。可以准确地显示管理者的审阅是否及时。4.3.4“地点维度”管理功能：所谓“地点维度”是为了避免拜访医院的随意性，就是尽量不要在每天做日计划时随意改变第二天要去的医院。因为我们在月工作计划/实施索引中已经按20：80法则对哪家医院应该投入多少时间做了比较科学的统筹安排，如果没有特殊情况，按照月工作计划/实施索引上安排的医院去拜访就是最合理的。所以，在日拜访计划/实施索引主表上“医院”一栏系统已经自动调出月工作计划/实施索引中对应日期要去的医院，提示应该去哪里（见图5）。避免随意性和反过来查找月工作计划/实施索引的繁琐。当然，遇到必须要改变时，也可以方便地将鼠标放入此栏，从下拉列表中重新选择要去拜访的医院，此项更改将在保存后在月工作计划/实施索引中以不同的背景色显示出执行与计划不符（见图6）。这样既避免了拜访医院的随意性也兼顾到实际情况的变化，使“地点维度”管理趋于更方便、合理。4.3.5 “质控维度”管理功能：所谓“质控维度”就是一件事情怎么做？要求什么？要达到什么？等等，都要有明确的、可执行的规定。比如：针对每个医生设计拜访计划时写什么内容？怎么写？准备什么资料、礼品等？记录“实施描述/跟进”时记什么、怎么记？等等。 “质控维度”必须有统一的内容、要点、语言、格式和资料等，并在事先培训好填报者。制定这些内容都是管理者的工作，通常是由销售经理和产品经理共同完成的。因为，计划内容和实施记录是拜访质量的前题保障，必须做到简洁、具体、可衡量、可比较、可循证、可执行和可控制才能对代表的行为进行有效的反复塑造，通过持续的改善和积累逐渐形成良好的专业行为习惯。否则，如果让每个人象写文章一样随意发挥，既浪费时间又得不到知识积累，也无法衡量好坏，最终必然留于形式！本索引明细表“质控维度”管理包括：拜访计划、实施描述/跟进提示、会议准备情况描述、会议实施情况描述和资源明细中的“说明 ”。拜访计划又包括几项具体的“质控维度”管理内容，分别是“目前观点及处方行为”、“拜访目的”、“开场白/探询/预计顾虑/解答要点/拿承诺/跟进”和“资料礼品”（见图10）。每一项都以规范的下拉菜单方式填报。为了加强拜访的连续性和方便编辑填写，利用Excel服务器的表间公式功能可以很方便地调出以前的拜访计划记录，还可以在此基础上修改，形成新的计划。这样，既方便又规范。（见图11）图11：查看、调用以前的拜访计划记录企业可以根据自己产品的实际情况和公司对拜访的具体要求，对本索引“质控维度”的内容进行调整并逐步完善，使其更合乎公司的管理需要。我们说Excel服务器的最大优势就在于它是一个面向最终用户的信息系统设计工具与运行平台。用户可以在此平台上不断积累，使管理无限地向精、准迈进。这种管理的积累以及对业务发展束缚的突破，是任何定制模块软件都无法与之相比的！为了提高计划和实施的填报质量、方便选择拜访的目标医生和为每个医生填写拜访思路， Excel服务器可以方便地从辖区医生信息管理表、月工作计划/实施索引和以往的日拜访计划/实施索引等已经保存的报表中自动调出医生的主要参考信息、选定后自动填充（见图12、图13）；自动显示本月特殊日期提示（见图7）；自动完成当日工作项目统计（见图8）；自动查看过去100天内资源投入明细等等。正如前面所说，大量繁琐的翻阅、查找、计算工作等能够由机器做的，计算机已经通过Excel服务器完成了，需要人来做的只有一步，那就是根据这些信息作出决策！因此，Excel服务器的应用不但提高了计划的准确性、拜访的有效率和延续性，也使计划和实施的填报过程变得十分简便。图12-13：自动调取、自动填充功能五、其他典型功能介绍 5.1 “我的工作台” 在客户端输入“服务器名”、“用户名”和“口令”，按“确定”键，首先进入的是“我的工作台”界面。用户可以“办理”待办事宜、打开“查看”报表、“重做”和“撤消”某个报表或者通过“查看进度”查看某个带有工作流程报表的办理进度。此外，还可以在工作台上通过“查找”功能选定表格和字段，查看这些信息。“我的工作台”左侧是“菜单栏”，列有“待办事宜”、“已处理工作”和“其他”选项。选中“菜单栏”的项目就可以在其右侧的屏幕上，分上下屏显示所选项目已经填报的表格信息，上屏显示主表信息，下屏显示明细表信息。用鼠标在上屏上选择不同的主表，可以很方便地查看到相应的明细表信息。5.2实时系统、OA办公 利用手机短信：Excel服务器企业版提供了和手机短信结合的功能，包括：l、 用手机短信通知工作流待办事宜 2、用户可以用手机短信发出查询指令，查询系统数据，并以短信的形式获得查询结果。短信设备的具体安装和操作方法备有详细教程。报表自动生成：用户可以针对自己权限范围内的模板定义自动任务，指定在某个指定的时刻，自动填报该模板，不需要人工干预。自动生成通常应用在这样一些场景：第一、如，销售经理需要了解代表每天工作的数据，需要填报一张所有代表日工作项目统计日报。但是实际填报的时候，并不需要销售经理输入任何信息，因为日报的日期默认为当前日期，而日报数据会通过打开后自动执行的表间公式把前一天的数据生成出来。这种情况，销售经理就可以设定这份日报在每天8:00自动生成，既减轻了工作负担，又保证不会由于人为原因晚做或漏做。第二、用于随时监控数据的异常。例如，销售经理要随时关注费用使用情况。我们可以设计一个模板，打开后自动查询当前每个人的费用使用情况，统计出费用过高或过低（事先设置好标准）的代表名单和数据，同时在这个模板上再定义一条保存时自动发短信的表间公式，把代表名单和数据发送到销售经理的手机上，然后对该模板设置定时任务，让它每天8:00自动生成一次。这样一来，每天8:00，系统都会自动检查一下当前的费用使用情况，及时控制使用情况。利用电子邮件：Excel服务器企业版也提供了通过电子邮件通知工作流待办事宜的功能。设备的具体安装和操作方法备有详细教程。OA办公、远程填报网站：Excel服务器企业版本身就是一种个性化的协同办公系统。用户既可以从客户端也可以从填报网站通过Web方式协同办公。由于它本身具备客户设计功能，所以用户可以根据自己的管理特点、管理问题，以及单位的计算机应用环境、人员应用水平、有针对性地进行系统地规划。确保系统更加实用、易用。5.3 数据查询 数据统计 已生成的报表我们可以在“我的工作台”上方便地在权限内进行查询，还可以利用“查找”功能对报表进行筛选，列出我们想查看的报表和内容。如果需要对报表数据进一步统计，可以使用本系统用Excel服务器设计好的模板比如：（见图14-17）分产品、剂型；分大区、地区、代表等选项进行销量排序。并可以直接显示出销量前十位的统计图；分产品、剂型；分大区、地区、医院、医生等选项进行销售潜力分析；分产品、剂型；分大区、地区、医院、科室、代表等选项进行拜访情况查询分析；销量查询系统、资源投入产出查询、销量预测与指标分解等等。此外，系统还利用Excel服务器还根据销售管理的需要设计了许多其他实用报表比如：学术活动申请/实施表会议主席沟通索引会议讲者沟通索引会议场所准备索引直通车等等。还可以按照需要自己设计各种统计模板、查询模板、意见收集、调查模板 图14-17数据查询 数据统计举例总之，由于前面利用Excel服务器已经基本完善了销售管理基础数据模版，并分别由每个执行人在平时工作流程中收集到系统数据库内，所以当我们需要怎样查询和统计时，只需要把条件设置好，系统马上就可以查询和统计出来，非常准确、迅速、方便。避免了手工查找、汇总、统计费时和容易出差错的弊病。5.4 权限管理 数据备份与恢复 外部数据源接入利用Excel服务器通过“管理控制台权限设定”、“模板权限设定”和“工作流权限设定”可以对每一模板的权限进行精确的设定。使工作能够根据管理需要的流程进行。只有有相应权限的用户才能进行系统数据备份与恢复。由于特殊原因用户暂时不能登陆时如：生病、外出无网络、暂时职位空缺等，为了不影响工作流程的正常进行，系统可以通过设置代理人、代理期限和代理权限的方式把工作暂时交给其他人“代理登录”，处理工作。当职位人员发生变动时，还可以通过系统上的工作交接、权限转移功能设置进行工作交接。在一个企事业单位中，可能有多种软件在应用，如财务软件、OA系统、ERP系统、自主开发的应用系统等等。这些应用软件各自都会积累大量的数据，若不能使它们彼此沟通整合起来，就会形成人们常说的“信息孤岛”的现象。利用Excel服务器设计的系统支持三种类型的外部数据源：SQL Server 2000、Access、Sybase。5.5 VBA编程 VBA是Visual Basic for Applicaton的缩写，它是一种通用的自动化语言，在Excel中，可以通过编写VBA程序，扩展Excel的功能。对于那些已经掌握VBA编程的用户可以通过VBA程序，调用Excel服务器提供的功能。当然，若您对VBA编程不了解，也可以通过Excel服务器提供的其他方法实现管理意图，不影响您正常使用本系统。六、 结 语 通过利用Excel服务器为医药企业搭建营销管理系统，我们有以下三点体会：第一：如何看待计算机营销管理系统？ 任何管理系统都是管理理念的具体体现。所谓营销管理系统是营销过程各工作元素高效组合，并由组织成员反复遵循的机制。人们按照管理逻辑将工作元素高效地组合起来并共同遵循的工作顺序和操作规范代表着完成工作所需要的最佳实践。计算机营销管理系统的目标是减少进入流程的偏差，消除浪费，实现高效能。它的突出特征是组织成员每次都以相同的方式做事。组织通过系统确定完成任务各个步骤的最佳方式，而完成任务的方式又进一步成为持续改进的基线。第二:为什么需要计算机营销管理系统？其实施过程最重要的是什么？中国医药市场的发展促使医药企业必然走上“双规”的道路即