商务伊妹儿的艺术PPT课件

伊妹儿的艺术,有效的电子邮件西安长河“职业化”培训系列,商务Email艺术,有效的电子邮件,沟通方式的变迁,Email已成为职场最重要的沟通方式,我们常有，这样的感受,你应该了解,几种沟通方式比较,电子邮件适用于：比较正式、非紧急事件、不复杂的沟通。,这些场合是否适合？,使用Email的职业化心态,信息只有精和少，才会得到接收者的重视以E-mail推卸责任只会将自己的错误心态留下记录信任对方，真诚与人直接沟通,那么，开始吧,3个动作暖身一下：想到此时是面对着对方，而不是面对键盘与屏幕，这样可以让语气温暖一点。但要记得，书写时要比口语对话再稍微正式一点。设想对方看了你的信之后可能有的观点，也就是要在别人的思考里思考。了解对方和你一样都是大忙人，讲重点即可。,1、我该把邮件发给谁？,要求收件人回复的，一般只有一个人。将CC人数降至最低。一般要CC给你的LEADER。确认收件对象需要收到这封信，不需要收到的人千万不要放上。如果不确定什么人该不该发，最好只是CC给自己的LEADER，他会根据情况转发的。,越级主送。把收件人邮箱写错；把收件人名字写错。把所有的人都放到TO，而不是直接对象。群发不必要消息，非重要的一般性的沟通，为了知会而将邮件抄送给一堆人，制造一大堆“垃圾”。将细节性的讨论意见发送给上级，特别是可以判断他们不能深入了解的业务细节。,你可以抄给自己一份做备案。保存已发送邮件。使用群组管理联系人。,禁忌,原则：,这些邮件该发给谁？,2、设定贴切的主题,原则：简洁清晰、易分类体现关键信息（事件或客户名称、目的或配合行动）一般不要超过25个字,你可以不使用“请查收”。在主题加上要求时限。加上属于你的标签分类。,空主题。无意义主题。标题过长，一屏显示不完。使用过多标点符号。,禁忌,这些主题是否得当？,3、写邮件,邮件主题,称呼与问候,正文,附件,结尾祝辞,签名档,尊敬的/Mr./Mrs.XXX，你好！Hi+对方的FIRSTNAME（名）比较亲密/熟悉的朋友：Dear+名发给多人：All,forks,everybody,此致/祝熟悉/朋友间：Cheers/Haveaniceday/Havefun稍正式：Regards/WithRegards/BestRegards/BestWishes,无称呼的问候。称呼与收件人不对应。写错对方姓名中的字。“您们好”。,原则：只发送收件人需要的附件。附件有助于邮件内容的解读。使用有意义的名字命名。尽量不发送超大附件的邮件。,你可以控制附件大小在2M以下。控制在3个以下超过3个，打包后再添加。正文中做简要说明,禁忌：附件与邮件无关。数量多得一屏显示不出来。,禁忌：,原则：对外联系时使用统一格式，是公司品牌形象的延伸。信息不宜过多。不同场合使用不同签名档。,邮件正文,原则：简单明了，段落简短。限制在3x5英寸空间范围内。主动说出你期待对方做的事情。一次邮件交待完整信息。每封邮件内容在8到12句内。,与主题无关的语言。使用花哨的邮件模板（信纸）。情绪激动的字眼。讲一些不会在公众场合对人讲的话。错别字。过两分钟之后再发“补充”或者“更正”之类的邮件。,你可以字体大小适中，比如10号。请、谢谢，麻烦，您，希望。超过20个字就换行。超过3行就空一行。多用1234之类的列表。提示收件人查看附件。将附件内容粘贴在正文中。中文邮件选择GB2312的编码。,禁忌,“三段式”和“5W1H”,第一段：总体说明邮件主旨第二段：视主题需要延伸多段一段只说明一个内容/意思段与段之间必须空行每段以35行为宜第三段：可比照开头的模式来写为全文作总结,Why：为什么要_？What：我需要_？When：我需要对方_给我回复？Who：_来给我回复/响应？Where：在_做这件事情？How：_做这件事情？,“自上而下”,Top-Down写法（金字塔原理）先述正文（结论），后根据需要序述背景或理由,这些正文该如何改进？,4、答复邮件,ReplyReplytoAllForward,原则：及时回复。合理使用转发。谨慎使用全部答复。,你可以重要邮件24小时内回复。无法及时答复的向发件人指出。与相关人员充分沟通后再答复。,禁忌：只用全部答复。擅自转发敏感机密信息。答复时包含不相干内容。,如果我给12个人发送了邮件，询问他们是否能在某时间出席会议，应该只有我收到12封回复，而不是大家收到12*12=144封！,使用Email有效沟通的原则,正确的思维习惯：对自己所发出信息负责原则重视信息的价值与必要性原则接收者为导向的沟通模式原则,发出E-mail前应确认：邮件排版是否合理附件是否有必要/是否都包括信息是否完整/正确/必要长度是否适合主题是否写的合适,辅以其他渠道确保其沟通的完整性,常见邮件类型及其结构：Accident紧急事故（1/6）,工程师现场处理的同时或处理后，应以电话+E-mail告知或反馈于相关部门对需要一段时间共同解决的问题，应以标准的格式将信息完整描述，确保大家的共识通常优先级最高（Subject:URGENTXXXX）,TO:该事件的负责人，主管等CC:主管/紧急度较高时可以给越级主管Subject:URGENT事件名称完整的事件及背景描述（5W1H）分析事件的起因和动机等，以你现场的了解，协助主管理清原因清楚交待你已做过的努力及进行的工作，避免大家尝试重复的工作将遗留未解决或需要支援的问题具体描述，易于大家协助配合确定个人的行动计划及要求别人协助及配合的行动计划，同心协力地促进进事件的解决,常见邮件类型及其结构：Task指派任务/行动计划/要求对方配合（2/6）,重点是明确行动及其价值通常优先级较高,TO:负责人或任务接受者/执行者CC:最多是双方直属上司或行动者所属项目团队成员Subject:行动名称（+完成期限）先列式行动描述（一条条列出），再描述其他相关信息，方便接受者整理自己的行动计划和排定时期若有参考文件应以附件形式提供，但需在正文中描写附件的名称及数量写明发送者、分派者信息，方便接受者进行反馈或确认,常见邮件类型及其结构：Report汇报（周/月报/项目计划/会议记录）（3/6）,Report通常有固定的To和CC对象及固定的格式报告本身可以当正文，也可以当附件若Report本身信息众多，一定要总结摘要或提炼重要信息于正文中一般考虑的要点有：1）完成的工作；e.g.：是否实现了预期目标2）所遇到的问题；是否同时提出了你的建议？3）预测到的潜在问题；是否事先提醒可能需要的支持？4）下一期的工作计划等。是否指定了负责人？会议记录/备忘录：确保To给参与人员；不需CC给其他不相关人员（除了重要行动外）格式中最好能注明：对策、行动计划、预期结果、责任人及完成日期。,常见邮件类型及其结构：Announcement公司政策发布/宣布事项/会议通知（4/6）,此类通常是群发邮件，特别小心信息的内容若发布的信息太多、太长，需于信息前总结摘要会议通知需注明起讫时间，方便进行时间管理；同时需注明参与者需配合及事先准备的事项若有研讨会，需清楚地注明研讨主题，使大家有备而来通知性的邮件，并不要求收件人反馈意见（告知大家，不需要反馈）。,常见邮件类型及其结构：Information信息及经验交流与分享/征询别人意见（5/6）,主题可以FYI/Experiencesharing/Needyouradvice注明若分享的信息过于复杂，冗长，在最前面整理出摘要或列出重点信息不要让接受者摸不清你信息的含义，应将自己的经验/智慧等总结提炼出来需要别人帮忙提意见时，也需要列出所要的意见,如果我给12个人发送了邮件，询问他们是否能在某时间出席会议，应该只有我收到12封回复，而不是大家收到12*12=144封！,常见邮件类型及其结构：Transmittal递交信/附件（6/6）,对一个更正式，冗长的附件的详细说明。一般采取的格式：,TO:附件接受者/相关执行者CC:最多是双方直属上司或与附件相关的人员Subject:附件名称所附附件的名称/关于什么的附件（e.g.XXXXyouaskedareattached.）对附件内容的简要概述，标示重点（e.g.ThesefiguresareforXXXXX）希望对方采取怎样的行动（如果需要的话）（PleasesendmeaXXXXX）,以分段和条列方式书写。以表格化或图形化呈现。总结摘要和重点。可以使用色彩标识，提高收信人的关注度。,复杂E-mail的书写技巧：把主要信息精简包装,有效E-mail的黄金法则,简明扼要，一封邮件一件事情主题体现关键信息和时限要求段落要短，列举要点只附加需要的文件，如果太大则先压缩回答所有的问题，并尽可能提前解答以后还会被问到的问题只发给需要收到邮件的人收到邮件24小时内回复在发送前仔细阅读电子邮件邮件并不是唯一的沟通方式,E-mail的高效沟通，掌握在你手中,谢谢您的聆听！,商务伊妹儿的艺术,一封家书,亲爱的爸爸妈妈：你们好吗？现在工作很忙吧？身体好吗？我现在广州挺好的，爸爸妈妈不要太牵挂。虽然我很少写信，其实我很想家。爸爸每天都上班吗？管得不严就不要去了，