金蝶K3-ERP仓存管理操作手册

1 金蝶金蝶 k/3-ERPk/3-ERP 倉存管理操作手冊倉存管理操作手冊 文檔作者: 烏石集團 ERP 小組 創建日期:2011-08-25 更新日期: 控制編碼: 文檔版本: 1.0 2 目錄目錄 文檔控制.2 目錄目錄 .3 1、概 述：.5 1.1 金蝶 K3 系統倉存管理概述：.5 2、倉存管理模塊有關概念：.6 2.1 基本功能.6 2.2 基本概念.7 2.2.1、倉存管理所涉及到相關單據：.7 2.2.2、每張單證所應包含基本參數.7 3 倉存管理整體流程.9 4、入庫流程.10 4.1 外購入庫流程.10 4.1.1 手工錄入外購入庫單.10 4.1.2 關聯收料通知單、采購檢驗單生成外購入庫單.14 4.1.3 外購入庫單反審核、修改、查詢與刪除.14 4.2 紅字外購入庫單生成.15 4.3 其他幾種入庫流程.16 4.3.1 產品入庫流程.16 4.3.2 委外加工入庫流程.17 4.3.3 受托加工材料入庫.17 4.4 其他入庫流程.18 5、出庫流程.20 5.1 生產領料出庫流程.20 5.1.1 手工生成生產領料流程.20 5.1.2 關聯生成生產領料單.22 5.1.3 生產領料單反審核、修改、查詢與刪除.22 5.2 銷售出庫流程.25 5.3 委外加工出庫單.25 5.4 其他出庫單.26 5.5 倉庫調撥.27 6、盤 點.28 6.1 庫存數據備份.28 6.2 盤點數據錄入和編制盤點報告.30 6.3 盤盈盤虧數據錄入.30 3 1、概、概 述：述： 本文檔在接受金蝶公司培訓基礎上，參照金蝶 K3 系統倉存業 務操作流程，由烏石集團 ERP 項目組實施人員進行編寫，主要面 對終端用戶操作 1.1 金蝶金蝶 K3 系統倉存管理概述：系統倉存管理概述： 1 1、倉存管理是物流管理核心，是進行貨物流動、循環管理控制 系統。 2 2、倉存管理系統，通過入庫業務（包括外購入庫、產品入庫、委外 加工入庫、其他入庫、贈品入庫），出庫業務（包括銷售出庫、 領料單、委外加工出庫、其他出庫、贈品出庫）、倉存調撥、庫 存調整（包括盤盈入庫、盤虧毀損），結合批次管理、物料對應、 庫存盤點、質檢管理、虛倉管理、即時庫存管理等功能綜合運 用，對倉存業務物流和成本管理全過程進行有效控制和跟蹤， 實現完善企業倉儲信息管理。與采購管理系統、銷售管理系統、 存貨核算系統、成本管理系統單據和憑證等結合使用，提供完 整、全面企業物流業務流程管理和財務管理信息。 4 2 2、倉存管理模塊有關概念、倉存管理模塊有關概念： 1、倉存管理系統是供需鏈重要信息中心。 每個業務單據之間、 業務單據與業務基礎資料和管理資料之間聯系形成了一個全 面、嚴密信息網，不斷傳遞和接收著各種業務信息。 2、倉存管理系統實現業務單據處理、批次管理、保質期管理、 即時庫存、虛倉管理、物料對應管理、質量檢驗管理等功能綜 合運用，對倉存全過程進行有效控制和跟蹤，實現完善企業 倉儲信息管理。 3、倉存管理模塊整體結構如下圖： 圖 1.1 2.1 基本功能基本功能 1、倉存管理系統基本功能包括:業務單據處理、批次管理、保 質期管理、即時庫存、虛倉管理、物料對應管理、質量檢驗管 理。 5 2、 該系統還與工業供需鏈其他子系統結合運用，提供訂單跟蹤管 理、供應商供貨信息管理、銷售價格管理、信用管理、集團分 銷中分支機構出入庫管理、代管業務、贈品管理等等。 3、倉存管理系統具有工業供需鏈大部分公用優秀功能，包括 業務流程自定義、常用計量單位管理、多級審核設置、下推式 單據關聯、業務資料全面連查、單據複制功能等等。 4、設計系統業務流程自定義功能和作為工作流基礎多級審核 管理，可實現自定義基礎資料自定義業務數據引入引出自 定義單據輸入自定義單據輸出自定義報表自定義業務查 詢自定義系統流程自定義工作流全面用戶自定義管理。 2.2 基本概念基本概念 2.2.1、倉存管理所涉及到相關單據：、倉存管理所涉及到相關單據： 1、 外購入庫單：外購入庫單：包括藍字外購入庫單和紅字外購入庫單，紅字 外購入庫單是藍字外購入庫單反向單據，代表物料退庫。 兩者數量相反. 倉庫確認貨物入庫書面證明，是貨物轉移、所有權實際轉 移重要標志，也是采購付款、財務記賬和核算成本重要 原始憑證。 2、 產品入庫單：產品入庫單：包括所有入庫單據藍字和紅字單據，紅字入 庫單據是藍字入庫單據反向單據，代表物料退庫。 產品入庫單是處理完工產品入庫單據, 產品入庫單也是財 務人員據以記賬、核算成本重要原始憑證。 3、委外加工入庫單：、委外加工入庫單：委外加工入庫單是處理委外加工產品入庫 單據, 委外加工入庫單也是財務人員據以記賬、核算成本 重要原始憑證。 4、其他入庫單：、其他入庫單：是處理其他類型產品入庫單據。 5、銷售出庫單：、銷售出庫單：又稱發貨出庫單，是確認產品出庫書面證明， 是處理包括日常銷售、委托代銷、分期收款等各種形式銷 售出庫業務單據，是儲備資金轉為貨幣資金標志。 6、生產領料單：、生產領料單：是確認貨物出庫書面證明，是財務人員據以記 賬、核算成本重要原始憑證，與產品入庫單相對應。 7、委外加工出庫單：、委外加工出庫單：用於處理委外加工原材料出庫，與委外加 工入庫單相對應。 8、其他出庫單：、其他出庫單：其它出庫業務書面證明，與其他入庫單相對應。 ） 9、倉庫調撥單：、倉庫調撥單：是確認貨物在倉庫之間流動書面證明。 10、庫存調整單：是確認貨物在倉庫中盤盈、盤虧書面證明 6 2.2.2、每張單證所應包含基本參數、每張單證所應包含基本參數 1、 物料代碼：物料代碼：是產品差異性標志性參數； 2、 物料名稱及規格：物料名稱及規格：對物料進行具體描述； 3、 數量：數量：發生相關出入庫業務數量； 4、 輔助屬性：輔助屬性：標志產品顏色參數； 5、 單位：單位：物料屬性中基本計量單位 7 3 倉存管理整體流程倉存管理整體流程 倉存管理系統按倉存業務流程中倉存單據劃分業務管理階段， 設置了不同連接軌跡和業務流轉方法.從下面流程中，可以 看出倉存業務自身流動方向和與其它系統關系。 圖 1.2 8 4、入庫流程、入庫流程 概概 述述 1、入庫業務（包括外購入庫、產品入庫、委外加工入庫、其他 入庫等； 2、 入庫單證均有藍字和紅字兩種，藍字單證為正常正向入庫單 據，紅字單為逆向單據，記錄退貨、退庫等業務； 3、 可以手工新增，也可以關聯相關單證新增，在正常公司業 務中，按照業務流程及工序銜接，一般都采用關聯生成； 4、 入庫單采取兩級審核制度，由倉庫錄入員錄入，倉庫主管審 核； 5、 對於贈品入庫、代管材料等在財務上沒有體現價值物料入 庫時進入虛倉管理，入庫步驟參照外購入庫流程； 注意事項注意事項 1、 （品檢信息）判斷是否需要檢測。 4.1 外購入庫流程外購入庫流程 外購入庫單包括藍字外購入庫單和紅字外購入庫單，紅字外購入 庫單是藍字外購入庫單反向單據，代表物料退庫。系統提供 手工新增和關聯生成兩種方式。 4.1.1 手工錄入外購入庫單手工錄入外購入庫單 概概 述述 手工錄入就是整張單據由手工生成，不需要借助其它單據或其它 系統信息，比較適用於沒有正式訂單零星入庫。 注意事項注意事項 業務單據都包括單據頭和單據體兩部分，單據頭部分用來描述針 對該業務處理過程共性業務信息，需手工指定收料倉庫及物料 基本信息。 步驟如下步驟如下： 1、 登陸：打開金蝶 K3 系統登陸界面，選擇當前賬套（如： 001 高意光學） ，錄入用戶名及密碼，確定即可進入主業務 操作界面 9 圖 1.3 2、 選擇供應鏈-倉存管理-驗收入庫-外購入庫單錄入， 雙擊外購入庫單錄入即可，如下圖，圖中藍色阿拉伯數字 為操作順序號； 圖 1.4 10 3、 進入外購入庫單操作界面，如下圖： 圖 1.5 4、我們以物料編碼為 1200.原材料 SF11 玻璃為例，手工錄 入外購入庫單。 選擇入庫類型為“外購入庫” ； 錄入供應商信息，可手工錄入代碼或按 F7 查找； 根據物料類別指定收料倉庫（如原料庫或低耗庫， 此處應選原料庫） ，可按 F7 鍵或點擊工具欄中 “查看”按鈕進行指定； 在物料編碼列錄入物料編碼。可直接手工錄入物料 編碼，也可按 F7 鍵或工具欄中查看按鈕，從基 礎資料中選取相對應物料編碼（注意：此操作 前提是此物料編碼必須已維護到系統中） ； 依次錄入產品等級、批號、實收數量等信息； 最後在單據下方依次錄入相應驗收人、保管人姓 名（也可直接錄入員工號碼或按 F7 查找） 。 點擊保存，即產生了如下圖外購入庫單憑證， 圖中藍色阿拉伯數字為對應操作步驟序號： 圖 1.6 11 5 外購入庫單審核。倉存業務單據均采取了兩級審核制度， 由倉庫錄入員錄入單據，保存後要經過倉庫主管審核。 以倉庫主管用戶名進入系統後，進入倉庫管理模塊，選擇 驗收入庫-外購入庫單審核/反審核（或外購入庫單查 詢） ，系統會彈出如下條件過濾對話框： 圖 1.7 在圖 1.7 中可根據所要審核單據信息進行條件設 置，系統會按條件進行篩選，方便我們查找和操作， 點擊確定後進入圖 1.8 界面。 選定上述所產生外購入庫單，點擊工具欄審核按 鈕即可。如果想審閱此外購入庫單具體信息，可 雙擊此單，系統會彈出圖 1.6 入庫單界面，審閱 後直接點擊審核按鈕 至此，我們已完成了外購入庫單手工錄入過程。 圖 1.8 12 4.1.2 關聯采購訂單生成外購入庫單關聯采購訂單生成外購入庫單 概概 述：述： 根據采購開列到貨通知單，倉庫可以通過采購訂單號關聯生 成外購入庫，采購訂單上物料編碼、品名、數量等信息可自 動傳遞到單據體上，省去手工錄入繁鎖，降低手工錄入錯 誤率。 注意事項：注意事項： 1、 如果貨物為免檢，由采購訂單關聯生成收貨通知單，倉管 可直接入庫； 2、 如果貨物為抽檢，或者全檢，由采購根據到貨通知單，入 待檢倉，經質檢部門檢測後，倉庫再憑已審核采購訂單 關聯生成外購入庫單； 步驟如下步驟如下： 1、登陸到圖 1.5 外購入庫單操作界面； 2、選中采購訂單號，按 F7 查找，系統會調出采購訂單序時 簿，選中待入庫單號雙擊即可； 3、 在外購入庫單界面可以看到如 1.6 界面，根據待入庫產 品信息或檢測結果依次錄入批號、等級、數量等信息， 填寫驗收和保管信息後，重複上述保存和審核步驟； 4.1.3 外購入庫單反審核、修改、查詢與刪除外購入庫單反審核、修改、查詢與刪除 注意事項：注意事項： 1、 如果對已審核外購入庫單進行修改、刪除、作廢時，需 要先以原審核人（倉庫主管）身份反審核（退出審核） ， 倉庫錄入員方可對單據上信息進行相應操作，以反審 核為例，其它操作類同，不再贅述； 2、 對單據進行刪除、作廢時請慎重！如果已經產生了向下關 聯單證，將無法進行此操作。 步驟如下步驟如下： 1、 按圖 1.9 中藍色阿拉伯數字順序登陸到審核反審核界面； 2、 系統進入圖 1.8 界面，選取將要進行反審核單證，點擊 工具欄“編輯”在下列框中選中“反審核”項，或按 shift+f4； 13 圖 1.9 4.2 紅字外購入庫單生成紅字外購入庫單生成 概概 述述 紅字外購入庫單是藍字外購入庫單（即上述業務產生單 據）反向單據，代表物料退貨。 注意事項：注意事項： 紅字外購入庫單與藍字單內容是完全一致，只有數量 上相反。 操作步驟：操作步驟： 1、 先登陸到圖 1.5 外購入庫單界面； 2、 按圖 2.0 中阿拉伯數字順序依次選取紅字、由采購開列 退貨通知單號等信息，如下圖： 14 圖 2.0 4.3 其他幾種入庫流程其他幾種入庫流程 4.3.1 產品入庫流程產品入庫流程 1、 登陸方法參照外購入庫單錄入登陸方式； 2、 進入產品入庫單錄入界面後（如圖 2.1） ，按照下圖中 藍色阿拉伯數字順序進行操作； 3、 審核、查詢、修改、刪除、作廢方法及流程參照外 購入庫單操作，在此不再贅述； 圖 2.1 15 4.3.2 委外加工入庫流程委外加工入庫流程 1、 根據委外加工單號，圖 2.2 中序號“2” ，按查工具欄 中查看按鈕或直接按 F7 鍵，選擇相應加工單號； 2、 按圖 2.2 中藍色阿拉伯數字序號逐步進行驗證確認； 圖 2.2 4.3.3 受托加工材料入庫受托加工材料入庫 1、 受托加工材料入庫管理，指對在受托加工材料入 庫管理； 2、 操作步驟如下，按下圖中藍色阿拉伯數字順序進入錄 入受托加工材料入庫界面： 16 圖 2.3 3、 進入圖 2.4 界面依次錄入相關信息即可； 4、 審核、查詢、修改、刪除、作廢方法及流程參照外 購入庫單操作，在此不再贅述； 圖 2.4 4.4 其他入庫流程其他入庫流程 1、對於贈品、庫存檢驗品等業務可采用其他入庫方式， 也包括藍字和紅字單據； 2、如圖 2.5 順序操作，其中 3 號操作只選其一，當其他 入庫單為關聯贈品入庫單生成時，只需錄入“（3） ” 17 號操作信息，如果為庫存品送檢入庫，關聯庫存 檢驗申請單號生成，即“3”號操作； 3、審核、查詢、修改、刪除、作廢方法及流程參照外 購入庫單操作，在此不再贅述； 圖 2.5 18 5、出庫流程、出庫流程 概概 述述 1、 出庫單，是確認貨物出庫書面證明。是體現庫存業 務重要單據，是財務人員據以記賬、核算成本重 要原始憑證。 2、 包括藍字出庫單和紅字出庫單，紅字出庫單是藍字出 庫單反向單據，代表物料反向流動。 兩者數量相 反，但內容一致。 3、出庫單有兩種新增方式，手工新增和關聯生成；其中 關聯生成包括：生產領料單通過關聯生產任務單生成、 紅字生產領料單通過關聯藍字生產領料單生成 注意事項注意事項 1、辦理出庫業務時，所出庫產品各項屬性信息必須與 庫存信息相一致，包括等級、批次、所屬倉庫等，否則 單據將無法保存； 2、出庫單按正常業務關聯性，一般由生產任務單和銷 售發貨通知單關聯生成； 3、領料單采取兩級審核，由倉庫錄入員錄入，倉庫主管 審核； 5.1 生產領料出庫流程生產領料出庫流程 概概 述述 1、 車間憑已經下達生產任務單到庫房辦理生產領料手 續； 2、 一般由生產任務單關聯生成，只有對沒有正式訂單 零星出庫時才采取手工生成； 注意事項注意事項 1、 如果通過關聯生產任務單生成生關領料單，生產任務 單必須是已下達、尚未關閉且尚未領料完畢單據； 5.1.1 手工生成生產領料流程手工生成生產領料流程 操作步驟操作步驟 1、 按圖 2.6 登陸到生產領料單錄入界面； 2、 按圖 2.7 中藍色阿拉伯數字順序進行操作，其中序號 “1”可以按 F7 查找，也可直接手工錄入，然後分別 指定領料部門和發料倉庫即序號“2”和“3” ，第 “4”步顯示為“一般領料”為系統默認值，可以根據 具本業務類型進行修改； 19 3、 核實相關信息無誤後，點擊保存即可； 4、 倉庫主管進行此單據審核； 登陸界面： 圖 2.6 領料單錄入界面： 圖 2.7 20 5.1.2 關聯生成生產領料單關聯生成生產領料單 概概 述述 1、 關聯生產任務單生成時，系統會將生產任務單物料、 數量等信息傳遞到單據體上； 2、 但此生產任務單必須為已經下達、但未結案任務單， 已經完全領料任務單藍字領料單不能選，紅字領料單 可以選； 操作步驟操作步驟 1、 按圖 2.6 登陸到圖 2.7 入庫界面，選擇生產任務單號 （可按 F7 或工具欄中查看按鈕進行查詢選定） ，雙擊即 可； 2、 此時生產任務單號、領料部門會自動帶到入庫單界面， 此時倉庫錄入員只需進行相關信息核對即可； 3、 核實相關信息無誤後，點擊保存即可； 4、 倉庫主管進行此單據審核； 5.1.3 生產領料單反審核、修改、查詢與刪除生產領料單反審核、修改、查詢與刪除 概概 述述 1、生產領料單、銷售出庫單、其他出庫單等單據修改、 刪除、審核反審核與查詢操作基本相同，在此以生產 領料單為例一並介紹； 注意事項注意事項 1、在反審核、修改、刪除單據時，原單據必須為未下推關 聯單據； 操作步驟操作步驟 1、如圖 2.8 中“1、2、3”為准備進行出庫單據相應操作 公共步驟， “4、5、6、7”四個步驟視具體業務單據類型 進入操作界面，此處以生產領料單為例； 21 圖 2.8 2、進入圖 2.9 條件過濾界面； 圖 2.9 3、可以在圖 2.10 過濾界面進行條件設置，如可設置序時 薄按日期進行排序等； 22 圖 2.10 4、也可以根據需求對序時薄表格顯示內容時行設置，可 要求要顯示和不要顯列，只需在顯示列選擇是否打鉤 即可，如圖 2.11。設置完成後進入序時薄； 圖 2.11 5、進入如圖 2.12 序時薄，即可選定相應單據進行修改、 反審核和刪除操作，也可雙擊某一單據進入到出庫單界 面進行操作； 23 圖 2.12 5.2 銷售出庫流程銷售出庫流程 概概 述述 1、 銷售出庫單一般根據發貨通知單關聯生成。參照生產領 料出庫操作步驟，登陸到圖 2.13； 2、 按圖 2.13 中藍色阿拉伯數字順序進行操作，源單類 型一般為“發貨通知單” ，選定後再選取 2 號步驟查找 相應發貨通知單號，核對發貨倉庫及待發貨產品信 息，填寫相應人操作人員； 圖 2.13 5.3 委外加工出庫單委外加工出庫單 1、參照生產領用出庫單登陸方法，進入到圖 2.14 委外 加工出庫單界面； 24 2、按順序先選步驟 1 中源單類型，一般關聯委外加工生 產任務單生成，其他操作參照上述業務單據操作； 圖 2.14 5.4 其他出庫單其他出庫單 1、主要用於生產領用出庫、銷售發貨出庫、委外加工出庫 以外其他出庫作業，如庫存物料轉換、物料等級批 號編碼調整等。 2、出庫單錄入界面如圖 2.15； 圖 2.15 25 5.5 倉庫調撥倉庫