2020年会议室管理制度与服务

会议室管理制度与服务 范 围 1.本制度规定了会议室的安排原则、会议服务的基本要求和纪律要求。 2.本制度适用于会议接待服务。 会议室安排原则 1.先订先安排：接待人员按订会的申请时间顺序做好登记，根据参会人数妥善安排好会议室。 2.遇到多个领导要求同时使用会议室时，应以先满足直属最高领导要求为原则，妥善处理好其他领导的要求。 订会接待 1.会议接待人员凭会议通知安排会议室，并将会议室和具体要求及时通知相应会议室的服务员。 2.订会接待人员在订出会议室时，及时通知服务人员和会议设备调试人员。服务人员应按要求及时做好会前的保洁工作和会中的饮水工作，设备调试人员要做好会议工程设备的调试及保障工作。 3.会议接待人员做好会议接待登记表。 会场准备 1.服务员应根据办会方会议通知要求，准备会务所需物品、用具，完成会场布置，并做好会议的相关登记工作。 2.会场布置应注意以下事项： 会议主席台按照与会人数摆放桌椅; 会场桌椅排列整齐; 准备所需的茶杯、茶叶、席位卡、矿泉水及纸张、文具等物品。 茶杯、矿泉水及毛巾、席位卡等物品摆放要求整齐统一、错落有致、和-谐美观。瓷茶杯杯柄向右(杯盖、茶杯、杯托上的花纹相对应)，毛巾托放置于茶杯的左下方。一次性纸杯上的文字正对客人。 摆放席位卡时要根据订会者要求，考虑与会者身份。 会前一小时应打开空调，并检查设施设备是否完好，发现异常及时报修。空调温度要根据季节视情节而定，如办会方有要求，遵照办会方要求设置。 3.会场布置完毕，服务员应全面检查一次，防止疏漏。重要会议可联络会议申请部门联系人前来确认是否符合要求。 会中服务 1.接待与会人员时，会务服务员应按规范礼仪迎接，站姿准确，使用礼貌用语，及时正确地引导与会者入座。 2.会务服务员一般应在会前五分钟上茶。如与会者提前入场，落座后服务人员应及时上茶。 3.会务服务员在会议期间每间隔15分钟为与会人添加茶水一次。并及时观察会议人员用茶情况，添水间隔时间作适当调整。 4.添加茶水时要根据职务大小按顺序进行。动作规范、轻盈，不影响与会人开会。 5.会议过程中，会务服务员应注意观察并调整会场内空调温度。 6.当与会人数较预订增多未准确茶杯时，应及时使用托盘送上茶水。 会后 1.会议结束后会议服务人员应立即清扫会场，检查有无遗留物品。 2.按卫生标准清洗、消毒使用过的物品，放置于规定位置，要求摆放整齐有序。 3.注意将桌面、地面上茶水处理干净，以免形成茶渍。 4.做好会议服务情况记录。 会议室安全管理 1.下班对会议室进行安全检查工作，发现问题及时报告。 2.工作时注意四周环境，发现有异味、杂声等异常情况，及时追查。 3.工作完毕，会议设备管-理-员应将有关设施设备复原，工具放到规定的地方。 4.会议服务员下班前应锁好会议室门、窗。会议负责人就应监督检查。 5.会议室钥匙由责任区域会议服务员保管。 会议室卫生管理 1.会议室应责任到人(会议服务员)，责任人每天上班时应对会议室卫生打扫一遍，确保会议室处于待命状态。 2.每次会议后，责任会议服务员及时做好会议室保洁工作。 3.会议服务员做完卫生后检查区域内门、灯、空调等设施设备的完好情况，发现问题及时报修。 4.做卫生时，打开会议室门窗通风透气，并在半小时左右把窗门关好。 5.会议室桌面、窗台、茶几、沙发、电话、茶水柜台面、各类开关、门、地面、屏风、操作台、服务台、垃圾桶、烟缸等每日必须保洁1次;踢脚线、桌脚、椅脚、门头、门框、桌子夹板、桌子下面、沙发下、壁灯、茶水柜(内)水瓶外壳、镜子、笔筒等每周必须保洁2次;衣柜顶、护墙板、笔筒(内)、盆栽(花叶、盆外表面、盆托)、壁画等每周必须保洁1次;地毯、沙发、窗帘的清洗视清洁状况确定。 6.会议室必须保证无污迹、无灰尘，清洁明亮，如不按规定完成任务，抽查到一项罚款20元，一个月内抽查到2次者每项罚款50元。 纪律要求 1.会议服务人员上午7：40上班，11：30下班;下午14：00上班，17：30下班。如有会议下班时间随会延迟。 2.会议负责人员不定期抽查会议室的卫生、会议服务人员的仪容、仪表，如不按要求着装每发现1次罚款20元。如有办会人员反映不及时倒水，不按办会方要求服务的视情节扣发工资或做书面检查。 3.设备管理人员要根据会议要求，做好设备的调试和相关工作。平时要做好每个会议室各项设备的维护工作。按要求完不成