商贸企业财务管理制度

商贸企业财务管理制度一、财务文件管理制度为加强会计文件的管理，制定本管理办法。1、本公司会计文件包括：会计证书、会计账簿、税务申报资料、会计报告、审计报告、检资报告、资产评估报告、财务管理制度以及与经营管理有关的其他重要文件，如合同、章程等。2、会计文件的保存。会计部有责任保存会计文件，定期整理会计部保存的会计资料，装订后按顺序制作文件并登记。会计文件的保管期限有永久保存和定期保存两种。会计文件应在会计机构内部指定负责人保管。 出纳员不得兼任会计文件。会计文件保管期满需要销毁的，由会计文件管理者提出销毁意见，经部门经理审查，经股份有关部门批准后执行。 会计文件管理者制作会计文件销毁清单的，销毁时应由股份有限公司财务审查部相关人员共同参与，在销毁文件上签字盖章。3、会计文件的借用。财务人员为工作需要查阅会计文件的，应按规定顺序立即归还原处。 查入库文件，必须办理借阅手续。公司内各部门需要为公共查阅会计文件的，经总部领导批准，经财务管理人同意，文件管理人可以接待查阅。外部公司的人员为了公务需要查阅会计文件的，必须持有公司的介绍信。 经财务管理者同意，文件管理者可以接待查询，详细登记文件管理者查询会计文件的工作公司、日期、会计文件的名称和查询理由。会计文件一般不准带出室外。 特殊情况下，需要带出户外复印件的，经理部会计许可，必须在期限之前返还。4、因会计人员变动或会计机构变更等需要交付会计文件的，应当办理移交手续，由监察人、移交人、收货人签字盖章。5、本方法适用于公司总部、分公司、部下的全额和控股公司。6、会计文件保管期限会计文件的保管期限是从会计年度结束的第一天开始。会计证明文件：(一)、原始证书、记帐证书、摘要证书十五年；(二)、银行存款馀额调整表和银行对帐单5年会计账目类：(一)、日记账十五年其中：现金和银行存款日记帐25年(二)、明细帐、总帐、子分类帐15年；(三)、固定资产报废整理后的固定资产卡和清单保管5年会计报告文件：(一)、主要财务指标报告(包括文字分析)三年(二)、月份、季度会计报告(包括文字分析)五年(三)、年度会计报告(包括文字分析)永久其他类：(一)、会计文件保管清单，永久销毁清单；(二)、财务成本计划三年(三)、主要财务会计文件、合同、协议永久；二、资金管理制度1 .现金管理(1)、现金账户设置两个辅助目的的代理账户和收费用户。(2)、出纳应保证库存现金的日清日结，月底编制银行存款馀额调整表，保证银行日记帐确实一致。 货款现金必须存入银行，不能坐。(3)库存现金配额确定为5000元，有多馀费用现金应立即存入银行，保证现金安全。(四)、会计定期、不定期监控库存现金，每月至少监控三次，审核应编制“库存现金盘点表”的出纳编制的“银行馀额调整表”，执行未达事项。2 .银行存款管理(一)、销售子公司资金实行收支两项原则； 各销售分公司应开设收支两个银行帐户。 也就是说，代理账户和作为费用用户的账户资料向股份有限公司会计部提交申请。 只是不能支付代理账户，所有的费用被回收到该账户的费用账户被用于销售分公司的诸费用、税金等支出结算。(二)、新账户。 销售子公司不得擅自开设银行账户。 因业务需要而必须开设新的银行账户时，需要报告股份有限公司会计部的同意。 银行账户必须立即整理，用途较少的银行账户必须立即取消账户，并向股份有限公司会计部备案。(三)、偿还。 关于销售额的回收，必须立即汇到总公司银行账户，销售子公司的代理账户馀额达到2万元的情况下，或者款项滞留1周以上的情况下，必须立即汇到股份公司的总部指定账户，每月25日之前必须将所有代理账户的馀额汇到总部账户。(四)、费用账户。 销售分公司的费用支出等必要的资金由股份公司经理部根据每月的预算转到各分公司的支出账户。 具体方法见费用管理制度。(五)、支票管理。 无法用现金支付的业务都必须用银行转账结算。公司支票购买由出纳员负责，填写支票准备登记簿，支票准备登记簿由销售公司财务管理人员保管。空白支票由出纳员保管，支票发行所需的财务印鉴由财务经理保管，人名印鉴由出纳员保管。现金支票只在出纳员从银行提取现金时使用，对于公司与其他公司之间金额在结算起点以上的经济业务交易，都使用转账支票。各部门或个人因工作需要收取支票时，作成规定的借款单，部门经理和财务部门经理审核签名，经部门经理批准后由出纳员发行。 借款人必须从收到支票之日起十天内向会计部办理清算手续。 那个手续和现金支出的清算手续一样。 支票收款人必须妥善保管所发行的支票。 丢失的应当立即通知财务部门，对结果负责。出纳员不得开具不确定日期的支票。 任何种类的空白支票都不得发行。 在支付金额无法确定的情况下，可以发行限额转账支票，明确记载用途和收款单位。财务负责人不得在支票发行前按下发行支票的印章。 发行支票时必须按号码顺序使用。 对于错误的支票和退款，必须按“无效”印章和存根一起保管。必须及时登记支票登记簿，及时核对银行和存款馀额。3、银行承兑汇票的管理规定(1)子公司领取银行承兑汇票需要株式会社会计部(书面报告书)，严禁领取管辖的银行承兑汇票和写有“不可转让”的银行承兑汇票。(2)银行应收票据的面额要素必须是：天的大写金额大、小写银行的“汇票专用印鉴”钢印或红印(目前只有农行是钢印，其他银行都是红印)。 银行承兑汇票票下左侧的“承兑申请人盖章”应由承兑票据申请机构(即发票机构)按银行印章预订，发票人的全名与发票人签署的财务专用印章必须完全一致，不漏字，收票人的全名、账号、开户行不错。(三)银行应收票据的开票人应当具备下列条件：a .在承兑银行开立存款帐户的法人及其他组织b .与承兑银行有真正的委托付款关系c、信用状况良好，有支付汇票金额的可靠资金来源。(四)银行承兑汇票的期限最长不得超过六个月。 也就是说，发票日和到期日不得超过6个月(包括6个月，但不得超过1天)。 转帐背书应返回股份有限公司的银行承兑票据，取得连续背书，第一背书人应与票面受票人完全一致，一言不发的第二背书人与第一背书人相同，依次前后联系，最后背书转让的背书人是票据的最后检票人。(五)信用社无资格发行银行应收票据，信用社发行的银行应收票据为无效银行应收票据。 各分公司收到的银行应收票据应当在当地确认是对出票银行有效的银行应收票据，确信出票银行有到期支付的能力后再出货。(6)子公司收到的银行承兑汇票除通过子公司开户银行查询开票银行外，还应由将银行承兑汇票带到分行开户银行寻找银行汇票的专家判别银行承兑汇票的真实性和有效性。 收到的银行承兑票据由该城银行发行的，要求财务管理人自己实行票据的真实性和有效性。(七)子公司收到的银行承兑汇票应以子公司为受益人(或背书人)，将收到银行承兑汇票的两个工作日内收到的银行承兑汇票背书退回股份公司财务审查部。 在背书栏中按下分行的银行印鉴的印鉴的同时，为了使银行应收票据不会给总公司带来损失，在背书栏上盖章，如果没有明确记载被背书人的全名，银行应收票据丢失的情况下，任何部门或者个人都可以将银行应收票据交给银行或者打折。4、借款制度。 公司人员借款应根据需要核定金额，填写借款状，由财务管理人员和销售部门管理人员批准。 上次借款未结清，不得再次贷款。 公司的员工出差租赁的时候，需要附上被认可的出差申报单。5、关于严禁非法者向销售店(顾客)收取“金、物”的规定为了防止风险，防止经济纠纷，现在对于禁止子公司的从业人员向经销商(顾客)借款，借款的事项做了：规定(1)股份有限公司严禁销售子公司的任何人向公司的任何销售店(客户)借款、借款的业务人员向任何经销商(客户)持有或持有货物。(2)销售子公司的财务管理者有责任向与子公司有交易关系的各经销商法人发出书面信件(按一式两份和公司的财务印章，由子公司的社长发行，经销商法人签字确认后，子公司的会计部回收存档审查，经销商自己留一份)。 必须明确禁止股份公司营业员向经销商(客户)借款、借款、领取其他金钱和物品。三、工作场所责任分公司财务岗位责任制是一种管理制度，目前对分公司各财务人员的职责、任务、权限、完成任务的标准作出明确规定，分公司财务人员履行职责优劣，作为财务人员晋升、奖惩的依据。一、子公司财务经理的职务(一)在股份有限公司会计部的指导下，要严格遵守财经纪律和股份有限公司的各项规章制度，随时检查各制度在分公司的执行情况，发现违反财经纪律的行为并加以制止，应当立即书面报告股份有限公司会计部(二)审查子公司会计原始证书是否符合会计业务规范要求，审查是否符合国家税务、公司会计法规和股份有关规定拒绝接受不合理、违法、规格外的原始证明书，退回经营者，坚持“收支双线”的原则。(三)审查报告公司财务资料，确保报告资料的真实性、规范性和准确性。 编制分公司经营费用预算，分析经营费用预算的执行差异，报告给分公司社长和股份公司会计部。(4)检讨会计证明书，登记总帐，核对会计明细表，制作会计报告书，制作财务分析报告书，按照股份有限公司的要求审查子公司的会计报告书，在期限内送回股份有限公司会计部。(五)严格审查子公司物料收发证明书，坚持“现金实物、货款发货”原则，定期或不定期盘点子公司物料(包括库存商品、物料、固定资产等)和货币资金，验证账目是否一致。(六)在坚持股份有限公司各项规章制度的基础上，积极配合销售子公司总理推进子公司销售业务提升，担任子公司总经理的参谋。七要完善分公司物流资金流量的安全保障措施，确保分公司内外分布的财产安全完善。(八)妥善存档会计证书、会计账簿、会计报告和其他会计资料，调整与当地税务部门的关系。(九)按照股份有限公司的规定管理子公司的印章，审批子公司签订的所有合同。(十)调整子公司财务岗位工作，组织子公司财务每月工作总结会，总结子公司财务工作存在的问题和不足，并书面报股份有限公司会计部。 根据财务内控制度，安排子公司假日、假日财务人员值班，坚持服务和监督并存的原则。(十一)按时完成股份有限公司会计部交付的其他临时工作，并模范组织子公司财务团队，完成子公司财务工作。2、支社会计划的岗位责任(一)按照国家会计法规制度和股份有关规章制度制作登记证明书，登记会计明细表(不包括现金分录和银行分录)和会计、会计，完成会计处理程序，实现数字准确、会计清晰，拒绝对不正当原始证明书制作登记证明书，应立即报告子公司财务管理人员。(二)登记有关审查账本定期不定期检查账本，使账本与账本一致。(3)与仓库管理人员共同检查子公司的资料入库，填写入库证明书。(四)根据有关资料编制会计报告附表；(五)月初将子公司上月记账凭证、材料收发凭证装订存档(财务资料存档管理)。(六)负责税务申报和税务管理体系的维护；(七)按时完成子公司财务经理交付的其他临时工作。3、子公司出纳职务(一)严格认真落实国务院有关现金管理的制度。(二)严格执行库存现金限额，应当及时向部分银行汇款，不支付货款，不得将现金抵押白，应当坚持分开管理货款现金和费用现金的原则。 必须坚持“收支双线”原则。(三)严格执行支票管理制度，使用支票须经分公司总经理、财务经理两人同意。 出纳员处理所有支付业务的依据，应根据会计(财务经理)制定，审查无误的证明书。(四)编制、建立现金、银行存款的各种账簿，出纳员在开展支付业务之前，应当检讨一切支付证明书中反映的经济内容和金额，拒绝支付不完整不合法的证明书，并立即反映在子公司财务管理人员或股份公司财务审核部。(5)月底将子公司的银行存款馀额与银行发票进行对照，制作“银行存款馀额调整表”使账面馀额与银行账单的馀额一致。 及时查询未达帐目，促使有关人员及时处理。(六)为确保安全，子公司向银行取款或存款的，子公司会计人员应当同行采取相应的安全措施。 保险柜的密码要严格保密，钥匙要妥善保管，不得丢失。 不要给别人。(七)出纳工作不得擅自交接他人主管。 如果有理由的话，子公司的财务管理者必须分配他人的主机。 而且，交接手续必须由双方明确。(8)出纳员使用的各种印鉴，如支票印鉴、“现金领取”、“现金已付”、“银行领取”、“银行已付”等必须妥善保管。 为了明确责任，支票印鉴必须坚持管理原则。 不能随时将支票上的所有印鉴单独保管使用。(九)加强有价证券的管理，有价证券保管在保险柜中，检查账本，保护有价证券的安全，使其不受完全损害(回到股份公司必须立即办理手续)。(十)出纳员不能兼任会计审计、会计文件保管、收入费用、债务账簿登记。(十一)按期完成子公司财务经理交付的其他临时工作。注：销售分公司未设会计岗位的，由财务经理兼任会计岗位。 四、过去的账目管理制度一、应收账款的管理为进一步规范销售，降低经营风险，保证公司财产安全，最大限度地减少坏账、坏账，对销售子公司应收账款的管理做出了以下规定：(1)公司的产品销售规定为： 现金现货、货款发货的