2020年论企业档案馆(室)核心档案资源建设论文

论企业档案馆(室)核心档案资源建设论文 【摘要】档案馆(室)是企业的核心部门，而核心档案建设是企业档案馆(室)发展不可或缺的重要组成部分，也是企业档案(馆)室为企业发展提供智力支撑和保障的基础，是企业档案工作的中心环节。本文从企业发展的角度出发，分析了企业档案馆(室)在核心档案建设中的差异化优势、工作性质及职能、服务现状及存在问题，创新企业档案馆(室)在核心档案源建设中的一些思路、方法，阐述企业档案馆(室)在核心档案建设中应发挥的作用。 【关键词】企业档案馆(室)核心 档案资源差异化优势建设企业的档案馆(室)是企业的重点保密部门，也可以说是核心部门，核心档案则是企业改革、发展和稳定的重要组成部分，是涉及到企业科研、生产和经营的系统工程，直接关系企业发展的方向及科研、生产和经营的规模。企业档案馆(室)是核心档案建设的载体，作为企业档案馆(室)，如何从企业发展入手以核心档案建设为基点，分析企业档案馆(室)在核心档案建设中的差异化优势及存在问题，探求为核心档案建设提供优质服务的方式与方法，既是企业档案馆(室)围绕企业中心工作做好服务的切入点，也是不断促进企业档案工作向前发展的出发点，更是加强核心档案建设的立足点。 随着全球信息化时代的到来，网络化、数字化服务已成为企业档案馆(室)发展的必然趋势。目前，企业档案馆(室)普遍存在以下问题：1.核心档案信息收集困难。企业档案馆(室)多数还停留在别人交什么就收什么的被动局面，工作缺乏积极性和主动性。企业档案馆(室)保管的基本上是企业生产过程中产生的文件材料，但这些文件材料往往并不包括企业的核心档案，其原因主要有以下几个方面：一是核心档案往往是企业发展的要点，属于企业的一级秘密，不愿意让外人看到，因此他们宁愿保管在自己的资料室，或者个人手里，也不愿意交到档案馆(室);二是企业档案馆(室)“烦琐”的借阅手续让人望“借”兴叹，觉得查起来麻烦，用起来不便;三是缺乏对企业档案馆(室)的了解和信任。企业档案馆(室)在更多的企业里属于一个独立的职能部门，并不隶属于某个公司、某个单位，由于对企业档案馆(室)工作缺乏了解，使得这些公司和单位对企业档案馆(室)能否保管好这些企业的核心档案持怀疑态度，所以不想也不愿意拿自己核心文件材料“冒险”。 2.馆藏档案数字化进程缓慢。企业档案馆(室)档案资源已基本上实现了数字化建设，但企业档案馆(室)受限于资金、技术、人员等因素的影响，使得企业档案信息资源数字化进程缓慢，数字化程度也不甚理想，对企业档案的信息资源的验收、加工、检索等工作仍停留在传统的方式，与现代化数据库相比，其检索、查阅不便更是显而易见，也无法实现真正意义上的资源共享。 3.人员素质亟待提高。档案馆(室)工作人员对现代化设施、设备的使用与操控能力有待于培训和提高。同时在服务方式和理念上需要有一个根本的转变，变被动式服务为主动式、跟踪式、反馈式服务，全面提升为核心档案建设服务的能力，为企业提供高效优质的档案信息服务。 核心档案建设在企业档案建设中有着举足轻重的作用，核心档案是企业档案资源建设的一部分，也是企业档案信息资源建设的重要保障之一。 企业档案馆(室)是为企业科研生产提供信息服务的中心载体，特别是在核心档案建设过程中和企业一样具有重要性，承担着同样的任务。 不同企业对核心档案材料的收藏 模式各不相同，大致可两种：分散收藏和集中收藏，前者是将同一核心档案材料分散收藏于企业的各个部门，甚至在同一部门又将不同类型的核心档案材料散于不同的处、科室。后者是将同一核心档案材料集中收藏于公司(总部)的资料室，公司办公室等部门。这种撇开企业档案馆(室)的保管方式，看似维护了企业的“秘密”，但在企业改制、变革及发展过程中却往往会造成核心档案的丢失，尤其是在企业 _的情况下更容易导致企业核心档案的泄密和失密。 违反了企业保管核心档案秘密的初衷，显然利大于弊。 将核心档案资源集中保管在企业档案馆(室)中，对核心档案建设与发展都具有特殊的价值，企业档案馆(室)相对各子公司和单位而言，在核心档案资源建设方面兼有天时、地利、人和，其差异化优势体现在以下几个方面：第一，企业档案馆(室)是专门负责企业档案收集、鉴定、保管及利用服务的信息中心，具有保管企业核心档案的资质和设施。 第二，企业档案馆(室)具有丰富档案管理经验的高素质的人才，不仅能齐全、完整地收集和保管企业核心档案的信息，而且能够不断丰富企业核心档案的内容。同时，还能根据核心档案的保管要求，利用现有设施，不断改善核心档案的保管环境，使核心档案始终保存在一个良好的环境中。 第三，企业档案馆(室)具有严格的档案管理措施及严密的档案借阅审批手续和保密制度，不仅能确保企业核心档案的安全及企业的秘密，也能长久地为企业科研、生产和经营提供良好的信息服务。抛开对密级档案的特殊要求，其普通档案服务的一般程序：当需求者要利用某些档案时，如果是该公司以外的人，需要经过上级主管部门的审批，然后是主管领导批准，同时还要得到产生这些档案的单位或部门的同意;如果是本公司人员利用，虽然不需要经过上级主管部门批准，但一定要经过上级领导和产生这些档案的单位或部门的同意。 第四，对于那些涉密核心档案，企业档案馆(室)一般都是采用专人专库管理，未经许可任何人不能擅入该库房，即使是同一档案室的人员也要经过批准才能进入，其档案服务也有严格的整套程序。 企业档案馆(室)是核心档案建设的载体，也是必不可少的保障体系，企业核心档案资源建设的质量、数字化信息的收集、网络资源的利用、服务质量的高低直接影响核心档案的建设与发展，必须明确企业档案馆(室)的性质，深入分析核心档案发展现状，以核心档案建设为中心，充分发挥企业档案馆(室)信息资源优势，并从以下几个方面强化企业档案馆(室)工作职能，为核心档案建设提供服务。 1.构建核心档案资源保障体系。 构建符合核心档案建设所需的馆藏环境及资源保障体系，是一个系统工程，应从这几个方面做起：第一，分析研究核心档案的目前管理现状，为核心档案建设打基础。 要做好企业档案馆(室)核心档案的建设工作，首先要对企业现存核心档案的数量、类别、保存形式及利用现状等方面进行调研。掌握核心档案的分布情况。一是了解核心档案的级别(秘密、机密、绝密等);二是了解核心档案的门类情况;三是了解核心档案的利用方向、特点、优势等。综合以上情况，通过广泛调查和具体分析比较，区分核心档案中资源建设的主要内容，做到保证重点，带动一般，整体发展。在核心档案资源建设的过程中，要确保企业核心档案内容全面系统、质量高，专业特色突出，具有前卫性、实用性;可随时了解和掌握核心档案产生的动向，以及企业档案信息的需求等信息，主动出击。其次是为核心档案建设提供充足的资金支持，确保企业核心档案资源建设的顺利进行。 第二，加大宣传力度，做好核心档案收集工作，为企业核心档案的建设造势。要做好企业核心档案的建设工作，首先是加大企业档案馆(室)的宣传力度，让企业的各个公司和单位领导放心地将那些“宝贝”交给企业档案馆(室)管理。企业档案馆(室)应通过让企业公司的单位领导参与或参观企业档案馆(室)的工作等方式，让他们了解和认识企业档案馆(室)的管理方法、制度及保管措施，让他们对企业档案馆(室)产生信任感，从而使企业档案馆(室)在企业核心档案的建设过程中取得企业领导的支持，为企业核心档案的建设铺平道路。其次在核心档案的收集过程中要做到系统全面，在分析核心档案现存状况的基础上，通过综合分析，分别采取不同阶段、不同形式的收集方式。根据核心档案建设的要求及企业科研、生产和经营发展的状况，确定合理的收集目标，以满足企业发展的需求。 第三，制订核心档案收集计划，做到有条不紊地进行。依据收集目标，经过前期的调研，制订一套完整的切实可行的收集计划。做好核心档案建设的经费预算，明确收集核心文件材料的范围和重点，了解掌握企业核心档案在企业科研生产的重要性、保密性，同时重视并加大光盘、磁盘、电子文件材料及网络信息资源的采集和收藏，形成专业性强、覆盖面广的具有专业特色的企业核心档案体系。 2.提升企业档案馆(室)核心案管理水平，为企业中心工作服务。第一，加强对核心档案的管理力度，确保企业核心档案规范管理，制定一套切实可行的企业核心档案管理办法，统一规范查询、借阅、收集保管制度。加强企业档案信息的网络化建设，努力提高企业档案馆(室)业务能力及管理水平，及时做好核心档案收集，以满足核心档案对企业科研、生产和经营的需求。 第二，推出特色化信息服务。企业档案馆(室)工作人员要以积极主动的工作态度和科学方法，与企业领导及科研、生产和经营单位保持紧密联系，掌握核心档案产生的过程、发展趋势，分析企业档案信息的需求特色与发展优势，依托企业档案馆(室)的资源优势及网络信息资源，对企业的科研、生产和经营采用不同的服务方式，如项目研究跟踪服务、个性化信息反馈服务、数字化信息服务等。 第三，加强企业核心档案的安全保密工作，保证企业核心档案的完整安全。在网络环境下，企业档案馆(室)既要做好利用服务工作，又要保证核心档案的秘密不泄露，就要不断的加强企业档案馆(室)的安全管理工作。所以除了需要采取相应的安全措施外，还要不断完善各项管理制度，严格查阅手续，做好核心档案的安全保密工作，确保企业核心档案的完整与安全。 第四，提升档案人员的素质。要做好核心档案的资源建设工作，档案人员必须具备熟练的基本技能。基本技能包括三方面内容：操作技能、管理技能、信息开发技能。这就要求档案人员不仅要努力学习，而且要善于学习，要根据档案工作的需要和核心档案建设的需要，学习现代管理的新知识、掌握现代管理技能，特别是高新技术管理手段在档案管理工作中的具体运用等。同时还要提高档案人员的大局意识、服务意识、创新意识，让企业档案人员充分认识到企业档案管理