某某集团内控漫谈(五)：谈谈会议

.某某集团内控漫谈（五）：谈谈会议会议是非常重要的管理手段，某某集团内控实施前，基本没有会议，实施内控后，对会议问题在认识上存在巨大差异，因此，有必要进行专题阐述。一、召开会议已明确规定在公司法等法律、法规的条文中公司法规定的涉及开会的事项，条款多达数十条。按照公司法的规定，有限公司、股份公司必须要设立股东会/股东大会、董事会、监事会和经理，公司法对上述组织结构的组成人员、参会人员、会议召集、会议议事方式和表决程序等，都做了大量、细致的规定。对于公众公司（包括新三板挂牌公司和上市公司），证监会的各项规定里，还要求股东大会、董事会和监事会必须在指定平台上进行公告，同时股东大会的召开、召集及会议各重要事项必须有律师事务所的律师进行见证，并由律师事务所出具会议召开合法合规的法律意见书。二、为什么要开会公司法如此重视会议，证明了会议的重要性。那么，为什么要开会呢？大致原因如下：1、会议是解决问题的场所管理学家彼得德鲁克说：“我们之所以碰头，是因为要想完成某一项具体工作，单凭一个人的知识和经验不够，需要结合几个人的学识和经验。”通过会议相互探讨、集思广益，有利于科学决策，从而解决问题，在解决问题的过程中发现问题，然后再解决问题。解决问题是会议最基本的职能。不同层级的会议解决的问题不同，股东会/股东大会解决重大人事、股东重大权力问题；董事会解决重大战略问题；监事会解决重大监督问题；总经理办公会解决重大经营问题；部门会议等会议解决所属领域的具体问题。2、会议是统一思想的场所通过会议，了解员工的思想动态和工作状况，统一思想、统一认识，只有统一的思想，才有准确、高效的行动。3、会议是提升能力的场所通过会议相互学习交流，提高认识，促进、培养员工主动思考能力，提升员工专业素质；同时，通过表达交流和沟通，提升员工的相互协作，形成良好的文化氛围和团队精神。4、会议是传递信息的场所会议让信息及时、准确传递，便于快速落实执行，节省时间，不会误传，提高了工作质量和工作效率。5、会议是鼓舞士气的场所由于人是社会的和感性的，人类组织和群体易在气氛中发挥不同的工作能力，也就是军队常说的“士气”。通过精心组织的会议，能够鼓舞士气，形成积极向上的整体氛围。三、为什么员工对开会不满内控实施前，由于集团基本不召开会议，很多管理层认为应该开会，内控实施后，召开了几次会议，反而让有一部分管理层感到不满。会议既然如此重要，为什么员工对开会不满呢？可以从以下方面进行分析：1、观念问题对会议的观念问题与集团一直轻管理的观念是同一问题。在某些管理者的认识里，凡是涉及生产的，一定是有用的，要非常重视的；凡是涉及管理的，一定是没用的，浪费时间的。他们的不满是，我已经做得很好了，为什么还要参加无谓的会议？那么我想说的是，对于企业发展而言，无论是管理上还是生产上，没有很好，也没有最好，只有更好。2、会议效果问题会议效果问题是员工对会议不满的最主要原因，属于管理层应该认真反思和检讨的问题。会议效果不好，大致有以下几种表现形式：第一，会议流于形式。召开会议本来是为了解决问题，但会议过程却基本没有讨论问题，或演变成个人的秀场会，或变成歌功颂德会；第二，会议没形成结论和方案。会议虽然讨论了问题，但因为责任原因或其它原因，没有形成结论和实施方案，这种情况可以再一，再二，但绝对不能再三，会极大程度上损害领导威信，同时浪费管理资源；第三，会议形成结论和方案，但没有跟踪执行。这种情况在民营企业中非常多见，会议召开了，也形成了共识，但很奇怪，会议开完之后，却没有认真执行，管理层也不督促，导致虽然会议本身有效果，但是执行没效果，最终损害了会议的功效，让员工认为开会没用。3、会议准备问题会议召开前没有进行充分准备，会议议题不清楚，会议流程不明确，参会人员范围不合理，会议召开过程中，会议主持能力不足，不注意控制发言时间，缺乏归纳、总结能力，给参会员工带来极差的体验。四、怎样开会会议根据重要程序有普通会议和重大会议之分。顾名思义，普通会议一般解决普通问题，比较简单，参会人员比较少，一般不需要特别严密的准备，也不需要特别重要的程序。普通会议中，有一种非常有效的会议方式，就是例会。例会 “有本上奏，无本退朝”， 一般比较随意，如果例会中出现重大问题要解决，可以按有关制度规定，提请召开重大会议。重大会议解决的是重大问题，参会人员或者比较多，或者级别较高，需要精心准备，履行严谨的程序。那么，应该怎样开会，特别是重大会议呢？大致有以下几个方面：1、做好会前准备第一，要确定会议是否有必要召开，不必要召开的会议坚决不召开，管理层要控制召开会议的频次，避免浪费人力资源；但必须召开的会议，也应在生产繁忙时尽量挤出时间。第二，根据公司生产经营特点，选择合适的会议时间、地点，确定参会机构、人员的范围，明确会议的议题和流程，以及会议召集机构、召开方式（现场会议/视频会议/电话会议），并将上述内容制作成会议通知以书面形式向参会人员发出。第三，会议当天要布置好会议现场，包括条幅、座位、席卡、茶具等。2、控制会议过程开会特别是重大会议，要注意会议的严肃性。开会前应宣布会议纪律，如禁止交头接耳、玩手机、打瞌睡等（这些在集团多次开会时都出现过）。会议正式开始后，会议主持要注意控制现场，一是要继续严肃会场纪律，对出现不遵守会议纪律的情形，应及时提醒和警示；二是要按照既定流程逐项主持会议，一个议题一个议题地过，不能散乱，否则容易东扯西拉；三是控制发言时间，对发言冗长者、漫无边际者、泄愤者等，要以合适的方式制止；四是要有归纳、总结能力，引导与会者紧紧围绕主题进行讨论，提高会议效率。重大会议要安排记录人员，过程中要做好会议记录。3、形成会议结论任何会议一定要形成结论，重大会议一般形成会议纪要，然后下发给参会人员或向全体员工公布。有些会议未能形成结论，但未能形成结论本身也是一种结论，也应在会议纪要中明确，并同时指出下一步解决该问题的条件或方式或期限。4、会后要密切跟踪执行如前所述，决不能出现会议结束后，没有切实的行动，开了会就像没开一样，一切照旧。只有执行到位，会议才会有真正的效果。凡是会议，必有主题；凡是主题，必有议程；凡是议程，必有决议；凡是决议，必有跟踪；凡是追踪，必有结果；凡是结果，必有责任；凡是责任，必有奖罚；凡是奖罚，必须透明。（注：本句引自蒋小华有一