公文写作标准格式设置方法讲解

2014最新文件制作标准格式设定方法公文的默认设定模板制作系统：“开始”菜单“程序”microsoftword.2014最新的公文制作标准格式设定方法1，公文的模板制作进入系统：进入“开始”菜单“程序”microsoftwordword接口。 (1)页面设置选择“文件页面设置”，然后选择“页面边距”选项卡。 上：3. 7厘米以下：3. 5厘米左：2. 8厘米右：2. 6厘米。 选择“布局”选项卡，将“页眉和页脚”设置为“奇偶校验页不同”，在此选项前加上“”，并将“页脚”设置为距边界2.6厘米。 将“文档网格”选项卡、“字体设置”和“中文字体”设置为“仿制宋”。将“大小”设置为“3号”，然后单击“确定”按钮。选择“指定行网格和字符网格”。将“每行”设置为“28”。将“页面”设置为“22”行点击“确定”按钮，版本的中心以3号文字为基准，每页设定为22行，每行设定为28个汉字的国家基准。(2)插入页码选择“插入页码”，将“位置”设置为“页面底部(页脚)”，将“对齐”设置为“外部”。 按一下格式化(format )按钮创建文档的基础知识创建文档技术创建文档模板将数字格式设置为“1.2.3”的显示格式，单击“确定”按钮，然后再次单击“确定”按钮。 双击页码，在页码的两侧标注全角方式的短线。将页码的大小设定为“4号”。 选择页码，然后选择格式段落，将奇数页的页码设置为右缩进1个字符，将偶数页的页码设置为左缩进1个字符。 单击“确定”完成页码设置。(3)订立发文机构标志表格插入表格，一列一行。 输入“玉环县人力资源和社会保障局文件”，字体调整小标宋体、红、大小、字距，以美丽、醒目、认真为原则。 选择表，设定行距，使文字的上端接近表的线，点击鼠标右键，将表的属性“表”的标签文字用3354“定位”包围，横向位置以空白为中心，纵向位置以空白为中心设定为3.5 cm “确定”，发行机构的(4)文号作成平行句号：句号3号模仿宋，显示在中间。上文编号：文号3号仿制宋体，左缩进1字符发行者3号仿制宋体的发行者名3号楷体，右缩进1字符。注：符号请务必使用六角符号。 如何插入六角形符号：选择插入符号符号符号标签，找到六角形符号后，将光标置于要插入的位置，然后单击插入按钮。(5)版本中的分隔线在绘图工具栏中选择“线条”，在文档中插入线条。 选择直线，单击鼠标右键，设置自由格式的图形格式“颜色和线条”标签，将颜色设置为红色，粗细： 2磅“大小”标签，宽度： 15.6厘米“布局”标签，在字符下面加衬单击“图像位置”，水平对齐：相对于列的中心垂直对齐，选择“绝对位置”，下侧：0.4cm。 按一下确定(ok )分割线以完成设定。 参照图9图12。(6)版记作选取表格插入表格，选取表格，在表格的性质表格页签上按一下右键，然后将对齐设定为居中文字重排为重排，然后按一下锚定。 按一下水平相对于边距的居中，按一下垂直相对于边距的底部、确定，然后按一下边框和深浅按钮，建议第一个和最后一个边界的宽度为2磅或3磅。在预览视窗中选取每一列的底线，并取消其他线。 选择表，然后选择格式段落”缩进和间距标签、左缩进1个字符、右缩进1个字符确定。 在表格上填写具体内容。 cc、cc单位、印刷单位、印刷日期为4天复印。(7)保存为模板文件依次单击文件保存，保存类型，然后选择文档模板(*.doc )。文件名：命名模板的保存位置：模板所在的路径可保存为默认路径。至此，模板的创建完成了。 今后，属于该类型的文档都可以调用该模板，直接进行文档正文的合成。若要修改范本，您可以选取档案开启来寻找范本路径，然后在储存范本时按一下系统预设设定中的开启按钮来呼叫范本。二、公文正文的排版(一)根据模板编制新文件；选择“文件”“新建”“本机模板”，选择所需的模板，单击“确定”调用模板。 (二)编制公文正文的内容；本文内容根据公文的实际需要，输入文字，按照下列国家标准设定格式标题2号小标宋字体，中央标注主发射机构3号仿宋字体，顶栅，冒号使用全角方式，正文3号仿宋字体。 结构层次编号一般用“一”、“一”、“一.”、“一”来表示，第一层为黑体，第二层为楷体，第三、第四层为仿宋体发文机关的签名是以成文日为基准配置在中央的成文日期3号仿宋字体，右缩进4个字符印刷发行机关名和印刷发行日4号的仿制宋体，左右各缩进一个字母。注意上一篇文章和下一篇文章的文章号码和发行者的设置上的不同。 通过以上设置和布局，完成公文原稿格式化，供参考。 有不完整的地方，请遵循党政机关公文工作条例和党政机关公文格式的规定。最新党政机关的公文形式和布局要求自2012年7月1日起执行党政机关公文处理工作条例 (中务发201214号)，现行的1996年5月3日中国共产党中央办公厅发表的中国共产党机关公文处理条例和2000年8月24日国务院发表的国家行政机关公文处理办法停止执行。党政机关公文是党政机关实施指导、履行职能、处理公务的特定效力和规范文件，是贯彻党和国家方针政策、公布法规和规章、指导指导配置和协商工作、指示质询和答复、报告、通报和交流情况等的重要工具。一、公文的组成部分公文通常由份数，机密等级和保密期间，紧急度，发行机关的标识，发行者，标题，投递机关，正文，附件的说明，发行机关的署名，成文日，印鉴，笔记本，附件，cc机关，发行机关和发行日，页码等构成。二、公文用纸、书写、印刷及装订等要求1 .公文用纸的宽度尺寸纸型：采用国际标准A4型纸(210mm*297mm )。公文页面和版本的尺寸：公文纸张的顶部(上边距)为37mm，地脚(下边距)为35mm左侧的距离为28mm，右侧的距离为26mm版心尺寸为156mm*225mm (页码除外)。排字：行距28磅(可微调)，单词不行，名称不换行，每页22行，每行28个字符，首页需要正文。2 .公文的写法从左到右横写，横写。 其标识为第一层为“一”，第二层为“一”，第三层为“1 .”，第四层为“1”。3 .字体大小发文机关的标志使用2号小字宋字，红色标志。秘密等级，秘密期间，紧急度用3号哥特体写的发文大小，发行者，主发行机关，注释，cc机关，印刷发行机关，印刷发行时间用3号仿制宋体写的发行者的名字用3号仿制宋体写，一般是3号仿制宋体字4 .页码编号用4号半角阿拉伯数字表示，放在版心下缘的下行，数字左右各放4号一字线，一字线距版心下缘7mm。 单页是一个右空格，双页是一个左空格。5 .信函式公文从发文机关名的上边缘到上页边缘的距离为30mm，小标宋字，尺寸为发文机关决定的发文机关的全名为下4mm的地方为武文线(上粗下细)，距下页边缘20mm的地方为文武线(上细下粗)，两条线的长度均为170mm。 每行中央排列着28个字。 发文机关名和双线都印成红色。6 .印刷和装订双面打印，骑马订，左装订。 骑马订的装订位置为，2根外装订线为书芯上下的1/4处(或2根外装订线距纸面上下边缘各70mm处)，容许误差为4mm的左侧钉书机与书脊之间的距离为3mm5mm。三、公文各要素的排版要求文件形式是指文件的各构成要素打印在文件纸面上的形式，各要素主要分布在眉头、主体、版记三部分。1 .眉头公文的首页放置的红色反射线以上的各要素，一般都是文件的首页。 眉头包括文件的份数编号、秘密等级和秘密期间、紧急程度、发行机关的显示、发行份数、发行者。(1)份数：文件的印刷份数的顺序编号，即印刷了多份同一文件时的每个文件的顺序编号。 有关文件要编号。 在版本左上角的第一行用阿拉伯数字放置。(2)秘密级别和秘密期间：秘密级别是绝密的，分为秘密和秘密的秘密期间是公文秘密等级的时效规定的说明。 放在版心右上角的第一行，两个单词之间空出一个单词。(三)紧急程度：对公文投递和处理的时限要求。 根据紧急程度显示“特急”“紧急”的紧急电报分为“特提”、“特急”、“紧急”、“平急”。 放在版心右上角的第一行，两个单词之间空出一个单词。 公文同时显示秘密等级和紧急度，秘密等级顶层显示在版本中心右上角的第一行，紧急度顶层显示在版本中心右上角的第二行。(4)发文机关标识：发文机关标识表示公文的作者，他是发文机关在制作公文时使用的规范板式文件的版本，通常称为“句首”。 在发文机关的全名或规范化简称上加上“文件”构成，在文件首页上端印刷红色夹克。 在共同文章的情况下，发行文章机关标识既可以并用共同发行文章机关名，也可以单独使用主办机关名，“文件”这个文字配置在发行文章机关名的右侧，上下配置在中央。(5)发句大小：发句大小是发句机关按发句顺序编排的顺序编号。 由发文机构的代名词、年份和编号组成。 在发文机关的标志下放置空的两行，放在中央。 年份，序列号用阿拉伯数字表示。年份标记全名，请用六角括号括起来。序列号不带虚位(也就是说1不会变成001 )，不带“第”字。 共同文章使用主办机构的发文大小。订单尺寸下方的4mm印有与版心相同宽度的红线。(6)发行者：发行者是在报告的文件中批准发行的领导者的名字。 只用于前文。 与铅字尺寸的右侧平行排列。 发文大小为左空4字，发行者名为右空1字发行者为3号仿制宋体字，发行者后加全角冒号，冒号后用3号楷体字表示发行者名。 如果有多个发行者，主办者的发行者名必须放在第1行，其他发行者名必须从第2行到主办者的发行者名下，按发行机构的顺序排列，画红线，与最后的发行者名相同，与红线的距离为4mm。2 .公文本体部分在公文首页放置的红色反射线(不含)以下到cc机关(不含)之间放置的各要素总称为主体。 包括标题、主发机构、正文、附件说明、成文日期、印鉴、笔记本、附件。(1)文件标题：正确且简单地概括文件的主要内容。 由发文机关的名称、事由、文种组成。 除了法令名和书名，一般不用标点符号。 在红相反线下空的两行，第二个小字宋体，可以分成一行或多行放置在中央的回程，语义完整，排列对称，间隔要恰当。(二)主要送货机构：要求处理文件或回答文件的主要受理机构，应统称机构全名、简称或同型机构。 标志在标题下空出一行，左侧顶部附有3号仿制宋体的标志，回行时顶部。 在最后一个投递机构名称后面加上全角冒号。(3)文件正文：文件正文表示文件的具体内容。 通常分为导言、主体和结束语。 在主送机构的下一行，每个自然段落向左2个字母，回行的顶部，数字，年份不回行。 本文为三号仿宋体字，一般每页排列22行，一行排列28字。 文章中有小标题的话，可以使用3号小标题的宋体字和哥特体字。(四)附件说明：文件附件的序号和名称。 公文上有附件，正文下面的空白一行左空白的两个字用3号仿造宋体字标记为“附件”，并命名为全角冒号。 有附件编号时为阿拉伯数字(附件：1. ) 不要在附件名后加标点符号。(五)发文机关签名(自2012年7月1日起):签署发文机关的全名或规范化简称。(6)成文时间：公文生效的时间。 署会议通过或文件发行机构负责人发出的日期。 在制作共同文章时，署名最后发行的机关负责人发行的日期。 标志在正文下面，空白的两行是右空白的四个字。 用汉字表示年、月、日全部的“零”标记为“”。(7)印鉴：公文上有发行机关签名的，必须按发行机关的印鉴，与签名机关一致。 有特定发行机关标志的一般公文或电报可以不按印章。 共同报告的文件，由主办单位按印鉴，共同发行的文件，由发行单位按印鉴。单一机关发行的公文，在落款处不签名发行机关名，只显示成文时间。 按印鉴时距文本2mm4mm，端正、中央、按压时间、印鉴使用红色。在印鉴下面的弧没有文字的情况下，在采用只有下一个弧在成文时间内被按压的方式的印章下面的弧有文字的情况下，中空方式，即印章的中心线在成文时间内被按压。在共同文章需要按下2个印鉴的情况下，打开成文的时间，左右应该分别空出7个字符的主办机构的印鉴在前面的两个印鉴成文的时间，印鉴变红。 只能采用按相同印章的方式，保证印章排列整齐。 两印章之间互不交叉或相切，距离在3mm以下。共同文章需要按三个以上的印鉴时，为避免出现空白的印鉴，必须将各发行机关名称(可以简称使用)配置在发行日期和正文之间。 主办机构的印鉴在前面，一列最多排列着3个印鉴，两端不得超过版本心的最后一列，其馀的1个或2个印鉴被放置在中央。印鉴之间不相交或者相切的最后一列印章下面，右边空白的2个文字是文字。公文排版后剩下的空白不能再加上印章的位置的，应当采取调整行间、字间隔的措施加以解决。 不能用印章和正文一起显示“本页没有正文”的方法解决。(8)备注：文件的发行范围、使用时要注意的事项、联络方式和联络方式等需要说明的其他事项。 公文有注记的话，用3号仿造宋体字，居左空的2个字加上圆括号，在成文时间的下一行表示。(九)附件：公文正文的说明、补充或参考资料。 附件与文件正文一起装订，在附件左上角的第一行显示“附件”，如果有编号，则必须显示编号的附件的序列号必须与名称前后的id一致。 附件和文件正文不能一起装订的，应在附件左上角的第一行显示文件的订货大小，然后显示附件(或编号)。3 .公文书写部分cc机构以下配置的各要素统称为