北京北大方正电子有限公司印章管理规则(2014修订版)

北京北大方正电子有限公司印章管理规则北京北大方正电子有限公司印章管理规则目录 第一章 总则 第二章 印章管理机制 第三章 印章使用范围 第四章 印章刻制和使用 第五章 印章使用审批 第六章 附则第一章 总则第一条 【本规则的宗旨】为了有效防范风险，加强北京北大方正电子有限公司（以下简称“公司”）的印章管理，规范印章使用程序，特制订本规则。第二条 【本规则的适用范围】 本规则适用于北京北大方正电子有限公司全体员工及京外分支机构的印章使用管理。第三条 【印章的样式】 执行国家公安机关和当地管理部门及公司要求，印章刻制具体要求由制发机关根据实际需要确定。第四条 【列入管理的印章】本规则所规范的印章种类，包括按照主管部门审批的规格、外形、尺度和样式刻制的标明公司法定全称（工商行政管理机关颁发营业执照上登记的名称）的印章和专门刻制用于某种特定用途的印章（仅用于印章上标明的使用范围）。具体列入北京北大方正电子有限公司管理的印章包括：公章：公司公章、所辖各分支机构公章；法定代表人签名章：公司法定代表人签名章；支票专用名章：公司支票专用法定代表人印章；合同专用章：公司及所辖各分支机构合同专用章；财务专用章：公司及所辖各分支机构财务专用章；发票专用章：公司及所辖各分支机构发票专用章；部门章：刻有公司各职能部门名称的印章；专项业务章：公司专项业务用章，如投标专用章、报关专用章、库房签收专用章、技术服务专用章，以及其他专项业务用章等。第二章 印章管理机制第五条 【印章事务管理部门】公司行政部为公司印章事务的主管部门，统一管理公司的印章事务。公司各职能部门和相关人员管理印章的具体事务。各职能部门应当指定专人管理印章，并将管理员名单送交公司行政部备案。 第六条 【印章管理具体分工】公章：由公司行政部专人负责管理；法定代表人签名章：由公司法定代表人助理或秘书负责管理；财务专用章、支票专用名章、发票专用章：由公司财务部负责管理；合同专用章：由公司运营管理部负责管理；部门章：由公司各部门指定专人负责管理；投标专用章、库房签收专用章：由运营管理部负责管理；报关专用章、技术服务专用章：由行政部负责管理；第七条 【印章管理要求】（一）各类印章的保管部门须定期向行政部提交印章使用情况的相关资料；（二）根据印章使用情况，行政部可以授权其他职能部门对相关印章进行保管和使用，并对其使用情况进行备案和监管；（三）印章的保管部门须设立印章管理员，签署印章管理员职责确认书。印章管理员是印章管理的直接责任人，须协助行政部开展印章管理工作；（四）印章管理员工作职责：1、印章管理员必须严格执行用印审批制度，认真审查，照章办事；2、妥善保管公司印章，执行公司印章使用规定并按要求填写用印登记表。对于不符合审批规定和手续的，印章管理员有权利拒绝盖章；3、遵守印章管理员职责确认书的内容；4、对公司印章管理制度提出改进、完善相关意见和建议；5、印章管理员应将印鉴使用审批表、用印登记表和所盖章文件的原件或复印件编号归档，妥善保管，并定期向行政部提交印章使用情况；6、不得擅自使用印章、携带印章外出； 7、用印过程中涉及到公司重要文件、资料时，应做好保密工作；8、印章意外遗失、毁损时，立即向主管领导报告，迅速采取补救措施，并协助相关调查工作；9、印章管理员因工作调动离开本岗位，必须在部门内办理印章交接手续，并书面报行政部备案。（五）印章实行双人配合管理，印章保管部门负责人为监印人，其工作职责：1、监督印章管理员用印执行情况；2、参与公司印章管理制度及相关附表的制定、修改、废止及起草工作；3、对印章管理人员进行考核和评估，对发现未按制度执行的现象出具意见。（六）印章审批人员职责：1、审批人要按公司有关规定审核用印文件的真实性、合理性、可行性以及是否符合公司要求；2、审核文件中（特别是合同类文件）涉及财务、运营方面的内容，必须由财务部、运营管理部部门负责人签字确认；3、审核文件中（特别是合同类文件）涉及法律方面的内容，必须由法务合规部门出具审核意见，部门负责人签字确认。第八条 【责任】违反本规则的规定使用印章，或者发生印章丢失、盗用、仿制以及其他此类情形给公司带来损害的，应当视情节轻重，追究相关人员的责任。第三章 印章使用范围第九条 【公章的使用范围】下列事项可以使用公司公章：（一）以公司名义对外报送或发布的公文、文件资料；（二）以公司名义签署的与公司经营有重大关系的文件资料；（三）以公司名义对外发送联系工作的公函或者介绍信；（四）其他应当以公司名义实施的事项。第十条 【法定代表人签名章的使用范围】下列事项可以使用公司法定代表人签名章：（一）以法人代表名义签署公文、文件资料；（二）法定代表人本人授权秘书使用签字章签署的其他文件资料。第十一条 【合同专用章的使用范围】下列事项可以使用公司合同专用章：（一）以公司名义对外签署的各类合同、协议；（二）其他应当使用公司合同专用章的文件资料。第十二条 【部门章的使用范围】下列事项可以使用公司部门章：（一）以部门名义签署的向法定代表人的请示报告以及其他文件资料；（二）以部门名义向其他部门、下属公司发送的公函、通知以及其他文件资料；（三）其他应当以公司部门名义实施的事项。第四章 印章刻制和使用第十三条 【印章刻制】公司管控印章的刻制，必须按印章刻制流程，填写印章刻制申请表进行申请，由行政部负责刻制，刻制单位为公安部门指定的正规刻制单位。印章刻制前必须由申请部门负责人审核，经由印章主管部门负责人、行政部负责人、公司总裁或其授权有审批权限的人批示同意后方能刻制。第十四条 【印章的形式、文字和质料】印章所刊文字应当为国务院公布的简化字，字体为宋体。印章的质料由行政部根据实际需要确定。第十五条 【印章的启用】印章刻制完毕投入使用前应由行政部填写印章移交申请表，办理印章移交手续。印章首次启用前，填写印章信息备案表，用印实样留存行政部备案。第十六条 【印章的停用】（一）因公司撤销、名称变更、原有印章破损或印章遗失或被盗而需要停止使用时，应按照印章制发机关及公司管理要求封存、销毁或换用新印章；（二）印章管理员应填报印章停用申请表报部门负责人、行政部负责人、法务合规部负责人审批；（三）部门印章管理员、行政部及法务合规部相关人员二人以上，监督封存或销毁停用印章；（四）印章停用申请表提交行政部备案留档。第十七条 【印章的保管】（一）印章管理员保管印章要牢固加锁，确保印章安全，防止印章被盗用或丢失；（二）印章临时交接（因休假、外出等原因）必须由交接双方按照本规定要求办理；（三）印章不得随意委托他人代取代用；（四）印章临时管理员，在管理印章期间有妥善保管的义务。印章保管员应提前将临时管理期限和临时管理人员报行政部负责人审批；（五）临时保管按移交手续办理，管理期间以印章移交申请表中记录内容为准，报行政部备案。第十八条 【印章的遗失】（一）印章发生遗失时，印章使用人或保管人必须即时上报主管部门，并协助做好调查工作；（二）遗失印章时应由印章管理员填写印章停用申请表，由各部门负责人批准后，签批遗失处理及处罚办法，交由行政部按批示处理；（三）公章、合同专用章、财务专用章、法定代表人名章等重要印章必须及时登报申明。第十九条 【印章的检查】（一）行政部定期组织检查印章使用情况；（二）对检查中出现的问题提出整改措施；（三）印章管理员利用工作之便，私自使用印章，一经发现，给予通报批评，情节严重的解除劳动合同、追究损失赔偿等法律责任；（四）印章管理员因工作疏忽，造成印章非预期使用，或在不满足用印条件下用印，视具体情况给予处罚。第二十条 【用印手续及资料保存】（一）各枚印章使用前，由经办人认真填写印鉴使用审批表，并经指定的审批负责人签字审批后方可用印。（二）未经审批，任何人不得擅自用印；（三）使用公章、合同章的重要文件、合同、协议等重要资料，必须在印章保管人处保留原件或复印件备查。印章保管人须将加盖印章的文本原件或复印件连同印鉴使用审批表归档保存；（四）使用其它印章时，印章保管人应将印章使用情况认真记录，并存档备查；（五）空白纸张和任何空白文件不予盖章。特殊情况需事先加盖公章或合同专用章后填写内容的，须由公司法定代表人批示同意，经办人事后必须将填写内容以后的用印文件资料复印件及未用完的盖有印章的资料，交还印章保管人；（六）员工如需要公司出具有关证明，本人应先提出书面申请，按用印审批流程签字后方可盖章；（七）合同类文件保管期限为合同执行完毕日加五年，其他文件（包括用印审批的文件）保管期限为文件内事由完毕日加三年。第五章 印章使用审批第二十一条 【公章】可签字批准使用公司公章和法定代表人签名章的人员为有权签字人。公章使用由申请人申请，经部门负责人审核，报有权签字人审批。公司有权签字人为公司法定代表人、以及由公司有权签字人授权的代理人。第二十二条 【部门章】部门章有权签字人为该部门负责人。第二十三条 【其他印章】其它印章使用由申请人申请，经部门负责人复核，报有权签字人审批。（一）凡与公司经营业务相关的合同和协议，一律不得加盖公章，应加盖合同专用章；特殊情况下确需加盖公章的，必须按照合同会审流程经审核同意后方可盖章；（二）投标文件应加盖投标专用章，特殊情况下确需加盖公章时，也应在完成规定的投标文件审核流程后方可盖章；（三）其它印章使用时，使用审批人也可根据工作需要，书面授权指定人员审批指定类别的文件加盖印章，并将授权书留存在印章保管责任人处备案。第六章 附则第二十四条 【本规则的解释】本规则由公司总裁办公会授权公司行政部负责解释第二十五条 【本规则的施行】 本则自 年 月 日起生效施行。本规则实施前的制度规定与本规则不一致的，以本规则为准。附件：附件一 印章刻制流程附件二 印章刻制申请表附件三 印章移交流程附件四 印章移交申请表附件五 印章停用流程附件六 印章停用申请表附件七 印章使用流程附件八 印章使用审批表附件九 印章信息备案表附件十 印章管理员职责确认书附件一：印章刻章流程 申请部门填写印章刻制申请表部门负责人审核行政部负责人审核 公司总裁或其授权签字人审批行政部统一刻制附件二： 北京北大方正电子有限公司刻章名称：申请部门：申请原因：申请人：申请时间：使用部门：保管人：部门负责人意见： 签字：时间：行政部负责人意见：签字：时间：公司总裁或其授权签字人意见： 签字： 时间： 章样备案：交接人： 日期：印章刻章申请单附件三：印章移交流程申请移交人填写印章移交申请表保管部门负责人审核行政部负责人审核 移交双方经手人签字附件四：印章移交申请表编号：移交印章名称：移交部门：保管部门：移交印章样式：移交部门负责人意见：保管部门负责人意见：行政部负责人意见：移交人签字：保管人签字：监交人签字：移交日期：附件五：印章停用流程印章管理员填报印章移交申请表保管部门负责人审核行政部负责人审核 法务合规部审核 部门印章管理员 行政部 法务合规部 监督封存或销毁停用印章附件六：印章停用申请表 编号：申请部门：停用印章名：申 请 人：申 请 日 期：申请说明：处理方式：停用 封存 销毁 其他保管部门负责人意见：行政部负责人意见：法务合规部门负责人意见：停用印章样式：印章保管部门：印章保管人签字：附件七：印章使用流程 申请部门填写印鉴使用审批表部门负责人审核其他相关领导会签 财务部、运营管理部、法务合规部负责人审核监印人签字印章管理部门用印 附件八：北京北大方正电子有限公司印鉴使用审批表编号：号用印单位经办人 日期 使用印章类型公章法人章其他印章： 文件名称文件内容摘要部门负责人意见相关职能管理部门意见 标书 合同 协议（只此三类文件）战略发展部 签字：时间：法务合规部 签字：时间：财 务 部 签字： 时间：运营管理部 签字： 时间：市 场 部 签字：时间：人力资源部 签字： 时间：行 政 部 签字： 时间：有权签字人或授权代理人意见印鉴使用人签字监印人签字备 注附件九：印章备案信息表 填表日期：印章式样管理部门保管日期保管人备注附件十：印章管理员职责确认书一、印章管理员职责（一）印章管理员必须严格执行北京北大方正电子有限公司印章管理规则，认真审查，照章办事。（二）妥善保管公司印章，执行公司印章使用规则并按要求填写印鉴使用登记表。对于不符合审批规定和手续的，印章管理员有权利拒绝盖章。（三）对于标书、合同、协议、确认函等文件，必须见法务人员、财务管理人员签字确认，方可用印，同时须保留一份原件或复印件存档备查。（四）遵守印章管理员职责确认书的内容。（五）对公司印章管理制度提出改进、完善的相关意见和建议；（六）印章管理员应将印鉴使用审批表、用印登记表和所盖章文件的原件或复印件编号归档，妥善保管，并定期向行政部提交印章使用情况；（七）不得擅自使用印章、携带印章外出；（八）用印过程中涉及到公司重要文件、资料时，应做好保密工作；（九）印章遗失、损坏或被盗时，立即向主管部门报告，迅速采取补救措施，并协助相关调查工作；（十）所有用印文件必须留存原件或复印件备案存档。（十一）需备案存档资料，按北京北大方正电子有限公司档案管理规则定期向行政部档案室移交。（十二）支持配合上级单位对印章管理、文档备案情况的核查工作及备案。（十三）印章管理员因工作调动离开本岗位，必须在部门内办理印章交接手续，并书面报行政部备案。二、管理员职责确认印章管理员清楚明了职责描述中全部内容，承诺遵守本确认书中的全部事项，特此签字确认。印章管理员（签字）：年 月 日三、部门负责人确认作为印章管理员的部门负责人，兹确认 ，共 枚印章，均已在本确认书中留下印章样式，且全部由印章管理员予以保管，支持并监