电子文档论文关于高校智慧校园建设电子文档管理模式论文范文参考资料

电子文档论文关于高校智慧校园建设电子文档管理模式论文范文参考资料 在高等教育快速发展的现阶段，智慧校园是高校校园建设的发展方向，与常规校园相比，在智慧校园的建设和管理过程中，每天都会产生海量的电子文件，对这些海量的电子文件科学、高效、安全地进行管理，对其管理模式进行科学分析，对加快智慧校园的建设和发展有重要的现实作用。 1 智慧校园建设背景（以浙江大学为例） 当前，在我国高等学校中，随着网络技术、信息化技术、通信技术的不断发展和进步，各种信息化应用在教学、科研、管理、后勤服务领域发挥着越来越大的作用，基本上解决了学校业务部门的管理工作，取得了令人瞩目的成果。然而，各地高校在信息化建设中取得巨大成功的同时，仍然存在一些普遍、共性的理由，其中最突出的有：网络基础设施的接入手段比较单一，安全保障体系不够完善，信息之间缺乏必要的关联，容易形成信息孤岛，数字资源建设投入较少，各信息系统缺乏统一的信息编码标准，信息化安全及保障机制不够健全，尤其是不同部门之间缺乏信息的共享与交流，自动化程度相当低。诸多理由，迫切要求基于先进技术的智慧校园管理系统的出现，智慧校园管理系统是建设智慧校园的前提和保障条件。 浙江大学从xx年开始动工，将正在建设中的紫金港校区西区作为建设智慧校园的试验田，计划在xx年前把该校区西区建设成为智慧校园。智慧校园的“智”是指学校的智商，强调智能化与自动化，“慧”是指人的情商，强调人的灵性与创造力。智慧校园的理念，就是充分利用现有的网络技术、信息化技术、通信技术、物联网技术，提高高等学校的管理水平、科研效率和能力，改善师生员工的教学科研条件，优化学习、生活条件，创造优美、和谐的校园环境，充分发挥高等学校在人才培养、科学研究、社会服务、文化传承创新中的重要作用。智慧校园的建设目标，就是充分利用当今先进技术实现上述智慧校园的理念，创造优质、高效的教学、科研、管理、育人环境，绿色、生态、和谐的校园。 2 智慧校园建设的保障条件 2.1 人力投入。为保证智慧校园建设各项工作的顺利开展和实施，首先必须保证各类技术和管理人员的投入，把科学配置建设智慧校园的人力资源作为第一要务来抓，建立一支智慧校园建设的专业队伍，这支队伍中必须包含有各方面的专业技术人员和管理人员。 2.2 规章制度建设和长期规划。科学合理的校园规划，可以最大限度地保证校园节地、节水、节能，使人财物得到最优组合。对属于投资大、周期长、难度大、影响面广的复杂型系统工程的智慧校园的建设，更应有一个科学完善、周全的长期规划。 2.3 校园网络化建设。校园网络化建设是智慧校园建设的重中之重的内容。浙江大学在智慧校园的建设规划中，将校园网络化建设分成以下三大部分。即网络基础设施建设、云计算平台和物联感知系统。 3 智慧校园建设中的电子文档管理模式 3.1 部门产生文档在线和公开发布。对各部门产生形成的电子文件进行在线是电子文档管理工作的第一步。文档在线管理，是近几年才出现的电子文档流转新技术，该新技术集网络共享、文档实时和纠错、集成数据库技术的高效检索等功能为一体，它允许用户远程操作文档，能够实现文档从创建、修改、审批、存储、转发、查询到重复使用的处理过程，从而使办公系统实现真正作用上的网络化、自动化和无纸化。文档在线管理系统的主要实现技术，包括基于WAMP/LAMP框架的系统访问模型和基于AJAX技术的文档对象模型，及其基于Office在线技术，等等。经过在线的电子文档，在符合相关规定的前提下就可以公开发布。 3.3 档案人员在线审核和数据上传。对已在线归档的电子文档进行在线审核鉴定，是档案管理者的一项非常重要的工作，因为所有离线归档的电子文件都必须通过档案人员在线审核，经鉴定符合相关要求和标准后，才能离线归档。审核鉴定的策略，是在电子文件管理系统设计阶段，便开始保管期限表制定工作，由计算机进行自动审核鉴定或者通过人机对话的方式进行半自动化审核鉴定；审核鉴定的内容，需要完成三项判断工作：一是某信息集合是否电子文件；二是该电子文件的内容具有多长时间的保存价值；三是电子文件的技术状况能否保证其内容价值的实现。通过档案人员在线审核鉴定的电子文件，才能进行数据上传。 3.4 电子文件离线归档和数据备份。离线归档是对在线归档数据的备份，以防范可能发生的数据灾难，离线归档的数据不常被调用，一般也远离系统应用。要做好电子文件离线归档和数据备份的管理工作，必须认真做好以下两项工作。第一，建立电子文档备份体系，保障备份工作顺利开展。首先，应用电子文档安全备份系统，采用磁盘阵列作为备份系统，完成文档原文的异地容灾备份。其次，加强电子档案信息安全环境建设，对内网服务器及网站服务器进行扩容升级，定期查杀网络病毒，修复网站数据，实现网站数据的在线和离线备份。最后，在电子文件载体选择上，使用光纤磁带库、外置硬盘和光盘三种类型的存储介质，对电子文档进行异质备份。第二，采用多种备份技术手段，保证电子文档数据备份的有效性。（1）多种存储载体与软件相结合。根据数据备份的实际需求，在载体上可选择磁盘阵列、光盘库或磁带库，在软件上可选择Veritas Storage Replicator或Veritas Backup。（2）本地备份和异地备份相结合。在本地和异地同时对原电子文档进行备份，可有效地防止自然灾害或人为的破坏，也可有效地抵御网络病毒的侵害和攻击。（3）完全备份和差额备份相结合。差额备份节省备份的时间及存储空间，完全备份的备份时间长且会占较大的存储空间，当恢复时可一次性快速恢复。（4）离线备份和在线备份相结合。在进行离线备份时，服务器将停止用户对电子文档的操作，由此可以避开由于用户操作、修改电子档案而造成数据不一致的理由。而进行在线备份时，服务器不停止用户对电子档案的操作，可实时对电子档案进行备份工作，但该备份方式需要先进的硬件和网络支持，技术上也较为复杂。 3.5 电子文档数据的异质备份和异地备份保管 3.5.1 异质备份。异质备份就是将电子文件从磁盘、光盘、磁带等载体转换成纸质、胶片等其他载体形式保存。档案信息化建设的基本原则就是电子文件与纸质文件并存，这种电子文件与纸质文件的并存状况，今后相当长一段时间内将会存在。特别是对具有重要保存价值的电子文件，必须有相应内容的纸质文件归档保存。根据电子文件归档与管理规范（GB/T18894-xx），归档时，应同时保存文件的电子版本、纸质版本或缩微品。 3.5.2 异地备份保管。影响电子文件安全的因素有不可抗因素（如地震等自然灾害）和人为因素（如网络犯罪、操作失误等）。我国在电子文件管理方面，要求电子文件实现异地备份保存制度。智慧校