中普事务所版系统V8.0用户手册

中普审计管理平台 V8.0 用户使用手 册 1 北京中普审业软件有限公司北京中普审业软件有限公司 中普事务所版审计系统中普事务所版审计系统 V8.0V8.0 用户手册用户手册 中普事务所版审计系统 V8.0 用户使用手册 2 目录目录 1、安装软件.4 2、初始化设置.6 2.1 登录软件并对软件授权 .6 2.2 单位结构设置（新建被审计单位） .7 2.3 操作员设置及授权 .9 3、采集被审单位数据.11 3.1 SQL 数据库财务软件采集步骤 .11 3.1.1 直接从财务软件采集.11 3.1.2 从备份文件采集 .14 3.2 ACCESS数据库财务软件采集.17 3.3 浪潮财务软件备份文件取数 .19 3.4 手工账数据导入 .20 4、数据转换.23 5、登录被审计单位账套.26 6、数据准备.27 6.1 查账期间设置 .27 6.2 执行科目对照 .27 6.3 账套数据测试 .29 7、查账功能介绍.29 7.1 科目汇总查询 .29 7.2 明细账查询 .31 7.3 凭证查询 .32 中普事务所版审计系统 V8.0 用户使用手册 3 7.4 辅助核算查询 .33 7.5 查账专家 .35 8、分析性功能介绍.36 8.1 单科目总体分析 .36 8.2 多科目综合分析 .37 9、底稿编制流程（审计工作记录平台应用）.38 9.1 工作底稿 .38 9.1.1 系统底稿生成流程 .38 9.1.2 EXCEL 底稿插件运用 .41 9.1.3 底稿处理相关工具 .45 9.1.4 批量生成底稿.49 9.2 行业报表的生成 .52 9.2.1 如何生成资产负债表和利润表 .52 9.2.2 如何生成现金流量表 .54 9.2.3 底稿平衡稽核工具 .57 9.3 往来账龄分析（往来类科目底稿编制） .58 9.3.1 方法 1，账套有多年数据的账龄分析.59 9.3.2 方法 2，账套只有 1 年数据的账龄分析.61 9.3.3 关联方设置 .62 9.3.4 自动生成重分类调整分录 .63 9.3.5 抽取往来函证 .64 9.4 函证生成 .65 9.4.1 批量生成询证函 .65 9.4.2 批量生成询证函封面 .65 9.4.3 回函处理 .67 9.5 凭证抽查 .68 9.5.1 自由抽查 .68 9.5.2 批量抽查 .69 9.5.3 凭证抽样测试 .69 中普事务所版审计系统 V8.0 用户使用手册 4 9.6 调整分录录入 .70 9.7 报表附注 .70 9.7.1 附注表格取数 .71 9.7.2 生成附注 .72 9.8 工作记录备份 .73 10、合并报表操作流程.73 11、小窍门提升您的软件运用水平.78 11.1 表格标题栏功能 .78 11.2 常见通用按钮 .79 12、常见问题解答.80 附、年报审计流程图.87 中普事务所版审计系统 V8.0 用户使用手册 5 1、安装、安装软软件件 第第 1 1 步、插入中普软件安装光盘：步、插入中普软件安装光盘：计算机会自动运行安装向导程序，或者 直接运行光盘中的【SETUP.EXE】文件，系统弹出安装界面如下图 1-1 所示。首 先选择所安装的审计软件产品。例如：内审用户可选择“1、内部审计管理平台” ，事务所用户选择“2、社会审计管理平台” ； 图 1-1 中普软件安装界面 第第 2 2 步、安装选择：步、安装选择：所有安装中普软件的机器 （不管该机器是否插软件狗） ，都可点击安装中普软件服务器端，选择【安装：单机版或网络版的服务器端】 进行安装； 第第 3 3 步、选择单位定制文件：步、选择单位定制文件：在这里可以选择本单位的定制模板，如果没 有贵单位的专门定制模板，则点击“0-不选择客户定制包” ，再点击【下一步】 即可； 1、选择软件版本 2、选择安装 服务器版 中普事务所版审计系统 V8.0 用户使用手册 6 图 1-2 选择定制模板 第第 4 4 步、选择安装目标盘：步、选择安装目标盘：在上图 1-2 中选择定制模板后，点击【下一步】 弹出操作界面如下图 1-3 所示，点击【选择安装目标盘】箭头在弹出的下拉式 菜单中选择安装的目标盘，系统默认安装路径为：目标盘符ZPERP7； 图 1-3 选择安装目标盘 第第 5 5 步步：在上图 1-3 中完成所有选项后，点击【下一步】 ，在弹出的操作 界面中点击【执行】按钮，系统开始安装中普软件直到安装完成； 点此选择盘符 中普事务所版审计系统 V8.0 用户使用手册 7 【提示提示】： 1、插入中普软件安装光盘：计算机会自动运行安装向导程序； 2、或者从网站下载，解压后运行【SETUP.EXE】文件； 3、选择安装盘符时，建议不要安装在 C 盘，可选择剩余空间较大的盘符进行 安装； 2、初始化、初始化设设置置 2.1 登登录软录软件并件并对软对软件授件授权权 中普软件安装完成后计算机桌面会自动生成一个快捷图标【中普软件】 ，表 示中普软件已经安装成功。双击该图标启动“中普软件” ，弹出操作界面如下图 2.1-1所示，由此登录到中普软件应用界面，便可开始使用本软件了。 图2.1-1 中普软件登录界面 【难点说明及使用技巧难点说明及使用技巧】:】: 中普事务所版审计系统 V8.0 用户使用手册 8 1、对于单机版用户：直接双击【服务器地址】 ，获取的是本机器的 IP 地址。 对于网络版客户端用户：需要将服务器端的 IP 地址在此输入，即可共享服务器 的账套数据。 2、当输入完服务器地址，第一次安装使用本系统登录用户代码缺省为 system（系统管理员） ，口令为空，点击【登录】按钮进入中普软件应用界面。 登录软件后，即可对软件进行授权，授权的操作如下： 1、在软件界面里，点击【系统维护-注册授权-授权单位注册】 ，弹出授权 操作界面如下图 2.1-2 所示： 图 2.1-2 注册授权 2、对于购买中普审计软件正版的用户，依次在上图 2.1-2 中输入中普公司 提供的【授权单位】与【授权码】信息。 【难点说明及使用技巧难点说明及使用技巧】:】: 授权书上只有数字“0”(零)，没有字母“O” （噢） ； 英文字母全部统一为大写； 可以复制授权码，点击【粘贴】 ，系统会每六位自动隔开授权码； 3、点击上图 2.1-2 中的【注册】按钮，弹出界面如下图 2.1-3 所示，验证 系统已经检测到软件狗型号与编号，只有在授权单位和授权码输入正确的基础 上，软件授权才会成功。 中普事务所版审计系统 V8.0 用户使用手册 9 图 2.1-3 软件狗注册提示 2.2 单单位位结结构构设设置（新建被置（新建被审计单审计单位）位） 1 1、首先是设置本单位名称：、首先是设置本单位名称： （1） 、在软件界面中点击【系统维护-系统初始化-2、单位结构设置】 ， 弹出操作界面如下图 2.2-1 所示： 图 2.2-1 单位组织结构设置 （2） 、在上图 2.2-1 中，将框中所示的两个单位修改成本单位实际名称， 操作时点击【修改】按钮，对单位名称及相关属性进行设置，弹出操作界面如 下图 2.2-2 所示: 图 2.2-2 单位基本属性设置 （3） 、在上图 2.2-2 中的【单位名称】 、 【单位简称】编辑栏直接输入本单 位名称、简称。对应数据库可先点“不选” 。 2 2、接着录入被审单位（或下级单位）及创建相关数据库：、接着录入被审单位（或下级单位）及创建相关数据库： 在上图 2.2-1 中，用户先选中本部单位后再点击【同级】可以增加新的被 审单位，点击某个单位后点击【下级】可以增加当前选中单位所属的下级单位。 在上图 2.2-2 中的【对应数据库】中，需通过点击【创建】 ，来创建被查单位以 中普事务所版审计系统 V8.0 用户使用手册 10 D+单位代码+单位名称的简拼命名的数据库。在以后的数据转换操作中，此单 位的所有数据将转换到以此单位名称命名的数据库中，方便管理。 【难点说明及使用技巧难点说明及使用技巧】:】: 1、用户增加单位时请遵循单位编码规则：每级单位以两位数表示，即：2-2-2- 2-2-2-2-2-2-2； 2、建议按照组织结构【上下级关系】建立本单位和各被审单位； 3、各单位需建立独立的数据库，方便备份、发布、管理； 4、可以将某类单位对应同一个数据库，如同一集团企业的数据可放入同一个数 据库中，以不同的账套保存； 5、系统只能设一个最高级别单位代码，即将本单位设置为最高级别，每个单位 都必须设置一个本部单位，因为所有的项目管理均由本部进行； 2.3 操作操作员设员设置及授置及授权权 1、在软件主界面中，点击【系统维护-系统初始化-操作员设置及授权】 ， 弹出操作界面如下图 2.3-1 所示，在打开的【操作员设置】界面中，可以进行 增加、修改、删除操作员，并对操作员进行授权、岗位设置、清除口令等操作。 图 2.3-1 审计人员档案资料输入 2、在上图中点击【增加】 ，弹出【操作员设置】窗口如下图 2.3-2 所示， 在下拉菜单中选择所在单位并输入操作员名称以及人员岗位属性等资料。 中普事务所版审计系统 V8.0 用户使用手册 11 图 2.3-2 新增操作员基本资料输入 3、在上图 2.3-1 中，先选中某操作员，然后点击【授权】 ，弹出操作界面 如下图 2.3-3 所示，在打开的操作人员授权窗口中可对操作员进行各模块功能 的权限设置。 图 2.3-3 操作人员各模块授权 【难点说明及使用技巧难点说明及使用技巧】: 系统以姓名拼音第一个字母自动生成登录用户名，用户也可自定义登录用 户名，但不要和别的登录名重复，操作员姓名栏不能为空，其他的选项可以根 据需要填写或选择。 如果一个用户名登录系统时一次性输入三次错误的密码，系统会将此用户 名锁定，此时可由系统管理员通过点击【清除锁定标志】来清除对此用户名的 锁定。 中普事务所版审计系统 V8.0 用户使用手册 12 【重要提示重要提示】： 1、除了系统管理员之外，其他所有用户的权限设置以及操作员口令的清除 只能由系统管理员执行，其它操作员进入此模块时以上按钮变灰色。个人资料 只能由本人(或系统管理员)修改； 2、操作员密码由其本人登录系统后自行修改； 3、 【指定此人为系统管理员】的选项：只能将某一个人员设定为系统管理 员，这样该用户在做系统维护的时候可不用“system”用户名登录； 4、本系统安全性控制基本原则是：1)所有的初始化工作必须由系统管理员 或有“初始化”权限的人执行;2) 每个操作员执行的工作记录只能由本人修改；3) 工作记录复核后不能再修改(必须由原复核人取消复核后，方能修改)； 5、若在人员岗位设置中，选择“12-已经调离审计岗位” ，则在下次进入 此界面时不会显示此操作员，此操作员不能再以其身份登录到审计系统中，但 系统会在岗位窗口用红色标出。 3、采集被、采集被审单审单位数据位数据 （1）能采集、转换目前常用的用友、金蝶、安易、新中大、金算盘、浪潮、 远光、远方、华兴、灵狐、速达、万能、通用、友强、金蜘蛛、降龙、益和、 易统、润嘉、奥林岛、煤碳财务、金思维、复旦天翼、天大天财、小蜜蜂、北 京通用、北嘉、兴竹、电信新逸、博科、管家婆、三门、科发通用、中财信事 行财务、金财、久其以及 Sap/Oracle 等 200 余种财务软件各个版本的数据，并 能快速定制特殊财务软件数据采集接口。用户可以自己定义转换对应关系，直 接读取各种(包括未支持财务软件及手工账数据) 财务软件导出的科目汇总数据、 凭证分录数据及辅助账数据（格式为 EXCEL，大多数财务软件有此功能） ，从而 使本软件彻底解决数据接口问题。 （2）采用只读不写的采集技术，保证了被审单位财务数据的安全性、准确 性和完整性。 （3）采集、转换工具都使用向导式技术，采集、转换流程清晰、直观、易 操作。 （4）转换、重新记账步骤合并到一起，用户将被审单位的数据进行转换完 毕后，就可以使用财务查询分析系统进行分析。 采集被审单位的财务数据，下面将几种常用的财务软件采用的数据库类型 进行分类说明： 中普事务所版审计系统 V8.0 用户使用手册 13 3.1 SQL 数据数据库财务软库财务软件采集步件采集步骤骤 从 8.0 版本开始，对于所有 SQL 数据库的财务软件，本系统支持直接从财 务机器里采集数据或是从备份文件里采集数据两种方式。下面是两种不同采集 方式的举例说明。 3.1.1 直接从直接从财务软财务软件采集件采集 1、采集前准备：先将采集工具存入 U 盘或移动硬盘，如果有光盘的则带上 光盘，不需执行将采集工具存入移动设备的操作。 操作时点击下图中的【系统维护-系统维护工具-生成：数据采集用 U 盘】 ， 点击下图框中的【.】选择 U 盘盘符，再点击【确认】即可将采集工具生成到 U 盘中去。用户可直接用此工具进行数据采集和转换。相关转换操作在后面的 数据转换说明会介绍。 图 3.1.1-1 生成：数据采集用 U 盘 到被审单位采集时，直接运行下图中的 zpSJcj.exe 文件即可运行采集工具。 中普事务所版审计系统 V8.0 用户使用手册 14 图 3.1.1-2 启动采集工具中的采集程序 如果是带光盘去采集，则直接将光盘放入光驱，再弹出来的界面中点击 【安装：数据采集工具】一步步安装下来即可。 2、采集操作： 第一步：第一步：在采集界面第一步里选择财务软件的类型，如下图所示，然后点击 【联机采集】 。 图 3.1.1-3 采集界面第一步 第二步：第二步：在下图中输入财务服务器名称或IP地址。1）、可以点击【网】， 点击加号可选 择财务软件的 具体版本 单击选择财 务软件 数据库访问用 户名和口令如 果有修改过可 询问系统管理 员，也可通过 备份账套采集 此单位名称是系 统自动识别，用 户也可手工修改 中普事务所版审计系统 V8.0 用户使用手册 15 系统会自动列出局域网中可见的SQL SERVER服务实例名供选择；2)、若在“数 据库服务器”上采集，可单击【Sql Server采集助手】，然后点击“采用信任 连接方式”；3)、点【搜】可以搜索出服务器上属于该财务软件的所有数据库； 4)、点【取】可以列出服务器上所有数据库清单供选择；5)、可点击下面各个 “验证数据”，确认选择的数据库是需要采集的账套，然后点击【下一步】, 在第三步中直接点【开始采集】。该数据库包含多个单位或账套时，还可点击 【批量采集多个单位】来采集指定单位。 图 3.1.1-4 采集界面第二步 图 3.1.1-5 采集界面第三步 如在客户端采集,可点 击【网】获取 SQL SERVER 服务器实例名 测试连接是否正确 点击可查看相应验 证信息，确认此账 套是否为需采的账 套。 中普事务所版审计系统 V8.0 用户使用手册 16 如使用 “U 盘”或“移动硬盘”采集,采集好的数据会放在其介质的中普 数据采集文件夹下的 data5 中，示例路径：H:数据采集工具 data5yongyou82_zhzprjyxgs_2005-2005。其中：“yongyou82” 为财务软件 名称；“zhzprjyxgs” 为被采单位名称第一个拼音缩写；“2005-2005” 为此 账套年度。 3.1.2 从从备备份文件采集份文件采集 备份账套取数的优势在于：只需客户提供审计所需年度财务软件的备份账 套 即可，而且本机无需安装相关数据库。只需运行我们的备份采集工具即可。 目前本备份采集工具支持 SQL、ORACLE、SYBASE 各个版本。下面我们举例最常 见的两个用 SQL 数据库财务软件用友 U8.2 以上版本与金蝶 K3的格式与取数 方式。 1、用友 U8.2 以上版本备份账套格式修改，客户给我们的备份账套格式是 UFDATA.BA_我们需把备份账套的格式改为:UFDATA.RAR然后再解压采集。 客户给我们的格式图示: 修改后的账套格式图示: 解压后的账套格式图示: 2、金蝶 K3 备份账套的格式为：企业名称的拼音+后缀为 .BAK文件直接 采集即可,无需解压。 备份文件的采集操作步骤如下： 第一步第一步：以用友 8.2 为例，选择此版本后点击【备份采集】。 中普事务所版审计系统 V8.0 用户使用手册 17 图 3.1.2-1 备份采集第一步 第二步第二步：进行备份采集。 选择财务软件 1、选择将备份 数据恢复到虚 拟机中方式. 2、选择解压好 的备份文件 3、输入虚拟机 IP，一般情况下 默认即可 4、启动虚拟机 中普事务所版审计系统 V8.0 用户使用手册 18 图 3.1.2-2 备份采集第二步 第三步第三步：点击上图的【确定】后，系统会有以下提示是否进行采集，点击【是】 即可完成采集操作。 5、单击此处启动 虚拟机. 6、点击此处开始 备份采集，完成 后系统会提示恢 复了几个备份集， 再点击【确定】。 中普事务所版审计系统 V8.0 用户使用手册 19 图 3.1.2-3 选择备份恢复后的数据库 3.2 Access 数据数据库财务软库财务软件采集件采集 1、采用本数据库的财务软件有：用友8.1/6.03/7.X、金碟6.X-7.0、金算 盘6i、博科B8财务、南北天地财务、上海科发通用财务、北京通用财务、灵狐 财务access、小蜜蜂财务、降龙AC99财务等。ACCESS类型的数据库只能在本机 上自动搜索，如联网则需在服务器端把数据库文件共享，然后在客户端通过网 上邻居手动找到数据库存放路径。 2、查找客户财务数据库的原则（以下原则依次顺序为）： （1）根据文件名判断：以用友财务软件为例，将每个财务数据保存在以 UFDATA.MDB为文件名的数据库中。 （2）根据文件字节大小判断：一般用户账套的数据文件最少保存一年的数据， 因此它的大小平均都在5M以上。 （3）根据路径判断：以用友财务软件为例，将每个财务数据（UFDATA.MDB）分 别保存在以用户账套为一级目录、以用户账套年度为二级子目录下。 例：UFDATAZTABC2002UDDATA.MDB。 3、我们以用友UFERP8.1为例进行采集操作说明，根据所需分析年度将查 找出来相应的ufdata.mdb复制到U盘或移动硬盘等移动存储设备中，或者联网的 笔记本完成采集工作。 第第1 1步：步：在数据采集第一步，选择财务软件如：“用友UFERP8.1 Access版”,然后 中普事务所版审计系统 V8.0 用户使用手册 20 点击【联机采集】按钮，弹出操作界面如下图3.2-1所示： 图3.2-1 用友Access数据库财务软件采集第二步 第第2 2步步：在上图3.2-1采集第二步中： (1）首先选择用友ACCESS版财务软件数据库文件存放路径。若在客户端采集， 请从网上邻居中查询到财务服务器上财务数据共享目录；若在服务器端采集， 可点击上图中的【搜】按钮，系统可搜索硬盘目录下的数据库文件，直接点击 【搜U8】可查看用友各数据库账套名，也可通过【请选择ACCESS型数据文件名】 直接指定数据库文件路径来进行采集。 （2）然后可以通过【采集前：验证数据】的验证按钮对被审单位账套进行查 看验证，由此可以看到账套的相关内容确认后点击【下一步】直至完成采集操 作。 4、各种常见财务软件采集文件参照指南：各种常见财务软件采集文件参照指南： （1）用友 7.X：缺省安装路径为 C:UFSOFT。 （2）金碟 6.0：缺省安装路径为 C:Program FilesKingDee KDWin70，文件名 为：单位账套名.ais。 （3）金算盘：缺省安装路径为 C:gasoftAC98data，文件名为：单位账套 名+.GDB。 （4）小蜜蜂财务：缺省安装路径为 C:XMF，数据库文件名为 BEEAC000.BAC。 （5）速达财务：缺省安装路径为 C:Program FilesSuperdata速达财务 data。文件扩展名为：*.GDB，数据库访问用户名缺省为 SYSDBA，口令为 masterkey，(注意大小写，若无法访问请询问系统管理员)。 可从这直接选择拷贝回 来的数据库文件路径 中普事务所版审计系统 V8.0 用户使用手册 21 【难点说明及使用技巧难点说明及使用技巧】:】: 采集前先选择正确的财务软件类型，包括财务软件的版本号； 在上图 3.2-1 中点击【显示高级选项】按钮，系统会将选择采用数据库类 型， 【数据库访问用户名】、【口令】和【ACCESS 采集助手】、等内容显 示出来，主要用于当财务软件支持多种数据库类型时可以切换或是所采集 数据库文件设置了用户名口令时可以输入； 3.3 浪潮浪潮财务软财务软件件备备份文件取数份文件取数 特别注意: 以下操作是在数据转换工具当中采集浪潮财务软件数据。 第一步：第一步：选择浪潮 5.X、6.X 或中石油 5.X 财务软件版本。 图 3.3-1 启动格式转换工具 第二步第二步: :选择备份账套的路径, 再输入单位名称最后开始转换即可。 点击此处 中普事务所版审计系统 V8.0 用户使用手册 22 图 3.3-2 进行格式转换 第三步第三步: : 选择采集好的浪潮数据转换即可。 图 3.3-3 正式转换 3.4 手工手工账账数据数据导导入入 选择备份文 件路径 中普事务所版审计系统 V8.0 用户使用手册 23 本系统为广大用户提供了记账凭证汇总、凭证分录清单和辅助核算汇总表 的导入功能，对一些目前还是手工账的单位或是暂无数据接口的财务软件(或者 被审单位不允许采集的数据)都可以将其相关数据的电子文档导入。通过相关数 据的导入、重新记账后系统会自动生成一套与原财务软件数据一致的审计数据。 利用系统强大审计分析功能便可对账簿数据进行审计分析，彻底解决采集、转 换接口问题。无需执行采集转换操作即可高速导入全部财务数据（与采集转换 效果完全一样） 。 手工账数据导入的操作步骤如下：手工账数据导入的操作步骤如下： 在审计管理平台中点击【手工账数据导入】 ，在弹出界面中按步骤导入手工 账数据。操作步骤如下图所示： 图 3.4-1 手工账数据导入 【新建账套】：在“先选数据存放单位”中选择账套存放的单位数据库，再 点击【增加】加账套，按实际情况设置账套名称、建账日期年、月。 1、新建手 工账账套 4、修改设置格 式对应模板 3、选择某一 相近的模板 5、按步骤逐步 导入数据 6、导入完后需记账 2、选择新建 好的账套 中普事务所版审计系统 V8.0 用户使用手册 24 图 3.4-2 手工账账套管理 【设置】：系统在导入数据时是根据需导入的文件格式来设置相对应的格式 模板，再依据模板对数据进行定位导入。所以格式模板的设置关系到能否顺利 导入数据及所导数据的准确性。系统内置了几套常见的格式模板，用户可直接 选择使用。用户也可新建一套当前这种财务软件的格式对应模板，以后再导入 时可直接调用。 图 3.4-3 设置凭证分录清单对应 EXCEL 列 【科目汇总表导入设置】：用户可依照所导出科目汇总表的 EXCEL 文件每一列 先选择手工账存 放的单位数据库 再增加手 工账账套 逐个进行导入设置 设置时选择每一 项的对应列 中普事务所版审计系统 V8.0 用户使用手册 25 的内容进行相应列的设置。 【凭证导入设置】：用户可依照所导出凭证清单的 EXCEL 文件对凭证基本内容、 外币数量账内容、辅助核算内容等进行相应列的设置。 【辅助核算汇总表导入设置】：用户可依照所导出辅助核算汇总表的 EXCEL 文 件对辅助核算相关内容等进行相应列的设置。 【难点说明及使用技巧难点说明及使用技巧】:】: 1、在导辅助核算时是按不同的往来核算类型分别导入的，在每次导入时需点击 上图 3.4-1 中的【所属核算方式】进行切换选择； 2、导完所有数据后，还需对所导数据进行重新记账，这样系统才能生成各种账 簿及累计数，期末数等； 3、数据按年导入，1 次只能导入 1 年数据； 4、科目汇总表只需导入 1 次，但必须包含科目年初数列； 5、本导入工具支持 excel 大文件高速导入，可 1 次导入 1 年凭证，也可以按月 导入； 6、辅助核算汇总表可以按科目分别导入，但必须包含科目年初数列； 7、辅助核算汇总表一般需要导入:应收账款、其他应收款、预付账款、长期应 收款、应付账款、其他应付款、预收账款、长期应付款等往来科目； 8、其他辅助核算科目如：项目核算、个人核算、部门成本核算也可以根据需要 导入； 4、数据、数据转换转换 通过中普数据转换工具,把采集好的数据转入到中普审计软件上,即可进行查 账与编辑底稿等操作. 转换采集好的被审单位数据时，系统提供两种转换工具启动方式： 方式一：直接点击下图中的【数据转换工具】 ，系统在弹出来的窗口中提示 选择采集来数据所在路径，如果采集来的数据还在 U 盘，用户可选择【2. 转换 U 盘“数据采集工具”目录下的数据】 ，系统在转换时会自动识别 U 盘上的已采 集数据。 中普事务所版审计系统 V8.0 用户使用手册 26 图 4-1 启动本机转换工具 图 4-2 转换 U 盘数据采集工具目录下数据 方式二：用户将采集来的数据 U 盘插到本机后，可直接运行下图中的 zpsjzh.exe 文件即可启动转换工具进行转换。注意：此种方式数据只能转换到 本机。 图 4-3 直接运行采集工具包里的转换界面 点击这里选 择 U 盘路径 中普事务所版审计系统 V8.0 用户使用手册 27 1、启动转换工具后，进入界面如下所示。先新建单位数据库, 再选择采集 好的数据，接着点击【第 3 步：账套识别】，如果出现“连接成功”即可开 始转换。 图 4-4 转换操作 图 4-5 设置转换后账套名称 按年存放数据的财务软 件在合并各年账套时需 选择之前转换好的账套 在此可对账套 名称重命名 中普事务所版审计系统 V8.0 用户使用手册 28 2、点击【财务转换】，数据量大时转换所需时间 20 秒左右,小数据 5-10 秒即可转换完成。当右下框提示“请登录客户端直接查账”转换工作也就完成 了，登录平台即可。 图 4-6 转换完成 【难点说明及使用技巧难点说明及使用技巧】:】: 1、转换前必须选择一个单位数据库，否则无法进行转换。 2、对于第4步的这个【选择需要转换的账套或核算单位】选项， 有些财务软件转换界面会没有这个按钮出现，是因为有些财务软件一个数据库 就只有一个账套，所以不需再选择转换的账套。如用友、金蝶等。 3、如何将多年数据放到1个账套中：如：先转换好2005年数据，再转换 2006年数据时，这时注意选择第4步，选择已经转过的2005年账套名称，即可实 现多年度数据转换到同一个账套中。 5、登、登录录被被审计单审计单位位账账套套 在审计软件中，用户如果没有建立审计项目，在软件界面中如下图所示点 开登录界面，在【选择登录方式】的下拉式菜单中选择“单位方式（底稿直接 保存在该单位账套中） ” ，然后在【选择被查单位】中选择某一单位，系统会列 出此单位库下所有账套以供选择。若不选择某一单位，则系统会将所有单位账 套都显示出来以供选择。 中普事务所版审计系统 V8.0 用户使用手册 29 图 5-1 选择账套 6、数据准、数据准备备 6.1 查账查账期期间设间设置置 在审计管理平台如下图中点击【设置查账期间】 。默认情况下，分析时间范 围就是该账套凭证制单的范围，此功能的主要作用是控制每一个窗口的缺省时 间范围设置，系统提供两种时间范围设置： 方法方法 1 1：点击【方法 1：设置为凭证制单时间范围】 ，系统自动设置查账时间范 围是：“从建账会计开始月份至当前凭证制单月份” 。 方法方法 2 2：用户也可根据工作需要，任意设置查账区间，操作方法是先设置起始 时间、终止时间，然后再点击【方法 2：设置为该时间范围】 ，然后 点击【确认】后对当前设置才能生效。 【难点说明及使用技巧难点说明及使用技巧】:】: 系统中的所有通过 EXCEL 插件生成底稿的截止时间指的就是此处的终止时 间。用户如果想改变底稿的截止时间，必须到此处进行修改后再到底稿中重新 生成。 单击选择数 据库双击选 择账套 中普事务所版审计系统 V8.0 用户使用手册 30 图 6.1-1 设置查账期间 6.2 执执行科目行科目对对照照 此功能是系统的核心：因为系统设置的各种底稿、报表、附注的取数公式 是基于某行业模版。只要被审单位有发生额的科目能够与行业模版对照上（含 模糊对照） ，各种底稿、报表、附注就能准确生成。 操作时点击下图中的【行业科目对照】 ，在弹出来的框中按提示的步骤进行 操作。首先选择科目对照年度, 然后再点击【第 1 步、第 2 步、第 3 步】即可。 【难点说明及使用技巧难点说明及使用技巧】:】: 校验没有对照上科目后系统会显示出哪些科目还没有对照上。一般来说如 果全部对照得上的话在图中下半部分是空的。如果还有对照不上的科目，系统 也会在那里显示。这时用户可通过点击【对应标准行业科目全称】进去选择相 应科目进行对应。在下图中点击【行业模板设置】用户可在弹出来的界面中将 未对照上的科目直接输入各行业标准模板后面的模糊对照名称中，也可将未对 照上科目增加到行业科目模板中来。 设置完查账期 间后，点击此 按钮完成设置 中普事务所版审计系统 V8.0 用户使用手册 31 图 6.2-1 科目对照 6.3 账账套数据套数据测试测试 在审计管理平台界面中点击【数据准备及测试】 ，功能界面如下图所示。 按步骤完成 科目对照 由此可选择科目 与未对应上的科 目进行对应 中普事务所版审计系统 V8.0 用户使用手册 32 图 6.3-1 账套数据测试 账户平衡校验：此功能主要是对重新记账汇总后产生的账户数据进行平衡 校验，分析出历年各月账户平衡表。 损益类科目冲销校验：主要解决财务核算不规范，如：收入冲销记借方， 成本冲销记贷方，重新记账后的账户数据才能真实地反映企业的业务。 年度间科目结转校验：校验本年期初余额是否和上年期末余额一致，如有 差异，分类显示差异原因。 历年科目设置连续性校验：对建账年至当前年的科目设置变化进行列表显 示。 7、 、查账查账功能介功能介绍绍 7.1 科目科目汇总查询汇总查询 本功能用于账户体系所有科目的汇总数据查询、打印、输出。操作时选择 查询年月和科目代码后点击【确定】即可。 中普事务所版审计系统 V8.0 用户使用手册 33 图 7.1-1 科目汇总查询 在查询结果界面（如下图所示） ，界面各按钮的操作说明如下： 图 7.1-2 科目汇总查询结果 【底稿】：将当前界面显示内容保存为底稿，在【审计工作记录工作底稿 已编底稿】处自动保存该底稿； 【函证】：在科目汇总表上选择“银行存款” 、 “应收账款”等往来科目的底层 科目，单击此按钮可将选择的科目进行函证，其结果将保存在【审计工作记录 函证管理】 ； 【输出】：将当前界面显示内容导出为外面 EXCEL 文档； 在执行上述操作前，可以拖动鼠标只选择多个科目进入底稿或函证，在上 图中点击右键可实现以下功能： 点击此处选 择科目 点击可打开扩 展选项菜单 支持穿透查询：双 击即可打开该对象 的明细账进行追查 有设往来核算系统会打 勾标示，双击可直接查 看该科目下所有辅助账 中普事务所版审计系统 V8.0 用户使用手册 34 图 7.1-3 查询结果界面右键功能 7.2 明明细账查询细账查询 本功能可以跨年查询某账户的明细账。操作时选择时间及科目再点【明细 账查询】即可。 图 7.2-1 明细账查询 查询结果如下图所示，本系统提供的明细账是“活的明细账”，在下图中 可以再次进行多角度统计分析，具体说明如下： 可以以多栏账 显示查询结果 中普事务所版审计系统 V8.0 用户使用手册 35 图 7.2-2 明细账查询结果 【同屏快查/凭证联查】：点击打开当前光标所指凭证。同屏快查：同屏显示打 开凭证；联查凭证：另打开一个窗口单独显示凭证。 【抽凭】：可将当前所选记录放到“审计工作记录-凭证抽查” 中去。此过程 中可选择抽凭对象是整张凭证或者是当前所选的指定分录，是将其放入到检查 情况表、替代测试表或是截止测试表中。系统会根据当前所选择的不同抽凭类 别进行归类，并在底稿生成时依据光标当前所在分录的科目为抽查凭证归集科 目放到相应的测试表底稿中去。 【总账】：打开当前光标指定科目总账。 【追查】：选择完年度按“追查” ，可将多年明细账均显示在当前界面查看。 【重查】：对当前明细账进行多次过滤、排序、分组等操作后，可通过此钮还 原为最初界面。 【快查下级科目】：快速查询当前科目下级科目明细账。 【只显示当前科目】：单击打过滤当前光标指定科目，再次单击，取消过 滤恢复原格式。 7.3 凭凭证查询证查询 本功能主要是按凭证类型、日期、凭证号、分录金额、摘要、科目代码、 辅助核算代码等条件进行跨年组合查询，由系统自动进行借、贷方汇总统计。 操作时点击下图中所示模块，在弹出来的界面中设置查询条件后再点击【开始 任意选择查询其 他科目明细账 抽查过的凭 证会打上勾 标记 选择完类别及金额 后可对金额进行过 滤(不显示小金额) 输入摘要再将此勾 打上可对摘要过滤 中普事务所版审计系统 V8.0 用户使用手册 36 查询】即可。 图 7.3-1 凭证查询 7.4 辅辅助核算助核算查询查询 本功能主要用于查询科目框图中核算属性为往来单位核算、个人核算、部 门核算、项目核算的科目，包括所有各种往来的辅助核算科目，分析出所选科 目下的所有往来的