关于前台接待的相关规定

关于前台接待的相关规定一、日常接待规范为了更好的树立公司形象，更好的展现公司风采，现将前台仪表及礼仪规范如下：1. 前台仪表规范（1） 面部：应画淡妆和涂适量香水，不可浓妆艳抹和香水过浓，眼部使用的眼影应与衣着色彩协调，口腔无异味，嘴唇滋润，使用的有色唇膏不能颜色过艳。（2） 配饰：上班期间不能佩戴过于夸张的配饰。（3） 发式：女员工前发不得遮眼，过长的头发须扎起，不得梳奇怪发型，保持清洁，样式颜色不得过于花哨。 （4） 着装：着装必须以工装或正装为主，要求简洁、大方，禁止穿着颜色过艳、图案夸张等奇装异服，无线头、污垢、褶皱，内外搭配统一，佩戴工牌，夏天不能穿无袖、吊带、透视等服饰。（5） 手部：双手整洁，不留过长指甲，指甲内不能有污垢，不能涂指有色甲油或彩绘。（6） 鞋子：夏天不得穿拖鞋式凉鞋或将鞋穿成拖鞋等非正式鞋。特殊情况下，可以根据现场不同情况和需要酌情换装。如：汇报演出、外出项目工地、现场等。2. 前台礼仪规范（1） 电话的接听及转接接听电话时，在铃响三声内必须接听。规范用语：“您好！XX公司您找”“请稍候”、“谢谢，再见”等，如因特殊原因耽误了接听，应说“您好！请您稍候，让你久等了”、“谢谢，再见”等，接听人员必须做到语言清晰、柔和、亲切；左手持听筒、右手拿笔。应提倡用左手拿听筒，右手写字或操纵电脑，这样就可以轻松自如的达到与客户沟通的目的。接听客户咨询话时，解答客户的疑问，并记录下客户姓名、联系方式、房屋地址、结构面积及装修意向；最后道谢，用亲切的话语向来电的客户说声“感谢您的来电”；让客户先收线。在电话即将结束时，应该礼貌地请客户先收线，这时整个电话才算圆满结束；电话接听完毕之前，不要忘记复诵一遍来电的要点，防止记录错误或者偏差而带来的误会，使整个工作的效率更高。做好公司内部电话转接，如领导、同事的现场记录，应准确进行电话记录。（2） 客户来访接待规范为公司来客设立登记本，所有来公司人员均须登记。登记本上注明来访人姓名、人数、来访事由、出入时间。施工队人员，老板的熟朋友或地、市直机关人员可免登记。但老板的老朋友、地、市直机关人员来访需致电部门经理请示后方可请入。特别说明：其他分公司来访人员，也须进行来访及离店登记。公司有来访客人，来客行至前台一米以内，前台必须起身微笑相迎，说礼貌用语，招呼客人就座。客人坐下后，前台方可就座。来客提出个人要求时，前台必须认真聆听，有必要时做好笔记，如遇无法处理的投诉，则请客人稍等，电话请示部门经理如何解决。来客提出要找公司员工时，前台应先问有无预约。并请来客做好登记，再打电话致要找的员工，询问是否带进。如回答需要马上带进，则应行前领路，如需迟些才带进，请客人在接待室就坐，为客人倒水，请客人稍待。等可以带进时，再将客人带进。带进办公室后，再为客人倒水。如来客不听要求，想要硬闯办公室，呼叫部门其他工作人员协助拦截。如事态紧急，可呼叫公司前台附近工作员工协助。客人离开时，做好记录登记，并微笑致意，“欢迎下次再来”。所在分公司办公人员外出及返回时，对其姓名，外出事由，离店、返回时间做详细登记。（3） 协助设计中心的工作协助设计中心接待客户应立即招呼来访客人：要表示出热情友好和愿意提供服务的态度。如果正在打字应立即停止，即使是在打电话也要对来客点头示意。主动热情问候客人：打招呼时，应轻轻点头并面带微笑。如果是已经认识的客人，称呼要显得比较亲切；陌生客人光临时，务必问清其姓名及公司或单位名称。通常可问：请问贵姓？请问您是哪家公司？请问您是否有预约？请问您是哪里的业主？引导客户到位，并说：“您这边请”或“您请座”等，并做好相应的服务工作，给客人倒上水。协助设计中心签订合同（包含支领、准备）。（4） 文件的收发、报纸和信件的领取发放文件及时的收发；上班后第一时间将报纸、信件分发至各部门；普通信件联系到个人或相关部门领取，挂号信、专递、包裹需有人签收，方可交付；报刊信件等按时发放到各部门。（5） 公司内部的礼仪和秩序前台接待人员应该严格遵守作息时间。上班时间必须在岗。即早上09:00-中午12:00、下午13:30-下午18:00。如因公务需外出，经上级批准可离岗。外出期间，由上级领导安排前台人员，必须保证前台无空岗。如无法安排人员，前台人员不得外出。私事不得离岗。前台接待人员工作的特殊性决定了其离座不应该太久，一般不能超过10分钟。如果是因为特殊原因需要外出时，应该先找代办人，并交待清楚接听电话的方法等。应该区分闲谈与交谈。前台人员应该尽量避免长时间的私人电话占线。更不应该出现在前台与其他同事闲谈的场面。3. 前台值班规范（1） 因公司日常假期为每周一到周四任意一天均可休假，行政前台应在休假前跟经理提前报备，并与部门其他人员做好协调值班事宜。保证日常接待工作有序进行。（2） 行政前台应在休假前将未完成的工作与第二天值班人员交待详细。并保证值班人员熟知办公用品放置地点、日常设备的使用方法。4. 前台卫生标准（1） 前台台面物品摆放整齐，台面擦拭干