企业行政公文写作PPT课件

.,1,企业行政公文写作基本常识,文编：3958,2,.,第一部分：公文种类、行文要求概述,Clicktoaddtitleinhere,企业公文是在生产经营和行政管理等过程中形成的具有强制执行效力和规范体式的公务文书，是传达贯彻党和国家的方针、政策，贯彻落实企业战略部署、经营方针，发布规章制度，施行行政措施，请示和答复问题，指导、布置和商洽工作，报告情况和进行经营活动等的重要工具和历史资料。,3,.,第一部分：公文种类、行文要求概述,一、公文种类公文种类主要分为：决定、通知、通报、报告、请示、批复、意见、函、会议纪要等种类。（命令、指示、公告、通告、议案）（一）决定适用于对重要事项或重大行动做出安排，奖惩有关单位及人员。（二）通知适用于批转所属部门/公司的公文，转发上级主管部门和不相隶属单位公文；发布规章制度；要求所属部门/公司办理和需要周知或共同执行的事项；任免干部等。（三）通报适用于表彰先进，批评错误，传达重要精神或情况。,4,.,第一部分：公文种类、行文要求概述,（四）报告适用于向上级主管部门汇报工作、反映情况、提出意见或建议，答复上级机关的询问。（五）请示适用于向上级主管部门请求指示、批准。（六）批复适用于答复所属部门/公司、群众组织请示事项。（七）意见适用于对重要问题提出意见和处理办法。（八）函适用于不相隶属单位之间相互商洽工作、询问和答复某一事项或某些业务性、临时性的问题等。,5,.,第一部分：公文种类、行文要求概述,（九）会议纪要适用于记载、传达会议情况和议定事项。（十）命令（令）适用于依照有关法律公布行政法规和规章；宣布施行重大强制性行政措施；嘉奖有关单位及人员。公告适用于向国内外宣布重要事项或者法定事项。（十一）通告适用于公布社会各有关方面应当遵守或者周知的事项。（十二）议案适用于各级人民政府按照法律程序向同级人民代表大会或人民代表大会常务委员会提请审议事项。,6,.,第一部分：公文种类、行文要求概述,二、行文要求（一）行文应当注重必要性和实效，坚持少而精的原则。（二）行文关系根据职权范围、隶属关系确定，一般不得越级请示或报告。（三）“请示”应当一文一事，只写一个主送单位。如需要同时送其他单位，应用抄送形式，原则上不得同时抄送下属单位。（四）报告不得夹带请示事项。,7,.,第一部分：公文种类、行文要求概述,（五）主送上级主管单位的公文，用“请示”或“报告”；向无隶属关系的有关部门洽谈工作、询问和答复问题、请求批准等，行文用“函”，只主送一个单位，其他有关单位抄送。,8,.,第一部分：公文种类、行文要求概述,三、草拟公文应注意以下事项：（一）内容要符合国家的法律、法规，符合党的方针、政策，符合上级主管部门和本企业的有关规定和实际。（二）情况确实、观点明确、条理清楚，层次分明，文字精炼，用词恰当，标点准确，篇幅力求简短。行文关系恰当，公文体式得当，使用规范化简称。（三）涉及国家秘密和企业秘密事项的公文要依据中华人民共和国保守国家秘密法规定，准确划定密级，按要求明确标明密级及保密期限。,9,.,第一部分：公文种类、行文要求概述,（四）人名、地名、数字、行文要准确。时间应写具体的年月日。引用公文先引标题，后引发文字号。（五）行文要使用国家法定计量单位。数字，除成文时间、部分结构层次、序数和词、词组、惯用语、缩略语、具有修辞色彩语句中作为语素的数字必须使用汉字外，应当使用阿拉伯数码。（六）公文中章节序数的写法一般按下列顺序排列：第一层为“一”，第二层为“（一）”，第三层“1”，第四层为“（1）”。（七）文稿一律用钢笔、签字笔书写或计算机打印稿，原稿一并附后。,10,.,第二部分：如何写公文,第一节决定一、概述决定是各单位对特定事项或问题作出的决议或规定，要求相关人员必须贯彻执行，绝不能阳奉阴违。它最主要的特点是指令性和规范性。决定的使用范围很广，国家党政机关、组织团体和企事业单位都可以使用。二、格式与内容决定的格式一般由标题、正文、发文机关、成文日期等几部分组成。,11,.,第二部分：如何写公文,1、标题一般由发文机关、事由和文种组成，例如国务院关于进一步加强产品质量工作若干问题的决定、深州冀东混凝土有限责任公司关于表彰2011-2012年度先进党支部、优秀共产党员和优秀党务工作者的决定。2、正文决定的正文可采用分条列述式、篇段合一式或分段式的结构方法。无论采用哪种结构形式，都要写明两项内容：第一，决定的根据；第二，决定的内容。如果是法规性决定，还要提出希望或要求。,12,.,第二部分：如何写公文,奖惩性决定的写法与前两种写法差别较大。这种决定一般采用分自然段的方法:一是先介绍被表彰或被惩处的单位或个人的基本情况。二是叙写具体的先进事迹或错误事实。三是奖励或处分的依据。四是具体的奖励或处分的决定。,13,.,第二部分：如何写公文,3、发文机关要写机关全称或者规范化简称。单一机关制发的行政公文，此项内容可以省略。4、成文日期要用汉字写明年、月、日。,14,.,第二部分：如何写公文,三、范例例1公司关于表彰和部门的决定各分公司、各部门：在本公司技术创新评比活动中获得冠军。为表彰，及其所在的部门的工作成绩，促进公司的技术革新活动，推动公司的技术改造，公司决定：1、向颁发奖状和奖金万元。2、向小组颁发奖状和奖金元。3、向部门颁发奖状和奖金元。公司年月日,15,.,第二部分：如何写公文,第二节通知一、概述通知是上级机关向下级机关传达指示、批转下级机关的公文、转发上级机关和不相隶属机关的公文，布置工作与周知事项时所用的一种下行公文，有时也是告知有关单位需要周知或共同执行的事项的平行文种。,16,.,第二部分：如何写公文,二、格式与内容按通知的性质来划分，一般可分为告知性通知、布置性通知、发布性通知和会议性通知。告知性是每一种通知的共同特性。通知一般由标题、正文和落款及时间几个部分组成。1、标题标题有两种格式，一种是公文规范性标题，另一种由事由加文种构成。前者由发文单位、文种构成，如(发文单位名称)通知；后者由事由和文种构成，如关于认真贯彻执行会计从业资格管理制度有关规定的通知。,17,.,第二部分：如何写公文,2、正文因通知的类型不同，正文的写法、要求也不同。(1)告知性和布置性通知。这类通知是上级单位向下级单位作出某项指示、布置某项工作的通知。具体要求是：缘由要充分，行文要简洁，事项要交代清楚。“特此通知”、“以上事项望周知”是这类通知惯用的结尾句式。(2)批示性通知。这类通知大都以批转或转发的文件为主，通知本身只起按语的作用。“现将转批(转发给你们，请研究执行(参照执行、遵照执行)”是这类通知惯用的结尾句式。,18,.,第二部分：如何写公文,(3)会议性通知。这类通知正文包括两部分，即通知的缘由和通知事项及内容。前者要写出召开会议的目的、意义；后者主要交待会议议题、时间、地点，必要时还要交待参加人员的条件、范围等。(4)任免性通知。这类通知就是任命和免去干部(企业管理、领导层人员)职务的通知。只有任命事项没有免去事项的通知，叫任命通知；只有免去事项没有任命事项的通知，叫免职通知。因为任免通知关系到人事变动，所以在提法、措辞、人名次序排列上要特别慎重。,19,.,第二部分：如何写公文,3、结尾签署发文单位和发文时间。单位就是指发文单位，时间就是发布通知的时间。,20,.,第二部分：如何写公文,例1（会议通知）会议通知各部门领导：谨定于20年月日上午9时30分在召开会议，请准时参加。随本通知送评议表一份，请认真填写并于开会前上交。公司年月,21,.,第二部分：如何写公文,例2(告知性通知)公司关于地址迁移的通知我公司公司迁至市大街号办公，新开户银行市分理处，账号：，原来的开户银行及账号8月1日撤销。特此通知公司年月日,22,.,第二部分：如何写公文,例3（任免通知）总公司关于同志职务任免的通知分公司：经总公司研究决定：任命同志为分公司经理，免去其室主任职务。公司年月日,23,.,第二部分：如何写公文,第三节通报一、概述通报是用来向所属单位或群众传达重要情况、表扬好人好事、批评错误的一种公文形式。它是从事工作指导、思想教育时常用的一种公文。从行文关系看，通报属下行文。通报通过反映有关典型事例或情况，表达了上级机关、领导部门的意图和精神，具有领导指导性。,24,.,第二部分：如何写公文,通报有以下特点:1、客观、真实通报的内容不仅必须真实准确，而且还必须有典型性、代表性，才能起到较广泛的教育推动作用，所传达的重要精神也应对一个时期或一个方面的工作有重要的指导意义。2、告知范围广由于通报所列内容具有典型性，需要推广，因此，一股情况下通报下发的范围较广。3、及时性通报行文的目的在于尽快把情况传达出去，以引起广泛注意，促进工作，因此特别要求及时性。,25,.,第二部分：如何写公文,4、灵活性它主要表现在，告知的对象不是特定的，不是专对某个机关单位或个人，而是“众所周知”的；通报没有周期长短的限制，有事实有必要，即可发通报。根据内容区分，通报大体可以分为四种类型:（1）表彰性通报这类通报的内容，是将具有典型意义的好人好事通报所属系统或单位，以树立正面榜样，弘扬其优秀品质和崇高精神，或推广其先进经验和做法，以达到推动、改进工作，树立社会主义新风的目的。,26,.,第二部分：如何写公文,（2）批评性通报这类通报的内容，是将具有典型意义的倾向、思潮，言论、行为通报所属系统或单位，有针对性的提出克服错误倾向或错误言行的办法、要求，以达到引起警戒、接受教训的目的。（3）情况通报这类通报的内容主要是需要告知本系统或本单位的有关重要情况，目的是互通信息和沟通情况，以增加政务透明度，也使相互了解，取长补短，做好协调和配合，促进工作的顺利进行。（4）事故通报这类通报常用于报道重大事故，对事故的来龙去脉和前因后果，作综合分析，着重于找出原因，讲清危害，引起教训，使更多的单位或个人引以为戒，防止此类事件的再次发生。,27,.,第二部分：如何写公文,二、格式与内容1、标题有规范的完整标题，也有不完整的、由事由加文种的标题xx公司关于纠正销售工作的不正之风的情况通报。有时也可以只写通报二字。2、主送单位一般通报都有主送单位，少数普发性通报可以不写此项。,28,.,第二部分：如何写公文,3、正文一般由四部分组成，(1)引言。主要是概括通报的内容、性质、作用和要求。(2)事实。表扬性通报写先进事迹；批评性通报写错误事实。写作时应注意的问题是：既要把主要事实写清楚，又要写得概括精练。(3)分析及处理。对先进事迹的先进性或错误事实的本质，进行恰如其分地分析，有的还写出先进事迹或犯错误的原因，并且提出处理意见；表扬性通报写出给予精神或物质奖励的决定：批评性通报写出处分决定。,29,.,第二部分：如何写公文,(4)号召或要求。根据通报的精神要求如何去做，或者号召为实现什么目标而奋斗。4、结尾写明发文单位和日期。如果发文单位在标题前已加上去，此处可以只写日期。下发或张贴的通报要加盖公章。,30,.,第二部分：如何写公文,例1中国工商银行市分行关干表彰20年度金融先进集体、金融先进工作者的通报20年，我行全体员工在支行党总支的正确领导下，以“三个代表”重要思想和党的“十六大”精神为指针，紧紧围绕“效益、质量、安全”六字方针，严格执行党和国家的各项金融政策，与时俱进，扎实工作，为我行的改革、经管、发展做出了积极的贡献，涌现出一大批金融先进集体、金融先进工作者。为树立典型，弘扬先进，进一步激发全行员工的工作积极性，根据各部室推荐，行长办公会审定，决定授予办公室等三个部门为20年度支行金融先进集体，授予等30名同志为20年度金融先进工作者，并给予通报表彰。,31,.,第二部分：如何写公文,希望受到表彰的集体和个人要继续发扬成绩，再接再厉，在今后工作中取得更加优异的成绩。同时全行员工要以双先为榜样，振奋精神，锐意进取，为全面完成20年各项工作目标努力工作。附：先进集体、先进工作者名单(略)中国工商银行市分行年月日,32,.,第二部分：如何写公文,例2公司关于对运输员处罚的通报各部门：木公司运输员，自今年3月212日，利用发货职权，在客运码头先后向7个提货的货主进行勒索，当货主不答应时，就采取不发货、不点数、不放行的手段进行刁难。经查实，共勒索钱物元。由于该员工的违纪做法破坏了木公司的商业信誉，使货运工作受到一定的损失。为严肃纪律，整顿风纪，公司决定给予辞退的处分，给予其直接领导通报批评，并扣发三个月的奖金的处分。为了防止类似事件的发生，各部门要严肃行业纪律，堵塞漏洞，对违反纪律的员工应严肃处理。公司年月日,33,.,第二部分：如何写公文,第四节通告一、概述通告是党政机关、社会团体或企事业单位在一定范围内公布社会各有关方面应当遵守或者周知事项时使用的周知性文件。通告的适用范围主要在两个方面：一是公布应当遵守的事项，其内容带有明显的法制性、规定性，有关单位和个人都必须严格执行；二是公布应知的事项，其内容只有告知性。,34,.,第二部分：如何写公文,通告有以下三个特点：公布范围的限定性。通告是向有关范围和个人公布的，因而只在该范围内有行政的约束作用。行文内容的针对性。通告的内容往往是针对某一部门与当时某一方面的工作或某一专项业务紧密结合而发的，所以有很强的针对性。使用上的广泛性。通告除了党政军及公安、司法等机关使用之外，团体、企事业单位也可以使用。,35,.,第二部分：如何写公文,按通告内容的性质划分，通告有两种类型：法规性通告：其内容主要是社会各有关方面应遵守的带有法规性质的事项，有强制性和行政约束力，一旦公布，社会各有关方面应当切实遵守和执行。例如，省人民政府关于整治机动车超载违章的通告就是一个法规性通告。告知性通告：这类通告主要用于告知大家某件事情，如发生的新情况，出现的新事物，以及需要大家知道的新决定等。这类通告大都具有专业性和单一性，往往不具有法规性质，但也有一定的约束力。,36,.,第二部分：如何写公文,二、格式与内容通告的结构由标题、正文、生效标识组成。,37,.,第二部分：如何写公文,例1庆典通告为庆祝xx购物中心成立10周年，特于9月25日10月10日在xx路总店举办“真情回报十年辉煌庆典晚会”，欢迎各界人士踊跃参与!联系电话：1234567联系人：王先生XX购物中心年月日,38,.,第二部分：如何写公文,例3通告为了加强甲型H1N1流感的防控工作，特作如下规定：1、张贴甲型H1N1流感防控宣传单学院有关地方和每间学生宿舍要张贴甲型H1N1流感防控宣传单，使师生了解甲型H1N1流感的防控知识。2、实行每天测量体温的制度为了及时发现、加强防范，班级设立卫生员，所有学生必须在上午8点、下午6点测量自己的体温，并以宿舍为单位填好体温检测登记表，并报告辅导员。同学们一旦感到不适，也要立即向辅导员报告，以便学校采取必要的措施。,39,.,第二部分：如何写公文,3、加强体温异常和因病缺课师生的登记、跟踪工作。校医务室必须认真登记因体温异常前往就医的学生姓名、班级、宿舍号和联系电话，并当日上午十一点前报学工部。4、加强进出校门的管理。全体师生凭胸卡进出校门。腋下温度在37.5摄氏度的本院学生将立即返回宿舍，戴上口罩，实施校内定点留观。腋下温度在37.5摄氏度的教师不得上课，由办公室负责进行处理。外来人员不得随意进入学校。经批准可以进校的外来人员必须测量体温，腋下温度超过37.5摄氏度的外来人员不得进入学校。,40,.,第二部分：如何写公文,5、加强食堂管理食堂要经常进行消毒，工作人员必须戴口罩。6、减少接触甲型H1N1流感有一定的潜伏期，一般为17天。甲型H1N1携带者在潜伏期具有传染性。所以，在甲型H1N1流感流行期间，同学们不要到人多的地方去，尽可能待在自己的宿舍里，不要相互串门，减少接触。学生外出必须经辅导员批准。如果接触过甲型H1N1流感疑似患者或确诊患者，要立即报告。,41,.,第二部分：如何写公文,7、减少集体活动学院和各班级要尽量减少组织集体活动。老师们、同学们，甲型H1N1流感是可防、可控、可治的，不必害怕。只要大家认真遵守学校的规定，我们一定会战胜甲型H1N1流感。学院年月日,42,.,第二部分：如何写公文,第五节报告一、概述报告是下级机关、组织或个人向上级机关、组织或领导汇报工作、反映情况、提出建议、答复查询或要求、请求备案的上行公文。报告的使用范围广泛，作用重要，是机关、团体、企事业单位日常工作和商务活动中常用的公文形式。,43,.,第二部分：如何写公文,二、格式与内容报告写作内容要真实、可靠，重点突出，耍如实反映情况，抓住主要矛盾，分清主次，大胆取舍，以便于上级机关清楚地了解情况，处理问题。报告的种类繁多，有工作报告、情况报告、答复报告、报送报告、综合报告、专题报告等(市场分析报告及财务报告在下文中将进行专门阐述)。但不管是哪一类报告，其格式一般都包括标题、主送单位、正文、落款四部分。,44,.,第二部分：如何写公文,关于请求出具同意我所购置小车意见的报告中国机械工业集团有限公司：随着市场经济的发展和我所产业规模不断扩大，各级领导和大客户到所视察、洽谈业务比较频繁，而所部只有两辆接待车辆，故急需添置一部小汽车。为解决这一问题，所里拟购置一部价值24.98万元的东风日产天籁小汽车（排气量2.5），以缓解经营接待用车紧张状态。按广西区小汽车定编办的有关规定，企业购置小汽车需经上级主管部门同意后方予以办理小车定编手续，故特向国机集团报告，恳望国机集团出具同意我所购置小汽车的意见，以便我所办理小车定编手续。联系人:电话:手机:附件：广西壮族自治区小汽车定编申请审批表桂林电器科学研究所二0一一年十月十四日,45,.,第二部分：如何写公文,第六节指示一、概述指示，是上级领导对下级布置工作，阐明工作活动的指导原则时使用的一种公文。指示这一文种，我国目前党群系统的机关使用较多，行政领导机关使用频率较低。“指示”不能滥用。一般日常工作应该用“通知”，对下级布置重要工作，同时要阐明工作活动的原则时，才能用“指示”。,46,.,第二部分：如何写公文,指示具有以下特点：原则性。必须符合党的路线、方针、政策和国家的法律、法令，并具有连续性。权威性。一般使用指令性语言，不能含糊其辞或模棱两可。可操作性。政策界限要规定明确，便于掌握和执行。时效性。指示要求的时间性很强，规定期限要达到的目标必须能够完成。经努力达到的目标必须能够完成。经努力达不到的目标，不要勉强写上去。准确性。文字表述准确，根除空话、套话。二、格式与内容指示在结构上，由标题、受文单位和正文三部分组成。,47,.,第二部分：如何写公文,XXX公司关干暂停销售产品的指示公司驻各地办事处和各级代理商：最近，由我公司自主研发、销售的产品，在部分地区有消费者提出产品质量有暇疵，主要反映的问题是：(l)；(2)。为了保护消费者的权益，减低，产品对公司形象的不良影响，经公司董事会研究讨论，现对有关问题作如下指示：(一)暂停产品的销售。(二)主动联系消费者，征询产品的使用情况。（三)热情接待消费者的意见或投诉。(六)做好剩余产品的统计、保管。产品质量是企业生存的根本，我公司将本着对消费者负责的态度，积极、妥善地处理此次事件。在各办事处和代理商的情况上报后，公司将派工程师到各地对产品进行调试，有需要的就回收到产地进行改造，直至完全合格为止。以上诸点，望各办事处和代理商结合木地实际情况，具体组织实施公司总经理办公室年月日,48,.,第二部分：如何写公文,第七节请示一、概述请示是下级机关、组织或个人提请上级机关、组织或领导人答复疑问、审核和批准某项请求时所使用的、呈请性的上行公文。其主要特点是：行文内容的请求性；行文目的的求复性；请求事项的单一性。二、格式与内容根据请示的性质、用途划分，大体上可分为陈述性请示、请求性请示和建议性请示。无论哪种请示，一般都由标题、主送单位、正文和落款四个部分组成，有的请示还带有附件。,49,.,第二部分：如何写公文,关于为开辟新栏目需要拨款50万元的请示董事会：我台节目制作中心要开辟一档新栏目，叫做“”，这档节目是专门研究促进中小学差生学习进步的问题。目前在中小学教育中存在一些不容忽视的问题，最为突出的是学习成绩差的学生由于缺少有效的关心和帮助，不少同学在心理上产生了自卑的心理，自暴自弃，有的甚至选择了自杀。鉴于这些问题，我台节目制作中心决定开辟“”栏目，由一些资深的教育学家和心理医生担任主持，为这些差生排忧解难，进一步提高他们的心理素质和学习素质。为此，需要50万元的经费。以上请示，请批复。电视台年月日,50,.,第二部分：如何写公文,第八节批复一、概述批复是上级机关对下级或下级机关的请示事项作出肯定或否定答复的公文，属下行文。批复与请示密切相关，有请示才会有批复，而批复必须就请示的事项作出答复。批复只针对请示而行文。它与通知、指示有所不同。通知、指示是上级机关主动下发的，批复是根据下级机关的请示而发的。其特点有：下行性、针对性、及时性、制约性、实践性。,51,.,第二部分：如何写公文,二、格式与内容批复要求有针对性、原则性，而且态度要明确，回复要及时。其篇章结构由标题、正文、落款三部分组成。,52,.,第二部分：如何写公文,第九节意见一、概述“意见”是对重要问题提出见解和处理办法时使用的文种。一般情况下，“意见”只有建议性质，这样的“意见”是指来自下级的，一经上级批转或批准，即从建议性转化为指导性和约束性。另一种是出自于上级的“意见”，虽然文种叫意见，这里的本质含义已不再是参谋的性质，而具有了指示要求性。二、格式与内容标题正文结尾,53,.,第二部分：如何写公文,XX公司关于进一步加强各分公司财务监督的意见为了落实总公司约有关规定，更好地防范和杜绝财务风险，进一步清理、整顿各分公司财务机构，加强总公司对财务状况的监督管理，提出如下意见：一、关于分公司财务科的设立根据本公司财务制度，由总公司批准，各分公司及办事处独立设立财务科。1、分公司财务科设立条件(略)2、分公司财务人员的任免方式(略)3、分公司财务业务范围(略),54,.,第二部分：如何写公文,二、关于分公司财务管理方式(略)三、关于分公司财务风险管理(略)四、关于分公司财务日常监督(略)五、总公司驻外市级以上的办事处，参照本意见执行。由于办事处较小，不具备设立财务科条件的，总公司将另行规定财务监管办法。总公司年月日,55,.,第二部分：如何写公文,第十节公函一、概述公函是用来商洽工作、询问和答复有关具体问题、向有关主管部门请求批准的一种公务性文种。公函的行文范围较为广泛，对上级、下级、平级及不相隶属机关单位均可用公函联系公务。公函集上行文、下行文、平行文功能于一身。公函的种类主要分为商洽函、询问函、申请函、告知函、答复函5种。另外，还有一种不具公文性质的便函，常用于一般性事务联系，没有发文字号，也不用专用的文件纸。,56,.,第二部分：如何写公文,