现场询价管理办法

国电龙源电力技术工程有限责任公司国电龙源电力技术工程有限责任公司海南乐东项目部 - 1 - 国电龙源电力技术工程有限责任公司 海南国电西南部电厂工程 现场询价管理办法现场询价管理办法 国电龙源电力技术工程有限责任公司国电龙源电力技术工程有限责任公司海南乐东项目部 - 2 - 现场询价采购管理办法 1 1 范范围围 本办法适用于EPC项目部现场询价采购管理工作。 2 2 规规范范性性引引用用文文件件 中国国电集团公司招标管理办法 国电龙源电力技术工程有限责任公司询价采购管理办法 国电龙源电力技术工程有限责任公司合同管理办法 3 3 术术语语与与定定义义 3.1询价采购：是指采购人根据采购需求，从符合相应资格条件的供应商（承包商）名单 中确定不少于三家单位为候选供应商（承包商） ，向其发出采购文件让其提交报价文件，然 后在报价文件的基础上进行评审，并确定最优供应商（承包商）的一种采购方式。 3.2 报价文件：本办法中，供应商或承包商按照采购文件要求提交的报价文件，包含技 术部分、商务部分以及报价部分内容。 3.3 EPC项目部成立询价采购领导小组，项目经理为询价采购领导小组的第一责任人，负 责确定EPC项目部询价采购范围内的询价采购评审结果。 3.4 询价采购管理办公室设在项目部计划部，是EPC项目部询价采购工作的归口管理部门。 3.5 EPC项目部询价采购范围内的物资询价采购工作由物资部按相关规定办理。 3.6 EPC项目部询价采购范围内的工程、服务类询价采购工作由计划部按相关规定办理。 4 4 职职责责 4.1 询价采购领导小组 4.1.1 领导、协调 EPC 项目部的询价采购工作； 4.1.2 审议 EPC 项目部询价采购管理规章制度； 4.1.3 研究决定 EPC 项目部询价采购活动中的重大事项； 4.1.4 确定评审小组人选(3-5 人)； 4.1.5 审批 EPC 项目部询价采购工作的评审结果。 4.2 询价采购管理办公室 4.2.1 负责 EPC 项目部询价采购的归口管理工作； 4.2.2 负责向公司招标委员会汇报工作，接受公司招标委员会对 EPC 项目部询价采购活动 的指导、检查和考核； 4.2.3 组织制定 EPC 项目部询价采购管理办法； 4.2.4 审核 EPC 项目部询价采购工作的原则、方案和计划； 国电龙源电力技术工程有限责任公司国电龙源电力技术工程有限责任公司海南乐东项目部 - 3 - 4.2.5 负责组织询价采购文件评审； 4.2.6 组织 EPC 项目部询价采购项目的评审工作； 4.2.7 审查评审报告，向询价采购领导小组汇报评审结果； 4.3 计划部 4.3.1 编制工程、服务类询价采购询价计划，汇总询价采购计划报询价采购领导小组； 4.3.2 组织编制工程类、技术服务类询价文件商务部分，拟定询价供应商名录，报询价采 购领导小组审批； 4.3.3 负责答复工程类、技术服务类询价供应商提出的澄清要求，接收供应商提交的报价 文件； 4.3.4 组织工程类、技术服务类询价采购报价文件的评审，并将评审结果报询价采购领导 小组审批； 4.3.5 组织工程类、技术服务类询价采购过程中的相关谈判及合同签订。 4.4 物资部 4.3.1 编制物资类询价采购询价计划，汇总询价采购计划报询价采购领导小组； 4.3.2 组织编制物资类询价文件商务部分，拟定询价供应商名录，报询价采购领导小组审 批； 4.3.3 负责答复物资类询价供应商提出的澄清要求，接收供应商提交的报价文件； 4.3.4 组织物资类询价采购报价文件的评审，并将评审结果报询价采购领导小组审批； 4.3.5 组织物资类询价采购过程中的相关谈判及合同签订。 4.5 工程部 4.5.1 提出采购申请，审核技术规范书，组织编制询价采购文件技术部分； 4.5.2配合询价采购澄清。 4.5.3 参与评审报价文件。 4.6 设计部 4.6.1 负责编制询价采购文件技术规范书； 4.6.2 参与评审询价采购文件技术部分。 4.7 相关部门(工程部、物资部、综合部、安建环部、设计部) 4.7.1 参与评审询价采购询价文件； 4.7.2 参与评审报价文件。 5 5 管管理理内内容容与与方方法法 5.1 管理风险 5.1.1 询价采购询价计划管理过程中应重点关注如下风险： a询价方式划分不准确，将需询价采购项目化整为零或肢解进行询价而规避询价采购， 造成依法应询价采购的项目未按规定进行询价采购。 国电龙源电力技术工程有限责任公司国电龙源电力技术工程有限责任公司海南乐东项目部 - 4 - 5.1.2 询价采购询价文件管理过程中应重点关注如下风险： a 技术规范书未能抓住重点要点，造成询价困难；商务条款与实际情况不相符，给实 际操作造成困难。 b 技术规范、商务条款有倾向性，造成各候选询价单位的不平等竞争。 c 商务条款与实际情况不相符，给实际操作造成困难。 d 施工范围及接口划分不准确，造成施工界面不清晰，导致报价重复或给实际施工造 成困难。 e 商务条款有倾向性，造成各候选询价单位的不平等竞争。 f 清单编制不准确、漏项或多项，增加合同管理难度。 5.1.3 询价采购询价实施管理过程中应重点关注如下风险： a 资质审查把关不严格，使不符合条件的施工分包商入围或某些施工分包商使用虚假 的资质入围。 b 各投标人之间发生串标行为，造成询价采购失败或给公司造成损失。 c 评审人员带有个人感情色彩，评价具有倾向性。 5.2 工作规定 5.2.1 询价采购范围 5.2.1.1 现场工程 20 万以下； 5.2.1.2 物资、服务 5 万以下的零星采购； 5.2.1.3 经公司批准的 20 万以下的物资紧急采购。 5.2.2 询价采购程序 5.2.2.1 需求部门根据工程需要，填写采购申请单（附件 B），报询价采购管理办公室。 5.2.2.2 询价采购文件的编制 a 工程部组织编制询价采购文件技术部分，应包括总体要求、使用条件、技术要求。施 工类应提出施工场地、施工器械、施工技术、工程量清单、材料供应、计划工期等要求。 b 采购部门编制询价采购文件商务部分，应包括询价须知、评价标准和方法、合同条款、 控制价等。 c安健环部负责询价采购中的安全文明施工协议的编制。 e采购部门将技术部分、商务部分和安全文明施工协议的汇总，形成询价文件初稿。 5.2.2.4 询价采购文件的审查 a EPC项目部询价采购管理办公室负责组织询价采购文件审查会，审查应形成会议纪要 询价文件审查会议纪要（附件D）。 b 采购部门将完善后的询价文件上报询价采购领导小组，审批通过后执行。 5.2.2.5 候选询价单位的选择 国电龙源电力技术工程有限责任公司国电龙源电力技术工程有限责任公司海南乐东项目部 - 5 - a 工程及服务类候选询价采购单位由计划部门会同专业技术部门对工程类单位的资质、 业绩、能力等进行调研，提出候选询价单位名单，一般不少于4 家，填写询价采购单位推 荐签报（附件C）形成书面推荐报告； b 物资类候选询价单位由物资部门会同专业技术部门及设计单位的人员对同类型设备、 材料的技术、制造、交货、服务、运行等情况进行调研，提出候选供应商名单，一般不少 于4 家，填写询价采购单位推荐签报（附件C）形成书面推荐报告； c询价采购领导小组研究最终确定参加询价采购活动的单位，一般不少于3 家。 5.2.2.6 询价采购文件的发放 采购部门向确定的询价采购单位发送询价采购文件，不得以任何名义收取任何费用， 也不可以要求询价采购单位提供保证金或者承担会议费。 5.2.2.7 报价文件的接收 a 自发出询价文件到递交报价文件截止时间不得少于5个工作日，询价采购部门在截止 时间以前组织接收询价单位递交的响应询价采购活动的报价文件（包含价格、商务部分、 技术部分），做好接收记录，但不需要举行任何仪式，也不需要宣读任何内容，更不能向 其他询价采购单位透漏报价文件有关信息，做好保密工作。 b 收到的报价文件应该不少于3 家，若收到的报价文件少于3家,应按程序由询价采购 领导小组确定增加询价采购单位。已经收到的报价文件应密封保存，待增加的询价采购单 位的报价文件提交之后，一并开启。 5.2.2.8 评审小组 EPC项目部评审小组由3-5 人组成，评审小组人员由EPC项目部询价采购领导小组根据 询价采购项目的性质确定参加评审人员。 5.2.2.9 评审方法 a评审小组对报价文件按照询价文件的规定进行评审，评审内容包括资质、业绩、能力、 财务状况、技术指标、性能、价格等。一般情况下，采用最低价格法。 b技术评审：采用定性原则，对所有响应询价采购活动的询价单位根据技术指标和特点 进行评审； c商务评审：在资质要求满足的条件下按价格由低到高进行排序； d 评审小组综合技术和价格，排出报价单位顺序，一般按照价格由低到高进行排序； e评审提交书面评审报告，全体评审小组成员在评审报告上签字确认，评审小组成员未 在评审报告上签字的，应说明理由。 5.2.2.10 评审结果确定 a 评审报告经询价采购领导小组书面批准，确定合同谈判顺序。同时做好会议纪录， 形成纪要。询价采购评审报告（附件H），若非评审后价格最低的询价单位确认为第一 谈判人，应当书面说明理由。 国电龙源电力技术工程有限责任公司国电龙源电力技术工程有限责任公司海南乐东项目部 - 6 - b 若所有报价文件的报价都高于概算（预算、估算），应首先研究概算（预算、估算） 是否准确，是否符合当时的市场行情。否则应组织所有响应询价的单位重新报价，按新的 报价重新评定。 c 计划部留存价格确认单等资料。 6 6 合合同同签签订订与与文文件件归归档档 6.1 采购部门根据询价采购领导小组确定的合同谈判顺序，组织合同谈判。合同谈判的基 础是询价文件和提交的报价文件，合同的施工范围、供货范围、价格、付款方式、技术性 能参数等条款，应严格按照询价文件进行。 6.2 在合同谈判过程中需要进一步优化技术指标，签订技术协议，明确施工范围、供货范 围、结算方式等相应条款，并确定最终价格。合同价格不得高于原报价。合同谈判结果经 合同评审后最终确定（附件I）。 6.3 采购部门按照合同管理办法的有关规定负责合同的执行。 6.4 合同履行过程中，EPC项目部需要追加与合同标的相同的货物、工程或者服务的，在 不改变合同其他条款的前提下，可以与对方协商按照原单价签订补充合同，但所有补充合 同的合同金额不得超过原合同金额的百分之十。 6.5 询价采购过程的所有资料，包括询价采购计划文件、推荐询价采购单位的书面报告、 询价采购文件、报价文件、评审报告、询价评定情况、询价采购领导小组批准文件、合同 等，必须由相关人员签字，并存档备查。 6.6 参加询价采购活动的单位对询价采购活动有疑问的，可以向EPC项目部提出询问，EPC 项目部应当及时做出答复。 6.7 询价编号 6.7.1 合同编号由字母及数字组成：如：LDEPC2014WZXJ001 LDEPC（项目名称） ；2014（合同签订年份） ；WZ（合同种类代码） ；XJ001（本年内序号） 6.7.2 询价种类代码 建安工程合同 JA；综合服务合同 FW；物资采购合同 WZ；其他合同 QT 7 7 检检查查与与考考核核 EPC项目部的询价采购工作接受公司招标委员会的检查考评。 附附录录 附件A：设备材料采购需求计划申请流程 附件B：采购申请单 附件C：询价采购单位推荐签报 附件D：比价单位预邀请名单审批表 附件E：询价文件审查会议纪要 附件F：物资采购询价表 国电龙源电力技术工程有限责任公司国电龙源电力技术工程有限责任公司海南乐东项目部 - 7 - 附件G：物资采购比价表 附件H：询价采购评审报告 附件I：合同评审表 附件J：物资采购购销合同 国电龙源电力技术工程有限责任公司国电龙源电力技术工程有限责任公司海南乐东项目部 - 8 - 附附件件A A： 国电龙源电力技术工程有限责任公司 海南国电西南部电厂工程 甲供设备材料采购需求计划申请流程 国电龙源电力技术工程有限责任公司国电龙源电力技术工程有限责任公司海南乐东项目部 - 9 - 编制需求计划、报监理审核 评标报告 提供设备技术规范、或图纸或 设备及材料清册 开始 结束 甲供设备材料采购流程 设计院项目公司施工单位 专业主管、工程部领导审查、 公司领导批准 物资部按规定由甲方或委托单位组 织招标 技术评议商务评议 计划部确认 移交施工单位设备 安装 设备监造 综合评议 一般性装材 评标委员会审批 物资部采购办理合同设备到现场验收 N N N Y Y Y 国电龙源电力技术工程有限责任公司国电龙源电力技术工程有限责任公司海南乐东项目部 - 10 - 附附件件B B：采采购购申申请请单单 采购申请单采购申请单 年 月 日 申请 部门 部门 主管 专业 负责人 经办人 事由： 采购清单 序号物资名称规格型号数量 概算（预 算、估算） 交货时间/ 施工时间 备注 项目计划部意见： 项目物资部意见： 主管副经理： 项目经理： 注：此表一式三份，提出部门、计划部、物资部各留存一份。注：此表一式三份，提出部门、计划部、物资部各留存一份。 国电龙源电力技术工程有限责任公司国电龙源电力技术工程有限责任公司海南乐东项目部 - 11 - 附附件件C C：询询价价采采购购单单位位推推荐荐签签报报 【领导批示领导批示】 签签 报报 部门签发： 会签： 关于选择关于选择*候选询价单位的签报候选询价单位的签报 项目部询价采购领导小组： 海南国电西南部电厂工程项目已具备施工条件，根 据施工现场进度的要求，需确定一个施工单位，进行询价采 购，现推荐如下单位为候选单位： *有限公司，营业执照、资质证书齐全。 *有限责任公司，营业执照、资质证书齐全。 国电龙源电力技术工程有限责任公司国电龙源电力技术工程有限责任公司海南乐东项目部 - 12 - *有限公司，营业执照、资质证书齐全。 请领导批示其是否能作为询价单位。 二一四年 月 日 国电龙源电力技术工程有限责任公司国电龙源电力技术工程有限责任公司海南乐东项目部 - 13 - 附附件件D D：比比价价单单位位预预邀邀请请名名单单审审批批表表 比价单位预邀请名单审批表 单位名称单位名称联系人联系人电电 话话传真传真手机手机备注备注 推荐部门负责人推荐部门经办人 国电龙源电力技术工程有限责任公司国电龙源电力技术工程有限责任公司海南乐东项目部 - 14 - 附件附件E:E:询价文件审查会议纪要询价文件审查会议纪要 询价文件审查会议纪要 参加人员： 地点： 时间： 年 月 日 会议就*工程询价文件进行了审查。 会议确认了 “海南国电西南部电厂工程项目”建设的 必要性，由计划部/物资部对询价须知、评价标准和方法、合同条款、 工程款支付等进行了确认；由工程部对技术规范书的总体要求、质 量技术要求、工程主要工作内容、工程现场情况、计划工期等进行 了确认。认可该文件具备了发放条件。 与会人员签字： 国电龙源电力技术工程有限责任公司国电龙源电力技术工程有限责任公司海南乐东项目部 - 15 - 附附件件F F：物物资资采采购购询询价价表表 国电龙源电力技术工程有限责任公司 海南国电西南部电厂工程 物资采购询价表 收件单位：发件单位： 收件人：发 件 人： 办公电话： 办公电话： 手机：手 机： 传真：传 真： 日期：日期：2020 年年 月月 日日 本公司欲订购下列物资，请速报价格及交货期。本公司欲订购下列物资，请速报价格及交货期。 序号物资名称型号及规格单位数量单价总价品牌、产 地 合合 计：计： 结算单位：结算单位： 开户行：开户行： 地地 圵：圵： 帐帐 号：号： 收货单位：收货单位： 税税 号：号： 收货地圵：收货地圵： 邮政编码：邮政编码： 收收 货货 人：人：收货人电话：收货人电话： 欢迎您报价，报价单传真报价单传真，我公司将根据报价后选择供应单位。询价函有效期为XX天。 供货日期：20 年 月 日。 付款方式：电汇或承兑汇票；货到验收合格，收到供货方17增值税发票后一个月内付全款或付90%货 款，留10%货款作质保金。 其它： 1）所有的费用已包含报价中，不在另列其它费用； 2）回复时间：20 年 月 日10：00H前。 3）请严格按照此格式报价，如有说明后附。如未按本格式报价视为无效报价。 国电龙源电力技术工程有限责任公司国电龙源电力技术工程有限责任公司海南乐东项目部 - 16 - 附附件件G G：物物资资采采购购比比价价表表 国电龙源电力技术工程有限责任公司 海南国电西南部电厂工程 物资采购比价表 年 月 日 报价单位 序号 物资名 称 型号及规格单位数量单价总价单价总价单价 总 价 1 2 合计 评审结果： 使用部门负责人意见:签名经办人 技术部门意见: 项目物资部负责人：签名经办人 国电龙源电力技术工程有限责任公司国电龙源电力技术工程有限责任公司海南乐东项目部 - 17 - 附附件件H H：询询价价采采购购评评审审报报告告 国电龙源电力技术工程有限责任公司 海南国电西南部电厂工程 询价采购询价采购评审报告评审报告 项目部询价采购领导小组： 国电乐东*询价评审工作已完成，响应询价报价的单位共 X 家，其报价等情况如下： *工程有限公司：报价￥元。有营业执照。 *工程有限责任公司：报价￥元。有营业执照。 *股份有限公司：报价￥元。有营业执照。 依据中国国电集团公司询价采购管理办法和发放的询价文 件，经评审推荐合同谈判由先到后顺序为：*工程有限公司； *股份有限公司；*工程有限责任公司。 妥否，请领导批示。 评审人员签名： 领导批示： 时间： 2013 年 月 日 国电龙源电力技术工程有限责任公司国电龙源电力技术工程有限责任公司海南乐东项目部 - 18 - 附件附件I I：合同评审表：合同评审表 国电龙源电力技术工程有限责任公司 海南国电西南部电厂工程 合同评审表合同评审表 合同名称合同编号 合同种类 1建安工程合同 2物资采购合同 3. 综合服务合同 4进口代理合同 合同总额 大写： 小写： 计划部 意见 （签字）： 年 月 日 执行部门 意见 （签字）： 年 月 日 分管副经理 意见（签字）： 年 月 日 项目经理 意见（签字）： 年 月 日 国电龙源电力技术工程有限责任公司国电龙源电力技术工程有限责任公司海南乐东项目部 - 19 - 附附件件J J：物物资资采采购购购购销销合合同同 国电龙源电力技术工程有限责任公司 海南国电西南部电厂工程 物资采购购销合同 一、产品名称、商标、型号、数量、金额一、产品名称、商标、型号、数量、金额 单位：万元单位：万元 二、交（提）货时间及数量：二、交（提）货时间及数量：XXXX 年 XX 月 XX 日全部交清。 三、质量要求、技术标准：三、质量要求、技术标准：按国家或行业标准标准执行（有技术协议按技术协议要求执行） 。 四、交（提）货地点及运输方式和费用负担：四、交（提）货地点及运输方式和费用负担：汽运或铁路运输，国电海南西南部电厂 2350MW 新建工程施工现场，运费及装卸费由供方负责。 五、包装标准、包装物的供应与回收和费用负担：五、包装标准、包装物的供应与回收和费用负担：按国家标准包装，包装须“三防” ，费用 由