进销存用户说明书

进销存用户说明书-.进销存简介： 新太维特进销存主要是管理信息系统的软件。它能够实现进货，出货，货品查询及货品结算。集中反映购，销，存，财务之间的业务关系。此软件有微软的风格，吸收国内外先进的ERP管理思想，结合企业的管理状况。它不但能够做到界面精简操作易懂，而且此软件能在Internet和局域网的环境下实现的超级进销存管理信息系统。 （图1-1）注：（上图所示部门关系正是进销存软件要实现的目的）操作指南一登录： 用户打开进销存时，首先进入登录界面（如下图）。登录界面首先输入用户名（不分大小写）后有密码就输入密码（分大小写），之后按回车或选确定。如果用户名或密码有错误，那么系统会有提示。录入用户名及密码假如连续三次输入都有错误则登录自动关闭，拒绝进入系统界面。 （图1-2） 合法用户能够进入（图1-2-1）工作界面。 最小化，还原，关闭 （图1-2-1）二系统界面（如上页图1-2-1）：进销存系统主要界面大概可以看成由三部分组成： 第一部分：菜单栏（文件（F），工具（T），帮助（H）及最小化，还原，关闭按钮。 1 文件（F）主菜单下的子菜单有（修改密码（P）（详细见P4），退出（E）表示关闭系统界面跟关闭按钮一样功能）。2 工具（T）下有子菜单（数据备份与恢复（B）（见P4），用户设置（U）（P5），系统设置（U）（见P6）。3 帮助（H）下有子菜单（内容与索引（C）暂时没有内容，关于本系统（A）（见P7）。 注：（以上及之后的菜单后大写字母都表示快捷键。如：文件（F） 第二部分：菜单正下方的三个主按钮（日常操作，统计报表，基础资料），用户一般都是在这里选择工作界面。1 日常操作包括（采购进仓（见P8-10），现款提货（P10）。2 统计报表（库存变动（见P11），库存结算（见P12），附件清单（见P13），附件查询（见P14），销售收入（见P15），进仓查询（见P16），出仓查询（见P17），调拨查询（见P18）。3 基础资料（产品（见P19-22），供应商（见P22），客户（见P23），仓库（见P24），员工（见P24），字典（见P25）。 注：（只要单击任意一按钮则显示相应内容或窗口如图（1-3）。）第三部分：主要是图（1-3）的空白地方，它是用户工作窗口的显示区域。 图（1-3）三。修改登录密码或设置密码：如图（1-4）（此设置的密码是用来登陆录时用的。） 1如果用户无密码可以设置密码：首先在密码那个文本框处什么也不输进去就回车，后就在新密码那里输入个人密码（可以字母或数字），再在验证那里输入（内容跟新密码那里内容一致）最后按确定。成功与否都有提示对话框。 2要是原登录有密码：只要在密码框那输入登录密码就可以，其它操作同上。图（1-4）四数据备份与恢复（B）：（它是为了保证数据的安全，当意外无形发时，它能够恢复意外前的数据。）1 备份文件那里显示你选的目录或文件夹。（即备份或恢复的数据的位置）2 按设为缺省按钮是将当前文本框路径设为缺省 3按缺省是默认路径。 4打开是用来选择路径位置的。 5当路径选好后按备份就把当前数据备份到此路径里，按恢复就是把当前路径的数据库恢复到当前数据库。 6取消就是关闭，它会撤消操作并退出关闭按钮一样。 图（1-4-1）五用户设置如图（1-5）：（它主要用来增加，删除系统用户或设置用户使用权限和范围）系统用户窗口：左边是当前软件在当前计算机的用呼情况。 右边是用户的资料和使用权限和使用范围。1 权限那里的正方格打了钩的就表示此用户可以用这功能了。否则用户没法用此功能。2 范围那里也一样。3 新建按钮是用来添加用户的。只要在相关框内输入或选择用户资料及用鼠标单击选择权限和范围就可。但名称（这是登录界面图（1-2）时输入的名）及全名不能为空，否则按保存时，系统会弹出提示对话框；密码，部门可为空，最后按保存。4 如要修改用户权限只要在左边选中相应用户后在右边修改再按保存就可以。5 如要删除用户只要选中用户后点击删除就可以。6 退出按钮和关闭功能一样。注：（上述设置一般由系统管理员操作） 图（ 1-5）六系统设置：如图（1-6）（它是用来选择用户相应的数据库） 1驱动器即数据源驱动器，它有如下数据类型供选择： 这是默认的： M icrosoft Access Driver(*.mbd) 其它的： M icrosoft .Jet.OLEDB 3.51 M icrosoft .Jet.OLEDB 4.0 SQL SERVER SQLOLEDB.1 DSN 用户暂不用理会。 2务器是系统指定的：JXCServer用户不用搞它。 3数据库那里是供用户选择数据库的路径（即用户所用的数据库）右边。表示打开。4用户名：打开服务器的用户名5密码：打开服务器的密码。 注：（以上操作用户可以不用理会，由管理员设置）图（1-6）七帮助（H）：如图（1-7）当用户遇到操作问题时可以找帮助，但暂时不能用。它包括：（内容和索引（C），关于本系统（A）关于本系统是此软件的版权所有及其它信息。如下图（1-7）所示： 图（1-7）七（1）。 当系统界面最小化按钮被单击，那么在工作区域里的工作窗口也随之最小化。 还原是将系统界面还原成一般大小。 最小化，还原，关闭 图（1-7-1）八采购进仓：如下图（1-8）此窗口主要是把正准备进仓的商品资料存入当前数据库或退货给某相应供应商的资料从数据库读出或查询进仓单号及退货单号相应的商品资料。1 进货前首先按新建按钮：1）。后如果是弹出“你已经修改了采购进仓单的资料，需要保存吗？”这样的对话框（注：无论是否改变单号资料都弹出）。按否（N）表示在屏幕清空入仓资料，后可输入新进货资料；按是（Y）表示你对当前单的修改作保存，若你没有对单资料作修改或不想保存修改就按否（N）；按取消等于回到对新建X按钮操作前的状态。2）。如果是第一次按新建X按钮时无“你已经修改了采购进仓单的资料，需要保存吗？”这样的对话框弹出来，那么你就继续按新建X按钮直到有这样的对话框弹出，这样才能进货。否则，进货会出现问题。2 进货资料的输入或选择：1）。供应商（即货品来源）可填写或选择，但不能为空。 2）。进货仓（即本仓）可选择不能填写。一般与当前数据库对应，用户一般不用选择。 3）。经办人（默认是你登录本系统时的用户名见P2图（1-2）或是P5图（1-5）的名称） 进仓单号是按保存后系统自动生成并显示，用户不用理会。 4）。类型是进货类型只能选择。一般有（调入，退货，买断，调出，借还，租还等） 5）。发票只能选择：（增值税发票，普通发票，无发票） 6）。开单日期是根据进货单的日期来选择或填写的，默认为当日。1）用鼠标选中年，月或日后用键盘输入。2）用鼠标单击箭头后弹出日历表再进行选择。 7）。相关单号：这是用户根据进货单的号码填写。 图（1-8） 8）。备注：（它是用户对此次进仓单的商品作一些说明，用户可填可不填。） 9）。货品编号（详细编号规则见编码表）它是对货品作一些编号方便管理。 它可选可填但在按保存前要看是否空，要是空这次保存就没意义:填写时可填货品助记码（详见助记码表）或货品编号后按回车： 1）。如果所填货品编码与P19-22 图（1-19） 货品基础资料表里的某一货品编码完全相同那么相应的数量（默认1），进货价，公司价，单位，货品名称，金额就显示出来。 2）。如果所填的内容与货品基础资料表里的货品编码不完全相同，则会弹出如图（1-19） 货品基础资料表的某些与用户所填的内容相关的资料，后对表作选择再确定。那货品编号就显示，数量（默认1），进货价，公司价，单位，货品名称，金额就随之显示出来。（注：基础资料表的具体操作见P19-22 ） 货品编号选择时：用户用鼠标点击货品编号这一列的空白处后会显示打开箭头，再单击箭头就会出现如上的基础资料表. 10）。数量是指进货商品的数量，它是09任意字符的组合。 11）。金额=进货价数量 金额那列最后一行是金额列之和。*附件：（序号，机身码，颜色，礼品，其它）这几列数据是货品编号是以ST01（即手机）才要填的。当填完以上资料后点击货品编号某一行，那么在（机身码，颜色，礼品，其它）那里显示的空白行等于被点击货品编号行的数量数。（最大序号值=数量值）当闪烁焦点在数量后按回车就在（序号，机身码，颜色，礼品，其它）那里显示相应行。12）。机身码主要是用扫描仪获取，也可以用人工填写。（注：扫描前先用鼠标点击机身码所放位置。）13）。颜色是可选可填的。点击颜色空白处后打开选择参数窗口的箭头出现，再单击箭头就出现如下图（1-9）所示选择参数窗口。它可以添加颜色以便供以后选择或删除颜色或选颜色后按确定。添加是在选中框添写，删除是首先在可选项那选中颜色后删除。14）。礼品是填写的，依实际来填写。其它也一样。3按保存按钮如进货资料填写合法则货品成功入仓并保存按钮变灰，否则，会弹出提示框。 图（1-9）3退货给供应商（相当于仓库数减少）时，具体操作跟进货一样，只要在类型及数量（注：数量是负数）那作相应改动便可以。当数量是负数时，手机的机身码可选择。4最前按钮是把最先进货单号显示在组合框（即用来记录曾经看过的单号）里及单号相应内容在相应地方显示见图（1-8），前移是当前的单号的前一张单号 ，后移是当前单号的后一张单号，最后是最后一次进货的单号。5若要修改进仓单号内容，可以通过选择单号后在相应位置修改再按保存。6查找按钮是用来查询进仓单情况的。详情见P17 7 其它按钮E是包括（打印主单P和打印附件A） 打印主单是（供应商，日期，类型，发票，货品编号，数量，进货价，公司价，单位，货品名称，金额）打印附件主要是（序号，机身码，颜色，礼品，其它）九现款提货：如下图（1-10）它是用来出货的或客户退货，它是本仓库跟客户之间的关系，采购进仓是本仓库跟供应商之间的关系。 它的操作跟采购进仓差不多，不同的是：只要选定货品编号如果此产品有进仓，那么它的机身码可选。（详见P8，P9，P10） 图（1-10）十库存变动：如下图（1-11）（它主要用来结算某段时间内买断，凋入等类型的数量及总计库存数目。）1首先选择结算仓库和产品编号（可输入助记码或产品编号后按回车或单击浏览见P图（1-）后选择再按确定）若产品编号空并精确匹配无打钩则默认查询全部产品。 2产品名称是随产品编号出现而显示，用户不能填。3 精确匹配右边正方格内的钩是随产品编号的完整显示而出现的。当用户输入产品编号完整它会打钩，表示输入符合基础资料表。4 结算时间是可选可改，点击年，月或日就用键盘输入即可。5 列表类型（按类型汇总和按日期汇总）：按查询，结果分别如下图（1-11）和（1-11-1）6 打印（P）和打印预览操作跟Office 差不多。 图（1-11）图（1-11-1）十一。库存结算：如图（1-12）（它是用来查询各种商品在各个或在所有仓库的数量情况） 它的基本操作跟库存变动差不多。1首先选择结算仓库和产品编号（可输入助记码或产品编号后按回车或单击浏览见P图（1-）后选择再按确定）若产品编号空则默认查询全部产品。 2产品名称是随产品编号出现而显示，用户不能填。3精确匹配右边正方格内的钩是随产品编号的完整显示而出现的。当用户输入产品编号完整它会打钩，表示输入符合基础资料表。4 日期范围的修改，点击年，月或日就用键盘输入即可。选好或输好后就按查询，则相应结果就显示。5 打印（P）和打印预览操作跟Office 差不多。6 单击（货品编号，名称，单位，仓库，结存，进仓，退货，出仓，退仓，库存）任意一按钮结果都能够按某一顺序显示。 结果的库存数量=结存+进仓+退货-出仓退仓 图（1-12）十二。附件清单：如下图（1-13）所示。（它是用来查询某一类型手机具体某一台手机在某一段时间内的情况。） 它的基本操作跟库存变动差不多。1首先选择结算仓库和产品编号（可输入助记码或产品编号后按回车或单击浏览见P图（1-）后选择再按确定）若产品编号空则默认查询全部产品。 2产品名称是随产品编号出现而显示，用户不能填。3精确匹配右边正方格内的钩是随产品编号的完整显示而出现的。当用户输入产品编号完整它会打钩，表示输入符合基础资料表。4 选可改，点击年，月或日就用键盘输入即可5 仓库默认本地仓库，只能选择。6 查看类型（库存附件，进仓附件，出仓附件，采购附件，销售附件，所有附件）只可选择。7 进仓类型（所有类型，调出，买断，借用等。）只能选择。8 供应商（所有供应商，中国移动，一方，君临，新星行等。）也是只能选择，不能输入。选好或输好后就按查询，则相应结果就显示，附件清单最上面库存结算-14表示当前查询数目。9 打印（P）和打印预览操作跟Office 差不多。单击（产品编号，进仓日期，状态，仓库，机身码，颜色，礼品，其它）任意一按钮结果都能够按某一顺序显示。 图（1-13）十三。附件查询：如下图（1-14）（它是要来查询具体某一台手机的详细资料） 1首先选择产品（可输入助记码或产品编号后按回车或单击浏览见P19图（1-19）后选择再按确定）。 2机身号是随产品的出现而出现它包括所有进仓的机身码，用户可选择或填写。3产品名称随产品的出现而出现。4颜色，礼品，其它随机身码的选择或填写而相应出现，用户不用填。选好或输好后就按查询，则相应结果就显示。5 打印（P）和打印预览操作跟Office 差不多。图（1-14）十四。销售收入：如图（1-15）（它主要是查询某个仓库某段时间内某种类型的某种商品的销售金额的情况。） 它的基本操作跟库存变动差不多。1首先选择结算仓库和产品编号（可输入助记码或产品编号后按回车或单击查找见P19图（1-19）后选择再按确定）若产品编号空则默认查询全部产品。2产品名称是随产品编号出现而显示，用户不能填。3精确匹配右边正方格内的钩是随产品编号的完整显示而出现的。当用户输入产品编号完整它会打钩，表示输入符合基础资料表。4 日期范围可选可改，点击年，月或日就用键盘输入即可5营业厅默认本地仓库，只能选择。6出货类型（所有类型，调出，买断，借用等。）只能选择。7客户（所有客户，天河厅，东湖厅，资源二，资源八等。）也是只能选择，不能输入。8出货发票（所有类型，增值税发票，普通发票，无发票）只能选择。选好或输好后就按查询，则相应结果就显示。9打印（P）和打印预览操作跟Office 差不多。单击（销售成本）一按钮结果都能够按某一形式显示。图（1-15）十五。进仓查询：如图（1-16）（它是用来查询某范围具体产品的进仓单情况） 它的基本操作跟销售收入差不多。1首先选择结算仓库和产品编号（可输入助记码或产品编号后按回车或单击浏览见P19图（1-19）后选择再按确定）若产品编号空则默认查询全部产品。 2产品名称是随产品编号出现而显示，用户不能填。3精确匹配右边正方格内的钩是随产品编号的完整显示而出现的。当用户输入产品编号完整它会打钩，表示输入符合基础资料表。4 日期范围可选可改，点击年，月或日就用键盘输入即可5仓库默认本地仓库，只能选择。6进仓类型（所有类型，调出，买断，借用等。）只能选择。7经办人也是可选择也可输入。若经办人空表示全部经办人。 选好或输好后就按查询，则相应结果就显示。 8按确定或取消表示返回。9打印（P）和打印预览操作跟Office 差不多。单击（单号，供应商，仓库，日期，类型，发票类型，财务类型，经办人）任一按钮结果都能够按某一形式显示。 当选中任一单号时，那么相应的货品编号，货品名称，数量，单位，进货价格，公司价格就显示出来。如下图。 图（1-16）十六。出仓查询：如图（1-17）（它是用来查询某仓库某范围具体产品的出仓单情况）1首先选择结算仓库和产品编号（可输入助记码或产品编号后按回车或单击浏览见P19图（1-19）后选择再按确定）若产品编号空则默认查询全部产品。 2产品名称是随产品编号出现而显示，用户不能填。3精确匹配右边正方格内的钩是随产品编号的完整显示而出现的。当用户输入产品编号完整它会打钩，表示输入符合基础资料表。4 日范围可选可改，点击年，月或日就用键盘输入即可5仓库默认本地仓库，只能选择。6出仓类型（所有类型，调出，买断，借用等。）只能选择。7经办人也是可选择也可输入。若经办人空表示全部经办人。 选好或输好后就按查询，则相应结果就显示。 8按确定或取消表示返回。9打印（P）和打印预览操作跟Office 差不多。单击（单号，客户，仓库，日期，类型，发票类型，财务类型，经办人）任一按钮结果都能够按某一形式显示。 当选中某一单号时，那么相应的货品编号，货品名称，数量，单位，进货价格，公司价格就显示出来。如下图。图（1-17）十七。调拨检查：如图（1-18）（它主要是查询调拨单的详细情况）1 选择进货仓库。2 选择日期或改日期，后按刷新那么相应内容就显示出来，后选中单号又有相应内容显示出来，选中货品编号又有相应内容显示。图（1-18）十八。产品。如图（1-19）（它是用户在其它工作窗口提供了基础资料）1 如果是查询货品基础资料的情况时，只要在空白的组合框那里选择或是输入助记码或货品编号后按回车就返回对应信息。若是想显示所有产品就在组合框里什么也不填就直接按回车。（单击货品编码，货品名称，单位，货品种类，公司价格，建议价格，建议售价，助记码任一按钮都能够以某一规则刷新内容。货品基础资料表最下面：当前列出的产品数是：1606，这是查询的数目）2 打印（P），打印预览略3 删除（D）是对基础资料表的货品及其资料删除，只要选中某些产品后就按删除就可以或选中后右击鼠标后选删除或选中后按键盘的删除也可以。4 编辑（E）：选中要修改的货品后就按编辑（E）或选中后按鼠标右键后选编辑也可以，编辑区域见图（1-19-1）。只要对相应区域修改后保存就可以。5 新建（N）见下一页P20 图（1-19）图（1-19-1）5按新建按钮后再按编码向导就出现如下图（1-20）所示。 1）。货品名称是货品的通用名称 2）。货品编码：若是用户对货品编码熟悉就可直接输入。否则利用编码向导。（见P20，P21，P22） 3）。该产品强制附件录入左边的正方格只有货品是手机才打钩。 4）。条形码是某种商品要填写的。 5）。助记码一般取货品编码的后几位。（详见助记码表） 6）。货品种类，计量单位都可填可输入。 7）。库存上，下限暂无规定用户不用填。 8）。参考售价，参考进价，公司价格，最低报价按实际而填写。 9）。备注可填可不填。 最后按保存，若要再新建就再按新建。编码原则：产品编码是产品资料管理的基础，根据公司的实际情况，所有产品的编码原则上由6个部分(级)构成：大类+中类+小类+厂商+厂商定义的型号+组合识别码，各部分(各级)的长度无特别的限制，但总长度最大为20位。在定义本系统产品的编码原则前，预先统一定义各部分(级)编码原则及其长度(内容、代码值)。以下是供参照的编码原则：a) 大类(一级)包括： 商品类，用”S”表示 资产类，用”Z”表示 礼品类，用”L”表示 (新建)b) 中类(二级)因大类(一级)的不同而不同： 大类为商品类: 通讯器材,用“T”表示 网络设备,用“W”表示 电脑,用“D”表示 电脑备件、外设,用“B”表示 家用电器,用“J”表示 (新建) 大类为资产类： 固定资产,用“G”表示 低值易耗品,用“D”表示 消耗品,用“X”表示 (新建) 大类为礼品类：c) 小类(三级)因中类(二级)的不同而不同，例如，对于“通讯器材”： 手机，用“01”表示 SIM卡，用“02”表示 手机厚锂电池，用“03”表示 手机薄锂电池，用“04”表示 其它通讯器材及零部件，用“99”表示 (新建)d) 厂商：用其英文名或汉语拼音(国内企业)的前若干位(例如用3-4位)的字母来表示，例如： 不知厂商的商品，用“UNK”表示 爱立信的商品，用“ERI”表示 诺基亚的商品，用“NOK”表示 摩托罗拉的商品，用“MOT”表示 西门子的商品，用“SIE”表示 (新建)e) 厂商自定义型号是因各厂商的不同而不同，例如： 爱立信ERI的商品型号有： 337 768 788 398 (新建) 诺基亚NOK的商品型号有： 8110 8810 6110 (新建) 摩托罗拉MOT的商品型号有： 998 928 (新建)f) 组合识别码是为同一产品按不同的组合销售用到的识别码，主要针对手机的拆零销售。例如，手机拆零销售时，带了组合识别码的原则定义为： 空手机，不带电池和充电器，用“0”表示 带一个电池的手机，用“1”表示 带一个电池和一个充电器的手机，用“2”表示 带二个电池和一个充电器的手机，用“3”表示 带二个电池和一座、一直充的手机，用“4”表示 (新建)如果某种组合正好是原装套件的配置，则不带任何组合识别码，多于原装配置的部件则在出仓单上当作不同的商品来销售的。十九。供应商：如下图（1-22）（它主要是显示供应商的资料及增加，修改，删除供应商资料）1 在文件（F）子菜单按新建时或在文件下面的快捷键就会出现如图：“供应商资料新建”窗口，用户只要在相应位置填写（代号不用填系统自动生成）后按保存（S），则当前输入供应商资料就在：“供应商资料表”显示出来。2 修改供应商资料时，选中供应商后在文件（F）的子菜单选属性或在下面选快捷键后弹出类似如图的“供应商资料新建“窗口，它只是多了供应商资料，在相应位置修改后保存就可以。3 删除供应商资料时，选中供应商后在文件（F）的子菜单选删除或选快捷键。4 文件子菜单还有打印（略）和打印预览（略）和退出5 编辑（全部选择和反向选择），帮助（目录和索引，关于本系统）暂不能用。6 查看（V）（网格打了提就是如图所示显示模式，刷新是对供应商排序作变化）7 当单击（客户简称，客户全称，联系人，联系电话，地址）任一按钮时供应商都能按某种顺序排列。 图（1-22）二十。客户：如图（1-23）（它是存放客户资料及修改，增加，删除客户资料） 大概操作跟“供应商“差不多。8 在文件（F）子菜单按新建时或在文件下面的快捷键就会出现如图：“供应商资料新建”窗口，用户只要在相应位置填写（代号不用填系统自动生成）后按保存（S），则当前输入供应商资料就在：“客户资料表”显示出来。9 修