新任主管时间管理技巧课件(ppt 27页).ppt

新任主管管理技巧-时间管理,时间管理（TimeManagement）-个人计划的指南,Goal,下面哪些做法是对您的描述：,您是先捡那些有兴趣的事做吗？是否您是先做容易的事再做困难的事吗？是否您是先做紧急的事再做重要的事吗？是否您是按事情发生的先后顺序处理它们吗？是否您是不到接近最后期限的时候不真正投入项目吗？是否,时间作为一种资源有什么特点,时间是一种特殊的稀缺资源它是不能再生的它不能被节省或储存下来它对每一个管理者都均等的，但又是有限的,您的一天是怎么渡过的,要评价您一天是怎么渡过的光凭记忆是不行的：您会忘记你和同事谈话，喝茶，吃中饭的事；您可能不会意识到你的活动能量在一天中是在变化的：大多数人在一天的不同时间的活跃程度是不一样的。,活动日志（ActionLog）,管理者如何判别您们利用自己时间的有效程度选择一段时间用活动日志（ActionLog）的形式记录你们每天的各种活动对收集到的数据进行评估,活动日志姓名日期,分析您的日志,一旦您记了几天的日志，就可以分析了。您也许会惊讶地看到你在处理一些小事情上花费了大量的时间您也许会看到您在一天中的某个时候精力充沛，其他时间精力差一点，这将由您中间休息，吃饭次数和数量，营养的质量决定活动日志给您分析这些变数提供了一种基础,管理者能不能控制他们的全部时间,被动时间（ResponseTime）可支配时间（DiscretionaryTime）,您的可支配时间占你工作时间的百分之几最长一段为几分钟,绝大多数管理者，特别是基层的和中层的管理者，其支配时间占其工作时间的25%左右。其支配时间趋于零散，那里五分钟，这里五分钟，要有效利用它们是非常困难的。,您的时间值多少,每小时成本=工资+福利+办公场所费用+电话、电脑+行政管理费用例如：3000(元/月)/25*8+750(元/月)/25*8+4(平方米)*8(元/平方米.天/8+20(元/天)/8+.=25.5元/小时您在每小时要创造的价值=成本+剩余价值,您的时间值多少钱,年收入每省一小时的价值每省一分钟的价值一年中，每天省一小时的价值100005.120.0851249150007.680.12818752000010.250.17125012500012.810.21331253000015.360.25637503500017.930.29943754000020.490.34250004500023.050.38456255000025.610.42762505500028.170.46968756000030.730.51275006500033.290.55581257000035.860.59887507500038.420.64093758000040.980.68310000,您的时间值多少钱？,通过计划帮助你更有效地利用您的时间,通过计划帮您有效地利用时间,把每天要做的事情列一份清单确定优先次序，从最重要的事情开始做起每天都这么做,重要性和紧急性释意,重要性：与目标有关的活动，凡是有价值的有利于组织和个人目标实现的就是重要的事紧急性：是指必须立即处理的事，急迫之事通常都显而易见，拖延不得；也可能较讨好、有趣却不一定很重要,活动的重要性和紧急性分析,重要性A非常重要；必须做B重要；应当做C不太重要；可能有用，但不是非做不可D不重要；没有任何效果紧急性A非常紧急；必须马上做B紧急；应当赶紧做C不太紧急；推迟一段时间再做也行D时间不作为考虑的因素,重要,不重要,不紧急,紧急,第一象限,第三象限,第二象限,第四象限,事务分类表,第一象限：危机、急迫的问题，有直接价值，即刻就能看到它带来的回报。如：赶工期、有限期压力的计划第二象限：防患未然，有间接价值会取得远期收获的如：做计划、学习某种东西、改进产能，建立人际关系，发掘新机会，规划、休闲第三象限：必要但却没有价值的工作，如：不速之客，填税务申报单、某些电话，某些信件与报告，某些会议，这类工作很少能给你带来满足第四象限：徒劳而没有价值的工作，如：找文件、某些信件，电话打扰,时间管理的策略,第一象限的事情应该首先做应该把工作的大多数时间放在第二象限的事情上，这样就可以从容地处理各种问题了第三象限的事尽量少做第四象限的事最好别做,了解您的生产率周期,在生产率最高的时间处理最重要的事情；而把例行的和不重要的事情挪到效率低的时候处理。,1、只考虑你自己“感觉最好”的节奏，如果每天的作息时间完全由你自己决定，愿意什么时候起床？5:00-6:30(a)6:30-7:45(b)7:45-9:45(c)9:45-11:00(d)11:00-12:00(e)2、只考虑你自己“感觉最好”的节奏，如果每天的作息时间完全由你自己决定，愿意什么时候睡觉？20:00-21:00(a)21:00-22:15(b)22:15-0:30(c)0:30-1:45(d)1:45-3:00(e)3、假定正常情况下，你能容易地发觉醒来时是在早上吗？一点不容易(a)不太容易(b)比较容易(c)非常容易(d)4、早上醒来的头半个小时里，你觉得脑子灵活吗？一点不容易(a)不太容易(b)比较容易(c)非常容易(d)5、早上醒来的头半个小时里，你觉得疲倦吗？非常疲倦(a)比较疲倦(b)比较振作(c)非常振作(d)6、你决定从事一些体育锻炼，一位朋友建议你每周做2次，每次1小时，最好在早上7:00-8:00的时间做。对朋友的建议你根本没有往脑子里去，还是只考虑你自己“感觉最好”的节奏，你认为你会怎么做呢？会以一种好的方式去作(a)会以一种合理的方式去作不太容易(b)会发现要做到有困难(c)会发现要做到非常困难(d),7、你晚上什么时间才感到疲倦？20:00-21:00(a)21:00-22:15(b)22:15-0:30(c)0:30-1:45(d)1:45-3:00(e)8、你希望能在你竞技状态的高峰时间参加测验，你知道这次小时的测验将是精疲力尽的，假如你可以自由地安排每天的日程，并且只考虑你自己“感觉最好”的节奏，你愿意选择哪一段测验时间？8:00-10:00(a)11:00-13:00(b)15:00-17:00(c)19:00-21:00(d)9、你听说过有“早晨”和“晚上”类型的人吗？你认为自己属于那种类型？肯定是早晨类型(a)更偏向于早晨类型(b)更偏向于晚上类型(c)肯定是晚上类型(d)10、假如你要工作一整天-8小时，如果你可以自由安排你的时间，你愿意在什么时候起床？6:30以前(a)6:30-7:30(b)7:30-8:30(c)8:30以后11、如果你总是在6:00起床，你觉得怎么样？非常困难和不愉快(a)相当困难和不愉快(b)有点不愉快但问题不大(c)很轻松没有什么不愉快(d)12、早晨一觉起来，你要过多久才能“恢复你的神智”？0-10分钟(a)11-20分钟(b)21-40分钟(c)超过40分钟(d)13、请表明你属于早晨活跃或晚上活跃的人的程度。肯定属于早晨活跃型(a)某种程度上属于早晨活跃型(b)某种程度上属于晚上活跃型(c)肯定属于晚上活跃型（早上疲倦，晚上机灵）(d),你了解自己的日生产率周期吗？,您了解自己的日生产率周期吗,1、a=5,b=4,c=3,d=2,e=1;2、a=5,b=4,c=3,d=2,e=1;3、a=1,b=2,c=3,d=4;4、a=1,b=2,c=3,d=4;5、a=1,b=2,c=3,d=4;6、a=4,b=3,c=2,d=1;7、a=5,b=4,c=3,d=2,e=1;8、a=4,b=3,c=2,d=1;9、a=4,b=3,c=2,d=1;10、a=4,b=3,c=2,d=1;11、a=1,b=2,c=3,d=4；12、a=4,b=3,c=2,d=1；13、a=4,b=3,c=2,d=1.,得分在13-22分之间，表明属于晚上型；得分在23-43分之间，表明属于中间型；得分在44-55分之间，表明属于早晨型。,时间管理中一些值得注意的要点,遵循20/80法则把不太重要的事集中起来办避免将整块时间拆散4Ds原则,4Ds原则,Doitnow（要自己做的）：不能丢掉不管、不能拖一拖再办、不能授权的事，按照优先顺序自己亲自去完成。Delegateit（可授权的）：学会授权，将能派出去的事尽量派给他人干，这样可以节约时间干最重要的工作。Doitlater（稍后再办的）：把一些偏离目标的精神情绪活动，次要的工作、信息资料不全的工作，暂时挂在一边，待有空