会计档案管理办法(PPT 54页).ppt

会计档案管理办法,遵化市档案局2012年4月,一、会计档案的定义、特点及其价值作用二、会计档案的归档时间和收集范围三、会计档案的归档要求四、会计档案的整理方法五、电算化会计核算材料的归档要求六、会计档案的鉴定销毁七、会计档案的保管利用,一、会计档案的定义、特点及其价值作用,（一）会计档案的定义财政部、国家档案局1998年联合颁布的会计档案管理办法明确规定：会计档案是指会计凭证、会计帐簿、财务报告等会计核算专业材料，是记录和反映单位经济业务的重要史料和证据。既有史料价值，也有证据作用，这种双重特性，从根本上体现了会计档案和其它档案一样所具有的共性特征。,（二）会计档案的特点和文书、科技档案相比，会计档案有其自身的特点，主要表现在三个方面：一是会计档案形成范围广泛。二是会计档案类别比较稳定。三是会计档案外在形式多样。,（三）会计档案的价值作用由于会计档案的特殊性，会计档案的价值作用也表现在多个层面：一方面作为记录单位经济业务的重要史料和证据，它客观反映了各单位一切经济活动的发生、发展过程，不仅是经济决策和财务审计的重要依据，也是执行财经纪律、保护国家财产、保障经济健康发展的有力武器；另一方面，会计档案也是研究经济发展历史，从经济角度展现一个单位历史面貌的珍贵史料。,二、会计档案的归档时间和归档范围,（一）会计档案归档时间，是指按照会计档案归档要求，将会计核算材料整理立卷，装订成册，编制会计档案保管清册后向本单位档案部门移交的时间。,（二）会计档案的归档范围明确会计核算材料的归档范围，是做好会计档案管理工作的前提条件和重要保证。一般来讲会计档案归档范围主要包括以下四个方面：1、会计凭证类。会计凭证是用来记录经济业务、明确经济责任、作为记帐依据的书面证明。会计凭证按填制的程序和用途可分为原始凭证、记账凭证、汇总凭证、其他会计凭证。,2、会计账簿类。会计账簿是以会计凭证为依据，连续、系统、全面地记录经济业务的簿籍，是编制财务报告的重要依据。主要包括总账（也称总分类帐）、明细账（如银行存款帐、经费支出明细帐等）、日记账，固定资产帐（卡片）、辅助账簿（也称备查帐簿）等。,会计帐簿在外形上一般有三种形式：订本式帐、活页式帐簿和卡片式帐簿。订本式帐，就是在帐簿启用之前，已经将帐页统一编号装订成册的硬皮本帐簿，如总帐、现金日记帐、银行存款帐等；活页式和卡片式帐簿，都是将帐页放置于活页夹或卡片盒内的帐簿，活页和卡片式帐簿有利于会计人员记帐，但由于帐页不固定，容易散失或被抽换。,3、财务报告类。财务报告是根据日常会计核算材料定期编制，综合反映这个单位一定时期的资产、负债和所有者权益状况，以及某一特定时期的经营成果和现金流动情况的书面文件。财务报告种类很多，按编制时间可分为月度、季度和年度财务报告；按内容和名称划分就更多了，如行政事业单位经费执行情况报表、企业资产负债表、利润表、现金流量表等等；按服务对象还分内部报告和外部报告等等。需要注意的是有关会计报表、附表、附注以及文字说明，其他财务报告，都应视为财务报告的组成部分，一并归档而不要遗漏。,4、其他会计核算材料。根据会计档案管理办法有关规定，银行存款余额调节表、银行对账单等其他会计核算专业材料，也属于归档之列。过去曾把银行存款余额调节表作为会计凭证归档，但由于它不具有凭证作用，只是补充性的说明材料，所以改为其他类。另外还有会计档案移交清册、保管清册、销毁清册三种清册（或称目录），也要列入会计档案归档范围。,需要强调的是，在财务管理活动中形成的其他文件材料，如政策规章、计划总结、请示批复、制度办法等不属于会计档案，应该按文书档案管理办法列入文书档案归档范畴。,三、会计档案的归档要求,（一）归档的会计核算材料真实、准确。会计凭证、会计帐簿（除订本式帐）、财务报告等的装订须做密封处理。会计帐簿、财务报告需有经手人员、主管会计或会计机构负责人的签字盖章，以确保其准确性。（二）会计档案属于专门档案，涉及法律和经济责任，因此移交的会计档案，原则上应当保持原卷册的封装，个别需要拆封重新整理的，档案机构应当会同会计机构和经办人员共同拆封整理，以分清责任。（三）归档移交会计核算材料时，会计机构和档案人员要逐卷认真清点，严格交接手续，双方签字后，存案备查。,单位对会计档案的归档和保管应做到以下几个方面：(1)每年形成的会计档案，都应由会计机构按照归档的要求，负责整理立卷，装订成册，编制会计档案保管清册。(2)当年形成的会计档案，在会计年度终了后，可暂由本单位会计机构保管1年。期满之后，应由会计机构编制移交清册，移交本单位的档案机构统一保管。(3)移交本单位档案机构接收保管的会计档案，原则上应当保持原卷册的封装，个别需要拆封重新整理的，档案机构应当会同会计机构和经办人共同拆封整理，以分清责任。(4)对会计档案应当科学管理，做到妥善保管.存放有序.查找方便。同时，严格执行安全和保密制度，不得随意堆放，严防毁损.散失和泄密。,四、会计档案的整理,会计档案整理，就是将财务管理活动中产生的各种零散会计文件材料，通过分类、组卷、编目、排列，使之形成一个有机体系的过程。会计档案整理既要“遵循会计档案形成的自然规律，保持其相互间的有机联系，分门别类，便于保管和利用的原则”，也要根据实际情况，原则性和灵活性相结合，创造性地开展工作。,（一）会计档案分类。从目前来看，主要有以下几种分类方法：1、形式（类别）会计年度保管期限这种分类方法是把全部会计档案先按财务报告、帐簿、凭证等类别分开，每类之下按会计年度排列，每一个年度内的会计档案再根据期限长短依次排列。每个类别分别编制流水案卷号，分别按年度顺延，形成四本案卷目录。这种方法使用于中小型单位，即会计档案年形成量不大的单位。,2、会计年度形式（类别）保管期限这种方法是把全部会计档案首先按会计年度分开，在一个会计年度内，再按财务报告、帐簿、凭证等分为四类，每类根据期限长短依次排列（期限长的在前，短的在后）。一个年度产生的会计档案排列之后，统一编案卷流水号，并形成一本案卷目录。这种方法适用于会计档案形成量比较大的单位，如大型企业、金融单位、总预算单位等，如果年度会计档案不足百卷，不宜采用此方法。,3、会计年度保管期限组织机构分类法这种方法使用于各级总预算单位（财政部门）。4、会计年度会计类型类别（形式）保管期限分类法先分开会计年度，在按会计类型（税务部门税收计划、税收会计、经费会计）分设属类，然后按同一属类内的会计档案财务报告、帐簿、凭证顺序结合保管期限进行排列。这种方法适用于各级税务机关。,（二）会计档案的组卷会计材料的组卷首先要按分开类别，即会计凭证、会计帐簿、财务报告及其它类，每一类别的材料按照形成的会计年度或时间顺序，结合数量多少，根据不同价值，组成若干个保管单位（卷册）。,1、会计凭证的组卷方法会计凭证在各个单位，形成数量有多有少。组卷时要按月分开，同一月份的凭证组合在一起。每月的凭证，按凭证编号和时间顺序排列，可组一卷或数卷。凭证案卷质量要求：（1）按凭证编号和时间顺序排列，防止漏号、颠倒。（2）记帐凭证所附各种原始凭证，如收据、发票等，要折叠粘贴整齐、规范（基本上报销时就整好了）。,（3）拆除金属物，线绳装订，厚度一般在12厘米。（4）一册为一卷，装订后要进行密封处理，并加盖经手人员章或财务专用章。（5）填写凭证封面（单位名称、凭证编号、起止时间、起止编号、保管期限）要项目齐全、规范清楚，并在空白处加盖档号章。（6）装盒,2、会计报表的组卷方法会计报表是按一定的表格形式和指标体系，总体反映单位经济活动和结果的一种阶段性报告文件。会计报表一般分为月报、季报和年报，其中年度决算报表要单独立卷，永久保存；季报和月报，可根据张数的多少，立成一卷或数卷，定期存放。在整理会计报表时，遇到会计报表的有关文字说明材料时，要将这些文字说明材料与会计报表放在一起，归入会计档案。报表采用“三孔一线”装订（说明和附件要同报表装订在一起），每卷从1开始编流水页号，填写卷内目录，卷末放置备考表。同一保管期限的报表可跨年度流水编制案卷号，并分保管期限编制案卷目录。报表封面应写明单位名称、内部机构名称、报表名称、所属年度、卷内张数、保管期限、档号，并由会计机构负责人、立卷人分别签名或盖章。,3会计账簿的整理立卷会计账簿种类很多，有现金帐、银行帐、总帐、分类帐、日记帐等，每类帐按年度分别立卷，一本为一卷，按顺序统一编制大流水号，可以编制一册或若干册案卷目录。账簿整理时需主意以下几点：（1）帐薄归档前，扉页要填写清楚单位名称、帐薄名称及编号、启用日期、起止页数、经管人员及日期、交接记录等，同时加盖单位负责人及会计主管人员私章。（2）对固定帐薄的整理，保持会计帐薄原貌，不拆去空白页，帐内有连续页码，封面加贴不干胶标签。记录帐页的最末一行上下分别划一条红线，以示此账簿已结束使用，案卷备考表要详细载明使用帐页页数和空白页数。标签格式,活页账簿整理，原则是保持原基础，一本帐为一个保管单位（一本一卷）。如果一个会计科目（差旅费、会议费、交通费）的总页数比较少，可以把几个会计科目装订成一卷，总页数在150页左右，不要超过200页，然后在每个科目的首页右边贴上“口取纸”，写明科目，以便查阅。和会计报表一样，会计账簿封面应注明单位名称、内部机构名称、账簿名称、所属年度、卷内张数、保管期限、档号，并由会计机构负责人、立卷人签名或盖章。,4、关于其他类会计档案的整理。各单位会计机构、会计人员对会计档案保管清册、移交清册、销毁清册以及银行存款余额调节表、银行对帐单等其他类会计档案也要按年度认真收集，分别整理，分别立卷。案卷封面应注明单位名称、材料名称、所属年度、卷内张数、保管期限，并由会计机构负责人、立卷人分别签名或盖章。,（三）会计档案的排列会计档案的排列方式通常有四种：1、年度类别保管期限；2、年度保管期限机构；3、年度会计类型；4、类别（形式）年度保管期限,年度内会计档案的排列一个会计年度内各类会计档案排列方法：会计凭证：按112月份顺序排列。会计账簿：按保管期限长短依次排列（期限长的在前，短的在后。财务报告：按年报、季报、月报的顺序排列。其他类：按会计档案保管清册、会计档案销毁清册、会计档案移交清册、银行存款余额调节表、银行对账单、其他应当保存的会计核算专业材料的顺序排列。,（四）会计档案编号会计档案编号由三部分组成：全宗号-目录号-案卷号会计报表、账簿、凭证、其它四种类型可分别用01、02、03、04代替。需要注意的是：会计凭证是一本一个卷号；会计帐薄是一本帐一个卷号；报表应将年度与月份、季度报表分开立卷，年度报表一年一卷。,（五）会计档案编目编制会计档案目录，通常的做法是按会计凭证、会计帐薄、会计报表和会计其他四大类分别编制案卷目录，主要项目有：顺序号、案卷号、原凭证号、案卷标题、起止年月日、页数、保管期限、存放位置、备注等。格式如下：,会计档案目录,案卷目录填写方法：顺序号：会计档案在该目录中顺次排列的序号。案卷号：每个案卷在该目录内的流水号。一本目录内不能有重复的案卷号。原凭证号：记帐时按科目赋予的凭证编号。无原始凭证编号，可填写该凭证册上的编号。案卷标题：案卷封面上的标题。案卷标题不要过于简单，应写成xx单位xx年度报表，xx单位xx年度经费总帐。起止年月日：指会计核算材料最早形成年、月、日至最后年、月、日。页数：案卷内会计核算材料的总页数。保管期限：会计档案保存时间，永久、25年、15年、10年、5年、3年。存放位置：会计档案存放库房号以及架、格、盒的位置（选择项，可不填）。备注：需要说明的未尽事宜。,编制会计档案目录时三点注意事项：一是目录的编制首先要在确定和实施了档案的实体分类、排列、编号的前提下完成，由会计人员负责编制；二是可采用手工编制，也可使用会计档案管理软件自动生成和打印。无论那种形式，案卷目录都要著录项目齐全，字迹清晰；三是案卷目录应一式两套。会计机构保存一套，随档案实体移交档案部门一套。,会计档案标题的拟写案卷题名揭示了会计档案的内容和成分。会计档案与其他门类的档案要求一致，每本案卷都要有案卷题名。会计档案案卷题名的结构是三部分，即单位名称、会计年度或时间、会计核算材料的名称。拟写要求是结构完整，文字简明。,会计档案标题例,例1：局2008年2月记账凭证（1）在会计凭证的案卷题名的时间结构中，除了表示出会计年度外，还要标明具体月份。另外，如凭证的数量较多，每月出现若干卷时，要按时间顺序标明本卷是该月的第几卷，目的是避免题名的重复，便于检索和利用。例2：局2008年现金日记账例3：局2008年年度财务报告例4：局2008年第1-4季度财务报告例5：局2008年2月记账凭证（1）,卷内备考表,五、电算化会计核算材料的归档要求,（一）1996年财政部制定的会计电算化工作规范和会计档案管理办法，都对电算化会计核算材料的管理办法作出了明确规定。1、电算化会计核算材料的归档范围。主要有三部分：一是磁性介质或光盘上的会计核算数据；二是计算机打印的纸制载体会计核算材料；三是会计软件的全套文档资料以及会计软件程序（系统资料）。,2、关于电算化会计核算材料归档的基本要求（1）磁性介质或光盘等电子文件，应做防写处理。（2）为了保证档案的完整性和安全性，归档的会计核算数据要进行备份，即移交档案部门的磁盘或光盘应是两套，一套封存保管，一套日常利用。（3）打印的纸制载体的会计核算材料，必须有经手人员和会计主管人员签章，以保证其真实性、准确性。（4）打印出纸制载体的会计核算材料，必须字迹清晰，方便查阅和利用。,六、会计档案的鉴定与销毁,第一个问题会计档案保管期限根据会计档案管理办法第八条规定，会计档案保管期限分为永久和定期两类，定期保管又分为3年、5年、10年、15年、25年。1、永久保管的会计档案主要包括：年度财务报告（企业决算、财政总决算、行政、事业单位决算，税收年度决算），会计档案保管清册，会计档案销毁清册等。,2、定期保管会计档案：15年：会计凭证、会计帐薄（总帐、日记帐、明细帐）、会计移交清册。25年：现金出纳帐、银行存款帐（企业的现金和银行存款日记帐）。另外还有3年、5年、10年的保管期限，具体可查看会计档案管理办法附表。,15年,永久,保管、销毁清册,移交清册,25年,15年,永久,5年,15年,会计档案归档范围,原始、记帐、汇总等,第二个问题会计档案的鉴定会计档案鉴定的方法步骤会计档案鉴定工作分三步进行：第一步，归档前，会计人员在整理过程中根据会计档案管理办法确定各门类档案的保管期限。第二步，归档后，档案人员要定期会同会计人员对到期档案进行复查鉴定，或延长保管期限，或确定销毁。第三步，对确定销毁的档案，由档案部提出意见，再由会