EXCEL常用功能讲解讲述.ppt

,EXCEL常用功能讲解,蒋芳2011-10-25,EXCEL水平测试,10个EXCEL问题（每个2分）1、您懂得使用数据透视功能进行灵活、快速的数据汇总2、您很清楚EXCEL2003表格具有256列的数据能力3、您可以区分柱状图与饼形图的数据表述区别4、您可以区分普通图柱状图和百分比堆积柱状图数据表述区别5、您经常使用CRTL+1这个快捷键6、您善于使用IF函数进行数据条件处理7、您善于使用VLOOKUP函数进行数据处理8、您懂得通过条件格式进行录入字符的控制9、您懂得通过保护工作表控制单元格录入限制10、您清楚EXCEL2003文件格式为“.xls”,而EXCEL2007为“.xlsx”,EXCEL水平测试结果,测试评定A类：0-3分您可以转头走了，就当没参加过这个测试吧。如果您真想在EXCEL实战方面有所提高，或者必须面对EXCEL工作，那您可真需要下大功夫了。B类：4-8分您应该具有一些EXCEL实战能力，不过经验尚有不足，当您面对稍有艰巨的EXCEL业务数据处理或PPT商务呈现任务的时候可能会稍许感觉头疼，胸闷，无从下手，一般得借助别人支持或援助才可渡过难关。C类：9-12分您应该具备了一定的EXCEL实战经验，或者参加过专业培训学习，具有一的EXCEL商务办公实战能力，可以应对日常商务OFFICE工作。D类：13-16分您应该是企业中的OFFICE高手，同事中的榜样，您可以较为自如的处理EXCEL日常工作问题，或找到解决建议。经过深入训练，应该可以达到专业级EXCEL水平。E类：17-20分E类：高手，绝对的OFFICE高手！,EXCEL高手的必修课,特殊输入及字符处理,提高工作效率的快捷方式,提高工作效率的快捷键,操作,EXCEL大礼包：Excel提高实例,快速输入技巧,1、直接输入字符串的方法，先输入单引号2、输入分数，0加空格；分式运算3、巧用字符连接运算符复制左边单元个的公式或内容；填充横向区域3、批量处理数据（1）给区域每个单元格的值均输入100000（2）将区域的数字折成千元在区域外的任意单元格（如：A22）输入1000,并复制该单元格；选中区域，选择性粘贴-除，确定4、工作表（1）按住Ctrl,用鼠标左键拖动屏幕下边的工作表标签，可复制一个相同的表格；（2）选中几个工作表再进行画表等操作，可对多个工作表进行操作；（3）选中多个工作表设置页脚页码并打印预览，工作簿页码连续；,二、提高工作效率的快捷方式,5、如何使空白单元格等于上一个单元格（1）选中数据区域（2）CTRL+G打开定位窗口，定位条件，空值（3）输入“+”。（4）选中上一单元格。即：=+要等于的单元格,二、提高工作效率的快捷方式,6、建立分类下拉列表填充项。“数据有效性”(1)、在Sheet2中，将企业建立一个企业名称数据库。(2)、选中A列(“工业企业名称按类别(如“工业企业”、“商业企业”、“个体企业”等)分别输入不同列中，”名称所在列)，在“名称”栏内，输入“工业企业”字符后，按“回车”键进行确认。仿照上面的操作，将B、C列分别命名为“商业企业”、“个体企业”(3)、切换到Sheet1中，选中需要输入“企业类别”的列(如C列)，执行“数据有效性”命令，打开“数据有效性”对话框。在“设置”标签中，单击“允许”右侧的下拉按钮，选中“序列”选项，在下面的“来源”方框中，输入“工业企业”，“商业企业”，“个体企业”序列(各元素之间用英文逗号隔开)，确定退出。再选中需要输入企业名称的列(如D列)，再打开“数据有效性”对话框，选中“序列”选项后，在“来源”方框中输入公式：=INDIRECT(C1)，确定退出。,二、提高工作效率的快捷方式,6、建立分类下拉列表填充项。“数据有效性”(4)、选中C列任意单元格(如C4)，单击右侧下拉按钮，选择相应的“企业类别”填入单元格中。然后选中该单元格对应的D列单元格(如D4)，单击下拉按钮，即可从相应类别的企业名称列表中选择需要的企业名称填入该单元格中。提示：在以后打印报表时，如果不需要打印“企业类别”列，可以选中该列，右击鼠标，选“隐藏”选项，将该列隐藏起来即可。,二、提高工作效率的快捷方式,1、ALT系列快捷键（1）Alt+enter拆分同一单元格内多行文字（2）Alt+=，自动求和（3）Alt+0165=（4）ALT+0178=（5）ALT+0179=（6）ALT+0177=（7）ALT+0137=2、SHIFT系列快捷键（1）按住shift拖动单元格=剪切+插入单元格+粘贴（2）选中一个单元格，按shift+F2键，可以插入批注。,三、提高工作效率的快捷键,3、CTRL系列快捷键（1）按住ctrl+shift拖动单元格=复制+插入单元格+粘贴（2）Ctrl+9隐藏一行单元格Ctrl+Shift+9取消隐藏行（3）Ctrl+0隐藏一列单元格Ctrl+Shift+0取消隐藏列（4）Ctrl+;输入今天的日期Ctrl+Shift+;输入当前的时间（5）Ctrl+“-”（减号）删除单元格/行/列Ctrl+Shift+“+”（加号）插入单元格/行/列（6）Ctrl+1快速打开格式对话框（7）+可以将当前工作表中的公式显示出来,再按+则恢复.（8）Ctrl+f9最小化窗口（9）Ctrl+f10最大化和还原窗口(10)Ctrl+Shift+_删除选定单元格区域的边框,三、提高工作效率的快捷键,3、CTRL系列快捷键（1）Ctel+Tab可在程序与程序，表簿与表簿之间转换打开。（2)使用ctrl+PageDown和ctrl+PageUp可以在工作表之间向前向后切换（3)如果你用的是带滚轮的鼠标，那么先按住“Ctrl”键，再拨动滚轮吧！可以快速改变显示比例哟！注意:有时在中文输入状态下会有所冲突,将输入法转换为英文即可.,三、提高工作效率的快捷键,4、功能键系列快捷键F2用来修改单元格内容，像改文件名一样简单F3用来打开粘贴名称对话框F4重复上一步操作.这招在隔行删除、多点复制等方面用起来很爽F5用来打开定位对话框5、工具选项使用技巧（1）工具-选项-视图中,在“窗口选项”下去掉“零值”后,余额为0就不显示了。（2）工具选项视图网格线前面的对勾去掉可以不显示网格线（3）工具选项批注.,三、提高工作效率的快捷键,1、快速输入大量含小数点的数字单击“工具”/“选项”/“编辑”标签，在弹出的对话框中选中“自动设置小数点”复选框，然后在“位数”微调编辑框中键入需要显示在小数点右面的位数就可以了。以后我们再输入带有小数点的数字时，直接输入数字，而小数点将在回车键后自动进行定位2、快速输入大量相同数据首先同时选中需要填充数据的单元格。若某些单元格不相邻，可在按住Ctrl键的同时，点击鼠标左键，逐个选中；其次输入要填充的某个数据，按住Ctrl键的同时，按回车键，则刚才选中的所有单元格同时填入该数据3、快速删除工作表中空行4、快速输入多个重复数据（录制宏）5、快速处理多个工作表,四、快速输入技巧,查找和引用函数,逻辑运算符,日期与时间函数,如何利用函数操作文本,函数,计数和求和函数,EXCEL大礼包：EXCEL函数大全,其它函数,一、Vlookup函数1、用途：VLOOKUP用于在表格或数值数组的首列查找指定的数值，并由此返回表格或数组当前行中指定列处的数值。2、语法：VLOOKUP(lookup_value，table_array，col_index_num，range_lookup)3、参数：Lookup_value表示要查找的值，它必须位于自定义查找区域的最左列。Table_array为需要查找的区域，可以使用对区域或区域名称的引用。Col_index_num为查找区域中待返回的匹配值的列序号。Range_lookup为一逻辑值，指明查找时是精确匹配，还是近似匹配。,一、查找和引用函数,二、Match函数1、用途：返回在指定方式下与指定数值匹配的数组中元素的相应位置。2、语法：MATCH(lookup_value，lookup_array，match_type)3、参数：lookup_value：为要搜索的值。lookup_array：要查找的区域(必须是一行或一列)。match_type：匹配形式，有0、1和1三种选择：0表示一个准确的搜索。1表示搜索小于或等于查换值的最大值，查找区域必须为升序排列。1表示搜索大于或等于查找值的最小值，查找区域必须降序排开。以上的搜索，如果没有匹配值，则返回N/A。,一、查找和引用函数,三、Transpose函数1、用途：返回区域的转置。2、语法：TRANSPOSE(array)3、参数：Array是需要转置的数组或工作表中的单元格区域注意：必须以数组的公式输入。请选中以公式单元格开始的区域，按F2，再按Ctrl+Shift+Enter,一、查找和引用函数,四、ADDRESS、COLUMN、ROW函数1、ADDRESS函数用于按照给定的行号和列标，建立文本类型的单元格地址。ADDRESS(row_num,column_num,abs_num,a1,sheet_text)如：ADDRESS(4,5,1,FALSE,“Book1Sheet1”)，Book1Sheet1!R4C5ADDRESS(4,5,2,FALSE,“Book1Sheet1”)，Book1Sheet1!R4C5ADDRESS(4,5,3,FALSE,“Book1Sheet1”)，Book1Sheet1!R4C5ADDRESS(4,5,4,FALSE,“Book1Sheet1”)，Book1Sheet1!R4C5ADDRESS(4,5,1,TRUE,“Book1Sheet1”)，Book1Sheet1!$E$42、COLUMN函数用于返回给定引用的列标3、ROW函数用于返回给定引用的行号,一、查找和引用函数,一、AND、OR、NOT函数AND：所有参数的逻辑值为真时返回TRUE；OR：任何一个参数逻辑值为TRUE，即返回TRUE；NOT：对参数值求反二、IF函数用途：执行真假值判断后，根据逻辑测试的真假值返回不同的结果语法：IF(logical_test，value_if_true，value_if_false)。注意：IF函数可以嵌套七层COUNTIF用途：统计某一区域中符合条件的单元格数目。语法：COUNTIF(range，criteria),二、逻辑运算符,1、日期和时间都仅仅是数字而已日期：从1900-1-1以1开始;时间：从0:00:00以0开始2、显示时间1）Now：显示当前系统的日期和时间;如何只显示当前时间？=now()-today()2）Time：显示指定数值的时间语法：time(hour,minute,second)3、显示日期1）Today：显示当前系统的日期;2）Date：显示指定数值的日期；3）Year：得到日期的年数4）Month：得到日期的月数5）Day：得到日期的天数,三、日期与时间函数,1、如何删除Excel不能打印的字符？Clean函数，语法：clean（text）2、如何确定两单元格是否相同？1）用运算符“=”判断；不区分大小写返回结果：“TURE”、“FALSE”2）用EXACT函数比较；区分大小写语法：exact（text1,text2）返回的结果：“TURE”、“FALSE”3、如何连接多个字符串？1）用运算符“语法：count（value1,value2）2）Counta：统计时仅不包括空白单元格；语法：counta（value1,value2）3）两者区别2、指定条件的计数函数1）Countif语法：countif（range,criteria）2）举例,五、计数与求和函数,3、常用的求和函数1）Sum：进行基本数值求和;语法：sum（number1,number2）2）Sumif：根据条件求和；语法：sumif（range,criteria,sum_range）4、分类汇总求和（计算）Subtotal函数1）语法：subtotal(function_num,ref1,ref2)2）Function_num的常用类型1求平均(average)4求最大值(max)2计数(count)5求最小值(min)3计数(counta)9求和(sum),五、计数与求和函数,1、常用的数学函数1）Rand:生成随机数;2）Int:将数值向下取整为最接近的整数；3）Trunc:向下舍入（沿绝对值减少的方向）4）Round：按指定位数四舍五入5）Roundup：向上舍入（沿绝对值增大的方向）6）Rounddown：向下舍入（沿绝对值减小的方向）7）Abs:生成绝对值;8）Mod:求两数相除后的余数；2、其他数学函数1）Average:求平均数,注意不包括空白和字符2）Max：查找一组数的最大值3）Min：查找一组数的最小值,六、其它函数,3、IS类函数用途：其中包括用来检验数值或引用类型的九个工作表函数。,六、其它函数,数据透视表,图表的制作,图表,EXCEL大礼包：数据处理与分析,1、常用的数学函数1）Rand:生成随机数;2）Int:将数值向下取整为最接近的整数；3）Trunc:向下舍入（沿绝对值减少的方向）4）