用信息化实现文秘工作与档案工作一体化

1/3用信息化实现文秘工作与档案工作一体化用信息化实现文秘工作与档案工作一体化，是企业企业文书档案质量的对策及建议文秘工作和档案工作衔接的主体主要是公文，公文是文秘工作的主要产品，档案资料又主要来源于公文，公文是档案的前身。公文质量的好坏直接影响着档案的质量，换句话说没有高质量的公文就不会有高质量的档案。高水平的档案管理是建立在规范处理公文的基础之上。下面笔者结合自己多年的工作实际，提出几点建议。一是组织机构合并，培养文档工作者。“文档一体化”的实质是把现代文秘工作和档案管理工作从组织制度中真正交融在一起。文秘人员的头脑中必须要有“档案意识，同时要站在对历史负责高度上来保证档案的质量，来减少档案部门工作程序，避免无谓的重复劳动，使文档工作流程科学化、合理化。二是明确部门职责，档案立卷前移。“文书部门立卷”是中华人民共和国档案法已经明确了的基本制度。文秘人员要按照国家行政机关公文处理办法的要求，对办理完毕的文件材料，应由文秘人员集中统一保管，根据立卷的原则和方法及时编写“案卷类目”，“及时整理（立卷、归档”，使文件的立卷工作日常化。会议文件应该在会前收集材料，会后及时立卷归档，切忌2/3拖拉积压。联合办理的公文，原件由主办单位进行分门别类的管理，要及时收集归档，协办单位只保存复印件或副本，既方便平时查阅，又利于年终立卷。当遇到工作人员因故调离工作岗位时，主管单位要负责将本人暂存、借用的公文材料，按照有关规定全部及时进行清交，确保档案材料的完整性。三是强化制度建设，实现全过程管理。建立有效的管理制度和工作程序，严格按照规范程序办理公文，要树立质量管理意识，这是“全过程管理”的前提。LOCALHOST文秘人员要有质量第一观念。要严格执行公文行文规则，严格审核签发制度，审核签发手续是否完善、附件是否齐全、格式是否规范，印制后发送前应再次进行复核。制定严格的质量标准。对要修改实质内容，则应该按程序复审。在公文用纸纸型、幅面尺寸、装订要求等技术指标上也要严格按国家行政机关公文格式标准把握。要正确选用主题词，自觉保存原稿或修改稿，不用铅笔或圆珠笔撰写或修改公文，传真件要经过复印后再归档，保证档案文件的质量和存档价值。四是适当投入，提高人员装备和技术水平。在建立一支有较强的政治觉悟和专业技术水平的优秀文档工作者队伍的同时，要配置“文档一体化”计算机管理系统，这是实现“全过程管理”的关键。依靠这一系统，一次输入，多次输出，从而会使文档实体3/3生成一体化，管理一体化，利用一体化，规范一体化，用信息化实现文秘工作与档案工作一体化，从源头上提高煤炭企业档案质量。四、征得领导重视和工作人员的支持信息化虽然成为整个社会的共识，但要实现文档一体化必须要上下达成共识才能实现，因为较高的费用、相关知识的匮乏等，都会造成和产生文档一体化的盲区。所以要采取积极有效的措施，通过宣传媒体的宣传，转变领导及办公人员的观念，从而才会使现代文档工作有一个便捷的信息化平台和畅通的互联网环境。及早实现办公自动化。总之，随着社会信息化建设步伐的不断推进，企业文档工作也要不断发展，为了更好的做好企业文档工作，尽早实施文档一体化，借助文档一体化会十分方便地查到所需要的文档目录原文，改变以往利用者必须到档案室才能查阅档案状况