Access课件第三章 表

Access,数据库基础及应用,武汉科技大学计算机科学与技术学院,第3章表,教学目标,掌握数据表结构的设计及表的创建方法；掌握表结构的修改和记录的输入、编辑方法；掌握数据表记录显示的方法；掌握数据表排序和索引的创建方法;掌握多表之间创建关联关系的方法,双语课堂C,重点与难点：表的创建、索引、关联关系,3.1表的概念,一.表的构成,1表名表名是数据表存储在磁盘上的唯一标识，用户只有依靠表名，才能使用指定的表，因此确定表名，要确保其唯一性。此外表名要简略、直观，见名知意。2字段字段是数据表的组织形式，包括字段名称、字段类型、字段属性等。3记录记录是数据表中的数据，记录的内容就是对每个字段所赋的值，数据表的大小取决于它拥有的数据记录的多少，不包含记录的表称为空表。,示例:员工表,2.字段,1.表名,3.记录,二.字段类型,1文本型文本型是默认的数据类型，通常用于表示文字数据，例如姓名、地址等，最多255个字符，默认长度是50个字符。2备注型备注型数据与文本型数据本质上是一样的，不同的是，备注型字段可以保存较长的数据，它允许存储的内容可以长达64KB字符，适合于存放对事物进行详细描述的信息，如个人简历、备注、摘要等。3数字型数字型字段存放可以用来进行算术运算的数据，由数字09、小数点和正负号构成。在Access系统中，数字型字段又细分为整型、长整型、单精度型、双单精度型等类型，其长度由系统分别设置为1，2，4，8个字节。,4日期/时间型日期/时间型可以表示日期、时间或两者的组合。日期/时间型数据的存放和显示格式完全取决于用户定义格式。根据存放和显示格式的不同，又分为常规日期、长日期、中日期、短日期、长时间、中时间、短时间等类型，其长度由系统默认为8个字节。5货币型货币型数据是一种特殊的数字型数据，用以存储货币值。向该字段输入数据时，系统会自动添加货币符号和千位分隔符，货币型数据的存放和显示格式完全取决于用户定义格式。根据存放和显示格式的不同，又分为常规数据、货币、欧元、固定、标准等类型。货币型数据整数部分的最大长度为15位，小数部分长度不能超过4位。,6自动编号型自动编号型字段用来存放递增数据和随机数据，其数据不需要输入。在向表中添加记录时，由系统为该字段指定唯一的顺序号，顺序号的确定有两种方法，可在“新值”属性中指定，分别是“递增”和“随机”。7是/否型是/否型字段用于表示逻辑值，它只能包含两个数值：Yes/No，或True/False，或On/Off，其字段长度由系统设置为一个字节。常用于判断真/假的数据，如：通过否、婚否、性别等。8OLE对象型用于链接或嵌入由其他应用程序所创建的对象，例如，在数据库中嵌入声音、图片等，它的大小可以达到1GB，甚至更多。,9超链接型用于存放超级链接地址，链接到Internet、局域网或本地计算机上，大小不超过2048个字节。如网址、窗体、报表等。10查阅向导型这是一个特殊的字段，该类型为用户提供了建立一个字段内容的列表，该列表称为查阅列，能够查阅其他表或本表中其他字段的值，以及本字段已经输入过的值。其内容以“列表框”、“组合框”的形式显示。这样，在输入一个字段值时，可以从所列的内容中进行选择。,三.表结构的设计,一个字段由如下几个要素组成:,字段名数据类型字段说明字段的其他属性,示例:设计员工表结构,3.2创建表,在Access系统中，创建一个新表的方法有如下4种*：,使用向导创建表(Access2007不再采用,改为表模板和字段模板)通过输入数据创建表使用设计器创建表使用已有的数据创建表,一.使用向导创建表,系统的示例提供了许多数据库开发中常用的表，字段名称及字段类型已设置好，使用向导创建表，只需根据系统提示完成表的创建。,特点：使用向导可快速、简洁地创建表，但是有一定的局限性，受限于示例表，所创建的表的结构不一定完全符合要求。,例如，使用向导创建员工表。,表模板和字段模板(Access2007),二.通过输入数据创建表,用户也可以通过直接在表中输入数据的方法来创建数据表。,例如，通过输入数据创建销售单表。,特点：通过输入数据创建表的方法可一次性完成表的创建和数据的输入，表字段名称由系统指定，用户可以根据需要进行字段的重命名，而每个字段的类型由输入数据的类型决定。,三.使用设计器创建表,例如，使用设计器创建商品表。,特点：使用设计视图是一种十分灵活但比较复杂的方法，需要花费较长的时间。对于较为复杂（字段类型复杂，属性设置也比较多）的表，通常都是在设计视图中创建。,四.通过已有的数据创建表,使用已有数据可以通过导入和链接外部数据及利用生成表查询创建表。,例如，使用导入表的方式创建销售明细表，数据来源是“E:Access”文件夹下的“销售明细.xls”。,特点：使用导入表方法创建的表，所有字段的宽度都取系统默认值；导入文件时要选择正确的文件类型。,导入表：导入表是指利用已有的数据文件创建新表，这些数据文件可以是电子表格、文本文件或其他数据库系统创建的数据文件。,链接表：链接表是指将创建的表和来自其他应用程序的数据建立链接，这些数据文件可以是电子表格、文本文件或其他数据库系统创建的数据文件。,例如，使用链接表的方式创建销售明细表1，数据来源是“E:Access”文件夹下的“销售明细.txt”。,利用生成表查询创建表的内容将在第4章进行介绍。,导入和链接的区别：导入生成的表“销售明细”和链接表“销售明细1”的图标不一样。采用导入的方式生成了新表，当源表的内容发生变化时，导入生成的表的内容并不发生变化；链接表没有生成新表，当源表的内容发生变化时，链接表的内容会相应的发生变化。,五.表的两种视图方式,1.数据表视图,说明：如果要对表的内容进行编辑，需要在“数据表视图”下打开,2在数据表视图中打开表,双击要打开表的图标。选中要打开的表的名称并右击，在弹出的快捷菜单中选择“打开”命令。选中要打开的表的名称，单击数据库窗口中的“打开”按钮。,3.设计视图,说明：如果要对表的结构进行编辑，需要在“设计视图”下打开,4在设计视图中打开表,选中要打开的表的名称并右击，在弹出的快捷菜单中选择“设计视图”命令。选中要打开的表的名称，单击数据库窗口中的“设计”按钮。,说明：单击工具栏的“视图”按钮，可以在两个视图之间进行切换。,六.数据的输入,例如，向员工表中输入数据。,说明：输入文本型数据时，长度超过设置的字段大小时，系统会自动截断超出部分。日期型数据的输入格式为yyyy-mm-dd或mm-dd-yyyy，其中y表示年，m表示月，d表示日。自动编号型数据由系统自动添加，不能人工指定或更改自动编号型字段中的数值。如果删除表中含有自动编号字段的记录以后，系统将不再使用已被删除的自动编号字段的数值。输入是/否型字段内容时，可以选择其值。“”表示“真”值，不带“”表示“假”值。查阅向导型直接选择即可。,关于常量数据,文本/备注型常量，使用一对单引号或双引号作为定界符。例如，11,“11”,“男”,日期/时间型常量，使用一对#号括起来。例如，#1991-1-2#。注意:字段名是一种变量，通常使用一对中括号()括起来并不是字段类型。例如，”性别”与性别截然不同!Access会自动为输入的文本加上一对双引号，请不要被误导!,3.3表的属性设置,一.字段大小,字段大小即字段的长度，表示字段中可以存放数据的最大字符数。除文本型数据需要自己设定长度外，其他类型的字段大小由系统给定。,二.字段格式,字段的格式用于定义数据显示或打印的格式。它只改变数据的显示格式而不改变数据的存储格式及输入格式。用户可以使用系统预定义的格式，也可以用格式符号来设置自定义字段的格式用于定义数据显示或打印的格式。,为员工表婚否字段设置为逻辑型,三.输入掩码,输入掩码用于定义数据的输入格式，通过输入掩码可以更有效地格式化数据的输入，以保证输入正确的数据。,例如，在员工表中完成“员工号”、“联系电话”和“出生日期”字段的输入掩码设置。,说明：当输入掩码设置成功后，则不能输入不符合格式的数据。对同一字段，同时定义了格式和输入掩码，则显示数据时，格式属性优先。,为员工表员工号设置只能输入4位数字:输入掩码,为员工表联系电话设置格式和输入掩码,四.默认值,当表中某个字段的值重复率比较高时，可以将该值设置为默认值。,五.有效性规则与有效性文本,有效性规则用于设置输入到字段中的数据的值域，是对一个字段的约束，当输入该字段值时，核查数据是否超过范围，若超过范围，则拒绝该值；有效性文本用于设置当用户输入的值超出范围时，显示的出错提示信息。,例如，在员工表中完成“性别”、“出生日期”和“姓名”字段的有效性规则与有效性文本设置。,“默认值”文本框中输入的数据是和该字段同类型的常量，如出生日期的默认值就不能直接输入1993-01-01，而应是合法的日期型常量#1993-01-01#。“有效性规则”文本框中输入的是一个与字段相关的合法逻辑表达式。“有效性文本”文本框中输入的是一个文本型常量，错误信息提示必须用英文双引号括起来。若没有设置有效性文本，系统也会弹出消息框，内容是系统默认的。,说明：,为员工表性别设置有效性规则及文本,六.字段的其他属性,1.小数位数,2.标题,3.必填字段,4.输入法模式,5.索引,3.4表的维护,一.修改表的结构,修改表的结构包括修改字段名称、数据类型、字段大小、增加字段、删除字段以及修改字段的属性等，这些操作都可以通过表设计器完成，其中增加字段、删除字段以及字段重命名也可以在数据表视图下进行。,例如，在员工表中，在“工资”和“联系电话”两字段间添加一个字段“邮箱密码”，类型为文本型，大小为6，,1修改字段,2添加字段,3删除字段,二.修改表的内容,修改表的内容包括添加数据、删除数据、修改数据和复制数据等，这些操作都在表的数据表视图中完成。,1定位记录,2选定数据,3添加记录,4修改记录,5删除记录,6复制数据,7查找、替换数据,三.修改表的外观,数据表的显示可以根据个人喜好进行个性化设置，改变表的显示外观包括字体设置、单元格设置、设置行高和列宽、隐藏某些列、冻结列、改变字段的显示顺序等。,1字体设置,2设置数据表格式,3设置行高和列宽,4隐藏/取消隐藏列,5冻结/取消冻结列,6改变字段的顺序,例如，在员工表中，使表的背景颜色为“青色”，网格线为“白色”，文字字号为14，行高为18，冻结“姓名”字段列。,四.表的复制、删除、重命名,1表的复制,表的复制包括复制“表的结构”、复制“结构和数据”和把“数据追加到另一个表”中。,例如，对于员工表按要求完成复制操作。（1）将员工表的结构复制到yg1中。（2）将员工表的结构和数据复制到新表yg2中。（3）将员工表的数据追加到yg1中。,2表的删除,在数据库的使用过程中，一些无用的表需要删除，以释放所占用的空间。,例如，删除表yg2。,3表的重命名,在数据库的使用过程中，如果对表的名称不满意，可以修改表的名称，即表的重命名。,例如，将yg1重命名为员工表副本。,五.数据的导入和导出,数据的导入和导出实现了在不同的文件之间进行数据的共享。,1数据的导入,导入数据是将数据从其他文件中加入到当前Access表中。,例如，将“商品销售管理数据库1”中的“员工1”表导入到“商品销售管理数据库”中。,2数据的导出,导出数据是将当前Access表中的数据加入到其他文件中，数据可以导出到文本文件、Excel电子表格和其他数据表中。,例如，将商品销售管理数据库中“员工”表的数据导出到Excel电子表格中。,3.5表的数据的显示,显示表的内容可分为浏览显示和筛选显示两种方式。,一.浏览显示,在数据表视图下打开表文件，即可浏览表的内容。若要查看不同字段及记录的内容，可使用滚动条，也可以使用箭头键和【Tab】键进行查看。,二.筛选显示,筛选就是从众多的数据中挑出满足某种条件的那部分数据显示出来，以便用户查看。Access提供了5种筛选的方式：,1按选定内容筛选,按选定内容筛选是指先选定数据表中的值，然后在数据表中找出包含此值的记录。,例如，显示员工表中“销售一部”的记录。,2内容排除筛选,内容排除筛选是指先选定数据表中的值，然后在数据表中找出不包含此值的记录。,例如，显示员工表中“女”员工的记录。,3筛选目标筛选目标是指根据指定的值或表达式，查找与筛选条件相符合的记录。,例如，显示员工表中工资在2000元以上（包含2000元）的记录。,4按窗体筛选按窗体筛选记录时，Access将数据表显示成一个记录的形式，并且每个字段都有下拉列表框，用户可以在每个下拉列表框中选择一个值作为筛选内容。,例如，显示员工表中销售一部的男员工。,5高级筛选,例如，显示员工表中工资在2000元以上（包含2000元）的男员工，并按工资的降序输出。,总结：筛选某字段的内容等于某值时，选择“按选定内容筛选”比较方便；筛选某字段的内容不等于某值时，选择“内容排除筛选”比较方便；筛选满足一个条件内容时，选择“筛选目标”比较方便；筛选同时满足多个条件内容时，可以选择“按窗体筛选”或“高级筛选”。,3.6表的排序和索引,一、表的排序,1排序规则,排序是根据当前表中的一个或多个字段的值对整张表中的所有记录进行重新排列。可按升序（从小到大的顺序），也可按降序（从大到小的顺序）排序。,英文按字母的顺序排序，不区分大小写。升序按AZ排列，降序按ZA排列。中文按拼音字母的顺序排列。数字按数字的大小排序。,日期和时间字段，按先后顺序排序，在前的日期和时间较小。在以升序来排序的字段，任何含有空字段（包含NULL值）的记录将排在表中的第一条。如果字段同时包含NULL值和空字符串，包含NULL的将在第一条显示，紧接着是空字符串。备注型、超链接型或OLE对象型的字段不能排序。,2使用“排序”命令,例如，对员工表中的记录按“工资”字段的降序排序。,例如，对员工表中的记录按“性别”和“出生日期”两个字段降序排序。,3使用“应用筛选/排序”命令,例如，在员工表中的记录按“性别”字段降序和“工资”字段升序排序。,总结：上例中先按“性别”字段的降序排序，性别相同的记录再按“出生日期”的降序排序，即性别为“女”和性别为“男”的记录分别按“出生日期”的降序排序。使用“排序”命令对多个字段排序时，操作简单，但排序时要求被排序的多个字段必须相邻，且只能按同一次序进行排序。,二、表的索引*,1索引的概念索引是按某个索引关键字（或表达式）来建立记录的逻辑顺序，不改变文件中记录的物理顺序。,2索引的类型索引按照功能分可分为以下几种类型：（1）唯一索引：唯一索引指索引字段或索引表达式的值是唯一的、不能重复。,（2）主索引：同一个表可以创建多个唯一索引，其中一个可设置为主索引，主索引字段称为主键。一个表只能创建一个主索引。（3）普通索引：普通索引指索引字段或索引表达式的值是可以重复的。,3创建索引可使用表设计器或“索引”窗口创建索引。（1）使用表设计器创建索引,例如，在员工表中，按“性别”字段创建普通索引。,说明：使用表设计器创建的索引，只能按升序排列，且只能创建单索引。若要创建多字段索引，只能通过“索引”窗口创建。,（2）使用索引窗口创建索引,例如，在员工表中，按“性别”字段的降序，如果性别相同，再按“工资”字段的升序创建索引。,4维护索引如果索引类型不合适或显得多余，可对索引进行修改。（1）在表设计器中修改索引,（2）在“索引”窗口中修改索引,5设置或修改主键在表中能够唯一标识记录的字段或字段组合称为主关键字，简称主键。设置主键就是建立一种特殊的索引。,（1）主键的功能保证实体的完整性，即创建主键后，能保证输入到表的记录是唯一的、没有重复的。提高查询、检索记录的速度。用来在表间建立关联。,（2）如何创建主键创建主键的方法有如下3种：在设计视图中打开表，选中要创建主键的字段。单击工具栏中的“主键”按钮。,选择“编辑”“主键”命令。右击要创建主键的字段，在弹出的快捷菜单中选择“主键”命令。,例如，判断并设置员工表的主键。,说明：如果原来已经设置过主键，则重新设置主键时，原有的主键自动被取消，即一个表只能设置一个主键。如果要将多个字段组合设置为主键，可以在字段选定区中按住【Ctrl】键，然后选择设置主键三种方法之一。如果要删除主键，只需在设计视图窗口中打开表，选中主键字段，然后选择“编辑”“主键”命令，或单击工具栏中的“主键”按钮,。,3.7建立表间的关系,一、表关系的概念,表之间的关系实际上是实体间关系的反映。实体间的联系有3种，即“一对一”、“一对多”和“多对多”，因此表间的关系也分为这3种。1一对一关系“一对一关系”是指A表中的一条记录能对应B表中的一条记录，而B表中的一条记录也只能对应A表中一条记录。,2一对多关系“一对多关系”是指A表中的一条记录能对应B表中的多条记录，而B表中的一条记录只能对应A表中一条记录，其中A表称为主表，B表成为子表。,3多对多关系“多对多关系”是指A表中的一条记录能对应B表中的多条记录，而B表中的一条记录也可以对应A表中多条记录。,二、表关系建立的前提和准备,1建关系的前提,表间建立关系的前提是两个表之间必须有公共的字段，且公共字段具有相同数据类型、字段大小及内容。,2建关系的准备,(a)两个表要建立一对一的关系，先要根据公共字段分别在两表中建立主索引或唯一索引，然后再建立关系。,(b)两个表要建立一对多的关系，先要根据公共字段分别在主表中建立主索引或唯一索引，在子表中按公共字段建立普通索引或不建索引，然后再建立关系。,(c)关系型数据库中不能直接建立多对多的关系，但可以通过一个中间表来实现，即两个表都和这个中间表建立一对多的关系，并且这个中间表的主键包含这两个表的主键，则这两个表之间通过这个中间表间接建立了多对多的关系。,三、创建表间关系,例如，在商品销售管理数据库中，在销售单和销售明细间建立一对多的关系，在商品表和销售明细之间建立一对多的关系。,四、编辑表间关系,表之间的关系创建后，如果不符合要求，可对关系进行修改，如更改关联字段或删除关系。,例如，修改图3-81中“销售单”表和“销售明细”表之间的关系，选定“实施参照完整性”、“级联更新相关字段”和“级联删除相关记录”复选框。,五、实施参照完整性,建立表间关系的主要目的是实施参照完整性，参照完整性是一个规则，使用它可以保证已存在关系的表中的记录之间的完整有效性，并且不会随意地删除或更改相关数据。,例如，级联更新相关字段。,例如，级联删除相关记录。,本章小结主要介绍了Access数据表的设计，包括：表的建立、索引的建立，表间关系的建立及其维护；表的维护，表数据的显示，表的排序。,课堂练习,2012等考真题,课堂练习,2011期末考题（9）以下（）不可以作为数据表主键A)自动编号型B)单字段主键C)多字段组合主键D)OLE对象主键已知tEmployee表结构及记录分别为,课堂练习,（10）在tEmployee表中，姓名字段的大小为10，在此列输入数据时，最多可输入的汉字数和英文字符数分别是()A)55B)510C)1010D)1020（11）若要确保输入上表所示的出生日期，应将该字段的输入掩码设置为()A)0000-00-00B)0000-99-99C)LLLL-#-#D)?-?-?（12）在表达式中，为了与一般的数据区分，Access将日期型的数据用_括起来。A)*B)#C)”D)?（13）Access提供了10种数据类型，用来保存长度较长的文本及数字，其中多用于输入注释或说明的数据类型是()A)数字B)货币C)文本D)备注,课堂练习,案例一,什么原因导致下列操作失败?,课堂练习,案例二,Access数据表(数据及结构)要求复制到其它位置(Excel,文本文件,另一个Access数据库,其它数据库)?（1）Excel，文本文件（2）导入另一个Access数据库对象（3）ODBC数据源（4）直接复制(v2007),课堂练习,案例三,如何设计表主键及其关系1.如何判断表主键的设计是否合理？你的输入与表主键有冲突吗？如何解决？2.以员工销售商品数据库为例，如何设计它们的主键和相互关系？员工-销售-商品员工-销售:必须有销售-商品:必须有销售-销售明细:可有可无，当不存在销售单表时，应在销售明细表包括员工号字段，,m:n,1:n,1:n,关于常量数据,文本/备注型常量，使用一对单引号或双引号作为定界符。