建设项目档案编制管理教材(PPT 80页).ppt

建设项目档案编制,建设项目文件归档管理,术语和定义,归档范围,质量要求,案卷编制,案卷整理,档案验收,档案移交,组卷原则和顺序,常见问题,职责,建设项目文件,术语和定义,在铁路基本建设、更新改造、大修改造工程及自筹资金（或其他投资款源）新建、改建、扩建工程等建设项目的建设全过程中形成和收集的文件资料统称。,建设前期文件,建设项目的立项、调研、可行性研究报告、决策及各阶段设计过程中形成和收集的文件。,工程管理文件,建设单位在项目建设过程中形成和收集的文件。,监理文件,监理单位在工程建设监理全过程中形成和收集的文件。,施工文件,施工单位在工程施工过程中形成和收集的文件和原始资料。,竣工文件,建设项目竣工验收文件及施工单位按验收标准编制而成的文件材料和竣工图。,术语和定义,建设项目档案,在建设项目立项、设计、施工、监理、竣工活动中形成的，具有保存价值并按要求系统整理归档的各种形式的建设前期文件、工程管理文件、监理文件和竣工文件的记录统称。,建设项目文件,职责,建设单位的职责,通用职责,施工单位的职责,监理单位的职责,接管单位的职责,职责,（1）建设、施工、监理等单位填写的文件材料，应以工程合同、设计规范、设计文件、施工及验收规范、工程质量检验评定标准及本标准为依据。,通用职责,（2）各单位负责人负责本单位建设项目文件资料的全过程管理工作，同时指定专人负责收集、整理和审核工作。,（3）建设项目文件资料的形成、收集、整理、归档及移交工作，应与工程进度同步进行。并做到系统、完整、真实、准确，保证其具有有效的查考利用价值和完备的质量责任追溯功能。,（4）建设项目文件资料应书写工整，字迹清楚，图表整洁，图样规范，项目内容齐全、准确，签章手续完备，无未了事项。,职责,通用职责,（5）建设项目中凡有引进技术、引进设备的单位，要做好引进技术和引进设备图纸文件的收集、整理、译注工作。归档时，外文材料与译注材料一起归档。归档的竣工图应是译注后的图纸。,（6）对建设项目文件资料进行涂改、伪造，随意抽撤或损毁的，按有关规定予以处罚，情节严重的，依法追究法律责任。,职责,建设单位职责,（1）负责建设前期文件、工程管理文件和竣工验收文件的收集、整理工作。建立健全建设项目文件编制和档案、资料管理的相关制度，设立专门机构，配备确保档案资料安全的库房和设备，指定专人负责，并于建设项目竣工验收后组织档案的移交。,（2）在与设计、施工、监理单位签订合同、协议时，应对建设项目文件的编制、移交归档等事项做出明确规定。建设项目开工后，应按接管单位档案部门提出的要求，规定详细的归档范围和内容，及时向施工、监理单位提出建设项目文件形成、积累的有关要求，并在建设过程中监督、检查、指导建设项目文件的编制，确保文件材料的完整性。,（3）负责按国家和铁路总公司有关档案管理的规定及本标准，组织建设项目档案的编制、汇总工作，并在工程竣工验收前移交有关档案部门；竣工文件部分可指派施工单位代其移交。,职责,施工单位的职责,（1）负责对施工资料的管理工作。认真履行投标承诺与合同中关于竣工文件编制的有关条款、规定，加强对竣工文件编制和交接的管理，将这项工作纳入单位总工程师和有关工程技术人员的职责范围。施工单位的各级技术管理部门应有专人负责竣工文件编制的组织、检查、指导工作。,（2）项目技术负责人（或指定专人）要将施工过程中形成的各种检查证、试验报告、原材料和产品出厂合格证、施工日志等原始资料，按工程项目和内容随时收集、整理，以防文件材料的散失和损坏。同时要注意收集施工中采用的新工艺、新材料、特殊地质、重点难点的科技攻关项目、地下建筑、地下管线、工程质量事故处理方案以及工程隐蔽部位的资料，并应根据变更设计的要求，及时修改施工图，填写工程日志，做到准确、符合实际。,职责,施工单位的职责,（3）负责在工程初验前向设备管理使用单位提供必需的施工资料和图纸；在正式竣工验收前，依照本标准的规定将施工资料和图纸按专业和单位工程编制形成竣工文件，并对其真实性和完整性负责。,（4）竣工文件应按规定数量编制（各专业归档数量见附录A），如建设单位有特殊要求，可另行约定。,职责,监理单位的职责,（1）负责对监理文件资料的管理，并设专人负责收集、整理和归档工作。,（2）依据监理委托合同（协议），对设计、施工单位形成的有关文件的真实性、完整性和准确性进行监督检查，签署意见，并对其负责。,（3）工程竣工验收前，监理单位应将监理文件整理、归档。监理文件应按规定数量编制，如建设单位有特殊要求，可另行约定。,职责,接管单位的职责,(1)负责对建设项目档案的编制进行协助指导，工程竣工验收时，负责对移交的建设项目档案进行验收。,(2)负责接收和保管管辖范围内的建设项目档案和有关资料。,归档范围,向铁路总公司档案馆移交项目内容（由路局档案室代收）,向路局档案室移交项目内容,向设备管理使用单位档案室移交项目内容,向铁路总公司档案馆移交项目内容（由路局档案室代收）,a）铁路干线、支线的平面图，纵断面图，平、纵断面缩图，铁路用地总平面图；,b）特大桥（500m以上）、大桥（100m500m）的平、立面图，桥址平面图，梁部和墩台结构图（梁图采用标准图时，只在目录中注明标准图号和编制单位，可不必附图）；,c）隧道（3000m及以上）的横、纵断面图和主要结构图；,d）枢纽，编组站，口岸站，特、一、二等站的平面布置图和通信、信号、电力、电气化、给水排水、机务、车辆、站房等平面布置图；,e）新型通信信号（我国以前没有的）竣工图；,f）电气化铁路接触网和变配电所平面布置图；,g）特等客站站房及大型工厂的平面布置图，各种管线布置图，主要车间设备布置及安装图；,h）以上建设项目的验收证书、建交表、工程技术总结。,向路局档案室移交项目内容,建设前期文件,工程管理文件,监理文件,竣工文件,向设备管理使用单位档案室移交项目内容,竣工文件（包括机械动力设备）,站段自建项目的前期文件、工程管理文件、监理文件、竣工文件,质量要求,1.建设项目文件应真实记述和准确反映建设过程和竣工时的工程客观实际，文件材料真实、完整、准确、系统，数据翔实可靠，各程序责任人的法律签署手续完备，签字盖章符合规定。,质量要求,2.建设项目文件材料应使用国际标准A4型（297mm210mm）公文用纸，纸质不应低于70g标准。,3.对已经形成的其他规格原始材料，应以此尺寸折叠、衬裱或单独装订。,质量要求,4.建设项目文件材料的书写、绘制和签字应使用碳素笔或蓝黑墨水钢笔，复写材料应使用单面黑色复写纸，并应做到字迹清楚，书写工整，文面整洁，反差良好。,5.归档的影像资料，要求图像清晰，声音清楚，文字说明准确。（包括作者、时间、地点、人物、主题等要素）,6.局管项目向路局档案馆归档的文件应使用原件。其他档案部门因特殊原因不能使用原件的，应在复印件或抄件上（也可在备考表中）注明原件存放处。（有的原材料，厂家只提供了合格证复印件，需加盖厂家或单位采购部门公章。）,组卷原则,1.建设前期文件、工程管理文件、监理文件按文件种类组卷；,2.竣工文件按专业及单位工程组卷，专业分为综合、线路、路基、桥梁、涵渠、隧道、站场、机务、车辆、给水排水、通信、信号、电力、电气化、信息、房建、环境保护与水土保持、铁路用地等，且每个单位工程内施工资料、图纸的各项内容应配套完整。,3.各专业归档文件要按设备管理单位维修管辖区段分别组卷。,建设单位组卷顺序,建设单位组卷顺序,监理单位文件组卷顺序,1.按监理标段、施工标段组卷。2.以下工程项目的监理文件应单独整理：1）100米以上大桥、特大桥；2）3公里和三线以上隧道；3）枢纽、编组站、口岸站、特等客站房；4）通信、信号、电力、电气化、给水、大型工厂。,监理单位文件组卷顺序,施工文件组卷顺序,前五项：开工报告竣工验收报告工程施工小结工程数量表（横表、竖表均可）变更设计通知单,施工文件组卷顺序,中间：工程检查证、试验报告、原材料和产品出厂合格证、测试记录、实验记录等等。,工程验收表：单位工程观感质量检查记录、单位工程实体质量和主要功能核查记录、单位工程质量控制资料核查记录、单位工程质量验收记录。分部工程质量验收记录、分项工程质量验收记录、检验批质量验收记录。,最后是图纸。（工程日志交设备维修使用单位，放在竣工图前）。,编制,文件资料,表格,竣工图,文件资料,1.施工技术资料,由施工单位负责收集整理，具体内容：a）主要原材料、成品、半成品、构配件、设备的出厂质量证明和试验、检测报告等质量保证资料（一批原材料或构配件用于数个单位工程，则应在相关资料上注明，例如：水泥试验报告应用部位一定要写清楚用于哪个单位工程哪个部位）；b）工程定位测量资料，包括建筑物位置线、现场标准水准点、座标点（内含准轴线桩、平面示意图）；c）隐蔽工程检查证；d）变更设计通知单（洽商记录）；e）建交表。,文件资料,2工程日志,由施工单位负责编写，具体内容：a）开竣工日期、工程进度安排；b）施工组织，施工方法，机具配备、使用情况；c）每日完成主要工程数量、质量情况；d）每日使用材料规格、数量及试验结果；e）天气情况；f）施工中采用的新技术、新工艺、新材料、新设备；g）施工中出现的问题和处理的方法。,文件资料,3.工程影像资料,由建设单位组织，监理、施工单位共同完成，具体内容：a）与建设项目开工、竣工等相关的影像资料；b）大桥、特大桥、站房等施工前原貌和竣工后新貌的影像资料；c）施工中有代表性的，尤其是隐蔽工程、安全质量事故的影像资料；d）采用新的施工技术和新建筑材料影像资料；e）大型重点工程的领导讲话、会议、奠基、竣工验收活动影像资料；f）所有影像资料均应有文字说明，如内容、时间、作者等。,注：移交的档案实行双规制，纸质一份，电子版一份。,表格,1监理单位应在工程开工之际，将本工程所使用的规定表格格式上报建设单位并记录在册。,2各施工单位应采用铁路总公司统一规定表格：铁程检表、质统表、建交表、铁验表、地验交表、建竣决表、铁路工程试验表格、铁路工程施工质量验收标准（检验批）表格。,3铁路电气化工程（含改造工程）在使用铁路通用表格的基础上，可使用部分铁路电力牵引供电工程质量检验评定专用表格及隐蔽工程检查等专业性较强的表格，使用前应向监理、建设单位备案。,4房建工程可分别使用铁路工程表格和工程所处省市辖区城建档案馆归档要求的表格格式，组卷方法应按铁路和城建档案接收部门的标准分别执行。,5如遇特殊工程，规定表格无法涵盖时，可根据实际情况自制表格，但应及时报监理单位，同时上报建设单位批准备案，不应使用未报批的自制表格、废止表格。,注：新标准增加了地验交-18，删除了已作废的铁程检-47和建交-6、7、27,竣工图,1竣工图应完整、准确、清晰、规范、修改到位，真实反映项目竣工验收时的实际情况。竣工图编制、审核职责明确，审核把关、签字完整、有效。外方提供的竣工图应由外方签字确认。,竣工图,2非铁路总公司档案馆归档的项目，一般可利用施工蓝图（应为新图）改绘为竣工图。施工图归档应确保图面清晰、晒制色标准、无发黄、无折痕。如有平面布置、工艺结构、管线埋设位置等重大改变，或一张图上改动部分超过35%，图面出现混乱时，应重新绘制竣工图。,3.用施工图改绘的竣工图应保留原图标，并在其上方（或适当位置）加盖竣工图章，,竣工图,新绘制竣工图时，应将施工里程改为竣工里程。新绘竣工图图标内容和式样,竣工图,5向铁路总公司档案馆移交各种平、纵断面图，均应按制图标准重新绘制CAD底图，或用反差良好，符合要求的二底图刮改成竣工图。,6底图绘制使用硫酸纸，透明度、厚度、耐酸碱度、期限应严格控制，不应使用不合格产品。二底图应确保复制后底图清晰度、线条、字迹、标识不失真。,竣工图,7竣工底图按单位工程卷成卷，装入底图筒。卷内目录、备考表放置在底图筒内，另外在底图筒外粘贴一份卷内目录。,案卷整理,装订,编目,装盒,装订,1.每个保管单位内的文件材料应装订成册。文件材料按规定顺序排列，去除所有金属物，将底侧及右侧戳齐。在距左侧边15mm处均匀打四个孔（上下两孔距文件上下边15mm），用细线绳按线装书形式装订。,装订,2.在装订线和脊背处涂上胶水，粘上依照装订文件材料大小和厚度折好的白色科学技术档案软封皮。装订效果要求达到见棱见角，整齐美观。（详细说）,装订,3.竣工图纸一般不装订，按A4图幅折叠散装在盒内。折图时，先从图标处开始按210mm将图纸折成手风琴式，再从297mm处向后折叠成A4图幅，使图标外露。,装订,4.成套使用的图纸应装订成册，如通信、信号、电力、电气化、给水排水、房建等专业图纸。装订尺寸为297mm210mm（装订方法同文字材料），厚度不超过40mm；或按297mm420mm尺寸装订，厚度不超过20mm，将图册对折后装盒。,编目,1案卷张号编写应符合下列要求：,a）一卷（盒）文件材料编一个顺序张号，即文字材料、图纸等连续编张号。如一卷文件材料本身有连续张号，可不必另编张号；,b）张号可用蓝（黑）色印油打号机打印，或用碳素笔、蓝黑墨水钢笔编写，采用阿拉伯数字，从001开始依次标注；,c）文件材料张号编在每张右上角（双面页编一个张号），图纸张号编在图标右上角；,编目,卷内目录尺寸为297mm210mm，用70g以上白色书写纸制作。各项内容应打印或用碳素笔、蓝黑墨水钢笔正楷填写，文面整洁，字迹清楚，不应涂改；,2卷内目录填写,“顺序号”按卷内文件材料排列顺序，用阿拉伯数字从1开始依次填写；,“图号或文件编号”填写图样的图号或文件的文号；,编目,2卷内目录填写,“张次”填写每份文件材料首页标注的张号，最后一份文件材料填写起、止张号，即“”；,“备注”填写需要说明的问题；,卷内目录散放在文件材料的最前面，同时在其右上方填写档案号。,“名称”第一行填写项目名称，第二行起填写每卷文件材料的内容,编目,2备考表填写,备考表尺寸为297mm210mm，用70g以上白色书写纸制作；,备注表应注明本卷（盒）文件材料的总张数及文字材料、图纸等各项张数；,备考表中各项内容均应填写齐全，没有的项目用斜杠“/”划掉。,在说明栏应对卷内文件的完整、准确程度，以及案卷组卷、使用过程中需要说明的问题加以说明；,编目,2备考表填写,组卷单位负责人、组卷人均应在备考表上签字。组卷单位负责人为该建设项目责任人，职务为组卷人技术职务，日期为案卷形成日期；,备考表散放在文件材料的最后面，同时在其右上方填写档案号。,编目,4案卷封面填写,科学技术档案白色软封面尺寸为450mm297mm，用250g白色胶板纸制作；,案卷封面中的单位代号、种类代号、档案号用蓝色字戳打印（18点汉语拼音字母戳和5号阿拉伯数字戳，规格式样见表1），其他各项可打印或用碳素笔、蓝黑墨水钢笔正楷填写，字迹要清楚。,编目,档案号编写,种类代码分类代码属类代码-案卷号,基本建设档案种类代码为J,分类代码为线路名称代码、枢纽名称代码，属类代码由基本建设阶段代码、工程专业代码、里程和各专业所属代码组成。,编目,档案号编写,编目,档案号编写,JXXXXX-X案卷号专业代码阶段代码分类：线路名称或枢纽名称种类：基本建设代码,例如：南同蒲某座大桥第30卷，竣工中心里程为K356+200,档案号为JNT5Q356-30,编目,线路和路基专业档案号：专业代码后不写里程,JNT5XL-1,JNT5LJ-8,站场、桥梁、隧道专业是按座组成保管单位，编写档案号时，属类内专业代码后要编写该设备的竣工中心里程（整公里数）,JDQ5Z326-6,JDQ5Q28-6,JDQ5S118-6,编目,小桥、涵洞专业按区间组卷时，属类内专业代码后要编写区间中心里程，即甲站至乙站的竣工中心里程,JST5Q5/10-1,JBT5Q126/136-8,通信、信号、电力、电化、房建等专业在站场内的设备其里程应标注车站竣工中心里程，在区间内的设备应标注甲站至乙站的竣工中心里程。,JDQ5TX326-3,JDQ5XH20/28-6,JDQ5D118-6,编目,电化专业在属类内里程后还要标注电化各项内容代码，牵引变电所、开闭亭、分区亭、电力调度等代码为Q,接触网代码为J。,JNT5DH5/10Q-1,JNT5DH112J-8,编目,4案卷封面填写,“案卷标题”应简明、准确揭示卷内科技文件材料的内容，一般填写项目名称、本册文件内容、文件名称三部分；,“施工里程”填写施工设计里程，一般用DK表示。例“DK”；,“竣工里程”即统一里程，在施工里程基础上去除长短链，经过统一丈量的里程，一般用K表示。例“K”；,“形成单位”填写卷内文件材料形成单位的名称；,编目,4案卷封面填写,“形成日期”填写卷内文件材料形成的起止日期（用阿拉伯数字表示，填写年月即可，年度填写四位数字）；,“保管期限”填写组卷时依照有关规定划定的保管期限，按“永久”、“长期”、“短期”字样填写；,“密级”分为“绝密”、“机密”、“秘密”三级，应填写卷内文件材料的最高密级。,编目,4档案盒填写,档案盒封面填与同案卷封面填写一样。,编目,4档案盒填写,盒脊种类、分类、案卷号分别用蓝色36点汉语拼音字母戳和22号阿拉伯数字戳打印；属类用蓝色24点汉语拼音字母戳和13号及5号阿拉伯数字戳打印。,案卷标题可打印或用碳素笔、蓝黑墨水钢笔正楷填写，内容与封面相同，其中的代号代字字头朝向封面。,编目,4档案盒填写,盒底的填写：左侧为专业流水号，右侧为标段流水号,装盒,5需要盖章的5个地方：软封皮、卷内目录、工程小结、工程数量表、备考表。,装盒,1.备考表散放在盒底。,2.将装订好的案卷放在备考表上方。,3.将卷内目录放在案卷上方。,注：如一卷内有散放图纸，则应放于案卷与备考表之间。,档案验收,1建设项目档案验收是指铁路建设项目在建设、管理过程中按照有关规程、规范要求形成的应归档竣工文件及具有保存、利用价值的其他应归档文件资料，由验收机构对其在收集、整理、移交工作中完整性、准确性、系统性及安全保管等方面进行的综合评价考核。,2建设项目档案验收是建设项目竣工验收的重要组成部分。未经档案验收或档案验收不合格的项目，不得进行或通过项目的竣工验收。,3建设单位在项目档案符合验收条件后应向验收组织单位报送验收书面申请，并填报建设项目档案验收申请表项目档案验收组织单位应在收到验收申请10个工作日内作出答复。,档案验收,4建设项目档案验收以现场查验与会议评价相结合的形式进行，验收时建设、勘察设计、施工、监理、接管运营等单位列席会议。,5项目档案验收分为初步验收和正式验收。初步验收与建设项目初步验收同步进行，正式验收应在建设项目正式验收三个月之前进行。简单或小型建设项目可合并验收阶段。,档案验收,项目档案验收工作程序（一）建设单位汇报建设概况和项目档案管理情况；（二）监理单位汇报监理文件收集、整理、归档情况，项目档案质量控制和审核情况；（三）施工单位汇报施工文件收集、整理、归档情况；（四）验收组听取项目档案监督、指导单位的指导情况和检查意见;（五）验收组对项目档案及管理情况进行现场查验；（六）验收组按照太原铁路局建设项目档案验收标准对项目档案质量进行综合评议；（七）验收组宣布验收结论并形成项目档案验收报告。,档案验收,6建设项目档案验收进行现场查验时，抽查案卷数量不得少于归档案卷总量的5%或不少于100卷；抽查重点为项目档案目录、重要管理性文件、重要招投标文件、重要合同与协议、关键工程质检结果性文件、重大自然灾害及重大事故处理性文件、重大设计变更图纸及洽商性文件、进路局档案馆档案内容和档案案卷质量情况。,档案验收,7建设项目档案验收不合格的，由验收组提出整改意见及整改时间，建设单位在规定的时间内对存在的问题整改后报请验收组进行复验；经复验后仍不合格的，不得进行建设项目正式验收，并提请有关部门对建设单位通报批评。,8在建设项目档案验收中发现内容与实际不符或造成项目档案损失的，将追究建设、施工、监理等单位及相关人员责任。,档案移交,1竣工文件形成后应按规定进行移交、归档。建设单位和监理单位应将竣工文件是否齐全、完整作为对施工单位末次验工计价的条件之一。竣工文件不齐全、不完整，建设项目不能验收交接。,2凡竣工验收的建设项目，在办理验收交接前，施工单位应编好已完工程全部竣工文件（包括征地资料）达到档案验收标准，向建设单位提出验收申请，建设单位组织监理、施工单位和接管单位档案部门