新版物资系统管理员培训文档

新版物资系统系统培训文档,安徽海螺信息工程公司2013年4月,内容要点,一、系统总体概述,二、系统正式使用前的设置及需做的准备工作,三、系统流程及功能介绍,四、系统疑难问题处理方法,五、业务操作注意事项,物资系统涉及到的重要名词,期初库存:系统初始化时录入的截止至某个时间时的账面库存，不包含发票未到的验收单实际库存：物资实时库存，与仓库的实物库存一致账面库存：实际库存减去发票未到的验收单数量验收单：录入系统的到货验收记录入库单：采购物资发票到时录入系统的入库单据，但录入时必须找到对应的到货验收单出库单：公司内部日常领用物资退库单：当月领用的物资当月未用完，可以找到对应出库单为理退库。调拨单：卖给本公司之外的其他公司暂估单：与验收单相对应，但是又不同于验收单，它是指发票未到的验收单特殊入库单：数量为零的入库单，系统中只是作为冲暂估使用，不参与系统数据的计算特殊出库单：数量为零的出库单，用作调整库存金额初始化验收单：系统初始化时使用，系统一旦正式启用，正式录入的验收单将不在此处录入，因为正式验收单明细录入必须选择采购函初始化出库单：作为系统统计报表使用,一、系统概述,物资管理系统包含总部和子公司两个子系统，两个子系统之间可以实现相关数据即时、双向传输。子公司子系统侧重于子公司的日常业务处理，覆盖供应商管理、合同管理、计划管理、入库管理、出库管理、库存管理等环节。总部子系统侧重于综合管理，兼具统购业务处理功能。重点在集成所有子公司子系统数据的基础上，对各类数据进行分析处理，通过建立采购成本、预算执行与生产消耗等关键指标的分析模型，形成较为较为全面的决策支持平台；同时，通过对部分关键业务流程的监控，实现对子公司业务流程的监管和指导。,二、系统正式使用前的设置及需做的准备工作,1、正确配置物资系统配置文件，即：“wzinfo.ini”,打开系统客户端配置文件“wzinfo.ini”，如上图，图中红色1对用的是子公司物资系统服务器ip地址，红色2对应的是子公司物资系统数据库名称，红色3对应的是总部物资系统ip地址，红色4对应的是总部物资系统数据库名称，其中3和4一般不需要设置，默认已经配置好了，上图中已经是总部IP地址和数据库名称的正确配置。注意：如果总部IP地址和数据库名称不正确，则会导致子公司系统部分功能没法使用，如：物资编码申请、编码快速挑选、供应商总部申请、统购采购计划上传等功能将无法使用。,二、系统正式使用前的设置及需做的准备工作,2、后台数据库备份及需要做的作业说明遇到服务器故障或其它异常故障时，在处理完系统还原后需要做的工作：2.1注册总部10.0.2.68服务器打开子公司sql数据库查询分析器，执行下列命令即可注册到总部服务器10.0.2.68：execsp_addlinkedserver10.0.2.68,SQLOLEDB,10.0.2.68execsp_addlinkedsrvlogin10.0.2.68,false,null,wzgl,gyb2.2数据库备份作业，执行时间放在凌晨12点，具体操作见数据库操作说明。2.3在系统使用前做好数据库需执行作业的备份，这样在服务器故障时系统重做后可以直接执行备份的脚本就可以完成作业的制作了，如下图：,二、系统正式使用前的设置及需做的准备工作,Sql2000（数据库-管理-作业）,Sql2005（数据库-sqlserver代理-作业）,二、系统正式使用前的设置及需做的准备工作,Sql2005（数据库-sqlserver代理-作业）,二、系统正式使用前的设置及需做的准备工作,3、上述步骤配置正确打开系统后，正式使用系统前，系统部分初始数据必须正确设置，如下图：,二、系统正式使用前的设置及需做的准备工作,3.1系统正式使用前必须要设置公司代码，否则会导致子公司系统与集团总部系统很多地方数据衔接出现混乱；具体操作：单击“系统设置-其他设置维护-公司设置”菜单，在弹出对话框的对应项输入公司代码和公司名称后单击保存即可。3.2“系统设置-其他设置维护”中的部分数据需子公司人员根据本地情况自行初始化，有部分数据必须从总部获取才可使用。此版系统中如物资分类、财务分配方式、物资编码、供应商分类、供应商、合同质量指标、总部统购合同信息等都从总部获取，分别打开相应的操作界面即可轻松操作。如果总部获取不到的或总部还没有的，可以利用系统中相应功能界面从总部申请，总部审核后即可取回使用。3.3初始化数据录入或获取完毕后，接下来是盘点，理清账面库存信息和截止某个时间发票未到的待结算物资信息，并将信息中的物资属性与从总部获取过来的物资属性对应起来，建立对应关系表。3.4在做好2.3的基础上，在“系统设置-期初库存设置”界面中录入账面库存信息，在“系统设置-初始化暂估填制”（此处仅供系统初始化时使用）界面中录入发票未到的待结算物资信息，检查无误后，签收审核。3.5整理库存及收发存报表，导出“物资收发存报表和盘点报表”，与之前的手工报表进行核对，如果核对无误，那恭喜您，系统初始化工作已完成。3.6上述所有工作完成后，即可正式启用系统了，但是在正式使用此版系统之前，必须要经过供应部或自动化所相关培训后才能操作，此版物资系统流程相对比较复杂，通过看帮助文档可能很难理解。,三、系统流程及功能介绍,1、系统基本流程介绍1.1子公司系统总流程图如下：,三、系统流程及功能介绍,三、系统流程及功能介绍,1.2子公司系统合同管理流程图如下：,三、系统流程及功能介绍,1.3子公司系统计划管理流程图如下：,三、系统流程及功能介绍,1.4子公司系统比质比价管理流程图如下：,三、系统流程及功能介绍,2、系统功能简介,三、系统流程及功能介绍,2.1系统设置2.1.1用户登录已通过系统管理员配置获得物资系统用户名和密码的用户，可通过该界面登录进入物资系统，进行相关操作。,该界面中的选择属性框在新版物资系统中可不选，不选默认就是采购物资，新版物资系统目前只能适用采购物资流程。,三、系统流程及功能介绍,2.1.2口令修改用户登录成功后，可以通过此功能更改用户登录密码。新版系统对用户密码有严格的要求，密码长度必须是大于等于6位，否则无法完成修改，系统默认密码是:123456，密码在后台数据库看到的是加密串，无法修改。,三、系统流程及功能介绍,2.1.3系统权限管理权限管理功能里包括用户组设置和用户权限设置，用户组设置如下图：,通过此功能可以设置系统用户属于哪种类型的用户，方便系统登录时选择用户。用户权限设置如下图：,三、系统流程及功能介绍,设置不同用户类型所拥有的对物资系统的操作权限。通过此处可以增加用户，并可以给该用户设置对应的权限，同时可以用鼠标左键点击某一用户不放拖至另外用户组，可以改变此用户的分组。,三、系统流程及功能介绍,2.1.4其他设置维护此功能中包含系统多个基础数据的设置，用户可以通过此功能组设置系统业务操作中的基础数据，具体操作见帮助文档。2.1.5库存金额调整物资出库时，由于采用暂估入库方式，验收单的价格和入库的价格可能会存在偏差，会造成某种物资或备件在出完后出现库存数量为零，库存金额不为零的情况，为了月底打印报表时不会出现这种情况，可以将该种物资或备件的余额采用特殊出库的方式进行调整。2.1.6期初库存填制物资系统正式运行前初始化时，把物资盘点的账面库存作为期初库存录入系统，作为系统的起始库存。2.1.7初始化暂估填制系统初始化时使用，旨在录入系统截止至某个时间待结算物资的暂估单据，系统一旦初始化完成后此功能即不能再次使用，因为新版物资系统正式启用后录入验收单必须得选择采购函。2.1.8初始化出库单填制补充录入系统初始化当月该年的前几个月的物资出库情况，可以汇总录入，主要为部分报表统计全年消耗使用，对物资单价及库存不会产生任何影响。,三、系统流程及功能介绍,2.1.9初始化数据审核此功能主要是审核期初库存和初始化出库单使用。2.1.10日志查询查询系统登录、注销等一些主要操作产生的日志记录。2.2编码管理2.2.1物资分类查询查询物资的各级分类，物资分类由总部统一录入，子公司只能获取使用，没有增加和修改新版物资系统的权限。2.2.2在用物资查询查询从总部获取来的已挑选至本公司在用物资库的物资，仅能查询。2.2.3物资编码申请此功能是利用集团与子公司之间建立的VPN网络直接实时在总部系统申请新物资，申请完成后须经总部审核后方可获取使用，如果此功能无法访问，则要从几个方面查找原因：1，可能是电脑网卡设置的IP地址不是10网段或没有设置网关；2，可能此台电脑没有在10网段的这个区域网内，需找管理员检查一下。,三、系统流程及功能介绍,2.2.4编码快速获取从总部获取最新物资前30种，根据需要快速获取，效率比较高，此功能如果无法使用，参照2.2.3查找问题所在。2.2.5物资编码挑选同步总部物资后，可以按物资分类或查询形式找到您需要挑选的物资双击即可从子公司总表中将物资挑选至在用物资表后，即可以使用了。2.2.6物资属性管理通过此功能可以修改物资库位信息、库存上下限、删除未启用物资等操作。2.2.7物资编码导入此功能仅在子公司与总部之间VPN网络不通的情况下使用，总部通过手工导出最新的物资编码至XML文件，然后发送给子公司，子公司通过此功能导入新物资至子公司系统中使用。2.2.8更新物资属性在总部物资相关属性发生变化时，更新子公司系统所有单据物资对应的相关属性。,三、系统流程及功能介绍,2.3供应商管理2.3.1供应商分类查询查询供应商地区分类信息，供应商分类由总部统一设置，子公司获取使用，子公司没有添加和修改权限。2.3.2供应商总部申请此功能是利用集团与子公司之间建立的VPN网络直接实时在总部系统申请新供应商，申请完成后须经总部审核后方可获取使用，如下图：,三、系统流程及功能介绍,三、系统流程及功能介绍,申请之前可以通过红色区域的模糊查询功能查询一下总部有没有这个供应商，如果有则无需申请，如果没有此可以申请，切记，否则会导致供应商重复，给系统业务操作带来不必要的麻烦。2.3.3供应商总表挑选同步总部供应商至子公司总表后，可以按供应商所在地区找到您需要挑选的供应商双击即可从子公司总表中将物资挑选至在用物资表后，即可以使用了，对应的挑选标记会变成已挑选。2.3.4供应商查询及修改此功能可以按地区和物资分类查询，地区查询功能中可以对供应商的辅助信息进行修改，主要信息从总部获取。2.3.5供应商相关信息子公司在用供应商的相关信息维护，如供应商联系人管理、供应商生产产品管理、供应商联系记录管理等。2.3.6供应商查询中心该功能主要用于查询子公司在用供应商对应的“合同信息”“到货记录”“联系记录”“联系人信息”“生产产品”“质量事故”等信息。,三、系统流程及功能介绍,2.4合同管理2.4.1合同录入录入子公司自购物资的合同信息，此功能分为原材料和非原材料合同两种，原材料合同需要录入相关物资质量指标信息。2.4.2合同复制为了减少录入合同时的环节，找到对应的相似的已经审核生效的合同，按照对应操作步骤复制一遍后修改形成新的合同。此功能也分为原材料和非原材料两种操作界面。2.4.3合同审核对录入的所有合同信息确认无误后进行审核，合同一旦审核即无法修改。2.4.4合同变更找到需要变更的合同，按照此下列界面的操作进行变更，变更后原合同自动废弃，审核新变更的合同后即可以使用。,三、系统流程及功能介绍,2.4.5合同关闭对出现问题的合同或者是已经处理完毕的合同进行手工关闭操作，一旦关闭后即无法选择使用。另外系统夜间在服务器上对已过期的合同执行自动管理操作。2.4.6合同清单补充增加针对已经审核生效的合同增加明细清单功能，此处只能增加，无法修改和删除，也分为原材料和非原材料两种操作。2.4.7合同质量事故填报填报合同的质量事故信息，便于后期对合同进行评价。2.4.8原材料合同评价查询出对应原材料合同清单的入库数量、入库金额等信息。2.4.9物资合同单价查询查询合同中所涉及物资的单价及合同其他相关信息，权限分配给特定的业务操作人员，分为原材料和非原材料。2.4.10合同查询中心查询已审核生效合同物资到货、合同金额的到账、供应商合同事故等相关情况。,三、系统流程及功能介绍,2.5计划管理2.5.1用料计划申报分部门录入已当月已通过计划评审会的用料计划，其中录入的原材料用料计划都是增补计划，非原材料计划在当月采购计划生成之前录入的收拾月正式采购计划，在非原材料采购计划生成之后录入的用料计划都是增补计划。2.5.2采购计划管理该组功能分三部分，一是当月正式用料计划一次性汇总生成月采购计划，如下图1；二是当月增补用料计划分单据生成增补采购计划，如下图2；三是生成的采购计划审核确认。2.5.3资金计划管理该组功能分三部分，一是根据采购计划生成资金计划操作且可以匹配合同，如下图1；二是资金计划生成后时候匹配合同操作，如下图2；三是资金计划审核确认操作。2.5.4采购函件生成由资金计划生成采购函件，传真给供应商作为发货和到货验收凭证，采购函件有主记录和明细记录之分。,三、系统流程及功能介绍,2.5.5比值比价单填制在比质比价库中选中需要比质比价的物资记录，选择需要发送的供应商制作比质比价单，审核打印后传真给供应商比质比价，一种物资可以发送给多家供应商比质比价。为了减少制作比质比价单的步骤，可以通过比质比价单复制功能来操作。2.5.6计划单据审核此功能组包含用料计划审核、采购函件审核和比质比价单审核三功能，用户可以通过此功能审核各类计划单据。2.5.7采购函件打印采购函件审核通过后，可以通过此功能进行采购函件打印、查询。2.5.8采购函取消打印若需要重新打印已打印的采购函，进入该界面撤销已打印的采购函。2.5.9比值比价单打印比质比价单审核通过后，可以通过此功能进行比质比价单打印、查询。,三、系统流程及功能介绍,2.6入库管理2.6.1验收凭证填制原材料预验收填制对已到货的原材料根据合同等相关信息办理实时的预验收入库，实时跟踪原材料的到货信息，区别于原材料月底的正式验收单。原材料正式验收单为了便于办理正式入库单冲暂估，可以不是实时录入，可以月底时根据情况一次性录入，这样为了体现原材料到货情况，可以通过录入预验收单录入，通过预实际库存体现。正式验收单填制对发票未到货物已到的物资根据合同信息暂估入库，新版物资系统中录入正式验收单明细清单时必须选择采购函，没有采购函则不允许办理验收单明细清单。2.6.2验收凭证签收此组功能包含预验收单和正式验收单签收两功能，分别对已经办理的确认无误的预验收单和正式验收单签收生效，签收生效后分别改变预出库单价、预实际库存和正式出库单价、实际库存。操作简单，关键是要确认录入的数据没有错误即可，具体操作见帮助文档。,三、系统流程及功能介绍,2.6.3验收凭证审核审核已签收的暂估入库的验收单。审核后的验收单会进入收发存报表，且次月将无法撤消以前月份已审核的验收单。2.6.4入库凭证填制对发票到的物资找到对应的验收单办理正式入库、运费等操作，同时自动冲抵对应的验收单据。此处的操作步骤有点复杂，必须清楚系统操作流程后方可操作，以免造成系统数据错误。2.6.5入库凭证签收签收已办理的入库单。2.6.6入库凭证审核审核已办理签收的入库单。2.6.7运杂费审核审核已录入的运费单据。2.6.8验收单合同匹配对没有事先签订合同采购的已到货办理的验收单配合合同，如果在发票到之前没有办理合同的系统严格控制不予办理入库单，意味着将不能冲暂估。,三、系统流程及功能介绍,2.7出库管理2.7.1预出库凭证填制对有库存的原材料办理实时的预出库单，实时跟踪原材料的预实际库存信息，区别于原材料月底的正式出库单。原材料正式出库单为了便于月底减少办理正式出库单的次数，正式出库单可以不是实时录入，可以月底时根据情况一次性录入，当月办理正式出库单之前的库存可以通过预实际库存体现，月底办理完正式出库单之后预实际库存应该等于实际库存。2.7.2出库凭证填制分部门录入需要领用的物资，可以由供应部门统一录入，亦可以由部门自行录入供应部门签收、审核。新版物资系统出库单明细录入时必须要选择部门录入的用料计划，且只能选择2个月之内用料计划，出库单录入后对应的用料计划自动核算。2.7.3出库凭证签收签收已制作的预出库单和正式出库单据。2.7.4调拨凭证录入录入调往外单位的出库单据，称为售出，以别于内部领用。,三、系统流程及功能介绍,2.7.5调拨凭证签收签收已办理的调拨凭证。2.7.6移库凭证录入针对公司内部有多个仓库的公司，把物资从一个仓库移至另外一个仓库，可以从此处办理移库单，改变仓库的实时库存。2.7.7移库凭证签收签收已办理的移库单。2.7.8出库单据审核审核出库管理里面产生的各类单据，使之进入收发存报表。2.7.9退库凭证填制此功能旨在办理当月领用未使用完的物资，使之返回公司仓库，共其他部门领用，同时减少本部门当月的消耗金额。,三、系统流程及功能介绍,2.8库存管理2.8.1库存台账查询查询子公司在用物资帐面库存和实物库存，且单击可以查看此物资对应的流水台账。2.8.2物资库存报警根据物资编码设置时输入的库存上限和下限，比对物资当前实际库存分类查出物资低于上限和超出下限的物资库存情况，让仓库管理人员明确知道物资库存实际情况，以免对生产造成影响。2.8.3物资在途查询查询供应已发货，但物资未到公司的在途物资情况，给公司物资采购提供参考。2.8.4物资库龄分析根据物资采购日期，查询仓库当前物资在公司存放日期长短情况，分析物资的使用周期等。2.8.5物资库存整理系统本身每天凌晨会自动整理一次库存，如果用户感觉库存有问题，可以通过此功能分仓库手动整理。2.8.6报表数据整理系统本身每天凌晨会自动整理一次报表，加快报表导出速度，如果用户当天制作或者修改了单据后需导出报表，则需要手动通过此功能整理后方可导出正确数据。2.8.7物资单价修正通过此功能可以对物资的异常单价进行自动处理。,三、系统流程及功能介绍,2.9统购与结算2.9.1统购缩分样填制此功能与总部系统协同操作，直接操作总部系统录入的统购采购物资系统单据，通过查询找到需要本公司修改的统购采购信息，填写对应的统购缩分样信息即可。2.9.2统购过驳到货确认此功能也是直接操作总部数据库，填写过驳至本公司的过驳信息对应入厂吨位、到厂时间、开始卸货时间等相关信息，便于总部及时掌握已过驳物资的到厂情况。,三、系统流程及功能介绍,2.10综合管理2.10.1统购采购计划上传将已经审核完成的统购采购计划上传到总部，由总部汇总统一审批、采购。具体操作见帮助文档。2.10.2总部合同查询获取获取并查询总部与本公司相关的统购合同。2.10.3总部合同指标获取获取并查询总部统一录入的合同指标信息。2.10.4统购资金计划获取获取上传至总部的统购采购计划由总部生成的资金计划信息等2.10.5总部采购函获取获取统购采购计划生成资金计划后再生成的采购函信息，以便子公司到货办理验收单据。2.10.6生产线获取及查看获取总部统一录入的生产线信息。2.10.7生产线月产量填报由子公司按生产线自行填报的物资月产量信息，便于总部部分汇总报表生成。2.10.8物资年度定额填报子公司物资年度定额的查看、增加、修改、删除功能。2.10.9生产线月产量审核审核本公司填报的生产线月产量信息。2.10.10物资年定额审核审核本公司录入的物资年度定额信息。,三、系统流程及功能介绍,2.11查询分析2.11.1凭证查询输出查询和导出各类业务单据信息和月报表信息。2.11.2资金报表输出导出各类定制的月报表信息。2.11.3综合查询报表子公司三类报表的查询、导出：资金计划查询报表、原燃材料月度采购报表、原燃材料月预算执行表。2.11.4数据汇总导出子公司验收、入库、出库、库存等数据导出至xml，然后发送至总部导入后汇总，此功能在应急状态下使用。2.11.5图标查询分析通过折线图简单分析一下验收单价、入库单价和出库单价的走势。2.11.6用料计划领用情况查询申报的物资用料计划领用情况，分析计划兑现率，作为以后申报计划的参考。2.11.7资金计划查询导出资金计划对应用料计划和对应物资库存查询导出。2.11.8采购函到货查询查询采购函中物资的到货情况以及其他相关信息。2.11.9合同信息查询已审核的合同信息查询，共相关人员查询合同单价等。,三、系统流程及功能介绍,2.12系统信息2.12.1帮助目录2.12.2数据备份2.12.3数据恢复2.12.4公司代码查询2.12.5关于.2.12.6退出系统,四、系统疑难问题处理方法,1、导出报表时报错，提示可能是设置区域时间格式有问题uWindowsxp系统下设置：控制面板-区域和语言选项-区域选项-自定义，如下图：,四、系统疑难问题处理方法,在对应的短日期格式和日期分隔符栏选择对应如图所示的格式即可；uWindows7系统下设置：控制面板-区域和语言-格式，如下图：,四、系统疑难问题处理方法,在上图对应短日期格式“红色区域”，选择如图对应的格式即可。2、老物资系统提示“版本不符，请与管理员联系”出现此问题的原因是有的用户新物资系统配置文件“wzinfo.ini”里数据库名称配置混乱，配置成老版物资系统数据库名称了，导致系统访问时老版系统版本发生变更。修改：在服务器上找到老版系统数据库，在表里找到“T_copy”表，右键打开表返回有所行，把对应的数值改为“4”即可。3、新版物资系统“物资编码申请”、“供应商总部申请”无法打开产生此问题的原因是：此用户电脑的网卡的IP地址没用使用10网段或网关没有配置成10.XXX.32.1，正确配置即可。4、导出报表时如果没有安装打印机，导出报表也会报错，可以安装一个windows的虚拟打印机就可以了。5、从总部获取物资编码时如果提示获取成功，但是物资实际没有获取到的话，可能是供应部调整物资编码导致的问题，此刻必须先执行“更新物资属性”后，再次执行从总部获取物资编码功能获取，如果还是没能获取到，可以联系供应部处理此问题。,五、业务操作注意事项,1、系统每次登陆默认属性为“采购物资”，如果要操作其他属性的物资单据，登录时则要选择对应的物资属性，登陆后制作任何单据都属于此属性的物资单据，切记。(新版物资系统只适合使用生产型物资，随机物资、寄售物资不能在此系统使用)2、物资编码获取分两种方式：物资编码快速获取和物资编码挑选里面的获取总部所有最新编码。其中物资编码快速获取只能获取总部库中最新的30中物资，但是获取速度比较快。3、用料计划录入时必须注意选择是原材料还是非原材料，否则在会对物资价格产生影响，因为原材料和非原材料价格计算有所不同，资金计划生成时会有所体现。4、用料计划主记录中的年月是可以人为选择的，且采购计划生成时是根据用料计划的年月的日期来进行判断的；5、一旦当月已经生成了采购计划后，如果要继续录入用料计划，那用料计划即作为增补计划录入系统，且增补标记为：增补计划。特别注意的是原材料录入用料计划都为增补计划。,五、业务操作注意事项,6、采购计划的拟采购量和修订数量初始生成时等于实际库存加上在途量减去此物资当月用料计划申报数量，生成后用户可以及时对修订数量进行修改，最终形成采购计划的真实采购数量。7、合同到期关闭分为两种方式：一是系统夜间自动进行日期对比，对已过期的合同自动关闭，如果有特殊情况仍需要使用的话，用户可以通过手动撤消已关闭的合同，使用完后再关闭；而是用户可手动关闭已到期的合同。8、新版物资系统办理验收明细清单时必须选择采购函；办理出库单据时必须选择用料计划，且只能选择最近两个月的用料计划，以前的用料计划即无法选择；办理入库单时选择的验收单必须要有合同，否则无法办理。9、验收单的暂估单价由选择的采购函单价直接代入，此单价非常重要，必须保证尽可能准确，不然会对物资的出库单价造成影响。10、验收单明细记录和入库单是一个对多个的关系，办理入