第八次课课件业务活动控制.ppt

1,第二节采购业务控制,第七章业务活动控制,2,通过本章的学习，了解内部控制的九项业务活动，包括资金活动、采购业务、资产管理、销售业务、研究与开发、工程项目、担保业务、业务外包以及财务报告；同时对各个业务活动的内部控制总体要求加以了解，熟悉各个业务活动的业务流程，掌握各个业务活动的关键风险点及控制措施。,3,内部会计控制方法与内容具体关系,不相容职务分离,授权审批控制,会计系统控制,财产保护控制,预算控制,运营分析控制,绩效考评控制,合同控制,资金活动控制,采购业务控制,资产管理控制,销售业务控制,研究与开发控制,工程项目控制,担保业务控制,财务报告控制,业务外包控制,4,4,内部控制措施的协调组合,政策实施,受托报告责任,风险管理,业务流程控制,战略,遵循,营运,5,复习：,货币资金业务常见弊端,6,截留各种现金收入挪用资金虚报冒领出借账号（洗钱）现金超额存放白条抵库非法违规出借,7,复习：,货币资金业务内部控制要点,8,1货币资金业务的职务分离2资金预算控制3库存现金控制4银行存款控制5财务印章控制6定额备用金控制,9,案例1张曙光巨额受贿掩盖高铁天价采购,10,案例2亚伦集团采购案,11,12,水松纸：,水松纸是把原纸进行印刷加工之后得到的一种装潢纸，其花纹图案以烟叶枝干的横断面为据，色泽采取仿古式、无光泽(或少光泽)，使人产生古朴、优雅之感。又名接装纸，是一卷烟包装材料，专供卷烟用作包裹在过滤嘴外面的，把滤棒粘接到烟条末端的纸，属特种工业用纸。,13,14,集团简介,浙江亚伦集团系国家二级企业,中国行业百强企业、全国造纸行业重点骨干企业。年上缴利税达2000多万元，在一个财政收入不及一亿的龙游县，它在当地经济发展中作用举足轻重。该集团向来以改革创新闻名，是衢州市国企改革的一面旗帜。,15,亚伦集团总经理接受记者专访,获得技术创新奖,16,案件经过,“致富带头人”王品发1993年，王品发走马上任，成为亚伦集团的总经理、党委书记，1995年又兼任集团公司董事长。从一名政工干部走上企业经营者的岗位，王品发有些眼花缭乱，世界观、人生观开始错位，他利欲熏心，以致企业走下坡路的同时，自己也一步一步滑向犯罪的深渊。,17,灾难的降临上级检查世上没有不透风的墙。亚伦集团职工上访后，上级即对亚伦集团的主要领导进行经济责任审计。对王品发任期内各项经济指标进行核实，查程序看效果，重点审查有无重大决策失误和越权行为；审查财务收支方面的真实性、合法性和效益性；审查其内控是否健全有效；审计期末资产，摸清企业家底。,案件经过,18,法眼辨真相审计结果,结果发现，1995年1月到1998年12月，个体商贩陈某几乎垄断了集团的水松纸采购供应生意，总价款近270万元。有的发票存在涂改情况，并与亚伦集团所购货物数量出入很大。陈某开具的结账发票连号，不符合正常发票使用规律。部分票据中，集团下属的实业公司经理签字审批日期与陈某开票日期相同甚至超前。公司与陈某的货款结算基本上按陈某提供的房地产发票结账，从账面看，陈无利可图，不合常规，部分销货业务由经理自带汇票与陈某一同采购。,19,进行多次分析之后，审计人员认为陈某以房地产发票与实业公司结账，而未开具当地地方税务发票，涉嫌偷税12余万元。而实业公司与陈某大笔交易背后的关键人物，正是亚伦集团的总经理王品发。,20,集团公司对外销售水松纸事项。即公司将水松纸低价销售给任某，年销量几乎被其个人包揽。据查证，集团1994-1995年累计销售各种水松纸5933.62吨，存在以下异常情况：客户深圳某装饰材料公司，共购水松纸961.66吨，其中，1991年购220.02吨，平均售价低于公司年度平均售价约60元；1994年购249.91吨，平均售价低于公司年度平均售价约1700元；1995年107.47吨，平均售价低于公司年度平均售价共2150元。另一客户深圳某实业公司1995年共购买水松原纸703.07吨，平均售价低于公司年度平均售价500余元。,案件经过,法眼辨真相审计结果,21,据查，上述两公司采购各种水松纸后，均由任某销售给云南的烟草企业。低价巨额销售，且由一人经手，其中必有蹊跷。后来查明，王品发在进购原材料，基建招投标，发包，职工福利等方面，导演的一出出权钱交易的丑剧，露出了真相。个人涉案金额高达60余万元，龙游县纪委认定其违纪金额28万余元，依法予以收缴。集团内上行下效，蛀虫成窝，其内幕触目惊心。上自总经理、副总经理，下至热电分厂煤调度员、采购员等共计20余人因涉嫌受贿、贪污纷纷落马。,22,案底揭示,本案是一起典型的内部会计控制采购环节不健全，自上而下内外勾结，而导致舞弊行为发生的案例。,23,据2001年10月5日的新闻晨报报道，北京市第二中级人民法院判处利用职务之便贪污公款840万元人民币的原北京市第六市政工程公司水电工程处主任沈某死刑，缓期两年执行，剥夺政治权利终身，并没收个人全部财产。法院经审理查明，1998年2月至10月，沈某在担任北京市第六市政工程公司水电工程处主任期间，利用职务之便，用向他人索要的空白合同及空白商业零售专用发票，伪造了工矿产品购销合同，,案例3,24,虚构了水电工程处从北京某电线电缆有限公司购买价值382.6元电力电缆的事实，并指令保管员填写虚假的材料入库验收单，又用写有187.04万元和195.6万元的两张空白发票平账。在此期间，沈某还分别将其所在单位共计358万元的两张转账支票转入其女友刘某的个人股票账户内，用于个人炒股和购买房产、汽车等，案发后退回及追缴人民币141余万元、港币130余万元。,25,案例分析,案例分析：（1）不相容职务未分离电力电缆的请购、审批和实际采购全由沈某一个人完成，从而为虚假采购创造空间。,26,（2）采购和验收没有形成牵制采购过程中采购人员不能同时负责货物验收工作，否则可能会造成采购人员购买劣质材料。本案例中虽然采购人与验收人为两个人，但由于保管员受沈某控制，实际上采购职务与验收职务两者根本没有起到相互牵制的作用，导致采购与验收如同一个人执行，从而产生了虚假的材料入库。,27,（3）对凭证审核不严密在采购的最后环节，即应付账款的控制上对于入账凭证的审核不严密造成应付账款的入账依据不真实，沈某是用两张空白发票平账，可能是由于会计部门在审核该应付账款入账依据时没有审核这两张发票的真实性或者会计部门也受沈某一人控制，造成虚假应付账款。,28,（4）支票管理也存在漏洞在支票支出时，都必须有经核准的发票或其他必要凭证作为书面证据，在支票上写明收款人和金额，且由专人签发。在本案例中，沈某在将两张转账支票转入个人账户时，没有提供任何支票支出所需的任何有效书面证据，造成公款变为私款。,29,一、采购业务的总体要求,完善采购管理制度企业应当结合实际情况，全面梳理采购业务流程，完善采购业务相关管理制度。,严格执行与监控企业各部门按照规定的审批权限和程序办理采购业务，落实责任制，建立价格监督机制。,请购与审批,购买,二、采购业务流程,验收与付款,31,32,33,34,三、采购业务的关键风险点,4,编制需求预算和采购预算,1,2,3,5,采购申请与审批,选择供应商,确定采购方式和采购价格,订立采购合同,35,三、采购业务的关键风险点,9,管理供应过程,6,7,8,10,验收,付款,退货,加强会计系统控制,36,职务分离制度,1.在请购单中，对需要采购的存货品种、数量由生产或销售部门、保管部门根据需要量和现有库存量共同制定，然后交采购部门进行公开询价；2.采购合同应由生产或销售部门、采购部门、财务部门和法律部门会同供货单位共同签订；3.存货的采购人员不能同时负责存货的验收保管工作；,37,职务分离制度,4.存货的采购人员、保管人员、使用人员不能同时负责会计记录；5.采购人员应与负责付款审批的人员相分离；6.审核付款人员应与付款人员相分离；7.记录应付账款的人员应与付款人员相分离。,38,（一）编制需求预算和采购预算风险：1.需求预算和采购预算不合理2.采购与生产经营计划不协调,39,控制措施：1.需求部门应根据实际生产经营需要，准确、及时地编制需求预算，并且不能在提出需求计划时指定或变相指定供应商。2.采购部门根据需求预算和现有库存情况，统筹安排采购预算，并按规定的权限和程序经相关负责人审批后将其作为企业刚性指令严格执行。,40,（二）采购申请与审批风险：1.缺乏采购申请制度，请购审批不当或越权审批2.对市场变化趋势预测不准确，造成库存短缺或积压、企业生产停滞或资源浪费等情形。,41,控制措施：1.企业应当建立采购申请制度，依据购买物资或接受劳务的类型，确定归口管理部门，授予相应的请购权，明确相关部门或人员的职责权限及相应的请购和审批程序。2.企业可根据实际需要设置专门的请购部门，对需求部门提出的采购需求进行审核，并进行归类汇总，统筹安排企业的采购计划。,42,3.具有请购权的部门对于预算内采购项目，应当严格按照预算执行进度办理请购手续，并根据市场变化提出合理采购申请。对于超预算和预算外采购项目，应先履行预算调整程序，由具备相应审批权限的部门或人员审批后，再行办理请购手续。,43,（三）选择供应商风险：1.缺乏供应商评估和准入制度2.缺乏供应商管理系统和淘汰制度3.供应商评估不严，供应商选择不当4.采购物资质次价高5.采购舞弊行为,44,控制措施：1.建立科学的供应商评估和准入制度，对供应商资质信誉情况的真实性和合法性进行审查，确定合格的供应商清单，健全企业统一供应商网络。企业新增供应商的市场准入、供应商新增服务关系以及调整供应商物资目录，都要由采购部门根据需要提出申请，并按规定的权限和程序审核批准后，纳入供应商网络。企业可委托具有相应资质的中介机构对供应商进行资信调查。,45,2.采购部门应当按照公平、公正和竞争的原则，择优确定供应商，在切实防范舞弊风险的基础上，与供应商签订质量保证协议。,46,3.建立供应商管理信息系统和供应商淘汰制度，对供应商提供物资或劳务的质量、价格、交货及时性、供货条件及其资信、经营状况等进行实时管理和考核评价，根据考核评价结果，提出供应商淘汰更换名单，经审批后对供应商进行合理选择和调整，并在供应商管理系统中作出相应记录。,47,4.建立供应商信息系统的进入控制，确保系统不会被非法修改。,48,（四）确定采购方式和采购价格风险：1.采购定价机制不科学，采购定价方式选择不当，缺乏对重要物资品种价格的跟踪监控，引起采购价格不合理，可能造成企业资金损失。2.供应商报价未有得到适当的审批，以致采购员可能会因私人利益问题，如收回佣等，向有关系的供应商进行采购，因而引致未能反映合理及真确的采购价格。,49,控制措施：1.健全采购定价机制，采取协议采购、招标采购、询比价采购、动态竞价采购等多种方式，科学合理地确定采购价格。对标准化程度高、需求计划性强、价格相对稳定的物资，通过招标、联合谈判等公开、竞争方式签订框架协议。2.应当根据市场行情制定最高采购限价，并对最高采购限价适时调整。,50,3.大宗采购应当采用招标方式，合理确定招投标的范围、标准、实施程序和评标规则。4.采购价格应经过适当的审批，并有机制确保审批后的价格不被篡改。,51,5.采购部门应当定期研究大宗通用重要物资的成本构成与市场价格变动趋势，确定重要物资品种的采购执行价格或参考价格。6.建立采购价格数据库，定期开展重要物资的市场供求形势及价格走势商情分析并合理利用。,52,未订立采购合同,未经授权对外订立采购合同,合同内容存在重大疏漏和欺诈,1,2,3,（五）订立框架协议或采购合同风险：,53,根据确定的供应商、采购方式、采购价格等情况，拟订采购合同，准确描述合同条款，明确双方权利、义务和违约责任，按照规定权限签署采购合同,对于影响重大、涉及较高专业技术或法律关系复杂的合同，应当组织法律、技术、财会等专业人员参与谈判，必要时可聘请外部专家参与相关工作。,对重要物资验收量与合同量之间允许的差异，应当作出统一规定。,1,2,3,控制措施：,54,（六）管理供应过程风险：,缺乏对采购合同履行情况的有效跟踪，具体体现为：1.运输方式选择不合理，忽视运输过程保险风险，可能导致采购物资损失或无法保证供应；2.可能影响生产或工程进度的异常情况没有及时汇报给相关管理层；3.未有依据合同的条款向经授权的供货商进行釆购。,55,控制措施：,1.依据采购合同中确定的主要条款跟踪合同履行情况，对有可能影响生产或工程进度的异常情况，应出具书面报告并及时提出解决方案，采取必要措施，保证需求物资的及时供应。2.对重要物资建立并执行合同履约过程中的巡视、点检和监造制度。对需要监造的物资，择优确定监造单位，签订监造合同，落实监造责任人，审核确认监造大纲，审定监造报告，并及时向技术等部门通报。3.根据生产建设进度和采购物资特性等因素，选择合理的运输工具和运输方式，办理运输、投保等事宜。,56,（七）验收,缺乏验收制度,验收程序不规范,验收标准不准确,对验收过程中的异常情况未作处理,风险,4,1,2,3,57,控制措施：,明确验收标准、规范验收程序。,对验收中存在的异常情况应当立即向相关机构报告，查明原因并及时处理。,对于不合格物资，采购部门依据检验结果办理让步接收、退货、索赔等事宜。,对延迟交货造成生产建设损失的，采购部门要按照合同约定索赔,4,1,2,3,58,（八）付款风险,4,付款审核不严,1,2,3,5,付款不及时,付款方式不当,预付款项损失,可能造成企业资金损失或信用损失,59,控制措施：,60,（九）退货,61,（九）退货,62,（十）会计系统控制风险,1,2,3,缺乏有效的采购会计系统控制,会计记录、采购记录与仓储记录不一致,会计处理不准确、不及时,63,（十）会计系统控制措施,1,2,3,加强采购会计系统控制,确保会计记录、采购记录与仓储记录一致,会计处理保证准确、及时,64,第三节资产管理控制,65,资产管理控制,一、资产管理的总体要求（一）全面梳理资产管理流程（二）查找管理薄弱环节（三）重视投保,66,资产管理控制,二、存货管理流程存货包括原材料、周转材料、在产品、半成品、产成品或商品等