高效时间管理技巧(ppt 53页).ppt

1,高效时间管理,2,课程大纲,自我测试:个性化的时间管理你的价值观？时间管理四象限时间管理技巧之天龙八部个人的习惯,3,TimeManagement,自我测试：个性化的时间管理,4,现场分享!,5,课程大纲,自我测试:个性化的时间管理你的价值观？时间管理四象限时间管理技巧之天龙八部个人的习惯,6,你的价值观?,健康？家庭？友谊？爱情？工作？金钱？兴趣？,7,课程大纲,自我测试:个性化的时间管理你的价值观？时间管理四象限时间管理技巧之天龙八部个人的习惯,8,分清轻重缓急:时间管理四象限,2、重要但不紧急,1、既重要又紧急,3、不重要但紧急,4、既不重要也不紧急,9,4D原则,DOITNOW,DOITLATER,DELEGATE,DONTDOIT,稍后做,授权,不做,立即做,10,普通人的时间安排,25-30%,15%,50-60%,2-3%,2-3%,11,课程大纲,自我测试:个性化的时间管理你的价值观？时间管理四象限时间管理技巧之天龙八部个人的习惯,12,时间管理技巧之天龙八部,记录你的时间效率模式制定明确的目标并付诸行动要事第一关注整理整顿今日事今日毕一气呵成完成一项工作学会利用资源劳逸结合,13,有效的管理者知道，如果要管理自己的时间，首先应该了解自己的时间实际上耗用在什么地方。-彼德杜拉克,14,记录你的时间效率模式,15,时间效率模式评估记录表,16,你的时间控制者?,你浪费掉了多少时间？,健康？家庭？友谊？爱情？工作？金钱？兴趣？,17,时间管理技巧之天龙八部,记录你的时间效率模式制定明确的目标并付诸行动要事第一关注整理整顿今日事今日毕一气呵成完成一项工作学会利用资源劳逸结合,18,设定绩效目标的SMART原则,19,注意力游戏,启示：当你目标明确的时候，其他障碍都不见了，其他东西都会被忽略。目标越清晰，越集中注意力，就越容易达成。,20,时间管理技巧之天龙八部,记录你的时间效率模式制定明确的目标并付诸行动要事第一关注整理整顿今日事今日毕一气呵成完成一项工作学会利用资源劳逸结合,21,要事第一,重要的事绝不应被极不重要的事情所牵绊。-亨利法约尔,22,因为每件事好像都很重要所以我们不得不每件事都做。,有些人看到我们每件事都做，所以，他们期望我们什么都做。,每件事都做让我们非常忙碌，所以我们没有时间去考虑，究竟什么对我们最重要。,忙人的告白,23,一只铁桶的空间,24,一只铁桶的空间,大石头法则：总是做重要的事的人，常常有很多的剩余时间。,25,80:20法则,马特莱管理法则，又称80:20法则。对于管理者的启发是：将自己经营管理的注意力集中到这些20%的重点经营管理要务上来，采取有效的倾斜性措施，确保重点方面得到重点突破，进而以重点带全面，取得经营管理整体进步。,26,启示,27,时间管理技巧之天龙八部,记录你的时间效率模式制定明确的目标并付诸行动要事第一关注整理整顿今日事今日毕一气呵成完成一项工作学会利用资源劳逸结合,28,关注整理整顿,29,办公室5S细节,把文件有条不紊、各就各位的排好，知道哪些东西在哪个位置上，这样做可避免费时去找东西，更不会再有与人洽谈时，翻箱倒柜的事。养成将构想、概念、凭据及资料，存放在档案里的习惯，在会议、讨论或重要谈话之后，立即录下来，这样，虽事过境迁，但仍会记忆犹新，因为没有比忘记履行诺言更糟糕的事了。开始做一件工作前，应先准备好，把所有需要的资料、报告放在桌上，这样将免得你为寻找东西浪费时间。不要为了表面的整洁而塞入一处。下班前的清理。,30,素养:把简单的事情做好,遵守上、下班时间，按时出勤工作时保持良好状态服装整齐，按规定穿着待人接物诚恳有礼爱护公物，用完归位乐于并擅于助人,31,时间管理技巧之天龙八部,记录你的时间效率模式制定明确的目标并付诸行动要事第一关注整理整顿今日事今日毕一气呵成完成一项工作学会利用资源劳逸结合,32,立即處理的好處避免不重要的事變成緊急的事避免遺忘不必記憶事情的來龍去脈節省記錄的時間不必因為心中有事而始終掛念著,今日事今日毕,33,明确时限,你给对方多长时间，工作通常进行多长时间。-杰克韦尔奇,34,明确时限,不要讲含糊其词的话，例如：“尽可能马上办到”，“尽快办妥”等等。与他人约定某事项，如果不讲明具体的日期，您就留下了责备和纠纷的后患！因此，您应当对最终日期作出具体的约定（“小合同”），您应当问对方，或自己告诉对方，任务应在什么时候完成，并且得到对方认可。如果对方不同意，你们不妨再做一个新的现实一点的约定。,35,帕金森定律,花一个小时找到那张明信片半个小时找眼镜半个小时查地址一个半小时写明信片半个小时用来想去寄信时要不要带把伞,一位老太太要寄一张明信片给她孙女，她将：,36,帕金森定律的启示,帕金森定律：如果你安排了充裕的时间从事一项活动，你会放慢你的节奏以便用掉所有分配的时间。应设定略为紧迫的工作完成期限，以免进度松懈，缺乏效率。但要牢记：速度的压力可以提高工作的效率，而压力太大则容易出错。,37,时间管理技巧之天龙八部,记录你的时间效率模式制定明确的目标并付诸行动要事第一关注整理整顿今日事今日毕一气呵成完成一项工作学会利用资源劳逸结合,38,一气呵成,不要做“工作跳蚤”。只要做一件事，就要一气呵成做完，至少做到工作告一段落为止。安排工作时要留出足够的时间，工作时间表上列出的各项任务要留有适当的间隙。尽量在离开办公桌（下班）之前结束一天的工作。在中断工作不可避免的情况下，要把未做完工作的心得、思路等记录下来，从而节省下次启动工作的时间。,39,专注,如果一个人过于努力想把所有事都做好，他就不会把最重要的事情做好。现代人的一大问题是开始太随意，注意力分散，分不清轻重缓急，也不善于区分大小。集中原则：集中精力重点处理某项工作，会比同时处理多个问题好得多。,40,A型人格,41,时间管理技巧之天龙八部,记录你的时间效率模式制定明确的目标并付诸行动要事第一关注整理整顿今日事今日毕一气呵成完成一项工作学会利用资源劳逸结合,42,学会利用资源,担心部属做错事；担心下属表现太好；担心丧失对下属的控制；不愿意放弃得心应手的工作；找不到合适的下属授权。,对于管理者而言，他们经常容易犯下面的错误：,其实每个人的精力都是有限的，尤其是管理者应当学会授权，将主要的精力和时间放在更重要的事情上。,43,三种时间,受老板制约的时间用于完成那些老板要求的工作，而且经理若不完成，将迅速受到直接的处罚。受公司制约的时间用于处理来自其它管理者的求助。忽略这些要求，也将受到处罚，尽管不那么直接或迅速。受自己制约的时间用于处理管理者自己想出或同意做的工作。其中一部分时间会被下属占用，称为受下属制约的时间；剩下的时间属于自己，被称为“自由支配时间”。,44,背上的猴子受下属制约的时间,让我们想象一下一个经理正走在大厅时，这时他看见一个下属Jack迎面而来。两人碰面时，Jack打招呼道，“早上好。顺便说一下，我们出了个问题。你看”Jack继续往下说于是，经理说，“很高兴你能提出这个问题。我现在很忙。让我考虑一下，再通知你。”然后他就和Jack各自走开了。,45,我是萬能的,焦頭爛額的經理人養了一堆沒事做的屬下沮喪的員工-不被信任、才能無從發揮經理人無法專心從事、改善公司作業等的思考,清楚描述下個步驟並確認其重要性指派給至少能完成這件事的最低階層員工a)給予建議，然後行動b)行動，然後給予建議安排適當的後續追蹤時間,管理者,46,管理絮语,正业（本职）必办；急事急办、重事重办、普通事按常规办；简单重复的事情交下属办；程序化的事务弄个规矩、流程来办；没有头绪的事情先易后难；办一件、销一件，不拖拉、不忙乱。,47,时间管理技巧之天龙八部,记录你的时间效率模式制定明确的目标并付诸行动要事第一关注整理整顿今日事今日毕一气呵成完成一项工作学会利用资源劳逸结合,48,劳逸结合,工作时间拖得太长，强度太大往往得不偿失。这是因为，注意力和效率会逐步下降，差错会在不知不觉中产生。休息不是浪费时间，而恰恰是补充能量的最好方式。有规律地安排短暂的休息！放松自己，尽量做一些短时有氧运动！即使在会谈期间也要稍事休息。敏锐而又独到的想法往往出现在放松的精神状态下。,49,健康菜单,維護自律神經的週期、規律規律的生活運動與休閒足夠的休息與睡眠控制咖啡與茶攝取量睡前洗個熱水澡、避免用腦过度的工作,50,平衡工作与生