时间管理培训课件(PPT 53页).ppt

时间管理,Oct.,2014,目录,时间管理的概念时间管理的关键步骤时间管理的技巧,目录,时间管理的概念时间管理的关键步骤时间管理的技巧,为什么我们在这里？,时间是企业和你最稀缺的资源之一；有效的时间管理能够帮助你以最高的效率完成重要的事情；有效的时间管理可以使你减少加班时间，提高你的个人生活品质。,时间是什么？,特质,世界上，什么东西是最长而又是最短的？最快而又是最慢的？最能分割而又是最广大的？最不受重视而又是最受惋惜的？没有它，什么事情都作不成；它使一切渺小的东西归于消灭，使一切伟大的东西生命不绝？,上海“第一”的哥,思考：你的收获？什么是时间管理?,时间管理是什么?,时间管理就是帮助我们通过投资时间达成目标的技巧。时间管理就是自我管理。自我管理即是改变习惯,以令自己更富绩效,更富效能：效果：确定的期待结果。效率：把事情很快地做完。效能：把事情很快又很对地做完,你的时间管理能力如何？,时间管理能力的自测题,评分标准，“Yes”数量,小张参加工作2年了，一天，领导让小张准备一个大客户的金融服务方案，并要进行商务展示。这自然是个很好的展示机会，小张也非常高兴。由于平时忙于日常工作，正好又赶上了奥运会，小张白天和晚上都很忙碌。等到离宣讲时间还有2天的时候，他才真正着急起来。准备从明天开始全力以赴准备这次演说。由于晚上是奥运会决赛，小张很晚才起来，只好打车去上班，很糟糕的是路上遇到了塞车，一下子堵了1个半钟头，等到了银行已经9点多了。坐下来之后刚想开始准备，领导很着急的找他，说有一个客户投诉的问题让小张处理一下，小张翻箱倒柜才找到了相关的材料、并进行处理，等小张处理完投诉已经中午了。正这个时候一个多年不见的朋友来找小张，小张中午时间陪这个朋友吃饭。下午回来开始准备，开始了半个钟头后，一个其他部门领导的电脑坏了，让小张帮忙弄一下，小张做完后又和这位领导寒暄好久，回去后领导又吩咐交年度工作总结，做完又快下班了。回到家中准备直到深夜，但到了那个时候已经头晕眼花，没有一点思路。明天的展示也就可想而知了。,小张犯了哪些错误？,时间管理的误区,误区之一：工作缺乏计划误区之二：组织工作不当误区之三：时间控制不够误区之四：进取意识不强误区之五：整理整顿不足,目录,时间管理的概念时间管理的关键步骤时间管理的技巧,第一步：管理好自己的目标第二步：列出事件清单，排定顺序第三步：制定时间计划表第四步：坚决执行并在过程中调整,时间管理的关键步骤,为什么需要,小游戏,目标平衡的六个方面,人的一生至少有六个方面的目标需要平衡发展。,17,制定目标,（SMART）法则具体化（Specific）可度量（Measurable）可实现的（Achievable）现实的（Realistic）时限性（Timebound）,自己的书面的平衡和谐的,第一步：管理好自己的目标第二步：列出事件清单，排定顺序第三步：制定时间计划表第四步：坚决执行并过程中调整,时间管理的关键步骤,时间管理的关键是控制,任务,如果你不去控制生活中的任务，你将被这些任务所控制。,急迫症指数的自测题,A=0分；B=2分；C=4分，计算总分,对任务按优先级排序,对任务优先次序的判断依据是：任务的“重要程度”和“紧急程度”,重要：对个人工作生活会产生重大影响紧急：此刻不做就会给自己或他人带麻烦,紧迫的任务一定是重要吗？,时间管理优先矩阵,要事第一,只有真正重要的事，才值得你为之付出宝贵的时间和精力！,帕雷托原则：工作当中80的价值来自于20的工作内容启示：避免将时间花在琐碎的多数问题上，应该将时间花在重要的少数问题上。,80/20法则,练习,请你将昨日做的事情罗列下来（每30分钟一段）请识别出他们在时间管理象限中的类别如果让你重新计划，你会如何安排？,紧急,不紧急,重要,不重要,I,II,危机紧急的问题有期限的任务、会议愤怒的顾客，投诉孩子生病,计划与准备教育培训与培养建立关系目标的澄清,无目的的上网过多的电脑游戏无聊的电视无关紧要的事无聊的邮件、电话；,干扰，一些电话一些信件、报告他人的要事很多热闹的活动,时间管理优先矩阵,III,IV,喜欢做的事情,熟悉的事情,容易做的事情,花费时间少的事情,已排定时间的事情,资料齐全的事情,经过筹划的事情,别人的事情,有趣的事情,紧急的事情,不喜欢做的事情,不熟悉的事情,难做的事情,花费时间多的事情,未排定时间的事情,资料不齐全的事情,未经筹划的事情,自己的事情,枯燥的事情,不紧急的事情,每日的工作，如何在四个象限分配你的精力？,大石块小石块沙子,要事第一,学到了什么？,紧急,不紧急,重要,不重要,I,压力筋疲力尽危机处理忙于收拾残局,有远见平衡纪律自制少有危机,短视近利被视为巧言令色轻视目标与计划缺乏自制力，抱怨多,全无责任感工作不保依赖他人或社会机构为生,偏重各象限任务的结果,缩小,扩大,减少,III,IV,马上做,定出做的时间,授权别人做,不要做,第一步：管理好自己的目标第二步：列出事件清单，排定顺序第三步：制定时间计划表第四步：坚决执行并过程中调整,时间管理的关键步骤,时间计划表类型,根据职责确定常规项目根据阶段目标制定行动计划确定私人重要事件常规事件和私人重要事件填入将重要目标的行动计划填入其他重要项目临时加入定期检查和填写（年、季、月、周）,月计划表制定方法,2012年1月,在开始前，找到合适的工具日程表要现实灵活的执行日程表：50每隔一段时间要评估自己的日程表进行必要的修改,日计划单的制作方法,练习：周计划,编好时间表以后，请考虑：哪些是最重要的事情？这些事情是否都有时间保证？是否把需要思考的重要事情放在了头脑清醒的时间？是否符合80/20原则？哪些事情被放弃？为什么？你会很高兴的执行这个计划吗？为什么？,自律：命运掌握在自己手中告别完美主义：错误并不可怕在压力下保持平衡,.坚决执行,未完成任务分析是否因为你为自己安排了太多的任务？是否因为你把时间浪费在了一些并不重要的事情上？是否因为你在某件事情上所需要的时间比想象中要多？是否因为你受到了外界的干扰，才无法顺利实施今天的计划？,过去一天的价值和意义思维上的成就整体目标的实现进度自己的心理状态他人对我们的建议和指导为自己的身体健康做了什么,每天/每项任务结束简单回顾回顾未完成的工作，今天完成vs顺延至下一天?自省,.过程中调整,第一步：管理好自己的目标第二步：列出事件清单，排定顺序第三步：制定时间计划表第四步：坚决执行并过程中调整,回顾,目录,时间管理的概念时间管理的关键步骤时间管理的技巧,时间管理技巧,1、如何处理突发事件2、如何处理琐碎事件3、坚决杜绝拖延4、找出隐藏的时间,客户投诉,没有预约的来访者,一位善聊客户的电话,内部人员的咨询电话,打印机坏了,无法拒绝突发事件,突然交代的工作,处理突发事件的技巧,对付干扰事件来自上司的打扰来自下属的打扰来自同事的打扰电话授权,时间管理技巧,1、如何处理突发事件2、如何处理琐碎事件3、坚决杜绝拖延4、找出隐藏的时间,处理琐碎事件的技巧,分批处理：E-MAIL、电话提高E-MAIL的处理效率清理桌面整洁,45,46,时间管理技巧,1、如何处理突发事件2、如何处理琐碎事件3、坚决杜绝拖延4、找出隐藏的时间,杜绝拖延的技巧,设定时间期限和奖励帕金斯定律：工作总会拖延到最后一分钟才会做完。克服拖延立刻去做记录工时学会说“不”“拒绝”是一种“量力”的表现；拒绝是保障自己行事优先次序的最有效的手段；,时间管