时间管理与高效工作课件(PPT 38页).ppt

时间管理与高效工作,一、时间管理现状梳理二、时间管理，管理什么三、时间管理，怎么管理四、时间管理的有效方法五、好书推荐,郑州大学张威,时间管理现状梳理,时间管理自测时间管理现状梳理典型的一天时间馅饼练习寻找时间窃贼,你只需回答“Yes”Or“No”.1你通常工作很长时间吗？2你通常把工作带回家吗？3你感到很少花时间去做你想做的事吗？4如果没有完成你所希望做的工作，你是否有负罪感？5即使没有出现严重问题或危机，你也经常感到工作有很多压力？6你的案头有许多并不重要但长时间未处理的文件？7你经常在做重要工作时被打断吗？8你经常占用用餐时间工作吗？9在上个月里，你是否忘记一些重要的约会？10你时常把工作推到最后一分钟，然后很努力的去做完它们？11你觉得找借口推延你不喜欢做的事容易吗？12你总是感到需要做一些事情而保持繁忙吗？13当你长休了一段时间，你是否有负罪感？14你常无暇阅读与工作有关的书籍？15你是否太忙于一些琐碎的事而没有去做与目标一致的大事？16你是否有沉醉于过去的成功或失败之中而没有着眼于未来？,测测你的时间安排是否合理,你的时间管理水平,1316yes,救命！你在时间管理上急需改进,912yes,58yes,04yes,当心！你需要重新审视你的时间管理,可以！方向正确，但需要提高冲劲,恭喜！坚持并保留你的方法,时间管理现状梳理,大学生活学习典型的一天练习根据典型一天绘制时间现状馅饼1）实际的典型一天时间馅饼图2）希望的典型一天时间馅饼图根据实际典型一天的馅饼图找出时间窃贼重新设计自身希望的典型一天的时间安排,典型的一天,6:30闹铃从头再来在枕边响起，我迷迷糊糊地看表，再睡会儿吧，关掉闹钟7:20“快起来，要迟到了”，老大把我们叫醒，我一看表，这么晚了，猛的从床上跳起来，穿衣、洗漱、收拾东西7:40和好朋友在楼下集合，三个人一起去上课8:00踩点从后门进教室，坐在最后一排，这节是传统文化课，真是太枯燥了，老师的一句话能重复两遍，他在上面讲佛教的起源与发展，我在下面玩手机。不时有同学从后门进来。8:45和同学说说笑笑9:40下课，到北三买个最喜欢吃的鸡蛋灌饼，去北1109上公文写作课。是位女老师，每节课必点名，并且喜欢找同学回答问题，由于18种文体都要掌握，我就必须得好好听了。8:45依旧和同学说说笑笑11:40终于放学了，收拾东西，去餐厅吃饭,12:30开电脑，看看有没有未读邮件，扣扣登上，浏览一下空间1:20中午不睡，下午崩溃，上床睡会儿1:50室友把我叫醒，去上课2:12政治学原理课，迟到了，我们从后门进入，老师正在讲课，看到我们进去，停下来讲课，说我们上课迟到非常不好。我竟然没有一点惭愧，唉，什么时候堕落成这般？老师真的学识渊博、旁征博引，我向来尊敬大师，可还是坚持不下来，才听半小时就听不下去了，拿出手机玩会儿2:55老师很守时，准时下课，我依然和同学说笑3：50下一节没课，回宿舍吧。打开电脑，扣扣登上，浏览空间和邮箱，看几段视频5:00这么快就5点了，下去吃饭6:00收拾东西去自习，南核心教学区离得比较进，我经常去南四，课很少，很容易找到位8:40该走了，一会儿还得开会9:00光大，我和社团同学一起讨论项目9:40回宿舍，打开电脑，搜索与项目有关的资料。快考听力了，听会儿英语10:30有好友上线了，聊会儿11:30关电脑，洗漱00:00睡觉这样写过，我发现，几乎所有的空余时间都浪费在上网方面了，一年累积下来，这可不是一个小数目啊。,合理安排自己的一天的时间,时间馅饼练习,目前的时间馅饼,理想的时间馅饼,什么影响了你的工作效率寻找时间窃贼,上网聊天院系活动、会议老乡来访同学神聊看电影、电视剧资源不足逛街、娱乐体育活动,有形的,什么影响了你的工作效率寻找时间窃贼,无形的（不自觉）,欠缺周详计划不懂分辨缓急先后过分注重细节犹疑不决不懂得说不拖延善忘不懂授权欠缺组织健康欠佳,二、时间管理，管什么,高效时间管理的目标时间管理通则,高效时间管理的目标,时间管理的目标：就是达到“三效”,即效果、效率、效能。效果确定期待结果；效率用最小的代价或花费所获得的最大的结果；效能用最小的代价或花费，获得最佳的期待结果。,时间管理通则,把每天要做的事列一份清单。确定优先顺序，从最重要的事情做起。每天都这么做。案例世界最大的钢铁制造公司伯利恒钢铁公司管理顾问李爱菲,管理顾问李爱菲的故事,查尔斯史瓦担任伯利恒钢铁公司总裁期间，曾经向管理顾问李爱菲提出这样一个不寻常的挑战：“请告诉我如何能在办公时间内做妥更多的事，我将支付给你任意的顾问费。”李爱菲于是递了一张纸给他，并向他说“写下你明天必须做的最重要的各项工作，先从最重要的那一项工作做起，并持续地做下去，直到完成该项工作为止。重新检查你的办事次序，然后着手进行第二项重要的工作。倘若任何一项着手进行的工作花掉你整天的时间，也不用担心。只要手中的工作是最重要的，则坚持做下去。将上述的一切变成你每一个工作日里的习惯。当这个建议对你生效时，把它提供给你的部属采用”。数星期后，史瓦寄了一张面额两万伍仟美元的支票给李爱菲，并附言她确实已为他上了十分珍贵的一课。,三、时间管理，怎么管？,优先钜阵帕累托法则分析法,提升工作效率的三大法则：,重要，非紧急,重要，紧急,重要,紧急,M1,M2,M3,M4,非重要，非紧急,非重要，紧急,1-优先矩阵,优先法则的时间效率比,紧急不紧急,重要不重要,I,I,I,I,V,20-25%,65-80%,15%,1%,重要，非紧急,重要，紧急,重要,紧急,M1,M2,M3,M4,非重要，非紧急,非重要，紧急,尽量避免扩大M1,尽量减少M3事情,多投资时间在M2,尽量避免M4事情,优先法则,意大利的经济学家帕雷托在1897年观察19世纪英国社会财富和人的关系时，发现国家80的财富是聚集在20的人的手里的规律。集中精力在能获得最大回报的事情上，而不要花费在对成功无益的事情上。所以我们不要在琐碎的小事上投入了80的精力，最后却产生20的成效，而应该把精力专注于那20的重要事情上，才会达到事半功倍的效果。,2-帕累托法则,80/20原则,帕累托原理,80%最佳效果的工作,20%较为次要的工作,80%的时间,20%的时间,来自,花去,帕累托原理的应用,应用80:20定律，你必须学会：寻求捷径，而非全程参与；练习用最少的努力去控制工作、生活；选择性寻找，而非巨细无遗地观察；在几件工作上追求出色，不必事事都有好表现；完成最重要的工作，不必事必躬亲；,特别提醒：我们务必时时检讨自己，是否把较多的时间和精力放在关键少数事务上面，而不是浪费在无用的多数事务上。,把你的工作按照以下标准分成三种类型：A型：今天必须做重要并且紧急的任务。B型：今天应该做重要或紧急，但不是既重要又紧急的任务。C型：今天可以做既不重要也不紧急的日常任务。,3-分析法则,ABC清单应用,四、时间管理的有效方法,时间的四则运算巧用清静时间分析工作效率曲线分析时间干扰曲线,时间四则运算法则,加法:找出我们在时间管理中隐藏的时间减法:就是要减少那种无谓的时间浪费乘法:可以成倍地提高工作效率，而不是延长工作的时间除法:是要根除浪费时间的习惯,时间四则运算法则,加法法则（+）时间上的加法就是找出隐藏的时间。1.善于利用等候和空档时间。2.创造时间区3.逆势操作4.背包原则,减法法则（）就是要减少时间的浪费。寻找时间窃贼1.找东西2.懒惰3.时断时续4.一个人包打天下5.偶发延误6.惋惜不已或白日作梦7.拖拖拉拉8.对问题缺乏理解就匆忙行动9.消极情绪10.分不清轻重缓急。,时间四则运算法则,乘法法则（）时间管理中的乘法，就是怎么样来提高工作的成效。提高工作成效方面方法：1.物尽其所，物归原处。2.建立有效的工作环境。3.有效的文件处理。,除法法则（）除法就是要根除浪费时间的习惯。主要是“拖延”。对付拖延的办法只有：1.当机立断。2.逐个击破、逐步进行3.调整思维方式。4.不要过分追求尽善尽美。,巧用清静时间,根据效率曲线，安排与自己约会的清静时间非常必要,与自己约会,请画出自己的工作效率曲线,工作效率曲线,工作效率曲线,干扰时间曲线,五、好书推荐,1、时间管理谁偷走了我们的时间？德-赛韦特著王波译中信出版社2、时间管理基层管理能力培训美-曼西尼著保珺译机械工业出版社,3、时间终于多出来了德-玛利昂屈斯滕马赫德-维尔纳屈斯腾马赫著宁宵宵译中信出版社4、你可以不那么累33条法则赢得从容生活德-维尔纳屈斯滕马赫德-洛塔尔赛韦特著张宇霆译中信出版社,时间管理,作者简介：洛塔尔赛韦特教授，第一位获得国际“训练大奖”美国社会训练与发展奖的德国人。洛塔尔赛韦特在海德堡开办了一家名为“赛韦特学院有限公司”的咨询公司，为许多世界知名企业在时间管理和领导艺术方面献计献策。已有超过200万读者把他的书列为时间及生活管理方面的必读教材。,谁偷走了我们的时间？,时间管理,作者简介：马克曼西尼,时间管理方面成功的演说家和作家,西洛杉矶学院的教授。知名的演说家、教育家和咨询顾问。客户有:美国万豪集团,荷美航运,美国运通,德国汉莎航空公司。曼西尼博士编著并推出了12本图书以及多盘录像带和光盘。他还经常出现在美国有线新闻网CNN、美国广播公司ABC的“早安，美国”及“表演时间”等节目中。,基层管理能力培训,时间终于多出来了,作者简介：维尔纳屈斯腾马赫，基督教教士，1990年后成为自由漫画和作家。他已经出版了超过50本书，其中包括和洛塔尔赛韦特合作的世界畅销书你可以不那么累。他和他的夫人玛利昂屈斯腾马赫还担任每月一期的咨询刊物