论海南师范大学图书馆文件档案管理系统的开发

1/6论海南师范大学图书馆文件档案管理系统的开发企业、LT专业人士和WEB管理员实现其网站他们可能拥有位于单个ILS服务器或多个服务器上的数千个网站在性能、可靠性、可伸缩性和安全性方面的目标。ASPACCESSIIS开发中小型网络系统一直被视为黄金组合，这样的结合对系统的资源占用适宜，每个部分都能很好地发挥其功能，在数据的处理能力和安全性上也有很好的选择。系统主要功能介绍1普通用户11登录验证为了确保本系统特殊用户的单一性和系统的安全性，系统不设置注册功能，所有账号和初始密码均由普通用户向管理员申请。12用户信息查看及修改用户可以对自己的基本资料如姓名、所在部门、EMAIL、联系电话等以及密码进行浏览和修改。13查看文件该模块的主要功能就是对文件、档案资料如相关文件、工作计划、工作总结、月报、年报等日常工作文档共享，由管理员负责上传，普通用户可以浏览和下载。2/614用户上传待审核文档该模块针对由下级部门拟订的文档提供一个审核功能，如月报、年报、读者意见反馈、馆际交流、各部门统计报告等，待审定后再上传到数据库。15文件检索为了加快用户对文件档案的查找速度进而提高办公效率，系统设计了一个专门的文件检索功能，包括普通检索和高级检索。普通检索可提供文件名、主题、分类号、文件号、发文单位及发文时间等检索途径见图1。LOCALHOST高级检索提供了普通检索所具有的检索途径，并进行组配检索见图2。2管理员21登录验证管理员的后台管理登录可以通过在首页右下角处点击“管理员入口”，进入管理员操作界面，进行身份验证并登录系统。22管理员信息查看及修改管理员可以对自己的基本资料姓名、所在部门、EMAIL、联系电话等以及密码进行浏览和修改。23用户管理3/6管理员可对系统的普通用户进行分配，同时还可以对用户的基本资料进行查看、修改和删除用户，以确保数据库的保密性和安全性。24文件管理对文件进行管理是本系统的主要目的，在文件管理模块巾，管理员可以上传文件、修改文件和删除文件，同时也可以对文件进行浏览和下载。25审核文件本系统提供了文件审核功能普通用户上传的文件只有经过管理员审核才能发布，确保了文件著录的规范性和管理的科学性。26文件检索管理员用户是通过管理员进行区分的，对管理员来说，在日常工作中对文件的检索也是必不可少的，检索结果出来后可进行浏览和下载。27服务器信息为了方便管理员能实时了解服务器的信息以及对服务器的运作情况进行监控，系统设计了一个服务器实时信息反馈模块。可查看服务器的有关参数、组件支持情况巾的IIS自带的ASP组件、常见的文件上传和管理组件。系统功能特色1系统低成本性4/6由于系统本身的开发工具语言和运行平台的简单性，决定了系统在架构和运行维护上的成本都是比较低的；不仅如此，在需求分析阶段，对各种需求结合开发工具设计，使得系统在最大限度上发挥了系统数据库以及脚本语言的特色，使得系统在运行时对资源的占用相对较少，大大地提高了运行速度，为快速办公打下了坚实的基础。2稳定的安全性首先，本系统考虑到用户是有针对性的特殊群体，每个人都能进人但又必须通过身份验证；其二。本系统不提供注册功能，要想得到账号和密码必须向管理员提出申请，由管理员统一分配账号，预防不法者对内部资料档案的窃取；其三，本系统在开发过程中通过对“SESSION”变量的合理运用，防止不法者通过直接对URL的访问来跳过身份验证页面进而访问系统的其他资源页面，一旦用户没有通过登录页面的身份验证，系统将其他页面进行隐藏，非法用户将浏览不到任何资源。另外，系统通过对“SESSION”变量的时间设置，一旦用户停止操作时间过长，系统会要求用户进行重新登录进行身份验证，从而在最大限度上保证了系统内部资料的安全性。3良好的交互性系统通过在各个页面中对各个操作步骤的人性化提示，使得一些电脑操作技能较弱的用户也能在最短时间内掌握5/6基本的操作，从而对提高办公效率起着不可或缺的作用。4文件管理的科学性在需求分析过程中，笔者考虑到文件及档案资料可由不同层次部门产生的特点如由上级分发的文件，同级之间的函件，下级的申请，各种业务统计等，特别设计了文件审核这一流程，各种文件在发布前都必须经过管理员的审核，为文件著录的规范性和文件管理的科学性提供了前提保证。5组配检索功能随着数据库规模的扩大，档案数据量增多，就必然需要一种可实现多途径检索的功能，为此系统专门设计了高级检索功能，检索途径针对办公文件及日常档案的特点而设定。对字段内容比较特殊的文档可通过普通检索查询，而对字段内容很普通的文档则可通过高级检索来进行查找，即通过对多字段的逻辑组配，并选择相应的匹配模式，实现高级检索。组配检索使检索命中率大大提高，解决了档案管理巾存在的弊端，大大地节约了查找文件、档案资料的时间，从而提高了信息化办公的效率。6数据信息类型多元化本系统的数据信息包含文本、图像、视频、音频或任何其他类型的信息数据。6/6结语本系统在开发过程中运用了目前