三级秘书工作实务题

()工作实践问题示例：背景说明：你是宏远公司的执行秘书钟淼。以下是执行经理苏明需要你完成的任务。注意钟淼：为了规范公司的文件收集和整理，公司计划举办一个论坛。请以备忘录的形式向我提供会议文件收集的要求和内容以及归档会议文件的意义。谢谢你执行经理苏明2007年3月15日参考答案：备忘录出发地：秘书钟淼致：行政经理苏明日期：2007年3月15日主题：会议文件收集整理的要求和内容，会议文件归档的意义内容：1.收集会议文件和资料的要求(1)确定会议文件和资料的收集范围(2)及时收集会议文件，确保所有文件在与会人员离开会议前收集完毕。(3)选择收集文件资料的渠道，采用不同的方式方法收集文件资料。(4)如同分发文件一样，会议文件的收集必须经过严格的登记程序。及时采取措施补救损坏的文件。(5)在收集整理过程中注意保密。2.要收集的文档(1)会前准备和分发的文件。包括指导性文件、表决文件、宣传沟通文件、参考性说明文件和会议管理文件。(2)会议期间产生的文件。包括决定、决议、议案、提案、会议记录、简报等。(3)会后产生的文件。包括会议纪要、交流提纲、会议新闻报道等。3、会议文件归档会议文件归档概念解读。会议文件归档的意义主要包括以下四点：首先，保持会议文件之间的历史联系，以便于查找和利用。第二，保持历史的真实面貌，反映工作的客观过程。第三，保护会议文件的完整性和安全性，并便利其保存和保管。四是确保会议秘书工作的衔接，为档案工作奠定基础。(二)工作实践问题实例背景说明：你是宏远公司的执行秘书高叶。下面是总经理苏明需要你完成的任务。便利物品高叶：为了增加收入，减少支出，充分发挥员工的最大能力，公司准备调整目前的人员工作模式。计划在研发部门安排一些科技人员在家工作。请分析家庭工作模式的优缺点。此外，请简要介绍一些组织目前使用的其他较新的工作模式，以供参考。总经理苏明2007年3月5日参考答案：1.家庭工作模式的利弊(1)在家工作模式的含义：是指人们在家里完成企业或团队分配的工作和任务，通常减少在家工作的时间，增加在家工作的时间。(2)优势：节省办公空间和资金；可以利用上下班通勤的时间来工作；更灵活地管理自己的时间，安排自己的工作和生活；减少高峰时段交通拥堵和交通污染；员工还可以降低运输成本。(3)缺点：为了保持联系和在家工作，有必要投资购买电脑和电话；有些家庭环境嘈杂，缺乏合适的办公环境和位置，很难集中精力工作。组织更难监督、管理和控制员工的工作。同事之间的业务交流和情感交流会减少，团队意识会减弱，人们会感到孤独。与专业人士和社会的接触也减少了。2.其他工作模式(1)弹性工作时间模式：在弹性制度下，允许员工灵活地开始和结束一天的工作时间，并累计和计算总工作时间的方法。(2)远程工作模式：指通过电话或计算机等现代工具，从其他地方接收指令，完成组织分配的工作的方法。这些人可以在家或在当地的车间工作。他们也可以组建本地团队，组建超级团队(3)虚拟办公室模式：通过电话和计算机等现代工具和技术，使所有任务都能在虚拟环境中执行的工作模式，同时管理人员也在虚拟环境中管理员工的工作。(四)兼职：指一个人在许多企业或单位兼职，充分发挥其专业技能，由兼职机构与他协商兼职的期限、任务和费用，并订立合同的工作方式。(5)定期合同制的工作模式：是指雇佣一些专业技术人员来完成某项任务，并在制定合同时确认他们的权利和义务，直至项目完成的工作模式。有些还采取承包特定任务的形式。(6)交替工作模式：两个人经常分担一项任务，每个人都有一部分工作时间，但必须有一些重叠的工作时间来交换信息，讨论工作进度并一起完成工作。(7)临时工作台形式：由于没有或没有固定的工作台用于在家工作、远程工作、弹性工作时间和兼职工作，所以在企业工作时临时安排自由工作岗位。员工没有固定的桌子。文件和信息存储在计算机网络中。书面文件存放在储藏室的手推车里。当他们来上班时，他们会拿起手推车，然后在企业中的一个空闲的工作场所工作。(三)工作实践问题背景说明：你是宏远公司的执行秘书钟淼。以下是执行经理苏明需要你完成的任务。便利物品钟淼：公司新成立的产品推广部门的人员和办公空间已经确定。你需要尽快安排他们的办公室。请向我解释如何完成这项工作。行政经理苏明2007年3月5日参考答案安排办公室的程序如下：1.调查分析各部门业务工作的内容和性质，明确各部门与每位员工的关系，并据此确定每位员工的工作岗位。2.该列表分别记录每个部门的人员和工作。根据员工人数和办公室所需的空间，设置空间大小。3、根据工作需要，配套相应的家具、桌椅等。并分别详细列出。4、画出办公室的座位布局，然后根据布局。5、对设备的放置提出合理建议。(四)工作实践问题实例背景说明：你是宏远公司的执行秘书高叶。下面是总经理苏明需要你完成的任务。注意高叶：从你昨天反映的情况来看，最近公司内部一些成员和部门之间的合作出现了一些问题。为了加强内部管理，我计划组织一次主要部门负责人的面对面交流会议。请就以下问题给我一些建议，并以备忘录的形式发给我。谢谢你1.提高团队士气的方法。2、团队任务分配方法。3.上级管理部门和团队之间的信息沟通渠道。总经理：苏明2007年2月12日参考答案：备忘录致：苏明出发地：高叶日期：2007年2月12日主题：关于团队工作1.提高团队士气的方法(1)有良好的工作环境(2)让团队成员了解团队的使命(3)相同的目标(4)记住每个团队成员都是独立的个体(5)建立团队识别系统(6)共享结果(7)确保团队的积极氛围2、团队任务分配方法仔细计划和确定团队工作所需的资源、重要阶段、计划时间表以及团队每个成员的个人任务和职责。公平分配每个成员的工作。分配工作时，应考虑以下因素：(1)团队成员有多少工作经验(2)每个人承担的工作总量(3)尽可能改变任务的平均分布(4)考虑团队成员的特殊利益，调动每个人的积极性(5)组织团队会议，公开讨论(6)执行灵活，随时调整工作任务。3.上级管理部门和团队之间的信息沟通渠道(1)定期向上级机关提交书面报告(2)组长应定期向上级主管汇报小组的简要情况，并与上级主管保持个人联系。(3)上级管理部门的领导亲自参加团队的相关会议。(4)通过举办团队工作进度展览等方式，实现管理部门与团队的沟通。管理部门与团队之间的信息沟通通常是上述沟通方式的结合。(5)工作实践问题背景说明：你是宏远公司的执行秘书钟淼。以下是执行经理苏明需要你完成的任务。注意钟淼：以下是我将于下周一(3月19日)参加的一系列活动：如果董事会在早上召开，所有的经理都会出席。早上，给参加员工培训班的新员工做一个演讲。中午，我与光华公司董事长马明及其夫人共进午餐。下午，我去阳光公司会见了市场部经理高远。下午，我会见了李康公司的销售经理张健。请快点给我做一个合理的安排，并把它填入工作日志。谢谢你执行经理：苏明2007年3月15日参考答案：经理苏明下周一的工作日程和工作日志如下表所示：经理的工作日志2007年3月19日，星期一时间、内容和地点9: 00 10: 00处理日常事务：如阅读文件、处理信件等办公室事务从10: 15到11: 15，经理负责会议的董事会会议室。11: 30至12: 00，员工培训中心将向参加员工培训课程的员工发表演讲。12: 30，我们在皇朝酒店二楼的西区大厅与光华公司董事长马明夫妇共进午餐。从14: 00到15: 00，我将在接待室会见李康公司的销售经理张健。下午15: 45，我去阳光公司拜访了高原阳光公司市场开发部经理。(6)工作实践示例背景说明：你是宏远公司的执行秘书钟淼。下面是执行经理苏明需要你完成的一些任务。注意钟淼：安装在电脑上的录音机坏了，公司打算再买一台。请介绍记录仪的主要性能指标，并说明使用时的注意事项。行政经理苏明2007年3月2日参考答案：1、记录仪的主要性能指标(1)数据传输速度。(2)缓存容量(3)兼容性2、燃烧器使用注意事项(1)安装时注意散热。(2)保持清洁。(3)避免记录长时间的工作。(4)注意在刻录过程中不要执行其他程序，不要操作刻录机面板按钮，不要随意关闭刻录软件。(5)及时取出光盘。(7)工作实践问题背景说明：你是宏远公司的执行秘书高叶。以下是执行经理苏明需要你完成的任务。注意高叶：目前，公司需要编制下一年度的采购预算。请介绍编制采购预算的一般程序。执行经理苏明2007年2月6日参考答案：1、确定预算会计基础。2.进行市场调查。3.确定采购产品的类型和价格。4.准备预算计划。5、征求意见，完善方案。(8)工作实践示例背景说明：你是宏远公司的执行秘书钟淼。以下是执行经理苏明需要你完成的任务。注意钟淼：公司计划建设一条微波炉生产线，并打算用观察和询问的方法获取相关的市场信息作为决策的依据和参考。请向我介绍观察和询问的优缺点。谢谢你！执行经理苏明2006年12月6日参考答案：1