论-IT-项目团队知识地图与职责分配矩阵的构建

基于信息技术项目团队构建知识地图和责任分配矩阵的实践摘要：在信息技术项目的人力资源管理中，知识地图帮助企业动态地确定组织中符合所需知识条件的人员，而责任分配矩阵可以有效地定义项目中确定人员的责任。摘要：本文论述了知识地图在IT项目团队中的作用，分析了知识地图的结构，并结合知识地图的构建探讨了知识地图的应用。此外，文章还分析了三种不同类型的责任分配矩阵，并讨论了它们各自的特点和适用条件，以方便IT项目根据自身特点进行选择。最后，文章分析了知识地图和责任分配矩阵在一个IT项目案例中的实际应用。关键词：信息技术项目；知识地图；责任分配矩阵摘要：在信息技术项目的人力资源管理领域，知识地图有助于企业找到合适的员工动态联盟，他们具备一定任务所需的知识和经验。另一方面，责任分配矩阵可以有效地确定这些员工在项目中的具体职责。本文深入分析了知识地图的作用，分析了知识地图的结构，并讨论了如何在IT项目团队中构建和应用知识地图。此外，为了便于信息技术项目经理的选择，本文研究了三种不同类型的责任分配矩阵，包括它们不同的功能、特点和应用条件。最后，本文提出了一个案例，体现了知识地图和责任分配矩阵的应用。关键词：信息技术项目，知识地图，责任分配矩阵介绍在信息技术项目实施过程中，很有必要学习和借鉴现有的知识和经验。这些知识和经验不仅包括技术积累，如以前的系统需求研究报告、规划分析报告、各种开发文档、通用功能代码、数据存储方案、常见客户服务问题等。它还包括项目管理的积累，如获得各种经验，如进度计划，资源分配，成本控制等类似规模和相同难度的系统建设之前。显然，如何描述团队成员掌握了哪些知识，以及如何将这些知识能力与团队面临的任务相匹配，将适当的工作科学地分配给适当的人员，在信息系统项目中起着重要的作用。知识地图和由此建立的责任分配矩阵是目前解决这些问题的重要工具。2.知识地图2。信息技术项目团队知识地图是描述企业拥有的知识资产的指南，它描述了企业中不同类型知识的位置或来源。一般来说，项目团队的知识地图并不描述知识的具体内容，而是主要包括项目成员、知识类别和过程之间的关系。它的功能是在需要某种专业知识时，帮助用户快速、正确地找到所需知识的所有者。2.1信息技术项目知识地图的结构如表1所示，信息系统项目中的典型知识地图结构由项目知识点和项目成员的两个坐标来描述。常见知识点包括：需求分析、系统设计、代码编写、测试和调试、硬件配置、网络规划、数据管理、实施规划、操作和维护等。地图从能力和兴趣两个方面描述了项目成员和项目知识点之间的关系。根据项目成员对不同知识点的掌握程度，对成员的能力进行评估和评分。然而，成员在某一方面知识丰富，能力出众，这并不一定意味着他们是完成相关任务的最佳人选。例如，从事某些功能测试多年的高级人员已经积累了足够的经验和能力。然而，由于重复和无聊的工作以及缺乏挑战的感觉，他们对工作失去了兴趣，甚至失去了责任感。选择这样的人员将导致工作的失败。因此，兴趣在项目图中被引用作为能力的补充，评估人员和知识点之间的联系。特别是在人力资源有限的情况下，当仅仅从能力的角度无法选择相应的成员时，那么选择能力值虽然不是最高的，但是兴趣值却更高，并且在实际项目中逐渐培养和积累这类人员的能力，借助人员对相应知识的极大兴趣，来保证项目的顺利进行。表1信息技术项目团队的知识地图示例2.2信息技术项目知识地图的构建构建信息技术项目团队的知识地图时，可以遵循以下步骤：(1)从项目积累和借鉴的文件中提取知识点，如系统可行性报告、需求分析书、用户调查表、分析开发文件、艺术设计报告、通用功能代码、测试报告、车辆运行报告、库存成本报告等。在项目进展的每个阶段，都有相应的文件进行总结。这些文档涵盖了项目所需的知识和技能。项目团队需要分析项目的具体需求，并提取项目的知识点。(2)利用专家对专业知识的熟悉程度和部门领导对成员的理解，可以对项目成员在各知识点上的能力和兴趣进行评分。分数可以是100或10或5的绝对分数，或者是1、3、5或7的相对分数。无论采用何种具体方法，都要避免可能出现的主观性和矛盾性，尽最大努力保证所获得数据的真实性，并采用科学技术方法处理评分结果。(3)知识地图需要经常维护和更新。当人们离开工作加入团队时，公司可能会失去或获得一些知识。当员工参加培训时，公司可能会增加员工对某些知识点的储备，甚至增加新的知识点。此时，维护和更新可以确保地图反映企业的实际知识状况，从而发挥知识地图的最大效益。2.3信息技术项目知识地图的应用关于知识地图，在应用中有一些注意事项，包括：(1)利用专家对专业知识的熟悉程度和部门领导对成员的理解，在相应的知识点上对成员的能力和兴趣进行评分。为了避免可能出现的主观性和矛盾性，我们应尽最大努力保证所获得数据的真实性，并采用科学技术方法对评分结果进行处理。(2)知识地图不是固定的，需要经常维护和更新，以确保地图反映企业当前真实的知识状况，从而发挥知识地图的最大效益。例如，一名高级工程师离职后，公司可能会失去对某项技术的深入了解，或者当员工接受某门课程的培训时，公司可能会在某个知识点上增加员工储备，甚至增加新的知识点。同时，不同时期的知识地图能够反映企业知识资产和知识需求的变化。(3)不同类型的知识地图适用于不同的工作属性。例如，由于管理者需要开发一个网站来组建项目团队，如果一个企业建立了一个按知识概念分类到维度的知识地图，它可以用来帮助管理者获得擅长网站浏览、搜索和检索、主题学习、分类和编目等的人员。另一方面，如果一个企业已经建立了一个主要描述过程的知识地图，管理者就可以在开发过程中从各个环节的最佳实践、常见问题的判断和解决等方面获得知识支持。3.责任分配矩阵通过项目知识地图，管理者可以根据他们面临的项目任务动态地确定组织中符合所需知识条件的人员。在项目团队的知识地图建立之后，责任分配矩阵是成员责任分配的第二步。为了确保项目中所有工作的顺利进行，必须明确工作和人力资源之间的关系。每项工作必须分配给特定的个人(或小组)，并且必须指定一名负责人。同时，如果多人合作完成工作，不同个人在工作中的责任也必须明确。在信息技术项目管理中，这一部分最常用的方法是责任分配矩阵。3.1第二责任人的责任分配矩阵未定义责任分配矩阵以活动(或工作包)和人员为两个坐标，反映与每个人相关的所有活动和与每个活动相关的所有人员。根据知识图谱中不同人员所拥有的知识及其之间的关系，人员对活动的影响分别用重要P(初级)和次要s(次级)表示。选择的基础是成员对知识地图中每个知识点的能力和兴趣分数。例如，表1显示，Ann的技术能力和对系统分析的兴趣是优秀成员，所以它可以是负责项目系统分析活动的人。根据卡洛斯具备的条件，经理认为人工神经网络不适合作为系统分析活动的参与者，而应该是负责系统测试活动的人。因此，获得了表2中所示的责任分配矩阵。表2信息技术项目的责任分配矩阵3.2定义第二责任人的责任分配矩阵在实际应用中，发现虽然3.1中描述的职责矩阵可以清晰地定义成员的职责，但作为下属成员，该矩阵并不能反映他们在能力和兴趣上的差异。当团队面临重要任务时，如果必须选择关键成员来承担责任，或者如果负责人暂时离开团队并且需要临时代理，表2中显示的矩阵不能帮助决策。第二个项目负责人的概念可以有效地解决这个问题。在成员中，选择具有一定技术能力和发展潜力的成员，即能力得分符合标准要求，兴趣得分较高。他们可以明确定义为团队中负责项目的第二人，并获得表3所示的责任分配矩阵，其中S1是负责项目的第二人。表3定义了项目第二负责人的责任分配矩阵第二负责人的存在给项目管理带来了以下好处：第一，提高了项目的稳定性。当主要负责人成员离职或休假时，第二负责人可以自然接替，不会出现因不熟悉项目情况而影响项目进度的情况；第二，为会员的职业发展创造良好条件，S1的存在在一定程度上给主要负责人带来竞争压力，同时消除了对主要负责人晋升的担忧。如果某项工作只能由一个人来承担，虽然这个人可以逐渐成为一名专业技术人员，但这也表明这个人不能被取代和提升到其他职位。3.3为多个关系定义责任分配矩阵上述对两个项目团队成员责任分配过程的分析需要注意。应该注意的是，有时为了进一步澄清在项目过程中需要协商的人员关系或需要沟通的相关信息，可以分别用责任、问责、协商和通知来表示各种关系，并且可以获得PMBOK(项目管理知识系统)中描述的责任分配矩阵，如表4所示。表4项目的责任分配矩阵在大型项目中，有不同级别的责任分配矩阵。高层责任分配矩阵通常与工作分解结构(WBS)相关，定义哪个个人或小组负责工作的哪个部分；低级责任分配矩阵描述了特定活动组中每个人的角色、责任和授权级别。除了责任分配矩阵，更多相关信息可以用文字来描述。例如，需要详细定义的职责可以用文字来描述，用职责、授权、能力和岗位人员的资格来描述，而不是仅仅用表格中的字母来标记它们。4.案例：一个高校网站建设团队的知识地图和责任分配矩阵高校网站项目团队以工作分解结构图中没有下一级的任务模块为基准，根据工作的相似性确定职位，根据能力得分和兴趣得分对团队成员进行评价。根据该职位员工的能力，基于其技能，从以下几个方面对能力评分进行评估：1.项目经理对员工在每个岗位上的能力进行评分；(重量1)2.我对自己在不同职位上的熟练程度进行评分；(重量2)3.同事对不同职位的员工的能力进行评分；(重量3)最后的加权平均值就是分数。特别是，项目经理的能力是通过将(2)和(3)转换成相应的比例来计算的。兴趣评分由项目团队成员自己完成。能力和兴趣的评分标准如下：1.能力评分标准：5分：熟悉本知识的运用，有丰富的实践经验，能带领其他成员完成相应的工作。4分：熟悉这类知识，但经验不足。3分：对这类知识有一定的了解，需要进一步学习。2点：与这种知识有一点接触，但缺乏深入的理解。1点：我对这种知识一无所知。2.兴趣评分标准：5分：这种工作完全符合我的兴趣，我对这项工作有很大的热情。4分：我对这份工作更感兴趣，可以愉快地完成它。3分：能够以正常的心态完成工作，不感兴趣。2分：能够勉强接受工作，尽可能完成任务。我非常讨厌这种工作。获取项目的知识地图，如表5所示。表5高校网站建设项目团队成员知识地图评分表根据知识地图的评分表，制定项目组的责任分配矩阵，遵循以下规则：选择P(活动负责人):(能力得分*90%兴趣得分*10%)选择S1(活动第二负责人):(能力得分*70%兴趣得分*30%)以上。应该注意的是，如果有多个得分相同的人，则根据活动的工作时间随机选择合适的候选人；本项目没有咨询和通知责任的分配。责任分配矩阵如表6所示。表6高校网站建设项目成员责任分配矩阵结论以上讨论了信息技术项目人力资源管理中的两个重要工具，即知识地图和责任分配矩阵，通过这两个工具，信息技术项目团队可以根据他们面临的任务分配具有适当知识、能力和兴趣的人员，以确保项目的顺利进行。本文分析