机关公文写作基本要求暨常用文种写作

机关公文写作基本要求暨常用文种写作,张勇2011年7月,公文写作涉及面广，情况复杂，要从理论和实践的结合上讲清这方面的问题，并不容易。下面，分七个问题来说。一、什么是公文二、制作公文的基本要求三、公文的种类四、公文的格式五、行文规则六、撰写公文的方法步骤七、常用文种写作注意事项,一、什么是公文,公文，就是公务文书。行政机关的公文(包括电报，下同)，是行政机关在行政管理过程中形成的具有法定效力和规范体式的文书，是依法行政和进行公务活动的重要工具。办法第二条的定义从涵义来说，公文是法定机关和组织按照特定格式并经过一定处理程序制发的用以传达意图、沟通情况、解决问题、记录事项的文字载体。,二、制作公文的基本要求,首先是要求做到“规范化、制度化、科学化”，这是对公文制作和处理过程的总体要求。其次是要求“公文处理应当坚持实事求是、精简、高效的原则，做到及时、准确、安全”。再次是要求“公文处理必须严格执行国家保密法律、法规和其他有关规定，确保国家秘密安全”。,三、公文的种类,公文的种类，通常称“文种”。不同的机关、团体、单位，由于工作性质、工作职权、工作内容、行文对象等有所不同，使用的文种也不同。行政机关的公文种类有：办法第二章把行政机关的公文分为13种：一、命令（令）；二、决定；三、公告；四、通告；五、通知；六、通报；七、议案；八、报告；九、请示；十、批复；十一、意见；十二、函；十三、会议纪要。,公文的种类,(一)命令(令)适用于县级以上人民政府依照有关法律、法规公布规章和实施法律、法规、规章的行政措施；宣布施行重大强制性行政措施；嘉奖有关单位及人员。地方各级人民政府工作部门不使用此文种。(二)决定适用于对重要事项或者重大行动做出安排，奖惩有关单位及人员，变更或者撤销下级机关不适当的决定事项。,公文的种类,(三)公告适用于向国内外宣布重要事项或者法定事项。(四)通告适用于公布社会各有关方面应当遵守或者周知的事项。(五)通知适用于批转下级机关的公文，转发上级机关和不相隶属机关的公文，印发本机关和重要规范性公文，传达要求下级机关办理和需要有关单位周知或者执行的事项，任免人员。,公文的种类,(六)通报适用于表彰先进，批评错误，传达重要精神或者情况。(七)议案适用于各级人民政府按照法律程序向同级人民代表大会或人民代表大会常务委员会提请审议事项。(八)报告适用于向上级机关汇报工作，反映情况，答复上级机关的询问。,公文的种类,(九)请示适用于向上级机关请求指示、批准。(十)批复适用于答复下级机关的请示事项。(十一)意见适用于对重要问题提出见解和处理办法。(十二)函适用于不相隶属机关之间商洽工作，询问和答复问题，请求批准和答复审批事项。,公文的种类,(十三)会议纪要适用于记载、传达会议情况和议定事项。会议决定事项如涉及机构设置、人员编制、人员任免、经费划拨以及政策性强、涉及面广的重大事项等，应以其他文种专项行文。,四、公文的格式,办法第三章第十条规定：“公文一般由秘密等级和保密期限、紧急程度、发文机关标识、发文字号、签发人、标题、主送机关、正文、附件说明、成文日期、印章、附注、附件、主题词、抄送机关、印发机关和印发时间等部分组成”。,公文的格式,按照国家行政机关公文格式标准定义：（一）眉首：份数序号，秘密等级和保密期限，紧急程度，发文机关标识，发文字号，签发人共6个要素。（二）主体：公文标题，主送机关，公文正文，附件，成文日期，公文生效标识，附注共7个要素。（三）版记：主题词，抄送，印发机关和印发时间共3个要素。,公文的格式,上行文格式：天头(上白边)371发文机关标识上边缘至版心上边缘为803号黑体3号黑体0000001机密年订口(左白边)281特急发文机关标识字号：1421陕西省人民政府文件3号仿宋3号仿宋：3号楷体陕政字2007号签发人：袁纯清_2号小标宋陕西省人民政府关于的请示3号仿宋国务院：格式规定：用纸采用国际标准A4型纸，成品尺寸（210297）公文页边与版心尺寸公文用纸天头（上白边）为：371公文用纸订口（左白边）为：281版心尺寸为：156225（不含页码）排版规格正文用3号仿宋字，文中如有小标题可用3号小标宋或黑体字，一般每面排22行，每行排28个字。,。二七年四月二十九日(联系人：联系电话：87654321)3号仿宋3号小标宋主题词：行政事务土地陕西请示_抄送：国土资源部。3号仿宋_陕西省人民政府办公厅2007年4月29日印发_4号仿宋共印30份,公文的格式,下发文格式：发文机关标识上边缘至版心上边缘为253号黑体3号黑体0000001机密年订口(左白边)281特急字体小标宋发文机关标识字号：1421陕西省人民政府文件3号仿宋陕政发2007号(字号下4反红线)_2号小标宋陕西省人民政府关于的通知3号仿宋各设区市人民政府：格式规定：用纸采用国际标准A4型纸，成品尺寸（210297）公文页边与版心尺寸公文用纸天头（上白边）为：371公文用纸订口（左白边）为：281版心尺寸为：156225（不含页码）排版规格正文用3号仿宋字，文中如有小标题可用3号小标宋或黑体字，一般每面排22行，每行排28个字。,。附件：二七年四月二十九日3号仿宋3号小标宋主题词：行政事务土地陕西请示_抄送：国土资源部。3号仿宋_陕西省人民政府办公厅2007年4月29日印发_4号仿宋共印30份,公文的格式,信函式格式发文机关名称上边缘距上页边的距离为30陕西省人民政府办公厅,五、行文规则,任何一个法定的机关或组织，为履行其法定职责，都需要行文。行文，必须按照一定的规则进行，才能维持正常的行文秩序，提高办事效率。行文规则就是为了维护正常的行文秩序而应当遵循的各种规定的总和。(一)行文关系。(二)行文方向。(三)行文方式。(四)行文规则。,行文规则,(一)行文关系。是指发文机关与收文机关之间的公文往来授受关系。行文关系根据隶属关系和职权范围确定。(二)行文方向。是指公文按照行文关系，向不同层次的机关、单位运行的去向。公文按行文方向分为上行文、下行文、平行文。不同的行文方向，使用的公文种类有一定的区别。(三)行文方式。包括横向行文和纵向行文。横向行文一要正确确定发文机关资格，二要正确确定收文机关。纵向行文一般分逐级行文、多级行文、直接行文、公开行文、越级行文。,行文规则,(四)行文规则。行文必须坚持确有必要、注重效用的原则。1隶属和非隶属机关之间行文规则。上行文坚持上行一级、下行文坚持直接隶属，平行文坚持直接行文。2主管(职能)部门行文规则。(1)政府各部门除以函的形式与下一级政府商洽工作、询问和答复问题、审批事项外，一般不得向下一级政府正式行文。(2)确需向下一级政府正式行文的应报经本级政府同意并在文中注明。(3)部门内设机构除办公厅（室）外，不得向本机关以外的机关和本系统正式行文，不得代替部门审批下达应当由部门审批下达的事项。,行文规则,3越级行文规则。各级机关应该按照隶属关系向直接上级机关请示或报告，一般不得越级请示或报告。4联合行文规则。同级机关既可联合向下行文，也可联合向上行文，联合行文单位不宜过多，并应当明确主办部门。,行文规则,5抄送公文规则。(1)向下级机关的重要行文，应同时抄送直接上级机关。(2)请示需要同时送其他机关的，应当用抄送形式，但不得抄送其下级机关。(3)公文内容涉及有关机关的职权范围需其予以配合时，可向该机关抄送。(4)受双重领导机关向上行文，应写明主送机关和抄送机关，不得并报。上级机关向受双重领导的下级机关行文，必要时应同时抄送其另一上级机关。(5)抄送机关应当确有必要，凡与办理公文无关的机关一律不予抄送，防止乱抄、滥抄。,行文规则,6报送公文规则。一般上行文“请示”、“报告”、“意见”。“请示”应当坚持一文一事，不要一文数事。“请示”和“报告”要分开，“报告”中不得夹带“请示”事项。“请示”一般只写一个主送机关，不得多头主送，或向主送机关的领导和内设机构多头分送。如需同时送其他相关机关的，应用抄送形式，但不得抄送下级机关。一般情况下，不得直接送上级机关负责人个人。,行文规则,办公厅近期发出的关于进一步规范公文处理工作的通知(陕政办字20077号)又明确和重申了五条规则：(1)未经省政府批准，省政府各工作部门、各直属机构不得向市级人民政府正式行文。(2)严格按照隶属关系和职权范围报送公文。(3)确需向多位省政府领导同志个人报送公文时，要注明分送情况。(4)严格按照规范体式报送公文。(5)实事求是标注公文的缓急程度。,六、撰写公文的方法步骤,公文作为法定文书，既要合乎规定的规范体式和行文规则，同时还必须注意内容精炼、结构严谨、词语通顺。(一)关于公文的写作特点。(二)关于公文的写作步骤。(三)关于公文的布局结构。(四)关于公文的表达方式。(五)关于公文的语言文字。(六)关于提高公文写作水平的途径。,撰写公文的方法步骤,(一)关于公文的写作特点。(1)被动写作，遵命性强。(2)对象明确，针对性强。(3)集思广益，群体性强。(4)决策之作，政策性强。(5)急迫之作，时限性强。(6)讲究格式，规范性强。,撰写公文的方法步骤,(二)关于公文的写作步骤。(1)弄清起因，领会意图。(2)收集情况，选择材料。(3)明确主旨，理顺思路。(4)拟订提纲，构设框架。(5)执笔撰写，修饰文字。(6)征求意见，校正送审。,撰写公文的方法步骤,(三)关于公文的布局结构。(1)直叙式(一段式)。(2)列条式(并列式)。(3)总分式。(4)纲目式。(5)多层式。,撰写公文的方法步骤,(四)关于公文的表达方式。公文的表达方式是综合运用叙述、议论和说明，以叙述为基础，以议论为手段，以说明为目的。公文的内容制约了表达方式的采用。以反映情况为主要内容的公文，其表达方式侧重于叙述；以阐明道理为主要内容的公文，其表达方式侧重于议论；以提出要求为主要内容的公文，表达方式侧重于说明。公文中的叙述是概括性的叙述，围绕主旨，直述本质，抓住精要；公文中的议论是有直接目的的议论，不偏离目的，不旁及与主旨无关的内容，更不得放言空论；公文中的说明是重要表达方式，几乎每篇公文都有完整的说明文字，但就总体而论，公文是综合运用上述三种表达方式，不同于一般的说明文。,撰写公文的方法步骤,(五)关于公文的语言文字。准确：忠于事实，文如其事。平实：平易自然，通俗易懂。简约：言简意赅，文约事丰。庄重：郑重其事，严谨缜密。合体：体现特征，合于文体。,撰写公文的方法步骤,(六)关于提高公文写作水平的途径。从公文写作来说，应该从“看、查、问、想、写”这五个环节上勤下功夫。“看”就是阅读。“查”就是调查。“问”就是解惑。“想”就是思考。“写”就是撰写。,范文讲解,中央关于纠正电报、报告、指示、决定等文字缺点的指示(一九五一年二月一日)现在党政军来往电报及其他报告、指示、决定等文件，写得好的，确实不少。这些电报或文件，写得清楚明确，生动活泼，使人便于阅读，发生极大效力。但同时尚有许多文电，在文字上存在着严重缺点，必须予以纠正。这些缺点之最常见者，有滥用省略、句法不全、交待不明、眉目不清、篇幅冗长五类。兹分别规定纠正办法如下：,范文讲解,(一)不许滥用省略。现在许多电报文件中，对人名、地名、年月日、机关名、事物名，滥用省略，使阅者很费记忆和猜想的功夫，有时简直莫名究竟。这种现象，应依以下规定予以纠正：(甲)除对大家习知的中央某些负责同志，各中央局、中央分局的某些负责同志，野战军(大军区)的司令员、政治委员，有时(不是一切时间，也不是多数时间)在电报上下款可以写姓不写名，或姓下加职衔，例如“毛主席”、“周总理”、“陈饶”、“彭习”等以外，一般情况，无论在电文中，或在上下款，须一律写姓名，不得只写姓不写名。必要时，还须在姓名之前加上职衔，例如“河北省人民政府主席杨秀峰”，“苏南区党委书记陈丕显”，“十九兵团司令员杨得志、政治委员李志民”。,范文讲解,(乙)地名一律用全名。例如“上海”、“福州”、“广州”、“重庆”，不得写成“沪”、“榕”、“穗”、“渝”，“福建”不得写成“闽”，“湖南”不得写成“湘”。仅在两个以上著名城市或著名省份联写在一起使人一看就明白的时候，例如“京津”、“沪宁”、“豫鄂湘赣”、“粤桂边界”等，或者和其他文字结合在一起成为流行的特殊用语的时候，例如“沪东”、“皖北”、“津浦路”、“天兰路”等，始得用简称。(丙)普通文电，均须注明月日。紧急文电，须注明月日时。正式公布文件，须注明年月日。凡月日时，概用普通数字，不得用地支和韵目。例如，“二月一日十四时”不得省称“丑东未”。年份概用全数，不得省略。例如，“一九五一年”不得写成“五一年”。,范文讲解,(丁)机关名称，概用全名。例如，“东北局组织部及宣传部”不得省称“东北组宣”，“空军司令部”不得省称“空司”，“全国总工会”不得省称“全总”。(戊)事物名称，除其省称确已为全国人民所普遍熟悉者，例如“中共”、“反帝”，得于非正式场所使用外，其余一律用全名。例如“减租减息”、“生产救灾”，不得省称“双减”、“生救”。“土匪特务”(指土匪与特务)，或“特务匪徒”(指特务为匪类)，不得省称“匪特”。在一切正式文电中，则应尽量避免省称。例如“马克思、恩格斯、列宁、斯大林”，不得省称“马、恩、列、斯”，美帝国主义不得省称“美帝”。(己)凡有特别生僻的语词，其意义为多数阅者所不能了解者，应作必要的注释。,范文讲解,(二)必须遵守文法。电报文句虽应力求简洁，但不得违背文法。必要的主词、述词、宾词，必须完备无误。单句、复句，必须分清。代名词，必须紧跟所代的名词。形容词、副词词尾，尽可能分用“的”、“地”加以区别(形容词是形容名词的，例如“帝国主义是垂死的资本主义”，故在名词之前用“的”字区别之。副词主要是形容动词的，例如“坚决地打倒帝国主义”，故在动词之前以“地”字区别之)。如此，方能使条理分明，意义确定。至于信件和公布的文件，不但文字应当完全，标点亦须正确。为解决此一问题，人民日报不久将连载文法讲座，望全党予以注意。并望地方县委、县政府以上，军队师以上负责干部，至少有一人学会文法，以便负责修正文电字句。,范文讲解,(三)纠正交待不明的现象。(甲)凡请示的文电，均须写明情况和自己的要求和意见(转发下级请示文电，亦应说明自己的意见)，并写明希望何机关、或何人、于何时答复何项问题。凡答复的文电，均须写明系答复何机关、或何人、于何时提出的何项问题。凡指示的文电，对下级的要求，亦应规定明确。例如，应由何机关如何办理，或于何时报告办理情况等。总之，每件事都要交待六个“什么”，即什么事、什么人、什么时候、什么地方、什么样子、什么缘故。仅在绝对明了时，始可有所省略。,范文讲解,(乙)为了便于交待清楚，除了综合性的报告及指示以外，必须严格执行一事一报制度，禁止在一个文电中包括不相干的几件事，禁止用党内的文电来兼代党外的文电。(丙)不论报告、请示或指示的文电，如为不但向着一人一机关，而且有兼告他人他机关之必要者，应于写明主管的人或机关之后，写“并告”二字，再接写他人或他机关，以明责任。,范文讲解,(丁)凡转发文电，须全文转发或摘要转发者，应将受件的人或机关、为什么转发此文电的道理、转发的人或机关及转发的时间，写在该转发文电的前面，而将该转发文电列在后面，以清眉目；并须将转发文电的上下款及年月日照旧保留，不可省略。(戊)凡文电中引用他人他机关文电语句，首先须写明何人何机关于何时说的，然后写上引用的语句，在该语句前后作引号(方括弧)，接着写上“等语”二字。如引用的语句的内容不是意见而是事情的叙述，则接写“等情”二字。下面再写自己的意见，以清眉目。,范文讲解,(四)纠正眉目不清的现象。除简短者外，一切较长的文电，均应开门见山，首先提出要点，即于开端处，先用极简要的文句说明全文的目的或结论(现在新闻学上称为“导语”，亦即中国古人所谓“立片言以居要，乃一篇之警策”)，唤起阅者注意，使阅者脑子里先得一个总概念，不得不继续看下去。然后，再作必要的解释。长的文电分几段时，每段亦应采用此法。一个文电有几层意思或几项要求时，必须注意按照条理，分清层次，以数目字标明段落和项目。,范文讲解,(五)凡文电必须认真压缩。各级领导同志责任重大，事务繁巨。向领导同志或机关请示或作报告时，必须反对两种倾向，即应请示报告而不请示报告的倾向和不应请示报告而随便请示报告的倾向。在写请示文电或写报告时，必须注意文字的简明扼要，条理清楚，便于阅读。现在有很多文电，既嫌冗长，又嫌杂乱。其原因，是未经压缩，说了许多无需说的空话，或者没有分清条理，把繁杂无章的草稿随便往上送。其结果，使领导同志对这些文件很难看，或者就没有看，等于白写。今后一切向上级机关请示或报告情况和对下级发布指示的文电，所有起草和批阅文电的同志，必须以负责的精神至再至三地分清条理，压缩文字，然后发出，否则应受批评。但压缩是指分清条理，去掉空话，并不是说可以省略必不可少的词类，可以违背文法，也不是说可以不顾文字的形象性和鲜明性。有些写得好的报告，虽然篇幅颇长，却能引人阅读，使人不厌其长。有些写得不好的报告，虽然篇幅不长，却使人难看。这里的区别就在是否有条理，是否说空话和是否合文法。,范文讲解,以上各项，望各级党委切实执行。为了顺利执行这个指示，请各级负责同志将本指示印发各机关所有负责起草及批阅文电的同志，在适当的会议上作传达，并在党内刊物上予以登载。为求确实生效起见，中央责成中央办公厅及各中央局办公机关，按照本指示所提出的各项标准，在一九五一年四月底，将本年度一月至四月份收受文电分别作第一次检查，对执行得好的机关予以通报表扬，对执行得不好的予以通报批评。以后每四个月作一次检查，一九五一年共作三次检查，年终一次为一年的总检查。每次均须写出总结，经中央审定，通报全党各主要领导机关。,范文讲解,中央认为此种文字缺点的纠正，将使我们同志的头脑趋于精密，工作效能有所提高，故须予以重视，对已存缺点认真地加以改革。在对同志进行教育时，应选择几篇大体上合于上述标准的文件，作为范例，使人们阅读，并有人给以讲解，这是进行教育时的一个有效的办法。,范文讲解,简析：这篇指示属于工作布置型。它是经毛泽东责成胡乔木主持起草，最后由毛泽东亲自修改后发出的。此篇文件在新中国公文发展史上占有重要地位，至今仍具有重要的指导作用。其主旨是“纠正电报、报告、指示、决定等文字缺点”，围绕这一主旨讲了三方面的内容：（1）发指示的缘由。采取一分为二的方法分析党政军来往文件的现状，在肯定成绩的基础上，指出在文字上存在着严重缺点（表现为五类），必须予以纠正。这是一种面向实际，开门见山的写法，用语不多，回答了为什么发这个指示。（2）指示事项。在导语的最后用一个承上启下的过渡语：“兹分别规定纠正办法如下”，引出了纠正文字上“严重缺点”的办法。同存在的五类文字问题相呼应，讲了五方面纠正措施，即：不许滥用省略，必须遵守文法，纠正交待不明的现象，纠正眉目不清的现象，凡文电必须认真压缩。尔后用“以上各项，望各级党委切实执行”一语，结束指示事项。这部分是本篇指示的主体，采取分列条款的形式，逐一道来，层次清楚，要求明确。（3）执行要求与希望。执行本指示的要求主要讲了两条：一是采取印发、会议传达和党内刊物登载等方式使本指示落实下去，使之得以“顺利执行”；二是责成有关部门按指示所规定的标准组织定期检查，写出总结，并予以通报表彰与批评。最后，结尾段向全党提出希望：对纠正文字缺点“予以重视”，“认真地加以改革”；同时，可选择大体适合指示标准的文件“作为范例”，予以阅读和解释。全篇指示的内容丰富，中心突出，结构严谨，写作规范，是一篇很好的范文。,常用文种撰写方法通知,一、通知的功用（一）传达上级机关指示和周知事项。（二）批转下级机关公文。（三）转发上级机关和不相隶属机关的公文。（四）发布本机关制定的法规、规章。（五）任免人员。二、通知的分类（一）指示性通知。（二）批示性通知。包括批转性、转发性和印发性这三种通知。这三种通知都有一段或两段批语，故将其归为一类，即批示性通知。（三）知照性通知。（四）任（聘）免人员通知。（五）会议通知。,三、通知的撰写格式和方法（一）批示性通知的撰写格式和方法。1标题。2主送机关。3正文。采用批语（批示）式的写法，有两种形式：全文一段式。全文两段式。4发文机关与成文日期。5被批示件。在批示性通知之后，另起页，随文转载被批示的文件。（二）指示性（直达式）通知的撰写格式和方法。正文分三部分（三大块）1通知原因：2通知事项：3结尾：,四、撰写通知注意事项（一）要慎重使用指示性通知。注意“通知”同“指示”、“决定”文种的在功用上区别。（二）要区别批转性“通知”与“批复”文种的功用差别。（三）批转、转发、印发等三种“通知”不能混用。（四）通知事项必须明确具体。（五）不应随意省略标题中的“三要素”。（六）切实注意通知事项的时效性。,常用文种撰写方法报告,一、报告的功用（一）向上级机关汇报工作。（二）向上级机关反映情况。（三）答复上级机关的询问。（三）向上级机关提出建议。这些建议通常是要求上级机关批转有关地方和部门参考执行的。（中办条例有此规定，国家行政机关取消了此规定，“意见”文种替代此功用）二、报告的分类报告是上行文，从性质和内容看，报告可分为以下5类：（一）工作报告。工作报告又可分为例行工作报告和专题工作报告。（二）情况报告。（三）建议报告。（四）答复报告。（五）递送报告。,三、报告的撰写格式和方法标题标题的格式一般有两种：（1）由发文机关、主要内容和文种构成；（2）由主要内容和文种构成。主送机关报告一般只写一个主送机关，同时应注意还要越级行文。正文报告正文由开头、主体和结尾在部分组成。（1）开头。即报告的导语部分，起着引导全文的作用。（2）主体。报告主体部分的写法有多种：总结式写法。“四步式”写法。指导式写法。结尾结尾的写法比较简单，可以重申意义，作出展望；也可以采用模式化的写法：“特此报告”，“以上报告请审阅”等。落款和日期在正文后右下方写上发文机关名称和日期。,报告写作应注意四点：（1）着力写好事实和问题部分。（2）材料翔实可靠。（3）观点正确。（4）文字简练。,常用文种撰写方法请示,一、请示的功用（一）属于上级明确规定必须经过请示才能办理的事项；（二）对上级发布的方针、政策、法规、规章不甚了解，有待上级明确答复或解释后才能处理的问题；（三）工作中发生了新情况，出现了比较重大的问题，处理时无章可循或者按原有规定难于处理的问题；（四）因事情重大，为防止处理不当，需请示上级审批的事项；（五）由于本地区、本部门情况特殊难以执行统一规定，需要变通处理的问题；（六）因本单位意见分歧，难以统一思想行动，需要上级裁决的问题；（七）在工作中遇到实际困难，需要上级支持、帮助的问题。（八）事情涉及其他单位，因职权范围所限无法解决，而需上级机关协调的事项。,二、请示的分类请示是陈述性和祈使性结合的公文，行文目的是请求上级机关对于某项工作或某种问题给予批准和答复。请示公文总的可以分为两大类。一是政策性请示。二是关于经费、物资问题的请示。,三、请示的撰写格式和方法请示主要包括4个部分：请示同报告一样，属于上行文。在公文的“眉首”部分应在“签发人”的位置标注发文机关签发人的姓名，同时在“主体”部分的“附注”处注明联系人的姓名和电话，使上级机关在处理时便于查询有关情况。1标题：一般由“关于请示事项的请示（文种）”三部分构成，其中请示事项应高度概括。2主送机关：只能选择一个主管上级机关。3正文：（1）先写明原因或理由作导语；（2）接着引出请示事项，或者开篇直接写出请示事项，接着阐明原因和理由，其后明确写清对上级机关的具体要求；（3）最后是结尾。结语应根据请示内容与要求，选用“以上请示妥否，请批示”、“专此请示，请批复”、“以上意见如属可行，请予批准”等。4发文机关与成文日期：标注发文机关（印章）和成文日期。,请示在写法上应把握以下7点：1主题明确。2理据充分。3文题相符。4事前请示。5一文一事。6请示事项应经过协商。7语气谦恭。四、撰写请示注意事项（一）要遵守行文规则。（二）请示与报告一定要严格分开。1行文目的不同。2行文时机不同。3行文内容不同。4行文制度不同。,常用文种撰写方法批复,一、批复的性质和特点批复是上级机关答复下级机关请示事项的答复性公文，具有权威性、针对性和指示性等特点：1、权威性。批复发自上级机关，代表着上级机关的权力和意志，对请示事项的单位有约束力，特别是那些关于重要事项或问题的批复，常常具有明显的法规作用。2、针对性。凡是批复，必须是针对下级机关请示事项而发，内容单纯，针对性强。3、指示性。批复的目的是指导下级机关的工作，因此批复在表明态度以后，还应当概括地说明方针、政策以及执行中的注意事项。,二、批复的写作（一）标题。批复的标题有两点需要特别强调：1关于发文单位。2关于事由。（二）正文。批复的正文一般由三个部分组成：1引语。2主文。3结尾。要写好批复还应注意以下几点：第一，核实请示缘由的真实性，研究请示所注意所提意见或建议的可行性，有些情况应先作调查研究；第二，凡请示事项涉及其它部门或地区的问题，批复前都要与其协商，取得一致意见；第三，及时批复，以免贻误工作。对不按行文的正常渠道办理或一文多头的请示，应