档案管理论文关于信息化背景下如何加强数字档案管理探究论文范文参考资料VIP

信息化背景下如何加强数字档案管理的档案管理论文摘要虽然数字档案馆解决了传统档案管理中易破损、难检索的问题，但由于受当前技术的影响，数字档案馆信息不安全、数字覆盖率低、缺乏数据共享等问题没有得到及时解决。因此，有必要探索切实可行的措施，加强数字档案管理，提高档案管理和服务水平。关键词信息化；数字档案；有问题；管理措施数字档案馆，又称电子档案馆，是信息化背景下的产物。数字档案以二进制数据的形式存储在计算机中，并通过互联网进行传输和共享。与传统的档案管理方法相比，档案管理人员只需操作一台计算机就可以完成档案的分类、检索、借阅等工作。一方面可以减轻工作压力，另一方面也可以提高数字文件管理的质量和效率。然而，在实际工作中发现，由于硬件设备不兼容、管理技术不可解决、网络环境不安全等因素，数字文件管理面临诸多问题。如果不能及时分析问题的原因并提出有效的防范措施，不仅会影响当前的数字化管理工作，而且不利于数字化档案的长远发展。(a)易于储存。纸质文件在保存过程中需要占用很大的空间，随着文件数量的逐渐增加，需要新建文件管理室。同时，纸质档案对档案管理室的内部环境也有更严格的要求。例如，要保证档案管理室有较好的通风条件，保证空气干燥，防止档案受潮发霉。然而，对于一些旧档案，在借阅和处理过程中很容易被损坏，尤其是一些有价值的档案。一旦损坏，将造成不可挽回的损失，档案的利用价值也会受到影响。另一方面，数字文件不需要考虑上述问题。首先，数字文件以数据的形式存储在计算机中。一台普通计算机的内存超过200克，存储的数字文件数量甚至超过一个标准化的文件管理室，这意味着存储数字文件不需要占用太多的空间。其次，数字文件可以复制和复制多次，文件可以通过远程备份单独存储。即使不可抗拒的因素(如设备突然断电、非法网络攻击等。)发生时，备份数据的安全性可以得到保证。(2)资源共享。信息和资源共享是互联网最突出的应用特征。在计算机和互联网的帮助下，数字档案管理的发展继承了这一特点。人们在查询、借阅和归还档案时，不需要通过档案的前台服务人员，而是在各种服务器设备上完成上述工作，大大提高了档案管理的效率。同时，人们可以在网络平台上共享这些公共档案，确保档案的价值得到充分体现。利用互联网连接多个数字档案馆也可以实现相互信息交流。一方面，它可以优势互补，弥补单一数字档案馆存在的信息缺陷。另一方面，也可以共享管理经验，对全面提高数字档案馆的管理水平起到一定的作用。(a)数字管理。档案形式发生变化后，为了满足档案管理工作的需要，档案管理模式也必须与时俱进。从传统的手工管理向数字化管理的转变，不仅保证了文件管理效率的提高，也减轻了手工管理的压力。可以预见，随着信息技术的成熟发展，数字档案馆的应用范围将会越来越广。只有充分掌握数字档案的特点，认识到数字档案管理的重要性，才能促进数字档案管理的稳定发展。(2)智能资源扩展。档案管理是一项动态的工作。随着文件数量的增加，文件管理的压力也会相应增加。如果沿用以前的管理方法，不仅文件管理效率极低，而且难以体现文件管理的服务功能，无法为用户提供完美的借阅文件体验。因此，档案管理部门需要集中有限的人力、物力和财力资源，实现档案信息资源的优化和开发，在保证档案管理职能的基础上，不断降低管理成本。三。数字档案管理中存在的问题(1)数字文件本身的安全性不高。数字文件是以数字信息的形式存储的，这种存储方式存在一定的安全隐患，因为其存储需要考虑介质的质量和磁场等因素。如果达不到要求，文件很容易丢失，丢失后很难找回。此外，数字文件具有易于传输的特点。这里有一定的安全风险。数字文件易于传输，因此原始文件可能会因为传输过程中的一些问题而丢失。(2)互联网给数字档案馆带来的不安全性。作为一个完全开放的环境，互联网本身有一定的不安全因素。近年来，商业信息泄露或档案材料丢失的新闻因受到网络攻击而* * * * * *屡见不鲜。如何在信息化背景下保证数字档案的安全，已经成为现阶段档案管理者需要重点解决的问题。除了互联网的非法攻击之外，网络系统不稳定、突然断电或不适当的人工操作等因素也可能对数字档案的管理产生负面影响。(3)人类带来的不安全因素。人的因素可以分为主观因素和客观因素。主观因素是一些犯罪分子出于某种目的破坏、破坏或窃取了一些具有重要参考价值的文件。客观因素是由于档案管理人员业务技能不熟练或操作失误，导致数字文件被错误删除。与其他问题相比，只要加强数字档案的管理，类似问题的发生在很大程度上是可以避免的。(一)加强硬件设施管理。硬件设施的质量并不关键，或者它们之间的兼容性不好，这将影响数字档案管理的质量。例如，如果硬件设备的运行稳定性不好，在文件传输或保存过程中出现问题，数字文件就会被破坏甚至丢失。因此，有必要及时更新硬件设施，并定期进行系统测试，以确保硬件设施的安全运行。此外，对于重要的档案，需要在不同的地方进行备份，即在不同的硬件设备上进行复制和保存，从而提高档案的存储安全性。(二)提高数字档案信息的安全性。首先，我们应该从外部入手，构建一个安全的网络环境，防止犯罪分子利用网络漏洞和攻击窃取文件。近年来，各种网络防病毒和防护软件相继出现在市场上。文件管理人员可以根据实际需要安装一些网络防病毒软件，避免木马和病毒破坏数字文件管理系统，导致文件数据泄露。(三)提高数字档案信息的覆盖率。数字档案馆作为一种新型的档案管理模式，在实际应用中显示出了较好的应用优势。但是，我们也应该看到，由于技术条件、管理理念等因素，现阶段数字档案管理的覆盖率相对较低。因此，有必要投入一定的人力、物力和财力，推广数字档案管理理念，建立数字档案管理库，利用网络实现多个数字档案库之间的信息交流和资源共享，为用户提供更完善的档案检索和借阅服务。(四)满足用户多样化需求。服务是数字档案管理的基本属性之一。它满足了用户多样化的需求，也是加强数字档案管理的重要组成部分。数据库开发人员提高专业素质，不断补充和完善数据库功能，建立特色化、专业化、系统化的信息数据库。档案人员应具备相关专业知识，熟悉管理系统的功能，了解档案管理和信息技术的综合知识，具有良好的综合分析能力、数据处理能力和良好的沟通能力。同时，相关部门可以通过跟踪教育，帮助管理者和用户加强对信息技术在档案管理中的理解和实施，充分发挥信息技术的作用，提高员工的整体职业素质和道德水平，从而提高档案的管理水平和服务水平。与传