票证、单据管理制度

票证、单据管理制度,发票：普通发票、收据（财政部）凭证：公司内部记帐凭证单据：出入库、调拨单、部门业务单据等,发票的领购,根据业务需要按规定向税务局申领填写普通发票领购表发票要专人专库专管发票专管人员发生变动时。须与接管人员办理工作交接，交接内容包括未用发票、已用发票存根、发票登记簿等所有相关材料。必要时，应对发票管理状态做出说明。,发票的保管,发票专管人员设专门登记发票的领、用、存情况，并定期与库存核对，检查相符性，确保帐票相符。发票领购入库，应履行严格的领用手续。发票应保管于公司保险柜（箱）内，与发票专用章、财务专用章及其他财务印章分开保管。,发票的保管,保管的空白发票不得加盖发票专用章、财务专用章或收款专用章；禁止携带已签章空白发票外出，特殊情况确须携带外出的，应报请财务主管和企业总经理批准，并办理相应登记手续。已开具发票存根联和发票登记簿，应当保管五年，保管期满，报公司财务和税务机关查验后销毁，未经批准，不得擅自销毁；未使用的发票要在税务机关更换发票样式及其他格式时，按税务机关要求进行核销。,发票的使用,发票使用实行登记制度，应分别发票的种类设置购、领、销、存登高簿，详细记录各种发票的购领、发放、使用、回收和注销情况。发票由指定的人员依据业务部门的销售通知单、收通知单或实际业务情况据实开具，严禁开具无业务内容的发票。开发票必须按发票号码顺序填写，项目填写齐全，内容真实，字迹清楚，全部联次一次复写、内容一致。,发票的使用,发票开具错误，应将全部联次作废，并加盖“误填作废”章予以注销；发票因故退回，应将全部联次全部收回。按联次粘贴于一处，并加盖“误填作废”章，否则不得另行开具。发票一般蓝字开具，如需重新开具必须退回原发票后，方能再开具发票。,发票的使用,需由财务部门以外的其他部门代开发票的。财务部门应设计登记簿详细登记发票的发出时间、领用单位、领用人、发票号码，领用人员必须签字；收回发票时，应对已用发票存根和未用发票的号码进行登记，收回人员必须签字，发票领用人需按月向财务部门报告发票使用情况，财务部门应对其发票使用情况进行核对检查，并做好检查记录。从财务部门领用的发票，禁止转借使用。财务部门应根据国家税务机关对各种发票的管理要求，确保各种发票的正确开具。,发票填开要求,字迹清楚、不得涂改。项目填写齐全，单位名称必须填写详细，不得简写。如果单位名称较长，可在“名称栏”分上下两行填写，必要时可超出该栏的上下横线。票面金额与实际收取的金额相符。各项目内容正确无误。如填写有误，应另行开具。错票必须一式几联同时作废，注明“作废”字样，并将作废发票的所有联次全部保存在发票原有位置。,发票填开要求,小写合计数前用“￥”符封顶，大写合计数前用“”符封顶。全部联次一次填开，上下联的内容和金额一致。名称与付款单位必须一致。发票内容仅限营业执照上注明的经营范围。发票顺序依次填开，发票填开日期不能前于前张发票。发票开好后加盖“发票专用章”或“财务章”,收据、凭证管理,根据业务需求开出的收据要有流水编号，作废的收据要全联保存在存根本上。记帐联要附在记帐凭证上，公司的所有凭证都必须在每月装订成册，入库保管。如需查阅，必须有相关的申请手续。否则一律不得查阅，更不能带出库房。具体保管年限为10年，如需销毁，必须提报公司总经理和相关税务部门等。,单据管理,单据范围：送货单、部分白条(鲜活食品)、内部结算单据：申购单、收据入库单、领料单、配送单、收银底带、货物短缺(溢余)单、报损单、日报表、月报表、盘点表、盘点差异表等内部结算单据，所有同部结算单能使用电脑单据的尽量使用电脑单据。,单据管理原则,消号单据管理制度：涉及到对外的出示单据和结算单据一律实行消号制度。主要包括以下内容：发票、收据、缴款单、酒水单、入库单，建立领用消号制度，落实专人管理，领料单暂不列入消号管理。限额领用制度：定额发票，税控打印发票实行限额领用和打印。其他单据实行普通单据管理,单据合法原则,收据应由交款人、收款人签字方为有效。入库单应由采购、库管、入库部门领导签字方为有效（有质检的部门质检应签字）。直接在使用部门入库的使用部门总监必须签字方为有效。领料单应由领料部门总监、库管、领料人签字。报账发票、收据、白条：外来单据应据备以下内容：对方单位印章、收款人签字、日期、经济业务内容或摘要、金额；购销发票还应有：商品名称、规格、型号、单位、单价、金额。所有的外来单据金额栏必须有大小写两种格式（同出示单据）。外来单据应办理入库手续或验收手续的必须以入库单或验收单据做为外来单据的附件。没有入库单的需经手人、部门总监签字方为有效；发票、收据、白条等外来单据不单独报销，必须附在费用报销单后才能报销。,单据合法原则,费用报销单：外来单据报销类：将外来单据作为报销单的附件，费用报销单填写以下内容：外来单据内容，会计科目，附件张数，日期，金额等内容。没有外来单据的报销单必须填写具体的经济业务内容，所有的报销单必须经报销人、部门总监、执总、总经理签字方为有效。配送单应由质检、库管、加工负责人、配送中心、部门总监签字。收银纸带应由收银、出纳签字。货物短缺(溢余)应由库管、质检、加工生产负责人(部门总监)、采购签字。报损单：原材料低耗品等小额（单项金额50元以内，总额在500元以内）报损应由库管、质检、部门总监、执总签字。大额报损单（单项金额在50元以上的报损）必须经总经理签字。各部门收入日报和月报：收银，收银稽核、经部门总监签字。盘点表由实物负责人、部门总监、盘点人、监盘人；年终盘点表：实物负责人、部门总监、盘点人、监盘人、质检部核实。盘点差异表应由库管、会计、部门总监、总经理签字。,单据规范(注意事项),1、收据应在摘要栏填写收款事由或具体的收款项目，内容必须详尽清楚。金额栏大写小写必须一致，金额填写规则：金额必须正确及准确。领料单、入库单、货物短缺(溢余)单应填写物资书面名称、入库单位、数量单位、单价、金额(大小写)、等级，有规格型号，应填写规格型号，没有的不填。领料单、入库单必须按行次填写，同一张单内出现负数内容时，也只能按行次填写，不得隔行填写。（一般情况下，填写红色入库单或出库单。）3、费用报销单应填写：费用项目或事由、费用类型、金额(大小写)。4、配送单应填写：数量、等级，有变异的应填写增加数，减少数。5、报损单应填写报损原因、品名、数量。,单据规范(注意事项),6、日报、旬报、月报以电脑打印为标准。7、盘点表、差异表：品名、规格、型号、单位、数量、等级。8、申购单：申购部门、数量、质量、等级、产地、品名、规格、型号、期限、原因、日期。9、所有单据填写均应字迹清晰，数字规范。10、所有单据金额填写规则：有大写栏的，大小写必须一致，无大写栏的可不填，小写合计栏在最高位数前填写“￥”，有数量的单据，数量，单价，金额必须相符，单项金额与合计金额必须相符。金额四舍五入规则：单项金额必须准确无误，不能四舍五入，合计金额必须四舍五入，不得有分位数出现。便于结算。,单据联次及传递,1、收据为三联：出纳存根一联、交款人一联、财务一联2、入库单为四联：库管一联、采购一联(或供应商联)、财务二联（一联入库）一联对帐。3、领料单三联：库管一联、领料部门一联、财务一联。4、报损单两联：财务一联、报损一联。5、盘点表一式三联，部门一联、库管一联、财务一联。6、调拨单：一式四联，财