Outlook-中的自动存档简介

Outlook 中的自动存档简介 随着您不断创建和接收 项目，Microsoft Office Outlook 邮箱会逐渐增大。 为使邮箱易于管理，您需要另一个位置来存储（即存档）具有重要意义但 不经常使用的旧项目。此外，您还需要设置一种途径，以便将那些旧项目 自动移到存档位置，同时丢弃那些内容过期且不再有效的项目。自动存档 可满足您所有这些需要。 默认情况下，自动存档处于启用状态。它会按照计划的时间间隔自动运行， 并从文件夹中清除旧项目和过期项目（龄期已结束的项目）。旧项目是指 已达到指定的存档期限的项目，其中可能包括已分配项目的原始电子邮件 等内容。过期项目是指内容在某一日期后不再有效的邮件和会议项目，例 如仍在日历上显示的四个月前的会议。虽然到期日期是可选的，但您可以 在创建项目时或在创建之后为其定义到期日期。当项目过期时，它将变为 不可用，并会显示一条穿过自身的删除线。 存档也是在其他位置备份和保存 Outlook 项目的一个好方法。您可以使 用自动存档，也可以手动将项目存档。 有关使用自动存档、手动将项目存档或查找和还原已存档项目的详细信息， 请参阅本文末尾的链接列表。 了解更多信息 自动存档会对项目执行哪些操作 更改自动存档设置 用于对项目存档的龄期和日期 有关对 Outlook 项目存档的相关文章 自动存档会对项目执行哪些操作 当项目到期（即项目超过其龄期）后，自动存档会将项目从其在 Outlook 中的原始位置移动到存档文件文件夹中。您也可以设置相应选项， 使系统在项目到期后将其删除。存档文件属于一种特殊的数据文件。 要点 有关存储和删除项目的详细信息 除非您更改了一个或多个自动存档设置，选择在项目过期时删除它 们，否则项目会存储在其存档位置，而不会从项目存档位置删除。只能 在将项目移动到项目存档位置之前自动删除项目，项目存档后，只能手 动删除这些项目 选择永久删除项目选项会在项目过期时自动删除项目，而不进行存 档。例如，如果单击 “删除过期项目 (仅限电子邮件文件夹 )”，则当所 有电子邮件文件夹（例如 “收件箱”、“已发送”或“草稿”）中的邮件的 龄期结束时，此选项会删除所有这些邮件，而不进行存档。 当自动存档首次运行时， Outlook 会自动在以下位置创建存档文件。 Windows Vista C:Users您的用户名 AppDataLocalMicrosoftOutlookArchive.pst Windows XP C:Documents and Settings您的用户名 Local SettingsApplication DataMicrosoftOutlookArchive.pst 如果您看不到 “Local Settings”或“Local”文件夹，则说明它们可能处于隐藏 状态。 如何显示隐藏的文件夹？ Windows Vista 1.在 Windows 中，单击 “开始”按钮，然后单击 “控制面板 ” 。 2.单击“外观和个性化 ”。 注释 如果您使用的是 “控制面板 ”的经典视图，请双击 “文件夹 选项”，然后继续步骤 4。 3.单击“文件夹选项 ”。 4.在“查看”选项卡上的 “高级设置 ”下，滚动至 “文件和文件 夹”下的“隐藏文件和文件夹 ”，然后选中其下的 “显示隐藏的文件 和文件夹 ”。 Microsoft Windows XP 1.单击“开始”按钮，然后单击 “控制面板 ”。 2.单击“文件夹选项 ”。 3.单击“查看”选项卡，然后单击 “显示所有文件和文件夹 ” 选项。 当 Outlook 首次对项目存档后，可以直接从 Outlook 文件夹列表 （位 于导航窗格 中）中的 “存档文件夹 ”中访问文件中的项目。如有必要，还可 以为各个文件夹创建单独的存档文件。 打开“存档文件夹 ”时，您会发现 Outlook 保留了现有的文件夹结构。如 果选择存档的文件夹拥有父文件夹，则也会在存档文件中创建该父文件夹， 但不会对该父文件夹中的项目存档。这样就使得存档文件与邮箱具有相同 的文件夹结构。文件夹在存档后仍留在原位，即使是空文件夹也不例外。 您可以按照在主邮箱中处理项目的方式来处理这些项目。如果您决定将已 存档项目移回主邮箱，则可以将所有项目从存档文件导入到其原始文件夹 或您指定的其他文件夹中，也可以手动移动或复制各个项目。 返回页首 更改自动存档设置 有两组自动存档设置：全局设置和每文件夹设置。全局设置又称为默认设 置，它们决定了是否运行自动存档，以及自动存档在默认情况下会对任意 Outlook 文件夹（ “联系人 ”除外，它不受自动存档影响）中的项目执行哪 些操作。每文件夹设置会覆盖默认设置，从而可以按不同的方式对各个文 件夹执行自动存档。如果没有为特定文件夹指定自动存档设置，则不会将 该文件夹存档。默认设置和每文件夹设置只适用于当前邮箱。如有必要， 您也可以手动将项目存档。 自动存档时间间隔为 选择所需的自动存档运行频率。同时存档许多项目 可能会降低计算机性能。因此，最好选择一个能够缩短自动存档过程的时 间段。考虑您在给定时间内通常收到的项目数量，进而相应调整时间范围。 运行自动存档前提示 如果希望 Outlook 在自动存档处理您的 Outlook 项 目之前显示提醒消息，请选择此选项。当您看到此消息时，可以单击“否” 取消该自动存档会话。 删除过期项目(仅限电子邮件文件夹) 默认情况下不选择此选项。您可以选 择在超过电子邮件的龄期时删除这些电子邮件。“草稿”和“收件箱”项目的默认 期限是六个月，“已发送邮件”的默认期限是三个月，但可以使用“清除早于所 示时间的项目”选项更改这些期限。 存档或删除旧项目 如果要让自动存档在项目过期时删除部分或所有项目， 则必须选择此选项。此选项会激活其他选项，使您能够决定在项目的龄期结束 时存档哪些项目以及删除哪些项目。随后，请选择应用于存档和删除的其他设 置。 注释 在“自动存档”对话框中，“文件夹”是指 Outlook 主要的功能区域（例 如“日历”文件夹和“任务”文件夹）及各个电子邮件文件夹。这是因为“日历”和 “任务”项目存储在各自的“日历”和“任务”文件夹中。 在文件夹列表中显示存档文件夹 选择使“存档”文件夹与其他工作文件夹一 起列在导航窗格中。在主“存档”文件夹中，您可以打开各个子文件夹并查看已 存档的项目。在查看已存档项目时，可以验证是否存档了正确的项目，还可以 将所需的任何项目拖回工作文件夹。 清除早于所示时间的项目 选择项目存档时间的默认设置，以天、周或月为 单位。可以设置 1 天到 60 个月的期间。“清除”的意思是存档（存储）项目， 而不是指“删除”（除非您在其他地方为文件夹指定了该设置）。 将旧项目移至 对于运行 Microsoft Windows Vista 和 Windows XP 操作系 统的计算机，此位置的默认设置有所不同。 Windows Vista：C:Users用户 AppDataLocalMicrosoftOutlookArchive.pst。 Windows XP：C:Documents and Settings用户 Local SettingsApplication DataMicrosoftOutlookArchive.pst。 如果要为已存档项目设置其他目标，可以浏览到不同位置并设置该位置。项目 会在其龄期结束后移动到该位置。 注释 除非您打开文件夹并手动删除自定义位置中的存档项目，否则不会删 除它们。 永久删除旧项目 选择此选项会立即删除过期项目，而不会将其移到默认 位置、指定的其他文件夹或“已删除邮件”文件夹中。 立即将这些设置应用到所有文件夹 此选项将自动存档设置（包括您的更改） 应用到所有文件夹。要为一个或多个文件夹指定不同设置，请不要选择此选项， 而是使用按钮下面的说明来为单个文件夹指定设置。下部分“更改单个文件夹 的自动存档设置”中也包含有这些说明。对特定文件夹的更改只适用于这些文 件夹。 保留策略信息 在您的组织中，系统管理员可能设置保留策略来决定何时以 及如何自动存档邮箱项目。您可以在此处查看策略，但如果没有适当权限，则 无法对其进行更改。 用于对项目存档的龄期和日期 注释 除了自动存档设置外，邮箱中的项目还会受约于公司实施的保留策 略。保留策略鼓励用户仅在公司策略规定的固定时间段内保留文档和项目。 这些策略的优先级高于自动存档设置。 各个文件夹的默认龄期如下： “收件箱 ”、“日历”、“任务”、“便笺”、“日记”、“草稿”：6 个月 “已发送邮件 ”、“已删除邮件 ”：2 个月 “发件箱 ”：3 个月 注释 如果您创建的文件夹与 “收件箱 ”、“日历”、“任务”、“便笺”或 “日记”包含相同的项目类型，则也适用 6 个月的龄期。 项目类型不同， Microsoft Outlook 确定项目龄期的方式也不相同。 电子邮件 接收日期或上次修改日期 /时间，两者中取最晚时间。 日历项目 约会、事件或会议的创建日期或上次修改日期/时间，两者中 取最晚时间。定期项目不会被自动存档。 任务 完成日期或上次修改日期 /时间。未标记完成的任务不会被自动存档。 分配给他人的任务只有在标记为完成后才能存档。 便笺 上次修改日期 /时间。 日记条目 日记条目的创建时间或上次修改日期/时间。 联系人 不存档。 返回页首 更改自动存档设置 有两组自动存档设置：全局设置和每文件夹设置。全局设置又称为默认设 置，它们决定了是否运行自动存档，以及自动存档在默认情况下会对任意 Outlook 文件夹（ “联系人 ”除外，它不受自动存档影响）中的项目执行哪 些操作。每文件夹设置会覆盖默认设置，从而可以按不同的方式对各个文 件夹执行自动存档。如果没有为特定文件夹指定自动存档设置，则不会将 该文件夹存档。默认设置和每文件夹设置只适用于当前邮箱。如有必要， 您也可以手动将项目存档。 自动存档时间间隔为 选择所需的自动存档运行频率。同时存档许多项目 可能会降低计算机性能。因此，最好选择一个能够缩短自动存档过程的时 间段。考虑您在给定时间内通常收到的项目数量，进而相应调整时间范围。 运行自动存档前提示 如果希望 Outlook 在自动存档处理您的 Outlook 项 目之前显示提醒消息，请选择此选项。当您看到此消息时，可以单击“否” 取消该自动存档会话。 删除过期项目(仅限电子邮件文件夹) 默认情况下不选择此选项。您可以选 择在超过电子邮件的龄期时删除这些电子邮件。“草稿”和“收件箱”项目的默认 期限是六个月，“已发送邮件”的默认期限是三个月，但可以使用“清除早于所 示时间的项目”选项更改这些期限。 存档或删除旧项目 如果要让自动存档在项目过期时删除部分或所有项目， 则必须选择此选项。此选项会激活其他选项，使您能够决定在项目的龄期结束 时存档哪些项目以及删除哪些项目。随后，请选择应用于存档和删除的其他设 置。 注释 在“自动存档”对话框中，“文件夹”是指 Outlook 主要的功能区域（例 如“日历”文件夹和“任务”文件夹）及各个电子邮件文件夹。这是因为“日历”和 “任务”项目存储在各自的“日历”和“任务”文件夹中。 在文件夹列表中显示存档文件夹 选择使“存档”文件夹与其他工作文件夹一 起列在导航窗格中。在主“存档”文件夹中，您可以打开各个子文件夹并查看已 存档的项目。在查看已存档项目时，可以验证是否存档了正确的项目，还可以 将所需的任何项目拖回工作文件夹。 清除早于所示时间的项目 选择项目存档时间的默认设置，以天、周或月为 单位。可以设置 1 天到 60 个月的期间。“清除”的意思是存档（存储）项目， 而不是指“删除”（除非您在其他地方为文件夹指定了该设置）。 将旧项目移至 对于运行 Microsoft Windows Vista 和 Windows XP 操作系 统的计算机，此位置的默认设置有所不同。 Windows Vista：C:Users用户 AppDataLocalMicrosoftOutlookArchive.pst。 Windows XP：C:Documents and Settings用户 Local SettingsApplication DataMicrosoftOutlookArchive.pst。 如果要为已存档项目设置其他目标，可以浏览到不同位置并设置该位置。项目 会在其龄期结束后移动到该位置。 注释 除非您打开文件夹并手动删除自定义位置中的存档项目，否则不会删 除它们。 永久删除旧项目 选择此选项会立即删除过期项目，而不会将其移到默认 位置、指定的其他文件夹或“已删除邮件”文件夹中。 立即将这些设置应用到所有文件夹 此选项将自动存档设置（包括您的更改） 应用到所有文件夹。要为一个或多个文件夹指定不同设置，请不要选择此选项， 而是使用按钮下面的说明来为单个文件夹指定设置。下部分“更改单个文件夹 的自动存档设置”中也包含有这些说明。对特定文件夹的更改只适用于这些文 件夹。 保留策略信息 在您的组织中，系统管理员可能设置保留策略来决定何时以 及如何自动存档邮箱项目。您可以在此处查看策略，但如果没有适当权限，则 无法对其进行更改。 返回页首 用于对项目存档的龄期和日期 注释 除了自动存档设置外，邮箱中的项目还会受约于公司实施的保留策 略。保留策略鼓励用户仅在公司策略规定的固定时间段内保留文档和项目。 这些策略的优先级高于自动存档设置。 各个文件夹的默认龄期如下： “收件箱 ”、“日历”、“任务”、“便笺”、“日记”、“草稿”：6 个月 “已发送邮件 ”、“已删除邮件 ”：2 个月 “发件箱 ”：3 个月 注释 如果您创建的文件夹与 “收件箱 ”、“日历”、“任务”、“便笺”或 “日记”包含相同的项目类型，则也适用 6 个月的龄期。 项目类型不同， Microsoft Outlook 确定项目龄期的方式也不相同。 电子邮件 接收日期或上次修改日期 /时间，两者中取最晚时间。 日历项目 约会、事件或会议的创建日期或上次修改日期/时间，两者中 取最晚时间。定期项目不会被自动存档。 任务 完成日期或上次修改日期 /时间。未标记完成的任务不会被自动存档。 分配给他人的任务只有在标记为完成后才能存档。 便笺 上次修改日期 /时间。 日记条目 日记条目的创建时间或上次修改日期/时间。 联系人 不存档。 使用自动存档备份或删除项目 随着您不断创建和接收 项目，您的 Microsoft Office Outlook 邮箱会逐 渐增大。若要管理邮箱中的空间或所使用的邮件服务器上的空间，可能需 要其他位置来存储（存档）重要却很少使用的旧项目。自动存档会自动处 理此存储过程，将项目移动到存档位置（即 Outlook 个人文件夹文件 (.pst)），但您可以根据存储需要自定义大部分默认设置。 注释 邮箱中的项目可能受制于组织的保留策略或邮件传递记录管理。这 些策略可限制用户保留其邮件和其他记录的时间，使其不超出组织所规定 的特定时间段。这些策略在应用后优先于自动存档设置，并且会从设置为 使用 Microsoft Exchange 的 Outlook 配置文件中删除自动存档功能。 查看或更改默认自动存档设置 自动存档在项目过期（即超过其龄期）时将项目从 Outlook 中的原始位 置移动到存档文件文件夹。还可以设置相应的选项，以便在项目过期时删 除它们。 要点 有关存储和删除项目的详细信息 除非您更改了一个或多个自动存档设置，选择在项目过期时删除它 们，否则项目会存储在其存档位置，而不会从项目存档位置删除。只能 在将项目移动到项目存档位置之前自动删除项目，项目存档后，只能手 动删除这些项目 选择永久删除项目选项会在项目过期时自动删除项目，而不进行存 档。例如，如果单击 “删除过期项目 (仅限电子邮件文件夹 )”，则当所 有电子邮件文件夹（例如 “收件箱”、“已发送”或“草稿”）中的邮件的 龄期结束时，此选项会删除所有这些邮件，而不进行存档。 不同类型的 Outlook 项目（例如邮件、约会和任务）具有不同的龄期。 除非您手动更改龄期的设置，否则这些默认龄期不会更改。 有关特定 Outlook 项目过期时间的详细信息 文件夹龄期 “收件箱”和“草稿”6 个月 “已发送邮件”和“已删除邮件”2 个月 发件箱3 个月 日历6 个月 任务6 个月 便笺6 个月 日记6 个月 联系人不过期 项目类型龄期开始时间 电子邮件接收日期/时间或上次更改并保存邮件的时间，以两者中较晚的 时间为准。 会议、事 件或约会 上次更改项目和保存项目的日期，以其中较晚的日期为准。不会 自动存档定期项目。 任务完成日期或上次更改并保存任务的日期。不会自动存档未标记为 完成的任务。只有当分配给其他人的任务标记为完成时，才会存 档这些任务。 便笺上次更改并保存便笺的日期。 日记条目日记条目的创建日期或上次更改并保存条目的日期。 联系人默认情况下，不存档联系人。但您可以手动对其进行存档。 首次运行 Outlook 时，默认启用自动存档，并且每 14 天运行一次。您 可以更改自动存档的运行频率，指定用于存储已存档项目的 Outlook 数据文件 (.pst)，以及选择何时存档 Outlook 文件夹中的项目。 1.在“工具”菜单中，单击 “选项”，然后单击 “其他”选项卡。 2.单击“自动存档 ”。 注释 根据您的计算机设置和加载项的不同，您可能会在“选项”对 话框中看到不同的选项卡。 3.选中“自动存档时间间隔为 n 天”复选框，然后指定自动存档的运 行频率。 4.选择所需的选项。 5.单击“确定”。 注释 如果更改 “将旧项目移至 ”下面列出的存档文件，则会在每 次运行自动存档时使用此新文件。 首先设置默认文件夹选项，然后自定义各个文件夹设置， 否则您可能会在无意中更改默认设置。 返回页首 更改单个文件夹的自动存档设置 1.在导航窗格 的文件夹列表中，右键单击要更改的文件夹，然后单 击快捷菜单上的 “属性”。 2.单击“自动存档 ”选项卡。 3.选择所需的选项。 手动将项目存档 默认情况下，自动存档处于打开状态，它会按照计划的时间间隔自动将旧 项目移到存档位置。不过，您也可以手动备份项目并将其存档至指定位置。 注释 您可以自定义 Microsoft Office Outlook 2007 的自动存档设置。 因此，您可能会发现自动存档可以满足自己的需要，而不用手动备份或存 档项目。有关详细信息，请参阅 使用自动存档备份或删除项目 。 1.在“文件”菜单上，单击 “存档”。 2.选择“将该文件夹及其子文件夹存档 ”选项，然后在 “将早于该时间 的项目存档 ”下指定一个日期。 3.在“存档文件 ”下，如果您不想使用默认的文件或位置，请单击 “浏览”指定一个新的文件或位置。 4.如果要覆盖以前的设置，以便不对特定的项目进行自动存档，请选 中“包含标记为 此项目不自动存档 的项目 ”复选框。如果您选择在此 过程中将这些项目手动存档，这些项目将重新受约于“不自动存档 ” 设置，除非您以后再次手动覆盖该设置。 5.单击“确定”。 注释 Outlook 会自动在指定的文件夹和位置中为项目创建另一个存档 文件。 查找已存档的项目 在 Microsoft Office Outlook 中，自动存档 在默认情况下处于启用状 态，它会按照计划的时间间隔自动运行，并从文件夹中清除旧项目和过期 项目。您仍可以从默认位置（ “存档文件夹 ”）或指定位置查看已存档的 项目。 有关对项目存档（包括如何手动将项目存档）的详细信息，请参阅使用 自动存档备份、还原或删除项目 。 要查找已存档的项目，请执行下列操作之一： 在“前往”菜单上的 “文件夹列表 ”中，单击 “存档文件夹 ” （或您为存档位置指定的名称）。 在导航窗格 中的“所有文件夹 ”下，单击 “文件夹列表 ”中的 “存档文件夹 ”（或您为存档位置指定的名称）。 还原已存档的项目 在 Microsoft Office Outlook 中，自动存档 在默认情况下处于启用状 态，它会按照计划的时间间隔自动运行，并从文件夹中清除旧项目和过期 项目。对 Outlook 项目存档时，它们将存储在默认位置“存档文件夹 ” 或您指定的某个位置。您可以将这些项目还原到其原始文件夹中，也可以 将它们移到指定的新文件夹中。 有关对项目存档（包括如何手动将项目存档）的详细信息，请参阅使用 自动存档备份、还原或删除项目 。 您您要要做做什什么么？ 将所有已存档项目从存档位置复制到其原始文件夹中 将所有已存档项目从存档位置复制到新文件夹中 将存档位置中的各个项目移到其原始文件夹或新文件夹中 将将所所有有已已存存档档项项目目从从存存档档位位置置复复制制到到其其原原始始文文件件夹夹中中 1.在“文件”菜单上，单击 “导入和导出 ”。 2.单击“从另一程序或文件导入 ”，然后单击 “下一步”。 3.单击“个人文件夹文件 (.pst)”，然后单击 “下一步”。 4.在“导入文件 ”框中，将路径中的默认文件名从 backup.pst 更改为要用作导入源的存档文件的名称。您也可以单击“浏览”查 找要用作导入源的文件。 5.在“选项”下，指定您希望 Outlook 如何处理重复的项目。 6.单击“下一步 ”。 7.单击要用作导入源的文件夹。如有必要，可选中“包括子文件夹 ” 复选框。 8.选择“导入项目到相同文件夹 ”选项，然后单击与用作导入源的 文件夹同名的文件夹。 9.单击“完成”。 将将所所有有已已存存档档项项目目从从存存档档位位置置复复制制到到新新文文件件夹夹中中 1.在 Outlook 中，创建一个用于存放复制的已存档项目的新文件夹。 2.在“前往”菜单上，单击 “文件夹列表 ”，然后在 “文件夹列表 ” 中单击该新文件夹。 3.在“文件”菜单上，单击 “导入和导出 ”。 4.单击“从另一程序或文件导入 ”，然后单击 “下一步”。 5.单击“个人文件夹文件 (.pst)”，然后单击 “下一步”。 6.在“导入文件 ”框中，将路径中的默认文件名从 backup.pst 更改为要用作导入源的存档文件的名称，然后单击“下一步”。您 也可以单击 “浏览”查找要用作导入源的文件。 7.指定您希望 Outlook 如何处理重复的项目。 8.单击“下一步 ”。 9.单击要用作导入源的文件夹。如有必要，请单击“包括子文件夹 ” 。 10.选择“导入项目到当前文件夹 ”选项。 11.单击“完成”。 将将存存档档位位置置中中的的各各个个项项目目移移到到其其原原始始文文件件夹夹或或新新文文件件夹夹中中 1.在“前往”菜单上，单击 “文件夹列表 ”，然后单击 “存档文件 夹”（或存档位置使用的名称）。 2.单击要移动的项目所在的文件夹。 3.选择要移动的项目，然后将它们拖动到“文件夹列表 ”中的原始 文件夹或其他文件夹中。 打开或关闭自动存档 尽管默认情况下 自动存档 处于打开状态，但您可以关闭它，然后在需要时重新打开它。 执行下列任意操作： 您您要要做做什什么么？ 阻止自动存档在所有文件夹中运行 阻止自动存档在一个文件夹中运行 取消正在进行的存档 打开自动存档 阻阻止止自自动动存存档档在在所所有有文文件件夹夹中中运运行行 下面的过程会关闭所有文件夹的自动存档，包括已经打开了自动存档的单个文件夹。 1.在“工具”菜单中，单击 “选项”，然后单击 “其他”选项卡。 2.单击“自动存档 ”。 3.清除“自动存档时间间隔为 n 天”复选框。 阻阻止止自自动动存存档档在在一一个个文文件件夹夹中中运运行行 1.在“前往”菜单中，单击 “文件夹列表 ”，右键单击要自动存档的文件夹，然后单击快 捷菜单中的 “属性”。 2.单击“自动存档 ”选项卡。 3.选择“此文件夹中的项目不自动存档”选项。 注注释释 不能关闭 搜索文件夹 的自动存档。 取取消消正正在在进进行行的的存存档档 在状态栏的右下角， “正在存档文件夹”消息旁边，单击向下箭头，然后单击“取 消存档 ”。 打打开开自自动动存存档档 1.在“工具”菜单中，单击 “选项”，然后单击 “其他”选项卡。 2.单击“自动存档 ”。 3.然后选择 “自动存档时间间隔为 n 天”复选框。 4.在框中键入或选择一个数字，表示希望自动存档运行的频率。 使用 Microsoft Outlook 个人文件夹备份 工具 利用个人文件夹备份工具，可以以轻松快捷的方式，将选中 Outlook 信息备份到硬盘、网络服务器中或共享这些信息。 本本文文内内容容 关于个人文件夹文件 (.pst) 和备份工具 个人文件夹备份、导出和存档之间的不同 安装 PST 备份工具 使用 PST 备份工具 恢复备份中的项目 关关于于个个人人文文件件夹夹文文件件 ( (. .p ps st t) ) 和和备备份份工工具具 本文专门介绍 Microsoft Outlook 个人文件夹备份工具，该工具可以从 Microsoft Office Online 下载。 除非您使用的是 Microsoft Exchange Server 电子邮件帐户或 HTTP 帐户（例如 Windows Live Mail），否则，所有 Outlook 数据都会保存 到个人文件夹文件 (.pst) 中。即便您拥有 Microsoft Exchange Server 或 Windows Live Mail 帐户，也可以将数据备份到 .pst 文件 中。该文件存储在您的计算机上，而不是存储在电子邮件服务器上。 每个 .pst 文件都包含所有 Outlook 文件夹，包括 “收件箱”、“日历” 和“联系人”。您既可以拥有一个 .pst 文件（在 “文件夹”列表中通 常称为 “个人文件夹 ”），也可以另外拥有一个用于存档的 .pst 文件。 使用个人文件夹备份工具，可以备份任何/所有 .pst 文件。 备份信息后，您可以将这些 Outlook 备份数据复制到可移动介质（例如 CD 或 DVD）中。备份文件是原始文件的精确副本，保存文件格式与原始文 件的文件格式相同。您会定期收到提醒，提示您备份文件。 注注释释 个人文件夹备份工具只能备份 .pst 文件。如果使用的是 Exchange Server 邮箱，您的服务器邮箱文件夹就应由 Exchange Server 管理员定期备份。 如果在中文版本的操作系统上使用英文版本的 Microsoft Office，您将不能使用此下载。 返回页首 个个人人文文件件夹夹备备份份、导导出出和和存存档档之之间间的的不不同同 可以采用三种方式备份 Outlook 电子邮件、联系人、约会、任务、便笺 和日记条目：个人文件夹备份工具、导出和存档。 个人文件夹备份工具 用于将单个或所有 .pst 文件完整地复制到硬盘、 网络服务器或共享位置中。 导出 用于创建一个包含 Outlook 信息的文件，但原始数据仍保留在文 件夹中。一次只能导出一个文件夹。 存档 用于将所需项移出文件夹，以进行备份。 返回页首 安安装装 P PS ST T 备备份份工工具具 1.退出 Outlook。 2.从 Microsoft Office Online 网站下载该工具 ，方法是单击 “下载”链接，再按所出现对话框中的说明操作。 注注释释 若要更改语言，请在 “更改语言 ”列表中选择语言，单击 “前往”，再单击 “下载”。 3.若要启动安装程序，请双击硬盘上的 Pfbackup.exe 程序文件。 4.按照屏幕上的说明完成安装。 5.启动 Outlook。 返回页首 使使用用 P PS ST T 备备份份工工具具 提提示示 在开始备份操作之前，您可能需要检查 .pst 文件的大小。如 果在 .pst 文件中具有多个文件夹，则必须选择顶级文件夹，才能确定所 有文件夹的总文件大小。 本本节节内内容容 备份个人文件夹 启用或禁用备份提醒功能 更改个人文件夹文件的备份位置 删除 PST 备份工具 查看个人文件夹备份状态 备备份份个个人人文文件件夹夹 必须打开要备份的个人文件夹文件 (.pst)。如果文件在 “文件夹”列表 中可见，则表示已被打开。 1.在“文件”菜单上，单击 “备份”。 缺少“备份”命令 列出备份操作将包括的个人文件夹文件 (.pst)。 显示上次备份完成的时间。 通过“选项”按钮可以设置备份提醒、包括的个人文件夹文件和 保存备份文件的位置。 您可以打开以前创建的备份文件。 2.单击“选项”。 选中该复选框可以指定启用提醒功能。天数可以在 1 和 999 之间任意指定。 选中要备份的每一个个人文件夹文件所对应的复选框。 文件位置是数据将复制到的位置。原始数据不会被移动或更改。完 成备份后，可以使用 Windows 资源管理器前往该位置，然后查看备 份文件或将其复制到可移动介质（例如 CD、DVD、可移动硬盘或可 移动内存设备）中。 3.在“备份这些个人文件夹文件 ”列表中，选中每个要备份项所对 应的复选框。 4.更改显示的 .pst 文件名称。或者，若要选择不同的文件夹，请 单击“浏览”，定位到所需位置，再单击 “打开”。 注注释释 .pst 文件保存时所用的默认文件名称和位置显示在“文 件位置 ”框中。 5.如果希望 Microsoft Outlook 自动提醒您对此文件进行备份， 请选中 “每隔 n 天提醒备份 ”复选框，然后键入天数（ 1 到 999）。 6.单击“确定”。 7.单击“保存备份 ”。 注注释释 只有在退出 Outlook 后，才会备份所选项。 启启用用或或禁禁用用备备份份提提醒醒功功能能 1.在“文件”菜单上，单击 “备份”。 2.单击“选项”。 3.请执行下列操作之一： 若要启用备份提醒功能，请选中 “每隔 n 天提醒备份 ” 复选框，然后键入天数（ 1 到 999）。 若要禁用备份提醒功能，请选中 “每隔 n 天提醒备份 ” 复选框。 4.单击“确定”。 更更改改个个人人文文件件夹夹文文件件的的备备份份位位置置 1.在“文件”菜单上，单击 “备份”。 2.单击“选项”。 3.在“备份这些个人文件夹文件 ”列表中，单击要更改其备份位置 的文件，然后在 “将所选文件备份到此位置 ”框中更改位置。 4.单击“确定”。 5.单击“保存备份 ”。 删删除除 P PS ST T 备备份份工工具具 1.退出 Outlook。 2.请执行下列操作之一： Microsoft Windows Vista 1.在“控制面板 ”中的“程序”下，单击 “卸载 程序”。 2.选择“Microsoft Outlook 个人文件夹备份 ”， 然后单击 “删除”。 3.如果确定要卸载此软件，请单击 “是”。 4. 注注释释 如果使用的是 “经典视图 ”，双击 “程序”，双击 “安装的程序 ”，选择“Microsoft Outlook 个人文件夹备份 ”，然后单击 “删除”。如果确定 要卸载此软件，请单击 “是”。 Microsoft Windows Server 2003 或 Windows XP 1.在“控制面板 ”中，单击 “添加/删除程序 ”。 注注释释 如果使用的是经典视图，请双击 “添加或删除程序 ” 。 2.在“安装/卸载”选项卡的程序列表中，找到 “Microsoft Outlook 个人文件夹备份 ”，将其选中。 3.单击“更改/删除”。 4.如果确定要卸载此软件，请单击 “是”。 查查看看个个人人文文件件夹夹备备份份状状态态 在“文件”菜单上，单击 “备份”。在“个人文件夹备份 ”对话 框中，可以看到当前设置为要进行备份的个人文件夹以及上一次备份的 日期。 返回页首 恢恢复复备备份份中中的的项项目目 本本节节内内容容 打开个人文件夹文件的备份副本 .pst 文件的保存位置 恢复数据 打打开开个个人人文文件件夹夹文文件件的的备备份份副副本本 1.在“文件”菜单上，单击 “备份”。 2.单击“打开备份 ”。 3.单击要打开的个人文件夹文件，然后单击“打开”。 注注释释 不使用个人文件夹备份工具也可以打开 .pst 文件。在 Outlook 中，可以通过 “文件”菜单打开 Outlook 数据文件。 . .p ps st t 文文件件的的保保存存位位置置 .pst 文件在创建之后会被保存到 Outlook 本地设置文件夹中。 Microsoft Windows Vista c:usersuser nameLocal SettingsApplicat