资料员工作岗位指导手册

资料岗位工作指导手册,迪尔集团有限公司第二公司,二0一0年九月一日,一、项目部资料员岗位职责5.10项目部资料员5.10.1负责项目部管理体系文件、相关法律法规/技术标准类文件、施工组织设计/质量计划/作业指导书、施工图纸及相应设计文件的管理和控制。确保项目部使用文件为有效版本。5.10.2负责项目部各专业施工/质量记录的统一保存。5.10.3负责项目部失效文件的回收及更换，并与公司技术标准管理员联络，做好失效文件的处置控制。5.10.4负责各类管理文件的接收、登记、保管、传递、发放、借阅工作。5.10.5负责传递、报送各种计划、报告、报表和工作联系单、工程变更单、签证单。5.10.6负责传真收发工作。管理手册（QB/DR10100-2009）,参考标准1、参考资料迪尔整合手册封面.pdff2、参考资料迪尔整合手册.pdf3、参考资料公司管理体系机构图（附录A）.pdf4、参考资料附录B质量职能分配表.pdf5、参考资料附录CE.pdf6、参考资料附录F.pdf,5.10.1负责项目部管理体系文件、相关法律法规/技术标准类文件、施工组织设计/质量计划/作业指导书、施工图纸及相应设计文件的管理和控制。确保项目部使用文件为有效版本。,资料员岗位职责,5.4文件的登记及受控状态标识5.4.1文件的登记5.4.1.1集团公司范围内所有与质量/环境/职业健康安全活动有关的内部编制及外来文件(见5.1.1),都必须进行登记，建立台帐。a.管理体系文件(见上述4.2)由集团公司贯标办公室统一负责登记；各职能部门、二级单位资料员负责发至本部管理体系文件的登记。b.相关的法律法规及其他要求(见上述5.3.1.1)/技术标准类文件(见上述5.1.1.2)的登记按集团公司法律法规/标准管理规定(QB/DR10316-2009)的有关规定执行。c.施工技术类文件(见上述5.1.1.4)，由集团总工办公室统一负责登记；各二级单位资料员负责发至本部的此类文件的登记。d.工程(产品)施工图纸和设计变更(包括图纸会审有关的文件)、监理通知、现场协调会议纪要及其他来自顾客和其他相关方的信息等相关文件由各二级单位资料员负责登记。e.上述5.2.1.4一5.2.1.8的文件中，凡属内部编制的，由文件的编制部门负责登记，当文件发至相关单位或部门时，接文单位或部门亦应登记；凡属外来文件原则由接文的单位和部门登记，但凡集团公司或职能管理部门接到重要的外来文件应交经集团公司办公室统一登记。,文件控制程序（QB/DR10201-2009）,5.1.1文件分为以下几类5.1.1.1适用于集团公司管理体系的相关的法律法规及其他要求类外来文件。5.1.1.2技术标准类外来文件：包括国家、行业和地方标准，如规范、规程、规则、规定、标准和标准图等。5.1.1.3企业标准类文件:包括管理手册、程序及其相关文件；受第三方监察工程(产品)的质量保证文件(见上述4.5)；企业工艺标准(工艺规程)及工法等。5.1.1.4施工技术类文件:包括工程(产品)项目质量计划/施工组织设计及施工作业指导书(包括单项工程施工技术措施、施工技术/安全交底文件、工艺规程/卡等)。5.1.1.5工程(产品)施工图纸和设计变更(包括图纸会审有关的文件)等相关设计文件；设备开箱文件和资料等。5.1.1.6工程(产品)合同文件，主要包括:工程(产品)合同、工程/劳务分包合同、定额和调价文件以及其他有关的有效文件。5.1.1.7采购文件，主要包括:采购合同、采购所依据的标准等。5.1.1.8行政文件，主要包括:与质量/环境/职业健康安全活动有关的人事任免、机构设置和变动的文件及其他有关的行政文件等。5.1.1.9记录空白表格:包括体系运行记录表格和工程(产品)施工质量记录表格等。,文件控制程序（QB/DR10201-2009）,根据以上要求，项目部必须建立健全以下台帐，并按类别进行细分：1、法律法规类文件台帐（项目部使用的质量/安全/环境/当地法规/业主规章制度等内容）。2、技术标准类文件台帐（项目部施工组织设计、作业指导书中涉及到的国家、行业和地方有关技术/质量/环境/安全等方面的标准，如规范、规程、规则、规定、标准和标准图等。）3、企业标准类文件台帐（包括管理手册、程序及其相关文件；锅炉、压力容器、压力管道、电梯、起重机械及消防工程等的质量保证文件；企业工艺标准(工艺规程)及工法等。）4、施工技术类文件台帐（包括工程(产品)项目质量计划/施工组织设计及施工作业指导书(包括单项工程施工技术措施、施工技术/安全交底文件、工艺规程/卡等)。）5、工程(产品)施工图纸和设计变更(包括图纸会审有关的文件)等相关设计文件台帐；设备开箱文件和资料台账等。6、工程(产品)合同文件台帐（包括:工程(产品)合同、工程/劳务分包合同、定额和调价文件以及其他有关的有效文件等）。7、采购文件类台帐（包括:采购合同、采购所依据的标准等）。8、行政文件类台帐（包括:与质量/环境/职业健康安全活动有关的人事任免、机构设置和变动的文件及其他有关的行政文件等）。9、记录空白表格类台帐（包括体系运行记录表格和工程(产品)施工质量记录表格等）,5.4.2文件受控状态的标识5.4.2.1管理体系文件分受控版本和非受控版本，受控版本加盖“受控”章标识；非受控版本加盖“非受控”章标识。5.4.2.2适用的技术标准类文件均为受控版本，均加盖“受控”章标识。5.4.2.3施工技术性文件(见上述5.1.1.4)均为受控版本，均应加盖“受控”章标识。5.4.2.4施工图纸和设计变更(包括图纸会审有关的文件)等相关设计文件，因受工程范围和时效性限制，对发至施工班组的，可不另作标识，但用做竣工图的两套图纸和相关文件，应加盖“竣工图”章标识。5.4.2.5上述5.2.1.4一5.2.1.8中的文件，凡经相关部门分管领导批准为受控文件时，均应加盖“受控”章标识。（5.1.1.4施工技术类文件:包括工程(产品)项目质量计划/施工组织设计及施工作业指导书(包括单项工程施工技术措施、施工技术/安全交底文件、工艺规程/卡等)。）,文件控制程序（QB/DR10201-2009）,文件控制程序（QB/DR10201-2009）,（5.2.1.4凡属环境/职业健康安全有关的内部编发文件，由集团公司安全监督办公室具体组织编制。5.2.1.5工程(产品)合同文件由集团公司经营办公室负责组织编制。5.2.1.6采购文件由集团公司物资管理中心负责组织编制。5.2.1.7与质量/环境/职业健康安全活动有关的行政文件由集团公司办公室负责组织编制。5.2.1.8属内部编制的其他与质量/环境/职业健康安全活动有关的文件由各相关职能部门负责组织编制。）,5.5.1文件的发放5.5.1.1管理手册、程序及相关文件、体系运行记录空白表格以及受第三方监察工程(产品)的质量保证文件(见上述5.2.1.1)等，由集团公司贯标办公室提出发放意见，并填写文件登记及发放审批和发放/回收登记表(表4.2.3-1)，报集团公司管理者代表批准，发至各二级单位和集团公司相关职能部门/人员。5.5.1.2质量/环境/职业健康安全管理有关的法律法规及其他要求/技术标准类文件的发放，按集团公司法律法规/标准管理规定(QB/DR10316-2009)执行。5.5.1.3企业标准工艺及工法:由集团总工办提出发放意见，并填写文件登记及发放审批和发放/回收登记表(表4.2.3-1)，经集团公司总工程师批准后，发至各二级单位相关职能部门/人员。,文件控制程序（QB/DR10201-2009）,5.5.1.4工程(产品)项目施工图纸和设计变更(包括图纸会审有关的文件)等相关文件和工程(产品)项目质量计划/施工组织设计、施工作业指导书等，由二级单位资料员填写文件登记及发放审批和发放/回收登记表(表4.2.3-1)，经二级单位总工批准后发至本二级单位相关管理人员和班组长。5.5.1.5上述5.2.1.45.2.1.8中的文件发放时，由相关部门填写文件登记及发放审批和发放/回收登记表(表4.2.3-1)，经分管领导批准后，发至各相关单位、部门/人员。5.5.1.6各种记录的空白表格由相关管理部门控制发放。5.5.l.7上述文件各级发放时，相关部门和二级单位均应填写文件登记及发放审批和发放/回收登记表(表4.2.3-1)，领取人应在该表上签字。,文件控制程序（QB/DR10201-2009）,5.5.4文件的借阅控制5.5.4.1文件内部借阅，应经文件归口管理部门分管领导同意，持分管领导的批条，按借阅手续进行借阅登记(表4.2.3-4)；借阅者应在指定的期限归还。当遇到分管领导外出暂时无法批条，且急需借阅文件时，经归口管理部门负责人同意，可先办理借阅手续，再办批条。5.5.4.2文件原则不允许外部借阅。如确属需要外借时，必须经文件审批人批准，借阅人持批条到文件归口管理部门办理借阅手续，否则文件归口管理部门不准外借。,文件控制程序（QB/DR10201-2009）,5.5.5受控文件的复制控制受控文件如需复制时，必须经原文件审批人批准，由文件归口管理部门负责实施，凡受控的同一种文件有多份的情况，只准取其中一个发放号的文件进行复印，复印件在原文件发放号的基础上加分受控号的方法标识，并应登记列入受控范围。,文件控制程序（QB/DR10201-2009）,2.2技术标准(详见1.3.2)的编号方法2.2.1凡已有标准代号的技术标准，仍采用原标准代号为其文件编号。如果该标准换版则以新版标准代号为准。2.2.2凡没有标准代号的技术标准(如规程、规则、规定等)以其颁布实施的文件的编号作为其编号。2.2.3此类文件按以下规定编文件发放号，并以“受控”章复盖之。,文件发放编号(见2.2.3.2),同类文件序号（见2.2.3.3）,文件类别代号(见2.2.3.1),文件编号规定（QB/DR10315-2009）,2.2.3.1文件类别代号表示文件的类别，以两个汉语拼音字母表示，详见表1。2.2.3.2文件发放编号流水号，以三位阿拉伯数字表示,即001999。2.2.3.3同类文件序号表示同一种类别文件的排列序号，用阿拉伯数字排流水号，如GB1、GB2、GB3;JB1、JB2、JB3等。,文件编号规定（QB/DR10315-2009）,2.3工程(产品)质量计划/施工组织设计及作业指导书等文件的编号方法。此类文件按相关程序的规定，由文件归口部门按以下方法编号:文件编制工程名称代码(见2.3.3)文件编制顺序号(见2.3.2)文件编制年度号(见2.3.1)2.3.1文件编制年度号以年度号的后两位阿拉伯数字表示，如1998年度内编制的文件，则为“98”；2000年起，则为“00”“01”“02”.。2.3.2文件编制顺序号以每年度内编制文件的先后顺序编制流水号,以三位阿拉伯数字表示,即:001999。2.3.3文件编制工程名称代码以工程项目名称前三个字母的汉语拼音开头字母表示,如“恒通热电工程”则为“HTR”。没有工程名称代码的为公司文件顺序号。文件发放编号建议执行：2.2.3.2文件发放编号流水号，以三位阿拉伯数字表示,即001999。,文件编号规定（QB/DR10315-2009）,2.4工程(产品)施工图纸及相关设计资料的编号方法。此类文件按建设单位(顾客)、单位工程及设计单位编制的编号为准，由二级单位资料员统一控制。2.5记录表格的编号方法质量记录表格仍按每种表格的原编号为准。,文件编号规定（QB/DR10315-2009）,4.3设计变更的发放4.3.1项目部资料室转发的所有设计变更必须按程序经过规定的会签和审核，且文字清晰、插图内容明确。4.3.2项目部资料室按专业分类登记,按照原施工图纸/厂家图纸发放的范围分发到各单位。当存在一个设计变更与两卷或以上图纸有关时，分别复印发放。4.3.3将设计变更及时插入存档的相应图纸卷册袋中，资料室的一份加盖归档印章。4.3.4项目部资料室要建立各专业变更总登记台帐和每册图纸变更单登记。4.3.5作业队因各种原因不能接收的设计变更要及时送回项目部资料室，由项目部资料室反馈到技术部门进行处理。4.3.7作废的设计变更收回后加盖“作废”印章，并在登记薄上相应栏目中注明“作废”，加盖“作废”印章。4.3.8工程竣工后，汇总整理设计变更，编制竣工技术资料，作为工程技术资料移交顾客。,设计变更管理程序（QB/DR10304-2009）,4.2.11设计变更按先后顺序编制目录,竣工技术资料编制、移交管理程序（QB/DR10306-2009）,参考标准：1、参考资料QBDR10201-2009文件控制程序.pdf2、参考资料QBDR10304-2009设计变更管理程序.pdf3、参考资料QBDR10306-2009竣工技术资料编制移交管理程序.pdf4、参考资料QBDR10315-2009文件编号规定改.pdf5、参考资料QBDR10329-2009相关法规标准总目录.pdf,质量记录：1、参考资料表4.2.3-1文件登记及发放审批和发放回收登记表.doc2、参考资料表4.2.3-4文件借阅登记表.doc案例：1、参考资料表4.2.3-1文件登记及发放审批和发放回收登记表(案例).doc,5.10.2负责项目部各专业施工/质量记录的统一保存。,资料员岗位职责,5.2记录体系的建立5.2.1与管理体系运行有关的记录的表式，由集团公司各职能部门依据文件控制程序（QB/DR10201-2009）的要求，结合质量活动的需要制定，并经集团公司管理者代表审批后发布实施。5.2.2.1一般综合性安装工程可执行由山东省建筑工程质量监督站和山东省安装协会编发的有关工程施工技术资料的编制与填写中规定的表式。5.2.2.2化工、电力等专业工程质量记录执行其行业的统一表式；如没有行业的统一表式时仍应执行上述5.2.2.1的规定或根据具体工程的实际情况另行编制并经集团公司总工程师审批后执行。5.2.2.3压力容器安装、锅炉、压力管道、电梯及起重机械安装/维修工程和消防安装工程，应执行相关监察部门/机构和相应质量体系所确定的质量记录表式。5.2.2.4顾客或合同另有要求时按顾客或合同要求执行。5.2.2.5供方提供记录的表式原则上要求与我方统一表式时，则使用我方表式，其余则以记录提供方（或分供方）的表式为准。5.2.3各种质量记录空白表格，一般由各归口管理部门控制表式，当取得归口管理部门同意时，可由使用单位自行印制，但表式内容未经归口部门批准不得改变。,记录控制程序（QB/DR10202-2009）,5.3记录的标识和编目5.3.1为保证记录具有唯一的标识，每一记录表式均应有唯一的编码或按分部、分项工程等名称标识。5.3.2集团公司贯标办公室根据5.1条的规定，确定记录表式的分类，并按有关规定确定其编码。,记录控制程序（QB/DR10202-2009）,5.4记录的填写、审核和签证5.4.1记录由质量/环境/职业健康安全活动和施工（生产）的责任部门(人员）填写，并按规定要求的部门（人员）审核，工程（产品）质量记录规定有要求时应由顾客或顾客代表签证。填写、审核、签证人员均应签字认可，不得由他人代签。5.4.2记录的填写要求5.4.2.1记录填写的字迹应清晰、工整，并按要求正确填写；文字表达准确、简练，表式规格统一；文字符号清楚、图文整洁、数据准确齐全，不得漏项。5.4.2.2记录的填写不得用易褪色的书写材料(铅笔、圆珠笔等)书写、绘制。5.4.2.3记录的填写、签证时间应与质量/环境/职业健康安全活动或施工/生产进度同步，不应拖延，更不准造假。5.4.2.4一般情况下记录不允许涂改，若确需修改时，应在修改处加盖有效印章。,记录控制程序（QB/DR10202-2009）,5.5记录的收集、传递、整理5.5.1在质量/环境/职业健康安全活动和施工（生产）过程中，记录由负责记录（填制）的部门（人员）负责填制、收集和整理，并按相应程序的要求进行传递。5.5.2工程（产品）完工后，二级单位各有关部门（人员）应及时将记录收集整理报送总工办公室审核、审查后，统一编目装订成册，并移交档案室保管，有关交工记录同时移交顾客，并办理移交签字手续填写（表4.2.4-1）。移交档案室保管的记录上的签字及签章必须是原始签字和红章（复印件必须加盖红章）。,记录控制程序（QB/DR10202-2009）,5.8.3二级单位技术人员负责本部记录的填写、收集、整理、核对及传递。并由所属资料员填写目录（表4.2.4-5）以加强记录的管理控制。注：要求按档案盒建立资料目录（表4.2.4-5）参考资料表4.2.4-5记录目录.doc,记录控制程序（QB/DR10202-2009）,4.2竣工技术资料编制的一般要求4.2.1二级单位/项目部资料室应会同建设单位制定本工程竣工技术资料管理办法。4.2.2竣工技术资料编制严格按三同步原则执行，即工程项目开工就与建立竣工技术资料同步进行、项目进行过程中要与竣工技术资料的积累整编审定工作同步、进行项目交工验收时要与提交一套合格的竣工资料同步进行。4.2.3竣工技术资料的整理分类与立卷一般应按照专业(如建筑、电气)组卷,每个专业一卷。每卷应按照单位工程的多少分册,基本上一个单位工程一册,也可以两个或以上的单位工程合订于一册,但各自要独立,不得混淆。设备或原材料的出厂质量合格证和检测技术文件,应分别编入有关专业的案卷中,不另立案卷。4.2.4竣工技术资料至少编制两套原件，其中一套原件移交建设单位，一套移交集团公司档案室归档包括全套光盘。4.2.5如合同中有特殊规定或顾客方要求，可以协商整理的套数以及是否需要打印和重新签字的手续。,竣工技术资料编制、移交管理程序（QB/DR10306-2009）,4.2.6规格与填写。为了提高工程竣工技术档案资料的使用价值和利用率,适应长期保管、重复查看和使用的目的,在编制时必须按照国家的规定要求,做到表式规格统一,文字符号清楚,图文整洁,数据准确、齐全,不得漏项。用纸规格和填写要求如下:4.2.6.1用纸尺寸为A4型297mm210mm(长宽)，一般卷册的厚度不超过5Omm。4.2.6.2印制要求:用纸的天头宽200.5mm地脚170.5mm订口宽200.5mm翻口宽150.5mm。4.2.6.3文字填写及绘图,尽量采用微机化，不得使用铅笔、圆珠笔、易褪色的墨水,也不得采用复写的文件资料归档。4.2.6.4印制或自制工程竣工技术档案资料用表时,除应保证用纸幅面尺寸和纸幅面图文尺寸外,在装订时应防止产生装订后内文被覆盖或装订不牢等缺陷。4.2.6.5工程竣工技术档案资料应按照有关规定采用统一的表式,在实际应用时可适当调整图文区尺寸和线格间距。,竣工技术资料编制、移交管理程序（QB/DR10306-2009）,4.2.7图示画法与加工符号的表示。电力建筑安装工程竣工技术档案资料中的图示画法及尺寸、加工符号的标注,应清晰规范,以保证工程竣工技术档案资料的质量。4.2.8抄件与复印件。为保证工程竣工技术档案资料的真实性和准确性,对于抄件与复印件,必须将出厂的厂家名称、公章及原经办人,产品的名称、规格、数量,原件编号,制造出厂的时间,规定的指标、性能等主要项目内容毫无遗漏地抄写、复印清楚,并应有抄写、复印人的签字,以便于追踪核查。4.2.9装订成册的竣工技术资料中应包括工程彩色照片。4.2.10二级单位/项目部物资部门负责提供原材料试验报告材料外构件等产品的合格证、复检报告。资料整理单位用标准A4纸粘贴原件，若为复印件必须注明原件所在单位。,竣工技术资料编制、移交管理程序（QB/DR10306-2009）,标准文件：1、参考资料QBDR10202-2009记录控制程序.pdf2、参考资料QBDR10306-2009竣工技术资料编制移交管理程序.pdf3、参考资料QBDR10328-2009记录表式总目录.pdf质量记录：1、参考资料表4.2.4-5记录目录.doc2、参考资料表4.2.4-1记录移交（接受）登记表.doc,5.10.3负责项目部失效文件的回收及更换，并与公司技术标准管理员联络，做好失效文件的处置控制。,资料员岗位职责,5.5.3受控文件的更改和更新。5.5.3.1受控的内部编制文件的更改a.受控的内部编制文件需要更改时，应由提出文件更改部门/人员填写文件更改审批表(4.2.3-2),经文件的原审批人批准后，方可实施更改。当原审批人不在职时，可在取得有关背景资料的前提下，由接替其岗位的人员审批。b.文件更改原则由原归口管理部门组织实施，如因职能分配变化，而使归口部门发生变化时，文件更改应由新指定的归口部门进行。c.更改可采取划改或更改页替换作废页的形式进行。每页上个别少量更改时一般采取划改；该页更改量大或划改有困难时，则采用更改页替换作废页的形式。如需更改时应由文件归口管理部门根据文件更改审批表(4.2.3-2)更改内容提出文件更改通知单(表4.2.3-3)，经原文件归口管理部门负责人批准后，由文件归口管理部门按原文件的发放范围统一印发至受控文件持有人。由持有人负责划改或换页，同时在被更改页页眉修改状态处空格内注明更改次数，并将更改通知单附在该文件后；作废页退回文件归口管理部门，以免失效文件的非预期使用。,文件控制程序（QB/DR10201-2009）,d.文件更改时，与修改内容有关的其他文件必须同时修改，以保证相关文件的一致性。e.文件修改次数较多或修改幅度较大时，由文件审批人批准可换版，并收回作废版本，换发新版本。5.5.3.3工程(产品)施工图纸及相关设计文件更改时，以该工程(产品)项目设计部门出据的“设计变更单”或变更图纸为准。5.5.3.4其他与质量/环境/职止健康安全活动有关受控外来文件更改时，以该文件的