会议管理的九个“凡是”

会议管理的九个“凡是” 为什么每个团队都需要开会？管理大师彼得德鲁克说：“我们之所以开会，是因为要想完成某一项工作，单凭一个人的知识和经验不够，需要集合多人的力量。”在信息急剧膨胀、竞争愈加激烈的商业社会，企业尤其需要通过会议互相沟通，分享观点。但是如果管理不当，会议又会成为浪费时间、精力的罪魁。很多人不喜欢开会，因为自己参加的会议大都低效、无重点，过程让人打瞌睡，结果又无法产生具体价值。无效的会议不仅浪费人力物力，还会挫低士气，导致工作效率下降。因此，我们有必要学习，如何进行会议管理，如何全面发挥会议的积极意义。一、凡是会议，必有主题做任何事都要目标明确，开会之前也一定要确定会议主题。首先要让参与者都知道，我们聚集到一起为了什么？并且要提前将会议主题下发、通知参会人员，明确指出需要大家思考的问题，让大家提前思考，提前准备。会议如果没有主题，花钱花时间将一群人召集到一起喝茶聊天是没有意义的，等同浪费。二、凡是会议，必有准备会议的准备包括两方面：一是组织服务工作要做好，比如场地布置、时间安排、物资筹备等，保证会议不被客观因素影响，能够顺利举行。第二就是参会人员的准备工作。会议最大的成本是时间成本，导致很多会议时间冗长、效率低下的原因之一，就是与会者没有做好充分准备。会议需要与会者陈述自己的“认识”，讨论达成“共识”。如果与会者开会之前根本没有思考，或者没有充分思考，没有形成自己的“认识”，开会时才临时琢磨该说什么，“共识”的达成必然受到影响。三、凡是会议，必有纪律没有规矩，不成方圆。会议要做到高效有序，就要有明确的纪律条款，人人遵守，人人敬畏。比如现在让很多会议组织者都头疼的时间问题，往往由于少数人迟到，会议无法按时开始。再比如，会议中随意走动、聊天、打电话等细节。开会前，就应该根据实际情况，公布、强调会议纪律，必要时可制定奖惩规则。最好的办法是，参会的职位最高者带头遵守纪律。某公司每次会议时，都会有人中途接打电话，影响现场秩序。后来老板每次开会前，都当着所有人关掉自己的手机，此举一出，会场秩序果然大有好转。四、凡是会议，必有议程 做事应该有条有理，步骤清晰，会议的条理则要靠议程安排把控。合理的议程安排，可以精确规划时间，明晰会议节点，起到事半功倍的作用。议程安排要考虑会议实际情况，做好会前沟通，并在会议中随时酌情把控。比如现在很多会议的时间拖延，都是由发言时间控制不当引起的，原本安排10分钟的发言，往往半小时还没结束。如果组织者事先与发言者做好沟通，双方就发言时间达成一致，就能避免出现这种情况。五、凡是会议，必有记录会议一定要有一个准确、完整的记录，记录要有明确的会议参加人、主持者、时间、主题、发言人、会议决议及结论等内容。会议记录的意义在于：（1）好记性不如烂笔头，一个会议往往开几小时，信息量很大，如果没有记录，很多内容就容易遗漏，也不便于会后的落实和执行；（2）详尽的会议记录，可以作为资料保存，便于日后查阅使用；（3）记录会议发言可以为追究责任提供依据。六、凡是会议，必有结果开会的目的就是解决问题，会议如果没有结果，就是一个失败的会议。每个人都要将思路、发言、对话集中到会议主题上，不要跑题，不要泛泛而谈，不要海阔天空。会议需要的往往不是高谈阔论的口才表现，而是要实质性的决策表现。因此，会议主持者要随时将会议的走向控制在正轨上，提醒、督促会议拿出最后结果，而不是一片七嘴八舌之后，什么事情都没决定。七、凡是会议，必有跟踪会后不跟踪，开会一场空。很多会议的通病就是，开会时大家热情高涨，发言踊跃，好的点子一大堆，散会后因为没有人跟踪，没有人执行，几天以后，所有事情恢复常态，所有会议内容成为空谈。因此，要建立会议事后追踪程序，每项决议都要有跟踪、检查，如有问题，随时调整，确保各项会议决议都能执行。会议形成决议后没跟踪执行，决议就是一纸空文。八、凡是会议，必有责任会议结束后，既然要跟踪、要检查，就要指定具体执行人，明确指出完成期限。必要时，要及时安排各种资源支持、人员调度，配合决议的执行。指定了责任人，可以避免事后推诿扯皮，让决议的执行与否追究到个人身上。有个故事说，某单位每年植树节，领导都带着员工去植树，但是年年树都种不活。这一年，领导让每个员工都在自己种的树上挂牌，让员工用自己的名字给树命名，这次所有的树都种活了。由此可见责任分配到位的重要性。九、凡是责任，必有奖惩责任分配到个人后，如何能最大程度督促每个