企业物资采购中存在的风险及其防范措施

企业物资采购中存在的风险及其防范措施 【摘 要】企业物资采购的意义不仅仅是本企业内部是否能够持续生产的决定性因素，同时也可能导致与企业有业务往来的其他企业的生产和经营受到牵连甚至无法正常生产，那么一连串的连锁反映，带来的损失是不可估量的，同时也会影响到企业的商誉和合作关系，限公司于不利处境，严重威胁到公司的发展和壮大。本文探讨了企业物资采购中存在的风险及其防范措施。 【关键词】企业；物资采购；风险；防范措施 企业物资采购主要是指以生产为目的的主要材料、辅助材料、工具等物资的购买活动。其基本使命就是以尽可能便宜的价格，得到完全符合企业生产所需的生产物资。企业采购风险是企业面临的风险之一，指在采购过程中由于各种意外情况的出现，使企业的实际结果与预期目标相偏离的程度和可能性。通过加强对物资采购环节的风险管理，加强对物资采购全过程的监督，能够为提高企业产品质量和经济效益提供有力保证。 一、企业物资采购的含义 顾名思义，物资采购的概念即企业在从事生产经营活动中，为了确保本企业能够持续稳健的进行日常生产活动，而对其所需的原材料、机械设备、检测设备，维修设备以及办公设备等一系列在日常生产中所用到的物资进行购进和补充，属于企业生产前准备，也是再生产持续进行的可靠保证，也是企业进行生产的物质保证，所以企业在进行物资采购中包括对所需物资的产品型号、规格，尺寸以及质量等相关因素都应该制定严格标准。在确认了公司的物资采购要求之后，物资采购将面临的最大问题是财务的管控问题，因为在支付业务中涉及人员等照顾多不定因素的变化关系，从而无法确保物资采购工作是否能够正常如期并按照设定的完成，也因此物资采购的难点在于采购部人员安排及财务管控上，只有做好采购的财务管控才是真正意义上的企业上的企业物资采购工作。 二、企业物资采购存在的主要风险 （一）价格风险 一是由于供应商与相关业务人员在投标前相互串通，透露标底，使企业采购蒙受损失。二是当采购人员对价格预测失误而进行批量采购，造成价格风险。 （二）采购质量风险。 一方面由于供应商提供的物资质量不符合要求，而导致企业不能正常生产，给用户造成经济、技术、人身安全、企业声誉等方面的损害。另一方面供应商提供的物资以次充好.直接影响到企业产品的整体质量、制造加工与交货期，降低企业信誉和产品竞争力。 （三）计划风险 因市场需求发生变动，影响到采购计划的准确性；采购计划编制不适当或不科学，与目标发生较大偏离，导致采购中计划风险。 （四）合同风险 一是合同条款模糊不清，盲目签约；违约责任约束简化，口头协议，君子协定；签证、公证合同比例过低等等。二是合同行为不正当。卖方为了改变在市场竞争中的不利地位。往往采取一系列不正当手段，如对采购人员行贿，套取企业采购标底；给予虚假优惠，以某些好处为诱饵公开兜售假冒伪劣产品。而有些采购人员则贪求蝇头小利，牺牲企业利益，不能严格按规定签约。三是合同日常管理混乱。 （五）验收风险 在数量上缺斤少两；在质量上鱼目混珠，以次充好；在品种规格上货不对路，不合规定要求等等。 （六）存量风险 一是采购量不能及时满足生产之需要，生产中断造成损失而引发的风险。二是盲目进货，造成积压，大量资金沉淀于库存中，降低了资金周转率，形成存储风险。 三、企业物资采购防范措施 （一）建立完善物资采购管理流程 要从建立完善物资需求提出，到采购计划、合同签订（采购方式、采购渠道、采购价格）、货物运输、产品验收入库等环节的管理制度入手，完善物资采购管理办法，通过强化采购策略研究，采取科学、理性的采购方式，加大过程控制等管理措施，实现物资的“安全、及时、经济”供应，堵塞各种漏洞。重点做到三个明确：明确采购目的。采购的物资必须是企业所需要的，采购部门在采购过程中不应一味的追求价格最低化，应对所要采购的物资的质量和效用进行通盘考虑，在为企业节约资金的同时，保证采购质量。明确供应商资格。订立采购合同前，须对参加投标的所有供应商进行资格审查，包括资格预审、资格复审和资格后审，以便在采购初期就能把由供应商方面的不确定因素带来的采购风险控制在最小。明确保证金制度。设立投标保证金，防止投标方在开标后撤回其投标，设立履约保证金，防止供应商不能履行合同而给企业带来损失等。另外，还要建立和完善采购信息公开制度和程序公开制度，方便供应商及时了解情况。 （二）切实加强物资采购的管理监督 防范物资采购风险，重点要强化管理和监督。首先，建立物资采购人员绩效考核办法，完善考核和激励约束机制，修订完善物资采购业务监督办法，采取定期开展工作检查、专业化分工、岗位轮换等有效措施，强化对采购人员的管理，增强企业内部的风险防范能力。其次，加强对物资采购招标和签约监督。检查采购招标是否按照程序进行，是否存在违反规定的行为；是否每年对供应商进行一次复审评定；合同条款是否有悖于政策、法律。合同条款是否齐全、权利义务是否正确、手续是否具备等。其三，对物资采购全过程、全方位的审计。重点加强对物料需求计划、物资采购计划、合同签证、合同台账、合同汇总、合同执行及信息反馈的审计。依据审查程序和要求，了解采购工作是否规范、措施是否到位、是否存在偏离实际等情况，通过审计鉴定，及时发现和纠正在物资采购过程中出现的问题，确保采购过程有序高效运行。 （三）加强现代信息技术在采购决策中的应用 信息的充分掌握可以提高决策方案的正确度，降低决策风险。信息资料常常分布在不同的时间和空间中，作为采购人员要有敏锐的洞察能力。首先，充分利用互联网等现代信息技术，并与现行的ERP管理模式相结合搜寻、收集各种与风险有关的信息资料，要按照及时、完整、准确的原则进行，尽可能拓宽信息渠道，保持信息畅通。其次，对掌握的信息进行分析处理，找出其中有用的部分，为正确决策提供参考，为采购风险控制打下坚实基础。 （四）制定科学合理的供应商评估、准入和淘汰制度，建立并适时更新供应商管理系统 企业必须建立供应商评估、准入和淘汰体制，由采购部门牵头组织质量、技术、财务、法律等专业部门根据公平、公正和竞争的原则，对供应商资质的真实性和合法性进行审查，对其履约能力及财务状况进行评估，择优选定供应商；新增供应商由采购部门根据需要提出申请，并按规定的权限和程序审核批准后，纳入供应商管理系统。建立供应商管理信息系统，将合格供应商划分等级，采取灵活的等级升降机制进行动态管理，定期从提供物资的质量、价格、供货及时性、售后服务及经营状况等方面对供应商进行考核评价，根据考评结果适时更新和淘汰供应商。 （五）强化合同全过程管理，规范合同审签，提高合同履行效力 合同全过程管理包括对合同订立、执行和结果的审查和监督。合同签订过程中应实行合同审签，合同审签可以及时发现和纠正合同订立过程中不合理、不合法的现象。企业各部门应按照规定的权限签署采购合同，对于影响重大、专业性较强的合同，应当实行技术、财务、法律等专业部门的联合审签，以最大限度地规避合同风险。企业应建立严格的采购合同跟踪制度，依据合同主要条款跟踪检查合同履行情况，及时发现异常情况并提出解决方案。对合同实行信息化管理，进行合同登记汇总，向相关部门提供及时、准确、真实的反馈信息。 总之，物资管理风险控制，离不开完善、的规章制度和科学先进的管理手段，但关键点仍在人的廉洁自律与品德修养和严格的监管。只有规范有资源支配权人的用人机制，加大规章制度的执行力度，实行融入式和全过程监督，