ISO体系文件编写PPT课件

1.深圳市天河兴五金塑料有限公司文件编制及管理培训资料，讲师：2。教室要求，请拨打手机至振动档案；如果你需要接电话，请出去。请不要迟到，早点离开。积极参与讨论和提问。3，课程目录，1，系统文件的重要性2，系统文件的结构3，文件的结构4，编写文件5避免6，文件的有效性7，文件管理8，说明书的基本组成，4，系统文件在建立和运行ISO9000和ISO14000体系中起着非常重要的作用：2015年版的文件管理需要一个改变点2015对2008年版的文件管理进行重大调整。根据文档管理的逻辑定义，2008版意味着“文档管理”必须基于纸张，但在2015版之后，“文档信息”的更改意味着文档不一定是非纸张。因此，标准通常要求形成文件信息，表明相应文件工作的基础是建立系统文件。系统文件最重要的功能是跟踪所有的工作，保持一致和稳定的工作方法，以避免不同的人在操作相同的工作时，或由于不清楚和不清楚的口头沟通方法和手段而导致工作方法和标准不一致。系统文件的重要性，5。在提高管理技术水平的基础上，在所有工作要求形成文件后，公司可以通过日常工作不断提高管理和技术要求。这些需求可以以多种形式共存，并同时纳入管理中，以防止经验的损失。书面操作系统还可以避免因人员流失而造成的经验损失，从而造成操作困难。系统文件的重要性(续1)、6、改善工作人际关系的基础都是明确的书面指示，这大大减少了执行中的口头命令和沟通，并减少了同事之间发生摩擦的机会。它增加了员工的责任感和荣誉感。行政人员通过文件了解他们的工作职责和内容，界定他们的工作范围，从而增强他们的责任感和荣誉感。评估一个公司是否标准化的基本要求是“说”、“写”和“做”保持一致，写下你所做的事情。做你写的，说你写的。一、体系文件的重要性(续2)、体系文件的框架7、我国质量与环境管理体系的四个层次，即：一级文件：质量手册二级文件：程序文件：工作指南四级文件：表格和表格、8体系文件的框架(续1)、一国文件框架的指导手册、宪法是其根本法律。任何法律都必须按照宪法的要求起草。对于一个公司的制造业来说，手册是公司管理体系中的根本法则。它将描述公司在系统运行中的概要要求。简而言之，手册是我们需要做的。9.系统文档的框架(续2)。程序手册程序是指定要做的工作的方法。也就是说，根据手册和要求的程序需要做的工作需要详细描述如何做这项工作。记录的程序通常包括活动的目的和范围。做什么和由谁来做；何时、何地、由谁？应使用什么材料、设备和文件，如何控制和记录活动等。国际标准化组织标准定义有六个基本程序文件：文件管理、记录管理、内部审核管理、不合格品管理、纠正管理、预防管理、10、系统文件结构(续3)，工作指令工作指令是一个明确的工作指令，它需要详细描述具体工作是如何执行和操作的，许多公司也被称为工作指令或操作标准。表单格式的记录清晰且易于保存，因此在编译文档时，用于记录的表单应进行适当的设计。值得注意的是，大量的表格或复杂的表格会使工作复杂化并降低效率。因此，设计表格应尽可能共享，填写的项目和内容应简化11、文档的结构，文档的结构往往取决于文档内容的需要，一个文档一般完整的结构有：1。目的2。适应范围3。参与文件4。定义5。职责6。工作程序(操作规范)相关记录流程(附件)，12。文件结构(续1)。现在应该详细描述文档结构：1。在准备本文件的角色和目的时，应描述目的，即“目的是什么？”2.适用范围规定了本文件的适用场合和时间。范围的定义直接决定了文档的功能范围，因此在编写时应注意其覆盖范围。例如，一些公司有同名的手动和自动机器。然而，如果文件的内容仅针对手动机器，那么将文件的范围写为“适用于公司所有机器的使用”显然是错误的。13.文件结构(续2)。3.指与本文件内容相关的上级和下级支持的指导过程，以及带有详细说明的文件，包括法律、法规、标准等。4.定义是指对名词的解释。对文件中使用的专业术语的英文缩写的清楚解释将使文件的内容更清楚。5职责是指文件运行过程中相关单位和人员的职责，一般只对部门进行定义。14.文件结构(续3)。6.操作程序(操作规范)是指工作执行的方法、过程和要求。一般来说，操作内容的编写分为两部分。(1)自始至终的具体过程是什么？(2)作业内容：当写文件的内容时，必须注意5ih(WHO，WHEN，WHERE，WHAT，HOW)的组合，即谁，何时，何地，何事，为什么，如何，缺少任何w或h，这可能使文件的内容难以理解。文件的结构(续4)。7相关记录通常用于对应文件内容中提及的记录所使用的形式。公司的所有形式都应该来自这里。最好将表单编号附加到名称上，而不是版本上。8在准备文件的过程中，通过适当地制作一些流程图，更容易理解文件内容并加深印象。流程图的制作不受形式的限制，最重要的是要清楚。16，文件结构(续5)，我公司流程图中常用的符号，表示单个常规步骤，表示检查和评审结果有几个可能的步骤，表示流程方向可以改变回来，17，文件结构(续6)，示例1:接收流程，供应商，检查，我公司仓库，检查交货单和实物，接收货物，18，准备系统文件的五个禁忌，避免简单和草率，不将所有工作要求纳入系统。避免过于灵活和失去可操作性。避免理想主义，这使得它不可能实现。避免宗派主义，导致其他部门无法合作。不要硬着头皮去理解。19岁。该文件生效。本部门使用的文件：文件制作完成并提交给部门直接主管审批后生效。但是，各级领导要严格要求审核的格式、描述内容和方法、语法、词组甚至标点符号都要符合审核的范围。部门间协调运行的文件：文件制作完成并提交给部门直接主管审批后，组织相关单位负责人召开评审会议，评估文件内容对其他部门的影响以及对程序文件等内容的审批。如果二级或二级以上文件(包括)与公司的整体建设有关，则必须得到主管或二级以上人员的批准。20、文件