合同管理规定

合同管理规定一、目的规范合同管理，预防和控制合同风险，有效保护公司的合法权益，制定本条例。二、适用范围1、本规定适用于建立集团、各产业集团、事业部对外签署和实施的民权义务关系交易合同、贷款合同、租赁合同、处理合同、运输合同、资产转移合同、仓库合同、服务合同等。2、本条款所引用的合同均为书面形式，与修改合同相关的工具、图表、附件和补充合同被视为合同的有效部分。3、本条款中提到的合同包括公司的业务合同和非业务合同。商务合同是指公司根据经营需要，与客户签订的各种劳务派遣、业务流程外包或委托招聘等各种合同，商务合同是指公司为了顺利执行业务和管理经营，而与对方签订的合同包括租赁、买卖、运输仓库官等非法人经营业务合同。4、本条款所说的合同不包括公司的各种劳动和劳动合同、劳动和劳动合同管理。请参阅：组人事管理相关规定。三、义务1、集团总裁、各负责副总裁、事业部总经理负责公司各种合同的最终批准。2、集团和各产业集团的职能部门负责各种合同的管理，如下：1)组的每个职能部门和产业组业务部门的业务部门负责协商和签订各种类型的合同，审核合同的业务条件(例如合同对象数、质量、价格、履行方式)。2)司法部负责对各类合同的合法性、可行性进行审查。负责处理各种合同纠纷。3)集团财务部门审查各种合同的财务风险。4)集团人事部负责各种合同原件的保管和管理。5)集团审计部负责本规定的监督和执行。四、签订合同1、合同的主体1)签订合同的主体是集团及所属公司中具有法人资格、能够独立民事责任的组织；其他部门、机关、分公司等未经许可，不得擅自签订合同。(二)在签订合同之前，必须调查对方当事人的主体资格、信用能力、遵守能力，不能与不能独立履行民事责任的组织签订合同，也不能与法人单位和该单位的遵守能力明显不一致的合同。2、合同形式1)签订合同，除当场实施的简单小额(500元以下)交易外，应以书面形式填写。(2)“书面形式”是指合同、补充合同、公文信件，除情况紧急或条件限制外，必须采用以正式合同的形式签订合同。3)商务合同由各级管理者与合同对象协商拟定，必要时请求法律协助。合同内容包括对象(指商品、服务、工程项目等)、数量和质量、价格或报酬、履行期限、地点和方法，以及对违反合同的责任等主要条款。4)业务合同一般根据公司发行的格式样本签订，如果客户有特殊要求，或者客户坚持提供合同合作文本，则在有关部门主管要求各部门总经理批准后，进入合同签署过程。5)公司将相对固定的业务和业务合同依法整理后，标准文本发布在网络共享平台上，合同签署相关部门可以参考标准文本，由管理员根据实际要求填写。3、合同内容(1)当事人的姓名、所在地、贷款、工厂和对方提供的信用情况下确定的当事人的姓名，居住地必须一致。2)合同对象：合同对象必须具有唯一性、确定性、合同内详细服务内容和要求。不能在合同对象中以文本说明的图纸必须附加到合同中。3)数量：无法就所承诺数量(实际发生次数、现场确认、传真、电子邮件等)的准确数量确定进行合同。4)质量：国家标准、部门行业标准或企业标准，必须商定采用的标准的代码；用手指写也可以所述产品必须同意主要指标要求。5)价格或报酬：价格或报酬应在合同上明确，并具有折扣形式的议定实际价格。转账支票、票据、现金等价格支付方法要明确。价格或报酬的支付期限应约定在正确的日期或一定的条件达成后，到什么时候支付。4、合同签名审批流程1)签订合同前，合同管理员应根据本制度第4条第1款审查对方当事人的相关情况，复制对方当事人的法人营业执照及相关证书。2)合同管理员根据第4条第2款和第3款确定合同文本后，应填写合同审查流程表，附上合同文本，然后提交到法律审计。3)法务人员根据法律要求和潜在风险对合同进行一审和签署后，经理转到集团财务部门，由财务负责人签署审查意见。(4)合同在财务组长签署意见后，从经营者转移到各部门总经理，各部门总经理必须回答法律和财务上的意见，如果同意，就签署“签字同意”，继续流通，供各分公司总经理审核，如果拒绝，就要返还处理人修改相关问题条款。5)各负责副总裁根据工作需要和风险预防和控制要求，审阅合同文本并签署意见，同意“同意签署”，拒绝返回处理者，修改相关问题条款。(6)各负责副总经理签署后，法律事务司同意做出最终决定，法律事务司认为集团总裁需要签署的有巨大法律风险的合同最终应在集团总裁同意后提交给总经理，将总经理拒绝的内容交还调查官，修改相关问题条款。7)公司标准文业务合同经法务监查和事业部总经理同意，可以直接提交给总经理申请盖章。8)各审批人的审计意见作为各部门审查流通的依据，签署与合同文本一起存档的合同流通表。9)双方终止变更、合同时，合同管理员应按照通常的合同审批程序进行合同签订程序。签订的合同是原始合同的附件，由相关人员管理。(10)公司合同一般印有合同印章，如果客户有特殊要求(如正式印章、法定代表人印章等)，合同管理员必须在合同授权书上注明。合同管理员必须在需要的地方用铅笔或标签做标记。11合同部门应当在业务合同上加盖总经理职位后1个月内返还合同。否则，相关部门总经理将会出现职务上的失误，并将包括在业绩评价中。12)每个合同审批人的审批期限为2个工作日，在特殊情况下，合同管理员可以调整业务部门总经理或行业组总经理及其审批人，相应地缩短审批和审批期限。13)合同有电子版本，提交法律审查时必须先提交电子版本，法律审查时必须保留修改痕迹，审查完成后发送给合同负责人，由合同签署部门保存。五、合同的日常管理1.合同是公司对外经济活动的重要法律依据，也是公司内部明确责任的传票，有关人员要严守合同的秘密，及时保管。二、公司实行二次合同管理，集团人事部全面负责公司的合同管理；集团财政部和各部门负责各自部门的合同管理。3.每个相关人员必须妥善保管相关文件、图表、传真和运单等与合同相关的资料，不得随意销毁、销毁、丢失。4.合同在双方盖章后，签订原件的部门人员应返还给总裁，业务部门应连同工作资料复制一份，总经理办公室应将合同原件送交集团人事部保管，然后将一份扫描到财务部。5、集团总数收到合同原文后，编号后，将编纂与合同批准流通列表混乱一起存档。6、各部门需要借用合同原件的话，经理人员应填写合同借用申请单，签署部门主管业务经理及部门总经理，然后到集团人事部办理借用手续。借款部门应当在借款日起7天内返还合同原件，如果有特殊原因，可以向集团人力资源部作书面说明，然后适当延长租赁期限。7.在合同负责人和公司结束劳资关系之前，必须交出相关资料、空白合同、名片、委托书，确认集团人力资源部和事业部的相关性，才能办理离职手续。8、使用有关合同签订、变更、解除等的印章，将按照公司的相关印章管理方法。9、集团人力资源部和各部门根据合同的业务类型、是否到期，分别整理和保管合同原件和复印件。10.为了保证每个客户、每个项目必须与客户签订合同，各部门必须每月定期查看合同帐簿。对于即将到期的合同，业务代表必须至少在到期前15天与客户商谈并更新合同。集团人力资源部应该每月按照合同党座提醒各部门签署需要更新近一个月的合同。六、评价和奖惩1.全体员工要严格遵守本制度，有效签订和履行合同，切实保护公司的整体利益。2、在合同签订、履行过程中发现重大问题，防止我公司重大经济损失，积极采取补救措施，避免或弥补经济纠纷处理过程中的重大经济损失，按照员工手册规定予以补偿。3、发生以下情况之一，公司发生损失，公司将依法向负责人赔偿：1)未经授权的批准或权限溢出协议二)向他人提供合同印章或印章的空白合同、委托书；3)必须签署书面合同，而不是书面合同。4)由于工作失误，公司被骗了。5)公司的合同履行没有被对方当事人确认。六)合同相关重要信息的丢失；7)冲突后隐蔽、不报告、私自处理或报告，错过了时机。8)合同